Kui midagi nii suurt kui pandeemia mõjutab maailma, muudab see paratamatult maailma toimimist. Samm-sammult, läbides tundmatu territooriumi, õpib iga tööstus ja iga ettevõte, kuidas kohaneda ja olla edukas selles uues normaalsuses - eriti juriidilises.
Õigussüsteem on läbinud mitmeid piiranguid ja seetõttu on see mõjutanud ettepanekute, eeluurimiste, kohtuprotsesside sagedust ja kättesaadavust ning kohtuprotsessi tervikut tervikuna.
Juriidilise spetsialistina olete kindlasti omal nahal kogenud kodus töötamise tagajärgi. Virtuaalsetest koosolekutest on saanud valuuta, kuna varasemad protsessid ja süsteemid on muutunud veebiruumiks. Ilmselgelt muutuva õigusliku maastiku korral on videokonverentsid saamas paljude kohtumenetluste jaoks lahenduseks, alustades avastamise uuringutest.
Videokonverentsid võimaldavad kaitsja mõlemal poolel hankida kohtuasjas vajalikke ja kriitilisi fakte, tõendeid, tuge, nõudeid, tõendeid ja kaitsemehhanisme, ilma et peaks kunagi astuma kohtusse.
Eeldades, et teie advokaadibüroo on ülemineku teinud veebis - kaugkoosolekute arvu suurendamine, IT-osakonna tugevdamine, kasutamise õppimine ekraani jagamine ja virtuaalsed taustad, kohandades lühemaid ja ülevaatlikumaid veebikohtumisi ja esitlusi - näete nüüd, kuidas tehnoloogia annab võimaluse hõlpsalt kaugsuhtlemiseks.
Sukeldume põhjalikumalt, kuidas see erinevate õiguslike tagajärgede kaudu kujuneb.
Videokonverentside üks käepärasemaid ja edasiviivamaid funktsioone on salvestamine. Rekordi tabamine, kui veebikohtumine on käimas, annab osalejatele algusest lõpuni, täielikult hõivatud salvestuse kõigest sünkroonis toimunust.
See võib aga olla protseduuriline nihe paljudele ettevõtetele. Kas enne veebis kolimist ja enamikku kodus töötavaid inimesi registreeriti meeskonnakõnesid? Kes tegi koosoleku märkmeid? Kui palju aega kulus kokkutulekutele? Muutke liikumine sujuvamaks, lisades tehnoloogia, mis teeb teie jaoks rasket ülesannet, näiteks heli, video, ekraanipiltide, saadetud linkide ja dokumentide jäädvustamine.
Salvestamise eeliste kõrval on tavaliselt transkriptsioon ja nutikad kokkuvõtted - kaks funktsiooni, mis parandavad uuringute avastamise protsessi. Lisaks nüansside ja kehakeele jäädvustamisele video abil saab ka hääletooni, mõttemustreid ja sõnavara eristada tehnoloogia kõlarimärgendite, täiustatud algoritmide ja levinud teemalinkide abil.
Mündi teisel poolel on aga mõned väljakutsed, mida tulevane kohtuprotsess ja uurimine peaksid kaaluma. Massiline salvestamine tekitab andmesalvestuse seisukohalt kolm mureküsimust:
Andmete korrutamine
Kui salvestatakse üha rohkem veebivahetusi, koguneb rohkem faile ja ka videofailide suurus. Andmete hulga suurenedes suureneb tandemina võimalus turvaliselt salvestada ja hankida.
Dokumentide haldamine
Ohutu ja turvaline andmete salvestamine on hädavajalik, kuna jagatud ja arutatud teave võib olla väga tundlik ega ole mõeldud kellelegi teisele nägemiseks. Mõelge, kuidas ja kuhu neid faile salvestatakse. Kes või mis on kaitsemeetmed? Kellel on juurdepääs ja kuidas neid kaitstakse?
avastus
Varem oli võimalik, et koosolekud salvestati heli või kirjutati tekstitöötlusdokumenti, mistõttu see piiras pakutava teabe täpsust ja ulatust.
Võib-olla koguti andmed ettekandes või päevakavas. Nüüd on üksikasjalikumate elektrooniliste failide ja transkriptsioonide võimalus palju soodsam kui kunagi varem. Salvestatud võrgukoosolekud suudavad kogu koosoleku sisu, mis sisaldab kõiki tehinguid ja vahetusi kogu koosoleku vältel, heli ja videot hõivata.
Pidage meeles näoilmete, žestikulatsioonide ja kõige muu väärtust suhelnud rääkimata.
Midagi meeles pidada:
Juurdepääs salvestatud koosolekutele võib osutuda nii a positiivne ja negatiivne digitaalse jalajäljena võiks olla aluseks hilisemaks kasutamiseks. Veenduge, et teie privaatsus- ja turvameetmed on ajakohased ja läbipaistvad, kuna kohtuasja avastamise taotlused võivad hõlmata videokoosolekuid sama sageli kui meilid ja dokumendid.
Üldise täpsuse ja läbipaistvuse tagamiseks määrake videokonverentside sidusust loovad põhimõtted. Andmete korrastamine, juhiste üle otsustamine ja üldine voo või protseduuri kehtestamine võrgukoosolekute osas tagab turvariskide piiratuse, andmete kaevandamise ja teabe hõlpsasti kättesaadavaks saamise:
- Otsustage koosolekute nimetamise tavad ja kes vastutab lindistuste haldamise eest. Kus salvestised elavad ja millised on salvestamise, juurdepääsetavuse, kustutamise, avastamise jms halduseeskirjad?
- Sõltuvalt koosoleku suurusest delegeerige salvestamiskohustused ühele või mõnele osalejale. Valige igast osakonnast osaleja, juhendaja või juht, kes vastutab erinevat tüüpi koosolekute salvestamise eest. Kes saab moderaatoriks ning millised poliitikad, reeglid ja protseduurid tuleb erinevate virtuaalsete koosolekute jaoks paika panna?
- Millise vaate soovite salvestada? Kui olete otsustanud, kes on moderaator (või võib-olla on vähe), valige, mis koosolekuvõimalustest sobib teie ettevõtte vajadustele ja kes millisest arvutist või vaatepunktist salvestab.
- Hoidke silma peal kokkuvõtted videokonverentsi platvormi pakutavad aruanded ja aruanded, kes nende eest vastutavad. Kes neid vastu võtab ja kuidas neile juurde pääseb?
- Vältige avastuste rööbastelt eemaldamist videokonverentside hoiuste korral, mis
Tehke kindlaks deponendi füüsiline asukoht ja viis, kuidas ta logistiliselt virtuaalse koosolekuga ühenduse loomiseks seadistatakse
Pakkuge veel üks võimalus, kui kohtu reporter ja deponent ei saa ilmuda samas kohas
Hankige eksponaadid deponeerijale eelnevalt posti teel või ladustamise ajal elektrooniliselt
Töötage sujuvalt - testige tehnoloogiat enne virtuaalse ladestamise päeva
Ühendage mitu advokaati ja osalejat erinevatest geograafilistest asukohtadest
Kõik lepivad kokku, kas see salvestatakse või mitte - hankige nõusolek - Kasutage säilitamispoliitikat, mis täpsustab videokonverentside salvestamise ja hiljem teatud aja möödudes hävitamise viisi.
Pärast veebikohtumise lõppu salvestatakse salvestised pilve ja jäävad ettevõtte portaali kaudu või moderaatori poolt kättesaadavaks. Teatud osalejatele juurdepääsu võimaldamine on privaatsus- ja turvameede. Üldine dokumendihaldus, toimimisprotokollid ja juurdepääs tuleks kehtestada poliitika ja protseduuri arutamise ja väljatöötamise kaudu.
Vältige turvarikkumisi ja videote pealtkuulamist tehnoloogia abil, mis muudab iga veebivahetuse turvaliseks ja privaatseks. Volitage koosoleku ajal kasutama ühekordset pääsukoodi või ühte isikut, kes tabas rekordit. Otsige selliseid funktsioone nagu:
- Ühekordne pääsukood: Iga kõne on krüptitud kordumatu ja privaatse koodiga, mis kehtib ainult määratud ja ajastatud jaoks konverentskõne.
- Kohtumise lukk: Kohe pärast osalejate ilmumist aktiveerige see funktsioon, et vältida soovimatute osalejate sekkumist. Kõik, kes ilmuvad hilja, peavad moderaatorilt luba küsima.
- Turvakood: Kui veebikohtumiste päevakava hõlmab väga tundliku teabe arutamist, lisage konverentsile sisenemisel veel üks turbekiht koos lisakoodiga.
Kergesti kättesaadav tehnoloogia, mis annab alust avastamiseks, on osutumas üha levinumaks. Ja edasi minnes on ebatõenäoline, et isiklikud menetlused oleksid ülimuslikud. Kui juriidilisi avastusi ja muid protsesse saab teha veebis, on võimalik, et neid hoitakse ka edaspidi veebis.
Kui asi puudutab pöördumist videokonverentside tarkvara selle asemel, et isiklikult kohale ilmuda,
eelised - sealhulgas kulude kokkuhoid, vähem reisimisi, rohkem aega, kaugtöö, tootlikkuse kasv, vähem viivitusi - kaaluvad kindlasti väljakutsed üles:
Väljakutse nr 1:
Traditsiooniliselt viibib kumbki pool oma juristi juuresolekul füüsiliselt, kes peab eksami ajal esitama, abistama ja selgitama dokumente ja eksponaate.
Lahendus:
Selle asemel on videokonverentsidega võimalus ette planeerida. Advokaadid ja õigusnõustajad peavad eelnevalt kõik tõendid, väljapanekud, dokumendid ja tõendid välja sorteerima. See peaks olema selge, sildistatud, korrastatud, pealkirjastatud ja postiga saadetud või valmis elektrooniliselt vallandamiseks. Veenduge, et aadressid oleksid ajakohased, õigesti kirjutatud ja kõik, kes vajavad andmeid, oleksid kaasatud digitaalsesse tehingusse või postitatud postitusse.
Väljakutse nr 2:
Tunnistajate käitumise ja rahulikkuse hindamine võib videolingi kaudu olla udune, selle asemel, et viibida samas füüsilises asukohas.
Lahendus:
Virtuaalkoosolekule eelnevatel päevadel tehtud tehnoloogia test tagab, et osalejat nähakse selgelt ja täielikult. Looge oma ettevõtte klientidele, kolleegidele ja teistele juriidilistele spetsialistidele videokonverentside juhend, mis sisaldab kohustuslikke tavasid vokaalprojektsiooni, valgustuse, kehahoia, vastuvõetava taustaga ja mis tahes muu teabe jaoks, mis muudab video avastamise kohapeal, poleeritud ja professionaalseks.
Väljakutse nr 3:
Seade, mis pole institutsionaalne või näib olevat neutraalne või sobiv, võib häirida, eksitada või viia ebapiisava uurimiseni.
Lahendus:
Paku videovõtteid ja veebipõhiseid õpetusi selle kohta, kuidas peaks toimuma videokonverentsi deponeerimine, avastuskõne, kohtueelne protsess või kohtuprotsess. Too välja, mis on vastuvõetav ning millised ülesehitused ja taustad viivad edukale eksamile. Tooge ka näiteid kehvade videote kohta ja mida mitte teha.
Väljakutse nr 4:
Mitte samas füüsilises ruumis viibimine avab uurimise võimalikule väärkohtlemisele või väärkasutusele.
Lahendus:
Vajalik on arutelu täielik läbipaistvus. Nõusolek koosoleku alguses märgatava viipega tagab, et kõik vastavad nõuetele. Lisaks kindlustab eksamite ajal parimate tavade alase hariduse ja koolituse pakkumine protsessid, et tagada nende sujuvuse ja standardite järgimine.
Videokonverentside kaudu avastamise uurimise ajal toimuva suhtluse tegeliku kvaliteedi osas on siin mõned head tavad:
• Pange aeg kõrvale - enne, ajal ja pärast
Registreerimised, intervjuud, tunnistused, koosolekud, hoiustamised - tagage, et ettevalmistamiseks on aega veidi, läbimiseks on piisavalt aega ja pärast salvestamise või kokkuvõtete kajastamist ja läbitöötamist on aega varutud.
• Veenduge, et kogu tehnika töötab
Kui aeg on oluline, ärge jääge tehniliste probleemide lahendamise ja lahendamise vahele, kuni kõik ootavad. Näidake videokonverentsi veidi varem ja testige oma mikrofoni, kõlarit ja ühendust.
Kontrollige, kas kõik on laetud, kas lisajuhtmed on saadaval, kas wifi on tugev jne. Kasutage ära ettevõtte tasemel konverentsiplatvormide pakutavaid heli- ja videoteste.
• Kontrollige topelt
Valige vaikne, steriilne ja häireteta koht. Valge sein või suletud ruum, millel on tavaline, häireteta taust, töötab kõige paremini.
• Pea kinni ajastusest
Edastage koosoleku pikkus enne tähtaega, et kõik saaksid vastavalt sellele planeerida. Täpselt nagu isiklik koosolek, looge päevakava, pidage sellest kinni ja kaitske kõigi aega.
• Kontrollige heli ja video ühendust
Tagasiside minimeerimiseks ning kuulmise ja projektsiooni maksimeerimiseks kasutage peakomplekti. Kasutage videokonverentse, millel on kvaliteetsed heli / video võimalused.
Las Callbridge pakub teie advokaadibüroole videokonverentside tehnoloogiat, mis muudab kohtueelsed menetlused virtuaalses keskkonnas sujuvaks. Kuna teil on uskumatu potentsiaal tuua paljud kohtuvälised menetlused veebi, on teie käeulatuses võimalus kulusid vähendada, kodus rohkem töötada, kiirendada kohtuprotsesse ja saada kiiremat teavet.
Callbridge'i kahesuunalisel suhtlusplatvormil on õigus minna põhjalikumalt ja anda mõõde advokaadibüroode äritegevusele. Salvestatud veebikohtumised annavad kõigile osapooltele tunde, et ollakse silmast silma, kuid turvalise ja tervisliku vahemaa tagant. Lisaks pakub see paindlikumat osavõttu ning õige ettemõtlemisega on planeerimine ja valmisolek sobiv asendus isiklikele koosolekutele.
