Pandemia bezain handi batek munduari eragiten dionean, munduak nola funtzionatzen duen aldatzen du ezinbestean. Pausoz pauso, lurralde ezezaguna zeharkatuz, industria bakoitza eta enpresa bakoitza normal berri honetan egokitzen eta arrakasta izaten ikasten ari da, batez ere legala.
Sistema juridikoak murrizketa eta muga ugari izan ditu, eta, ondorioz, mozioen, aurre-epaiketen, epaiketen eta auzi-prozesuaren osotasunean maiztasunean eta eskuragarritasunean eragin du.
Zuzenbideko profesional gisa, ziur asko bertatik bertara bizi izan duzu etxetik lan egin beharraren ondorioak. Bilera birtualak moneta bihurtu dira, aurreko prozesuak eta sistemak lineako espazio bihurtzeko aldatu baitira. Agerikoa den panorama juridikoa aldatzen ari denez, bideokonferentzia prozesu judizial askoren irtenbide bihurtzen ari da, aurkikuntzako azterketekin hasita.
Bideokonferentziari esker, abokatuaren bi aldeek auzian beharrezkoak diren eta larriak diren gertaerak, frogak, laguntza, erreklamazioak, frogak eta defentsak eskuratu ahal izango dituzte epaitegian inoiz pausatu beharrik izan gabe.
Zure abokatu bulegoak trantsizioa linean egin duela suposatuz - urruneko bilera kopurua handitzea, informatika saila indartzea, nola erabiltzen den ikastea pantaila partekatzea eta atzeko plano birtualak, lineako bilera eta aurkezpen laburrago eta zehatzagoetarako doikuntza eginez. Orain, teknologiak urrunetik komunikatzeko erraztasuna nola ematen duen ikus dezakezu.
Sakon dezagun inplikazio juridiko desberdinetan nola gauzatzen den.
Bideokonferentziaren ezaugarri handienetako bat eta aurrerantz bultzatzen duen bat grabaketa da. Lineako bilera bat abian dagoenean erregistroa joz gero, parte-hartzaileek sinkronizazioan gertatu den guztiaren grabazio hasieratik amaierara guztiz harrapatzen dute.
Hori, hala ere, enpresa eta enpresa askoren prozedura aldaketa izan daiteke. Linean mugitu aurretik eta etxetik lan egiten duen jende gehienaren aurretik, taldeko deiak grabatu al ziren inoiz? Nork hartu ditu bilera oharrak? Zenbat denbora eman zen deitzen? Egin mugimendua errazago, audio, bideo, pantaila grabagailuak, bidalitako estekak eta dokumentuak zuretzako harrapatzen dituena.
Grabazioaren onurarekin batera transkripzioa eta laburpen adimendunak agertzen dira, azterketaren aurkikuntza prozesua hobetzen duten bi ezaugarri. Ñabardura eta gorputz hizkuntza bideoaren bidez harrapatzen dira, baita ahotsaren tonua, pentsamendu ereduak eta hiztegia ere teknologiaren hiztun etiketen, algoritmo aurreratuen eta ohiko gaien esteken bidez antzeman daiteke.
Txanponaren beste aldean, ordea, etorkizuneko auziek eta ikerketek kontuan hartu beharko lituzketen erronka batzuk daude. Grabaketa masiboak hiru kezka sortzen ditu datuak biltegiratzeko ikuspuntutik:
Datuen biderketa
Lineako truke gero eta gehiago grabatzen direnean, fitxategi gehiago pilatzen dira eta bideo fitxategien tamaina ere bai. Datu kopurua tamainaz igotzen den neurrian, segurtasunez gordetzeko eta berreskuratzeko gaitasuna handitzen joango da.
Erregistroak kudeatzea
Datuen biltegiratze segurua eta segurua ezinbestekoa da, partekatutako eta eztabaidatutako informazioa oso sentikorra izan baitaiteke eta beste inork ez ikusteko moduan egon daiteke. Ikus ezazu nola eta non gordetzen diren fitxategi hauek. Nor edo zer da babesa? Nork du sarbidea eta nola babesten dute?
Discovery
Aurretik, baliteke bilerak audio grabatuak izatea edo testu prozesatzeko dokumentu batean idatzita egotea, beraz, emandako informazioaren zehaztasuna eta irismena mugatuz.
Agian datuak aurkezpen edo agenda batean bildu ziren. Orain, fitxategi elektroniko eta transkripzio zehatzagoak lortzeko aukera inoiz baino abantailatsuagoa da. Grabatutako lineako topaketek bilera guztietako transakzio eta truke guztiak biltzen dituzten bileretako eduki guztiekin batera audioa edo bideoa ateratzeko gaitasuna dute.
Gogoan izan aurpegiko adierazpenen, gestikulen eta den guztiaren balioa hitz egin gabe komunikatu.
Gogoratu beharreko zerbait:
Grabatutako bileretarako sarbidea biak direla frogatu daiteke positiboa eta negatiboa "aztarna digitala" izan daiteke geroago erabiltzeko arrazoia. Ziurtatu zure pribatutasun- eta segurtasun-neurriak eguneratuak eta gardenak direla, auziak aurkitzeko eskaerek bideo-bilerak mezu elektronikoak eta dokumentuak bezain ohikoak izan daitezkeelako.
Zehaztasun orokorra eta gardentasuna bermatzeko, ezarri bideo konferentziei dagokienez kohesioa sortzen duten politikak. Datuak antolatzeak, jarraibideak erabakitzea eta, oro har, lineako bileretan fluxua edo prozedura ezartzeak segurtasun arriskuak mugatuak direla ziurtatuko du, datuak erauzi egingo dira eta informazioa eskuragarri egongo da:
- Erabaki bileretarako izendapen-konbentzioak eta nor arduratuko da grabazioak kudeatzeaz. Non biziko dira grabazioak eta zeintzuk dira biltegiratze, irisgarritasun, ezabatze, aurkikuntza eta abarren administrazio arauak?
- Bileraren tamainaren arabera, delegatu erantzukizunak partaide bati edo batzuei. Aukeratu sail, arduradun edo kudeatzaile bakoitzeko parte-hartzaile bat bilera mota desberdinak grabatzeaz arduratuko dena. Nor izango da moderatzailea eta zer politika, arau eta prozedura ezarri behar dira bilera birtual desberdinetarako?
- Zer "ikuspegi" gorde nahi duzu? Moderatzailea nor den erabaki duzunean (edo agian gutxi batzuk badira ere) aukeratu zure enpresaren beharrei erantzuten dien bilera aukera desberdinak zein diren eta nork egingo duen grabaketa zein ordenagailu edo begiratokitik.
- Jarrai begi bukaeran laburpenak eta bideokonferentzia plataformak emandako txostenak eta horien erantzule nor den zehazten du. Nork jasoko ditu eta nola sartuko dira?
- Saihestu bideokonferentzia bidezko biltegiratze bidezko aurkikuntzak:
Ezarri ordezkariaren kokapen fisikoa eta nola konfiguratuko den logistikoki bilera birtualera konektatzeko
Etorri beste aukera batekin auzitegiko kazetaria eta ordezkaria ezin badira toki berean agertu
Lortu erakuslea ordezkariari posta bidez aldez aurretik edo elektronikoki gordailuan zehar
Exekutatu ondo - probatu teknologia deposizio birtualaren eguna baino lehen
Lotu abokatu eta partaide anitz kokapen geografiko desberdinetatik
Guztiek adostuta daude grabatuko den edo ez jakiteko - lortu baimena - Izan bideo konferentziak nola gorde eta gero suntsitu denbora kopuru jakin baten ondoren suntsitzeko politika.
Lineako bilera amaitu ondoren, grabazioak hodeian gordetzen dira eta enpresaren atariaren bidez edo moderatzailearen eskura daude. Partaide batzuei sarbidea baimentzea pribatutasun eta segurtasun neurria da. Erregistroen kudeaketa orokorra, protokolo operatiboak eta sarbidea politika eta prozeduraren eztabaidaren eta garapenaren bidez ezarri beharko lirateke.
Saihestu segurtasun arau-hausteak eta bideoak entzutea lineako truke guztiak seguruak eta pribatuak bihurtzen dituen teknologiarekin. Bileran zehar sarbide-kode bakarra edo erregistroa lortzen duen pertsona bat erabiltzea agintzea. Bilatu honelako ezaugarriak:
- Sarbide Kodea behin: Dei bakoitza zehaztutako eta programatuetarako soilik balio duen kode bakar eta pribatu batekin enkriptatzen da konferentzia.
- Bilera Blokeoa: Parte-hartzaileak agertu ondoren, aktibatu funtzio hau nahi ez dituzun parte-hartzaileek esku hartzea ekiditeko. Berandu agertzen denak moderatzaileari baimena eskatu beharko dio.
- Security Code: Lineako bileren agenda oso sentikorra den informazioaren eztabaida baldin bada, gehitu beste segurtasun geruza bat konferentzia batera sartzean beharrezkoa den kode osagarriarekin.
Eskuragarri dagoen eta aurkikuntzarako arrazoiak ematen dituen teknologia nagusitzen ari da. Eta aurrera begira, nekez egingo da aurrez aurreko prozedura. Legezko aurkikuntza eta bestelako prozesuak linean egin badaitezke, litekeena da linean jarraitzea.
Jotzeko orduan bideokonferentziako softwarea pertsonalki agertu beharrean,
abantailak - kostuak aurreztea, bidaia gutxiago, denbora gehiago, urruneko lankidetza, produktibitatearen hazkundea, atzerapen gutxiago - ziur asko gainditzen ditu erronkak:
1. erronka:
Tradizionalki, alderdi bakoitza bere aholkulari juridikoaren presentzia fisikoan egon ohi da, azterketan zehar dokumentuak eta erakusketak eman, lagundu eta azaldu behar dituena.
Irtenbidea:
Horren ordez, bideokonferentziarekin, hau aurretik planifikatzeko aukera da. Abokatuek eta abokatuek froga, erakusketa, dokumentu eta froga guztiak ordenatu behar dituzte aldez aurretik. Argia, etiketatua, antolatua, izenburua eta posta bidez bidali edo elektronikoki kaleratzeko prest egon behar du. Ziurtatu helbideak eguneratuta daudela, ongi idatzita daudela eta datuak behar dituzten guztiak transakzio digitalean edo posta bidez bidalita daudela.
2. erronka:
Lekukoen jokaera eta lasaitasuna baloratzea bideo esteka baten bidez iluna izan liteke kokapen fisiko berean egotea baino.
Irtenbidea:
Bilera birtualaren aurreko egunetan egindako proba teknologiko batek parte-hartzailea argi eta osorik ikusten dela ziurtatuko du. Sortu zure enpresako bezero, lankide eta legezko beste profesional batzuentzako bideokonferentzien erreferentzia gida, ahots proiekzioa, argia, jarrera, atzeko plano onargarriak eta bideo aurkikuntza puntuala, leundua eta profesionala lortzeko beharrezko praktikak biltzen dituena.
3. erronka:
Instituzionala ez den edo neutroa edo egokia ez den ingurunea ezinegona, engainagarria edo nahikoa azterketa ekar dezake.
Irtenbidea:
Eman bideo-konferentzien deposizioa, aurkikuntza deia, proba aurreko edo proba prozesua nola garatu behar den erakusten duten bideo eta lineako tutorialak. Azal ezazu zer den onargarria eta zein konfiguraziok eta aurrekariek azterketa arrakastatsua ekarriko duten. Eman bideo eskasen adibideak eta zer egin ez, gainera.
4. erronka:
Espazio fisiko berean ez egoteak azterketa irekitzen du balizko gehiegikeria edo praktika okerretarako.
Irtenbidea:
Eztabaidaren erabateko gardentasuna beharrezkoa da hasi eta amaitu arte. Bileraren hasieran gonbita nabarmenarekin adosteak bermatzen du denak betetzen direla. Gainera, azterketan zehar praktika onen inguruko hezkuntza eta prestakuntza emateak prozesuak sendotzen ditu, sinplifikatuak eta estandarrak direla ziurtatzeko.
Bideokonferentzia bidezko aurkikuntza azterketetan zehar egindako komunikazioaren benetako kalitateari dagokionez, hona hemen praktika on batzuk:
• Ezarri denbora - aurretik, bitartean eta ondoren
Check-inak, elkarrizketak, testigantzak, bilerak, aurkezpenak - ziurtatu aurretik denbora pixka bat dagoela prestatzeko, denbora nahikoa igarotzeko eta denbora pixka bat gorde ondoren hausnartzeko eta grabaketa edo laburpenak ikusteko.
• Ziurtatu teknologia guztiak funtzionatzen duela
Denbora funtsezkoa denean, ez zaitez harrapatu arazo teknikoak konpontzen eta konpontzen saiatzen denak zain dauden bitartean. Erakutsi bideokonferentzia pixka bat lehenago eta probatu mikrofonoa, bozgorailua eta konexioa.
Egiaztatu ea dena kargatuta dagoen, kable estrak eskuragarri dauden, wifi indartsua den, etab. Aprobetxatu enpresa mailako konferentzia plataformek eskaintzen dituzten audio eta bideo probak.
• Begiratu bikoitza lekua
Aukeratu lasai, antzua eta distraziorik gabeko lekua. Horma zuriak edo gela itxi batek atzeko plano arruntak eta disruptiboak ez dituena funtzionatzen du ondoen.
• Egokitu denbora
Jakinarazi bileraren iraupena aurretik, denek horren arabera planifikatu ahal izateko. Pertsonako bilera bat bezala, sortu agenda bat, horri eutsi eta denon denbora babestu.
• Egiaztatu audio eta bideo konexioa
Erabili entzungailuak iritzia gutxitzeko eta entzumena eta proiekzioa maximizatzeko. Erabili kalitate handiko audio / bideo gaitasunak dituzten bideokonferentziak.
Utzi Callbridge-k zure abokatu bulegoari bideo-konferentzien teknologia eskaintzen dien epaiketa aurreko prozedurak ingurune birtualean ondo funtzionatzeko. Aurkeztutako prozedura asko sarean ekartzeko ahalmen izugarriarekin, kostuak murrizteko, etxetik gehiago lan egiteko, prozesu judizialak bizkortzeko eta informazio gehiago abiadura bizkorrago lortzeko aukera zure esku dago.
Callbridge-ren bi noranzko komunikazio plataformak sakonago sakontzeko eta abokatu bulegoek negozioa egiteko duten moduari dimentsioa emateko ahalmena du. Grabatutako lineako bilerek alderdi guztiei aurrez aurre egotearen zentzua ematen diete baina distantzia osasuntsu eta seguru batetik. Gainera, asistentzia malguagoa eskaintzen du eta pentsamendu egokiarekin, plangintza eta prestakuntza aurrez aurreko bileretarako ordezko egokia da.
