جلسات از راه دور به بخش مهمی از نحوه انجام کار در سراسر جهان تبدیل شده است. حتی اگر در یک شهر بزرگ زندگی می کنید، اگر در یک قسمت از شهر و دفتر شما در قسمت دیگر است، این شکاف به شما کمک می کند. تماس های کنفرانسی و کنفرانس ویدیویی به نظر می رسد که به معنای واقعی کلمه هیچ فاصله ای بین فرستنده و گیرنده وجود ندارد و نحوه ارتباط ما را تغییر می دهد. واقعاً شگفت‌انگیز است که ما در دوره‌ای زندگی می‌کنیم که می‌توانیم دفاتر خود را در سنگاپور، لندن، نیویورک و مادران خانه‌نشین که در حومه شهر زندگی می‌کنند نگهداری کنیم - همه در یک صفحه با هم کار می‌کنند.
بنابراین اکنون که شرکت شما استعدادهای برتر را در خود جای داده است و ریتم جلسات مؤثری را ایجاد کرده اید، این انگ وجود دارد که مدیران جلسات حضوری را به جای جلسات از راه دور ترجیح می دهند. در حالی که این به طور سنتی درست است، همچنین توانایی انطباق و راه اندازی کارگران از راه دور با بهترین ابزارهای حرفه ای برای بهره وری بیشتر و درگیر شدن نیز صادق است (و امنیت سایبری!) جلساتی که منجر به اعداد و ارقام و شکست اهداف می شود.
از آنجایی که وقتی در یک جلسه حضوری نیستید، قوانین مختلفی اعمال می‌شود، گفت‌وگو درباره «قوانین طلایی» همه را شامل می‌شود، بنابراین هر همگام‌سازی را می‌توان به‌گونه‌ای تحویل و دریافت کرد که به نتیجه برسد. در اینجا قوانین کلیدی وجود دارد که باید در یک رابطه کاری از راه دور به خاطر بسپارید:
قبل از جلسه
با فناوری خود آشنا شوید
روشن کردن دوربین فیلمبرداری و ارسال کد برای تماس کنفرانسی آسان است. اگر کمی بهتر آشنا شوید که چگونه نرم افزار و سخت افزار می تواند شما را در جایگاه خوبی قرار دهد در صورتی که - بهر نرسد - در هنگام کنفرانس یک مشکل فنی وجود دارد. با 5 دقیقه قبل از برنامه آنلاین شدن از هرگونه سکسکه جلوگیری کنید تا بتوانید زودهنگام راه اندازی کنید. یا یک برنامه آماده برای شروع به کار داشته باشید. حتی انجام تمرین تمرین ضبط فیلم نیز اقدامی هوشمندانه است!
لایه ها را به یک فضای مشترک اضافه کنید
فضای مشترک یک اتاق جلسات نیست. در واقع ، این اتاق جلسات است که فضاهای مشترک مانند جدول های مختلف را در خود جای داده است تخته سفید آنلاین ، صفحات مشترک و موارد دیگر. کارگران از راه دور می توانند با تحت تأثیر قرار گرفتن ترکیبی از این فضاها در هنگام کنفرانس ، دومین چیز را برای حضور فیزیکی در آنجا احساس کنند.
یک دستور کار تعیین کنید ، آن را پیش از زمان به اشتراک بگذارید
یک کنفرانس تلفنی از راه دور شامل تلاش و برنامه ریزی برای اطمینان از اینکه همه می توانند در آن شرکت کنند. با برجسته سازی موضوعات پوشش داده شده و به اشتراک گذاری دستور کار از قبل ، می توانید با پایبند بودن به یک برنامه ، لحظات ارزشمندی را ذخیره کنید. به این ترتیب ، شرکت کنندگان می دانند چه چیزی پیش می آید و آنها می توانند به طور فعال گوش دهند و همچنین با بخش خود از جلسه آماده شوند.
از چند مورد دعوت کنید
هرچه تعداد حاضران در کنفرانس تلفنی بیشتر باشد ، انتظار کمک به بحث کاهش می یابد. 1-10 شرکت کننده ایده آل است.
در طول جلسه
اهداف و جلسات جلسه را حفظ کنید
با کلمات ساده، آنچه را که باید در پایان تماس کنفرانس محقق شود ، به همه یادآوری کنید. به عنوان مثال آن را روی تخته سفید آنلاین یادداشت کنید ، بنابراین همه می توانند آن را به وضوح ببینند و اگر در دوره بحث خیلی از مسیر خود خارج شدند ، از آن برای زمین زدن به شرکت کنندگان استفاده کنید.
نقش های کنفرانس Gamify
می توان نقش های مختلفی را به شرکت کنندگان مختلف مانند مجری ، وقت سنج و دبیر اعطا کرد تا تمام نکات عمل و تصمیمات گرفته شده را مورد توجه قرار دهند. برای جلسات مکرر ، نام ها را بکشید و نقش ها را تغییر دهید ، بنابراین در ابتدای جلسه تصمیم گرفته می شود و - تعجب! - ممکن است شما باشید! این گیمیفیکیشن باعث می شود افراد درگیر بمانند.
همه مقدمه ای می گیرند
شرکت کنندگان تمایل بیشتری برای شرکت در کنفرانس تلفنی زمانی که آنها درک بهتری داشته باشند که چه کسی با آنها در تماس است. معرفی سریع همه افراد حاضر در جلسه، (حتی اگر یک نماد یا تصویر وجود داشته باشد) برتری از انسانیت ایجاد می کند و باعث می شود کارگران از راه دور دیده و شنیده شوند!
کمی صحبت کوچک را تشویق کنید
ارتباط با همکاران از راه دور حضور آنها را در جلسه احساس می کند. یک جبران سریع روز آنها ، هوا ، برنامه های آخر هفته - باعث می شود احساس کنند در دنیای واقعی و همچنین قلمرو دیجیتال شناخته شده اند.
بعد از جلسه
با هم پیگیری کنید
نکات اصلی و موفقیت های اجلاسی که باید ارسال شود را خلاصه کنید. بخشی که باعث جذابیت آن می شود؟ عنصری از سرگرمی و رفاقت را اضافه کنید. یک gif ، ویدیو یا عکس خنده دار به یادآوری ایمیل یا پیام گپ کمک می کند ، که به نوبه خود ، همه افراد را به دنبال پیگیری ایمیل پس از جلسات آینده می اندازند.
اعداد را ذکر کنید
سلامت و بهره وری یک رابطه کاری از راه دور به دستیابی به اهداف، دستیابی به اعداد و رسیدن به اهداف عملکرد متکی است. زمانی را به بحث در مورد آنها در جلسه اختصاص دهید، یا یک ایمیل بعدی که تغییرات، دستاوردها، پیشرفت‌ها و غیره را توضیح می‌دهد ارسال کنید.
اجازه دهید نرم افزار کنفرانس کالبریج با کارایی بالا به تماس های کنفرانس تجاری جان بدهد. پلت فرم اتاق جلسه درجه یک آن شکاف را برای جلسات مجازی و دنیای واقعی پر می کند. با ویژگی های همکاری استثنایی که شامل اشتراک صفحهبه اشتراک گذاری فایل، ارائه اسناد و چت گروهی، فناوری صوتی تصویری استثنایی Callbridge روابط کاری از راه دور را پرورش می دهد.
