هنگامی که شما در حال برنامه ریزی یک جلسه آنلاین هستید ، بیش از امیدواری که شرکت کنندگان توجه داشته باشند ، باید بیش از این باشید! در واقع ، شما می خواهید به آنها الهام بگیرید تا درگیر و حاضر شوند. برای این اتفاق ، جلسه آنلاین شما باید ساختار داشته باشد. باید طراحی شود و برای مخاطبان خود تهیه شده است.
بالاخره هدف دیگر چیست؟ چرا وقت خود را صرف جمع آوری نیروها می کنیم تا گزارشهای پیشرفت را مرور کنیم یا خطوط ارتباطی را برای ایجاد طوفان مغزی در یک زمین باز کنیم ، اگر تنها صدای جیرجیرک شنیده می شود؟
با رویکرد تعاملی بیشتری به جلسات آنلاین خود ، می توانید انتظار تعامل بالا ، جذب بهتر اطلاعات و درک دقیق تری از محتوای خود را داشته باشید. شاید حتی کمی سرگرم کننده!
بیایید دست به کار شویم - جلسات تجاری ، یعنی!
طبق مقاله Harvard Business Review ، مدیریت عالی ، مدیران سطح C و سایر تصمیم گیرندگان تقریباً سه چهارم وقت خود را صرف ملاقات با دیگران می کنند تا درباره پیشرفت کار صحبت کنند. این زمان زیادی است که در جلسات صرف می شود.
کارگران از راه دور را نیز فراموش نکنیم. به لطف فناوری پیشرفته ، جلسات آنلاین با تیم ها و همکاران در مکان های مختلف امکان پذیر است ، اما هنوز هم چالش های مربوط به مناطق زمانی ، اتصال و پروژه های هماهنگ وجود دارد. این جایی است که زمان صرف شده می تواند گم شود یا سو mis استفاده شود.
آیا همه کارهایی که می توانید انجام دهید تا اطمینان حاصل شود که جلسات آنلاین شما مثمر ثمر هستند و از زمان خوبی استفاده می کنند؟
اگر به دنبال موارد زیر هستید:
- راه های ساده تری را برای هماهنگی با همکاران و کارگران از راه دور پیدا کنید
- بدون در نظر گرفتن زمان و مسافت در ارتباط باشید
- تعاملات را دوباره زنده کنید
- فشار برای مشارکت و اثربخشی بیشتر
در اینجا چند ایده برای زنده کردن جلسات برای تعاملی و موثرتر کردن آنها آورده شده است:
ابتدا از خود بپرسید: آیا این جلسه ضروری است؟ آیا واقعاً به برگزاری این جلسه احتیاج دارید؟
به منظور تعامل و همکاری شرکت کنندگان ، باید صداها ، نظرات ، یافته ها و اشتراک اطلاعات شنیده شود. به عنوان مثال در یک نشست آنلاین ، گفتگو بر مونولوگ ترجیح داده می شود.
اگر اطلاعیه یا اطلاعاتی وجود دارد که شرکت کنندگان نیازی به افزودن یا کار کردن با آنها ندارند و فقط آنها را گوش می دهند ، در نظر بگیرید که چگونه پیام شما در یک ایمیل مناسب تر است. برای جلساتی که تعاملی و جذاب هستند ، درخواست از شرکت کنندگان برای گوش دادن فقط باعث از بین رفتن یا تمایل آنها به علاقه می شود.
هنگامی که محتوا و هدف یک نشست آنلاین به عنوان "ضروری" مشخص شد ، در اینجا آنچه را باید انجام دهید این است:
12. انتظارات را مدیریت کنید
با آگاهی دادن از قبل به مشارکت آنها ، طرز فکر مناسب را در بین همکاران پرورش دهید. در دستور کار ارسال شده قبل از جلسه آنلاین ، یک طرح ساده از آنچه همه انتظار دارند را ارائه دهید.
این مسئله را به نمایش بگذارید و به شرکت کنندگان اطلاع دهید که ایده ها و نظرات آنها درخواست شده است. این در حالی که برخی از قوانین اساسی را نیز تعیین می کند ، برای آنها وقت تفکر و حل مسئله را فراهم می کند.
بعلاوه ، برخی از آداب و رسوم اساسی مورد انتظار را به آنها اطلاع دهید ، مانند:
- هنگامی که صحبت نمی کنید "بی صدا" را بزنید
- از خوردن و آشامیدن خودداری کنید
- تلفن ها را کنار بگذارید و سایر حواس او را پرت کنید
11. ورود با همکاران
با توجه به همه گیری اخیر که میلیون ها نفر از خانه در نتیجه کار می کنند ، کار از راه دور می تواند احساس انزوا کند. به سادگی با برنامه ریزی یک جلسه در روز دوشنبه و شروع با س simpleال ساده ، "آخر هفته چه کار کردی؟" شما می توانید مشارکت را استخراج کنید و همکاران را تشویق کنید تا گشایش کنند
بهتر است بسته به اندازه جلسه‌تان، از این زمان معرفی برای ترغیب همه به تشکر از همکارتان به خاطر کاری که انجام داده‌اند، استفاده کنید. چه کوچک و چه بزرگ، با نشان دادن قدردانی با یک صدا زدن نام و اعلام وظایف، قدردانی باعث می‌شود همه احساس ارتباط بیشتری داشته باشند . این یک روش کوچک اما قدرتمند برای تشویق پیوند اجتماعی در یک پلتفرم مجازی است.
آیا تیم شما بسیاری از کارگران از راه دور را تشکیل می دهد؟ با تزریق کمی سرگرمی برای کمک به شکستن یخ و ایجاد احساس تنهایی کمتر در افراد با فاصله اجتماعی یا کار از خانه ، احساس پیوند اجتماعی بیشتری ایجاد کنید:
- معرفی ادویه:
اتاق جلسات آنلاین پر از غریبه؟ از شرکت کنندگان دعوت کنید تا خود و کمی اطلاعات دمدمی مزاج را معرفی کنند:
-
- آهنگ کارائوکه مورد علاقه آنها
- غذای خانگی امضای آنها
- بهترین کنسرتی که تاکنون رفته اند
اتاق جلسات آنلاین با همان همکاران؟ چهره های آشنا را به این موارد دعوت کنید:
-
- به طور خلاصه درباره یک فیلم خوب که اخیراً دیده اند بحث کنید
- نحوه عملکرد حیوان خانگی آنها را به اشتراک بگذارید
- در مورد یک سرگرمی یا پروژه شخصی که آنها در پیش گرفته اند باز کنید
- از مغز خود استفاده کنید:
تمرینات تیم سازی فقط به دلیل پراکندگی بیشتر اعضای تیم نباید در حاشیه قرار بگیرد. معیارها را زودتر از موعد ارائه دهید تا شرکت کنندگان بتوانند خود را آماده نشان دهند. برای یک راه جالب تر برای باز کردن جلسه ، اجرای آنلاین کوتاه Charades یا Balderdash را امتحان کنید. - بازی حدس زدن:
روش دیگر برای ایجاد اشتیاق بیشتر در افراد این است که از هر شرکت کننده بخواهید با توصیف یک مورد در منطقه کار از راه دور ، نسخه ساده ISpy را بازی کند.
10. دستور جلسه خود را پیش از موعد ایجاد کنید
اگر دستور کار جلسه شما روشن و بیان شده باشد ، می توانید انتظار همان ROI را با جلسه آنلاین خود داشته باشید! بدون هیچ برنامه و پیش بینی ، یک همگام سازی مبهم و نادرست منجر به سردرگمی و اتلاف وقت می شود.
دستور کار ساختاری تهیه کنید که موضوعات اصلی را به طور خلاصه بیان کند و آنچه را که از شرکت کنندگان خواسته و انتظار می رود ، ذکر کنید. حداقل یک روز قبل از آن ارسال کنید و فراموش نکنید که برای پخش سریع اطلاعات از تنظیمات دعوت و یادآوری استفاده کنید.
9. فناوری خود را آماده کنید
هر چقدر فناوری شگفت انگیز باشد ، باز هم مواردی وجود دارد که می تواند کمی مضطرب شود. با آزمایش فناوری و بررسی شارژ تمام دستگاه ها ، اطمینان داشته باشید که همه چیز روان کار می کند. بدانید که پریز برق شما کجاست و شارژرهای خود را نزدیک داشته باشید. دوربین ، میکروفون ، اتصال به اینترنت خود را آزمایش کنید و موارد دیگری را که ممکن است لازم داشته باشید در نظر بگیرید:
- نور شما خیلی روشن است یا خیلی کم نور است؟
- آیا اطراف شما بهم ریخته است؟
- آیا شما در یک منطقه پرترافیک هستید که مردم رفت و آمد می کنند؟
- آخرین باری که دستگاه خود را خاموش / تنظیم کردید چه زمانی بود؟
درج این نکات در ایمیل دستور جلسه قبل از جلسه تا همه در جریان آن باشند.
8. نفس خود را به زایمان برسانید
مطمئناً می توانید با بازی کردن موارد اصلی جلسه آنلاین خود را به طور م runثر اجرا کنید اما همچنین می توانید برخی از پیتزا ها را اضافه کنید تا افراد را شیفته خود نگه دارید:
- دعوت از جنبش
همه ما می دانیم که سرمایه گذاری در کار چقدر آسان است. برخاستن از پشت میز کار ایده خوبی است اما می توانید فراموش کنید وقتی در آتش خاموش کردن یا نوشتن یک ایمیل طولانی هستید. در مقطعی از جلسه آنلاین خود ، با جلب مشارکت کنندگان در خون ، آن را کمی تکان دهید. حرکات ساده مانند کشیدن دستها به بالای سر یا ایستادن و نشستن چند بار یا انجام چند کشش روی میز می تواند اکسیژن مغز را افزایش دهد و برای از بین بردن احساس خستگی و بی حالی کار کند. - تصاویر اضافه کنید
تعامل را تشویق کنید و محتوای خود را از طریق مخاطبان خود انتقال دهید
با استفاده از رنگ های روشن ، فیلم ها ، عکس ها و تماس های سریع. با یک ارائه ساده و قابل فهم که با استفاده از تصاویر و شاید یک الگوی رفتاری مناسب و مناسب ، محتوای خود را قابل هضم و فراموش نشدنی کنید! - دریافت بازخورد در زمان واقعی
با انجام یک نظرسنجی درجا، ببینید که مردم چگونه محتوای شما را جذب می‌کنند. این نظرسنجی‌ها نه تنها سرگرم‌کننده هستند، بلکه در واقع برنامه را قطع می‌کنند و اطلاعات بلادرنگ و مفیدی را در اختیار شما قرار می‌دهند. این نظرسنجی‌ها ابزاری برای تصمیم‌گیری فوری هستند، تعامل را بالا نگه می‌دارند و به ساختاردهی مراحل بعدی کمک می‌کنند. نظرسنجی‌های تعاملی را با ابزارهای ارتباطی قابل اعتماد، مانند بهترین سرویس‌های تلفن مجازی، جفت کنید. توسط سایبرنیوز تایید شد، کمک می‌کند تا پاسخ‌ها به وضوح دریافت شوند و بحث‌ها بدون وقفه‌های فنی به راحتی جریان یابند.
7. انجام وظایف
وقتی افراد مسئول مشارکت در جلسه آنلاین مانند تعدیل ، اجرای یک فعالیت یخ شکن یا یادداشت برداری باشند ، افراد هرچه بیشتر مشغول کار خواهند بود. به علاوه ، این امر به کوچک ماندن جلسات کمک می کند. نقشها را با ذکر تنها افرادی که باید مانند تصمیم گیرنده ، مشاور ، کارآموز و غیره در آن حضور داشته باشند ، واضح نگه دارید.
- انتخاب مجری
ناظم اطمینان حاصل می کند که جلسه از خط خارج نمی شود. وظیفه او این است که مراقب این فن آوری باشد ، با اقتدار هدایت کند ، به کسانی که به آن نیاز دارند اجازه صحبت می دهد ، مسئول ضبط است و مراقب کیفیت صوتی و تصویری است.
6. به چارچوب زمان پایبند باشید
وقتی از زمان محدودی که دارید آگاه باشید ، بهره وری تمایل به سوزاندن دارد. کار با یک برنامه زمانی محدود جلسه را "قاب" می کند و باعث تمرکز آن می شود. برای هر نقطه کلیدی با یک بافر 10 دقیقه ای زمان مشخصی اختصاص دهید. به این ترتیب همه می توانند به موقع یا فقط زودتر از موعد به پایان برسند!
5- عوامل حواس پرتی را از بین ببرید
آسان است (و بسیار رایج است) هنگام حضور در یک جلسه آنلاین ، می توانید ایمیل خود را چک کنید یا نگاهی به تلفن خود بیندازید. به زمان خود پایبند باشید و با حذف حواس پرتی از ابتدا از وسوسه جلوگیری کنید: زبانه های لپ تاپ خود را خاموش کنید ، تلفن خود را روی حالت بی صدا قرار دهید (یا حالت هواپیما!) ، پنجره را ببندید تا صدای پس زمینه خاموش شود (یا از هدفون استفاده کنید) و صرفه جویی کنید میان وعده برای بعد!
(alt-tag: زنی که پشت میز نشسته و با لپ تاپ باز که نزدیک صبح پنجره نشسته است)
4- همکاری را ارتقا دهید
برای تولید ایده از شرکت کنندگان از یک جلسه آنلاین استفاده کنید. برای به دست آوردن ویژگی های اتاق فکر یا جلسه طوفان مغزی ، کمی وقت بگذارید. به مردم اجازه دهید ایده های شخصی خود را ارائه دهند یا عقاید دیگران را از بین ببرند. برای به راه انداختن آب میوه های خلاق ، از ویژگی هایی مانند تخته سفید آنلاین استفاده کنید.
3. بازی ها را ترکیب کنید
از طریق gamification، شما می توانید انتظار داشته باشید که سطح تعامل در جلسه آنلاین شما از پشت بام شلیک کند! در ابتدا یک س smallال کوچک بگنجانید و شرکت کنندگان را مجبور کنید تا آن را دنبال کنند. اینها را می توان تشویق کرد - ناهار طولانی ، سوآپ شرکت ، مرخصی زودهنگام و غیره. به عنوان مثال:
- یک تصویر یا کاراکتر را برای تعبیه در سرتاسر اسلایدها انتخاب کنید و شرکت کنندگان را وادار کنید تا پاسخ دهند که چند بار در طول ارائه مشاهده شده است.
- در آخر یک مسابقه ساده بیاندازید تا درک شرکت کنندگان از مطالب را امتحان کنید.
- نقل قول هایی از همکاران جمع کنید و آنها را وادار کنید حدس بزنند چه کسی چه چیزی را گفته است.
2. با موارد عمل کاملاً خوب پایان دهید
هدف از یک نشست آنلاین جمع آوری شرکت کنندگان و گردهمایی برای پیشرفت در مرحله بعدی است. این کار فقط با موارد واضح انجام می شود. وقتی همه از کارهایی که باید انجام دهند آگاه باشند ، در این صورت می توان کارها را انجام داد. قبل از پایان جلسه ، بررسی کنید که شرکت کنندگان در مورد نقش خود شفاف هستند. چند لحظه را پشت سر بگذارید و آنچه را در مورد آن بحث شده است اختصاص دهید و شخص را برای کار تعیین کنید.
1. خلاصه را به اشتراک بگذارید
در یک نشست آنلاین چیزهای زیادی می تواند اتفاق بیفتد. بسیاری از ایده ها ، پیشنهادات و نظرات به اطراف پرتاب می شود ، به همین دلیل یادداشت های خلاصه شده خوب در حفظ یکپارچگی همگام سازی موثر هستند.
نرم افزار کنفرانس ویدیویی را انتخاب کنید که دارای ویژگی ضبط و یا قابلیت های هوش مصنوعی باشد تا همه آنچه خراب شده را ضبط کند. یادداشت برداری به صورت دستی همیشه فکر خوبی است ، اما وقتی در زمینه کار خود فناوری کار می کنید ، می توانید در طول جلسه بدانید که از بقیه موارد نیز مراقبت می شود.
در اینجا چند ترفند دیگر برای درخشش نشست بعدی آنلاین شما آورده شده است:
- نام تجاری خود را در تمام نقاط تماس جلسه خود آراسته کنید
چشم انداز چشم انداز؟ پیام شرکت خود را که نام شرکت ، شعار و اطلاعیه های مهم شما را معرفی می کند ، در حالی که شرکت کنندگان در آن نشان می دهند ، ضبط کنید اتاق جلسات آنلاین قابل تنظیم. با آرم و رنگ مارک خود در رابط کاربری ، اولین برداشت عالی و صیقلی را ایجاد کنید. - از هوش مصنوعی برای انجام کار لگرا استفاده کنید
در یک جلسه آنلاین ، شما کارهای پیش رو را انجام می دهید. را انتخاب کنید کنفرانس ویدیویی راه حلی که در پس زمینه کار می کند تا رونویسی ، برچسب بلندگو و تمبرهای تاریخ را برای جستجوی آسان بعدا فراهم کند. - اشتراک صفحه را برای نمایش "به جای" "بگویید
با اشتراک صفحه گزینه ، آسان تر کردن مرور در نمایش های دشوار و ویژگی های محصول در یک جلسه آنلاین آسان شد. هر کسی می تواند آنچه را که می گویید درک کند وقتی که قادر به دیدن آن در مقابل چشمان خود است. وقتی همه اقدامات را می توان در زمان واقعی نشان داد ، شرکت کنندگان را به همان صفحه بیاورید.
اجازه دهید Callbridge جلسات آنلاین شما را تقویت کند. با فناوری پیشرفته ، ویژگی های قابل تنظیم و رابط کاربری بصری طراحی شده ، جلسات شما جالب تر و پربارتر شده اند.
