Ei tea, kuidas virtuaalset koosolekut üles seada? Veelgi parem, kas ikka mõtlete, mis on virtuaalne kohtumine? Siin on hea uudis; Praegusel hetkel ei saa virtuaalse koosoleku seadistamine olla lihtsam ja kui teil pole ikka veel selge, mis see on, olete õiges kohas.
Kas olete valmis lähemalt uurima?
Virtuaalne koosolek on…
Veebikonverentside katuse all muidu veebipõhise koosoleku või videokonverentsi ja helikonverentsi nime all nimetatakse virtuaalse koosoleku määratlust vastavalt Haridus on: "Virtuaalsed koosolekud on reaalajas toimuvad suhtlemised, mis toimuvad Internetis integreeritud heli- ja videoteenuste, vestlustööriistade ja rakenduste jagamise teel." Nagu isiklik koosolek, kogub ka virtuaalne koosolek osalejaid ideede jagamiseks, vestlemiseks ja dünaamilises keskkonnas kahe või enama lõpp-punkti vahel koostöö tegemiseks, välja arvatud selle asemel, et tegelikult füüsiliselt kohal olla, kasutatakse hoopis seadet.
Virtuaalne kohtumine on kasvava ettevõtte tervise seisukohalt kriitilise tähtsusega. Igaüks töötajast projektijuhiks, c-taseme juhiks ja HR professionaal peab oma töö tegemiseks ja teiste inimeste vahelise lõhe ületamiseks ajas ja ruumis lootma rühmasuhtlustehnoloogiale. Farmaatsia- ja IT-ettevõtted, advokaadibürood, väike- ja ettevõtlusettevõtted ning palju muud saavad videokeskse suhtlusviisi vahetusest ja asjakohasusest kasu.
See on virtuaalne koosolek:
Võimaldades suhelda kellegagi, ükskõik kus ja igal ajal, võimaldavad virtuaalsed koosolekud ettevõtetel õitseda olenemata asukohast. Ruumilisi tõkkeid, mis tavaliselt blokeerivad töösuhted, järjepidevuse ja produktiivse koostöö, pole enam virtuaalsete koosolekutega, mis soodustavad sidet. Mõned üldised eelised hõlmavad järgmist:
- Vähenenud tööle mineku aeg
- Transpordi-, reisi- ja majutuskulude kärpimine
- Suurendage tootlikkust = vähem koondamist
- Parem töötajate hoidmine
- Konkurentsieelis
Ja kui asi puudutab ettevõtlust, siis mõelge, kuidas videokeskse lähenemise kaasamine oma kommunikatsioonistrateegiasse toetab:
- Digitaalselt võimaldatud ja ühendatud tööjõud
- Juurdepääs juhtimisele
- Tõhustatud globaalne suhtluskultuur
- Parem usaldusväärsus, mis võrdub kiiremate tulemustega
- Vähendatud koondamisi ning ajakohaseid andmeid ja teavet
- Parem väärtus
- Ikka on veidi ebaselge, kuidas videokonverentsidega alustada? Virtuaalse koosoleku seadistamiseks toimige järgmiselt.
Valige õige tarkvara
Mõelge mõnele logistikale, enne kui hakkate teenusepakkujaga siduma.
Kui sageli peate tarkvara kasutama? Kui otsite ettevõttele valmis videokonverentse, mõelge osalejate asukohale; kodus või koosolekuruumis? Kui see on endine, siis on veebipõhine konverents sobivam, lihtsam ja mugavam kasutada.
Vaadake, milliseid funktsioone pakutakse. Kas sellega kaasneb ekraani jagamine (ideaalne IT-klienditeeninduse ja esitluste jaoks); veebipõhine tahvel (abiks hariduslikel eesmärkidel või ajurünnakute loometöös); või dokumentide jagamine (muudab paljundusmaterjalide, oluliste dokumentide jagamise ja uute talentide kaasamise palju sujuvamaks) jne.
Saage selgeks, miks vajate virtuaalset koosolekut
Miks te kokkutuleku üldse kokku kutsute? Kas see on sisemine (teadaanded, töölevõtmine, koeseansid, juhtkonna koosolek) või väline (müügitempo, uue ettevõtte arendamine)? Mõelge ülesehitusele ja põhjusele ning seejärel satuvad teised tükid nagu kohalviibimine oma kohale.
Otsustage, kes peab osalema
Virtuaalkoosolekud on eriti tõhusad inimeste samaaegsel, erinevas kohas korrodeerimisel. Nii et kui teil on osalejaid välismaal, kodus või saalis, saate hõlpsalt ja tõhusalt ühendust luua, olenemata asukohast. Niikaua kui kõik on teadlikud võimalikust ajavahest või kasutavad ajavööndi ajakava, on sellel osalemine lihtne. Pidage siiski meeles, et kutsuda tuleks ainult vajalikke inimesi. Säästke aega ja raha, kaasates ainult hädavajalikud osalejad. Kellegi teise jaoks salvestage koosolek hiljem välja saatmiseks.
Looge kontuur
Päevakava koostamine korraldab teie mõtted nii, et saaksite pidada õigeaegset, kristallselget ja kaasahaaravat virtuaalset koosolekut. Lisaks aitab see osalejatel teada, mida neilt oodatakse. Mida nad peavad panustama? Kas on mingit materjali, mida nad peavad enne sünkroonimist täiendama? Kui kaua kohtumine kestab? Lühikese paigutuse lisamine hoiab ära segaduse ja aitab osalejatel end valmis olla.
Saatke kutsed ja meeldetuletused
Virtuaalsete koosolekute puhul on suurepärane see, et saate neid kohe korraldada improviseeritud seansi või ajakavana. Esialgsesse kutsesse on lihtne lisada kogu vajalik teave, näiteks kellaaeg, kuupäev ja muu oluline teave, kuna see on automaatne. Määrake meeldetuletused, mis aitavad teie kõnesid koordineerida, et osalejatele eelseisvat sünkroonimist meelde tuletada. Kiireloomulisemate kohtumiste jaoks, mis peavad toimuma kohapeal, kasutage SMS-märguandeid, et vallandada koosoleku üksikasjad otse osalejate seadmetesse. Enam ei raisata aega hilinejate või mitteilmunud inimeste ootamisele.
Efektiivsemate virtuaalsete koosolekute jaoks kasutage funktsioone
Teie virtuaalse koosoleku jaoks sobiva videokonverentsitarkvaraga kaasnevad teie veebikogemuse parandamiseks arvukad praktilised ja mugavad funktsioonid. Parimate tulemuste saamiseks veenduge, et valitud tehnoloogia oleks varustatud järgmisega:
- Ekraani jagamine: Jagage oma ekraani kohe osalejatega, et juhtida esitlust või lahendada IT-probleem.
- Salvestamine: Hittrekord, et seda hiljem vaadata. Ideaalne osalejatele, kes ei saa kõnes osaleda.
- ärakirja: Kõigi salvestatud koosolekute automaatne transkriptsioon tagab, et ideed ei jää maha.
- Veebitahvel: Loominguline viis mõistete ja graafika väljendamiseks piltide, värvide ja kujundite abil.
Kaasa A Take Away
Mida soovite oma virtuaalse koosoleku lõpus osalejatel lahkuda? Mis oli eesmärk ja millised on järgmised sammud? Veenduge, et kõik läheksid eemale, teades eesmärki ja mida tuleb edasi teha.
Jälgige e-posti
Hoidke see nii lühike ja armas kui võimalik, kuid järgmisele e-kirjale lisage järgmine teave: koosoleku protokolli kokkuvõte, järgmised sammud, koosoleku peamine saavutus (see peaks vastama teie koosoleku eesmärgile) ja salvestus (kui olete selle salvestanud) ).
Virtuaalse koosoleku parimad tavad
Nüüd, kui olete paremini mõistnud, kuidas virtuaalne koosolek võib saatja ja vastuvõtja vahelist suhtlust tugevdada, on mõned neist olemas etikett järgima. Siin on mõned asjad, mida meeles pidada:
Tehnoloogia: Tehke enne koosolekut kontroll, et teie tehnoloogia oleks ajakohastatud ja toimiv. Veenduge, et teie mikrofon, kõlarid ja kaamera oleksid kasutamiseks valmis. Kontrollige oma seadeid ja kui modereerite, käivitage ooteruum ja veenduge, et kõik oleksid automaatselt vaigistatud.
Osalemine: Enne kui asjad käima lähevad, vaadake üle oma koosoleku ülevaade ja vaadake voolu üle. Nii saate ette valmistada pausid ja pausid ning kavandada osalejatele küsimusi. Proovige lisada tegevus veebipõhise tahvli abil ja ekraani jagamise funktsiooni abil „ütle” asemel „näidata”.
Kaasamine: Osalejad saavad suurema tõenäosusega teie teavet, kui muudate teie kohaletoimetamise huvitavaks. Selle asemel, et lihtsalt statistikat ja kuivi mõõdikuid edastada, räägi alguse, keskpaiga ja lõpuga lugu. Manustage kogu vajalik teave ja teave piltide, videote, erksate värvide ja oluliste sõnade esiletõstmisega.
Lõbutse hästi: Ärgem unustagem muuta virtuaalne kohtumine sotsiaalseks! Avage virtuaalne kohtumine jäämurdjate küsimustega. Veidi isikupärasemad küsimused toimivad hästi väikestes gruppides, näiteks: "Mida sa sel nädalavahetusel üles võtsid?" või "Räägi meile, mida Netflixis vaatate."
Suuremate gruppide puhul võite olla ebamäärasem ja lõbusam: "Mis on isiklik vabandus, mida te kogu aeg kasutate?" või "Millise lapse filmi- või raamatutegelane meenutab teid ennast?"
Kaaluge koosolekul asjakohase küsimuse esitamist: "Millal sa viimati rühmas rääkisid?" või midagi natuke ainulaadsemat, näiteks: "Kui teil oleks mõni loomasaba, mis see oleks?"
Idee on õppida üksteist tundma professionaalses keskkonnas, kuid vabama tooniga. Jäämurdja tekitab sobivaid emotsioone, stimuleerib õppimist ja julgustab siduma. Kõik suurepärased oskused virtuaalsesse lauda tuua!
Valige oma rühma suhtlusplatvormiks Callbridge ja vaadake, kuidas produktiivsus ja kaasamine suurenevad, kui olete õppinud virtuaalse koosoleku seadistamist. Kõrgekvaliteediliste funktsioonidega, mis hõlmavad ekraani jagamist, tehisintellekti abil töötavaid transkriptsioone ja kokkuvõtteid, samuti kõrgendatud turvameetmeid, nullist allalaadimist ja kohandamist, saate panna iga virtuaalse koosoleku osalejatega koju jõudma.
