چگونه می توان با کارگران خانگی ، اداری و میدانی همکاری مثر داشت

با شروع 2020 خروشان ، به راحتی می توان گفت که در اواسط سال ، تجربه شما در کنفرانس ویدیویی ده برابر بهبود یافته است. دفتر شما به احتمال زیاد به رویکرد آنلاین تر ، کار از خانه تبدیل شده است ، درهای ارتباطی آنلاین را با استفاده از کنفرانس ویدیویی با مشتری ، در جلسات توجیهی تیم ، تماس های کنفرانس مدیریت عالی ، جلسات طوفان مغزی ، جلسات وضعیت ... باز می کند و لیست موجود است بر.

علاوه بر این ، ما همچنان به سازگاری با زمان تغییراتی که در حال حاضر همه با آن روبرو هستند ، می پردازیم ، نیروی کار تقسیم می شود تا چگونه از نظر جسمی (یا عملا!) برای کار حاضر شود. آیا همکارانی دارید که تمام وقت از خانه کار کنند؟ آیا مدیریت هفته ای 2 روز در دفتر کار می کند و سپس از راه دور کار می کند؟ آیا شما بین مشتریانی که 5 روز در هفته باید در دفتر کار بمانند ، رفت و برگشت می کنید؟

وقتی همکاران و اعضای تیم در مناظر دیجیتالی و فیزیکی گسترده شده اند ، ثابت نگه داشتن همه افراد می تواند یک کار دشوار باشد هرچند غیرممکن نیست! حتی اگر محدودیت های زمانی ، موانع زبانی ، اختلاف در سلسله مراتب و چالش های کلی با مدیریت زمان وجود داشته باشد ، همه واقعاً می خواهند کار با یکدیگر را تا حد ممکن موثر و مثمر ثمر قرار دهند.

در اینجا چگونگی حفظ موثر محیط کار مشترک در صورتی که تیم شما در خانه ، دفتر یا محل کار از هم گسیخته باشد ، حفظ می شود.

9 روش برای مدیریت همکاری بین دفتر:

9. از بهم ریختگی ایمیل خودداری کنید

ایمیل ها در عین اطمینان از وجود "دنباله" ، برای برقراری ارتباط سریع و موثر کلیدی هستند. اما وقتی یک سوال کوچک به یک مکالمه عظیم تبدیل می شود که طولانی و پیچیده می شود ، اثر واقعی مبادله پیچیده می شود.

رفتن به یک ابزار ارتباطی تجاری که کانالی را در اختیار شما قرار می دهد ، در آن کار ، وضعیت و به روزرسانی قابل مشاهده و گرافیک است ، به همه افراد روی عرشه می تواند دید قابل کنترل تری از آنچه اتفاق می افتد ، ارائه دهد. ابزاری برای همکاری مانند Slack این نوع انسجام را ایجاد می کند ، همانند نرم افزار کنفرانس ویدئویی که همراه با آن است گزینه های ادغام. به این ترتیب می توانید دو سیستم عامل را برای عملکرد نهایی مشترک گرد هم آورید.

8. مراقب بارهای کاری باشید

دیدن کارهایی که همه از طریق یک ابزار مدیریت پروژه روی آن کار می کنند ، به تشخیص وضعیت پروژه و افرادی که روی آن کار می کنند کمک می کند. به این ترتیب چه در خانه باشید و چه برای کار به مسافرت بروید ، می توانید بپرید و ببینید چه چیزی در حال انتقال است.

از کدگذاری رنگ استفاده کنید و از ردیف ها و ستون ها برای سازماندهی پرونده ها ، مکان ها و ردیابی زمان استفاده کنید. برعکس ، داشتن جلسه آنلاین استفاده از کنفرانس ویدئویی برای بحث در مورد پروژه در زمان واقعی ، به همکاران این فرصت را می دهد تا درمورد اینکه در کجا هستند و احساسشان در همه چیز چیست ، صحبت کنند. پرورش روال جلسات آنلاین که در آن وضعیت و به روزرسانی مورد بحث قرار می گیرد ، به شناسایی موارد اولویت دار ، گلوگاه ها و کاهش جدول زمانی فراموش شده کمک می کند.

(alt-tag: زنی شیک که در حالی که تلفن همراه را نگاه می کند و انگشت شست را در دست دارد در خیابان قدم می زند)

7. مواظب مناطق زمانی باشید

لازم نیست که به یک جلسه "چشم قرمز" یا دقیقاً قبل از خواب بپیوندید ، اما هنگام برنامه ریزی پروژه ها یا همگام سازی ، مناطق زمانی در تصمیم گیری در مورد برگزاری یک جلسه بین اداری نقش دارند.

داشتن برنامه مناسب و مفید برای همه ، به میزبان یا سازمان دهنده این امکان را می دهد تا بهترین زمان برای برگزاری یک نشست آنلاین را داشته باشند. به دنبال نرم افزار کنفرانس ویدیویی باشید که همراه با زمانبند منطقه زمانی است یا برای برخی از شرکت کنندگان دعوت شده که باید جلسه را ضبط کنند تا بعداً آن را تماشا کنند ، باز باشید.

6. ورود منظم

هنگامی که تیم شما در سراسر دفتر ، خانه و محل پخش می شود ، از دست دادن برخی از رفتارهای معمولی که در هنگام کار همزمان و تنها چند فوت از یکدیگر حاصل می شود آسان است - مانند نگاهی کوتاه برای پرسیدن سوال یا عبور از کنار یکدیگر در سالن یا اتاق شکست.

برای اطمینان از اینکه همه در یک صفحه هستند ، عادت دهید که مرتباً پایه را لمس کنید. دریغ نکنید که چندین بار در هفته ارتباط برقرار کنید چه از طریق ایمیل ، همگام سازی ، تماس کنفرانسی ، کنفرانس ویدیویی یا گفتگوی متنی!

5. برای پیگیری به اتوماسیون اعتماد کنید

مدیریت مهلت ها ، وضعیت ها و پیشرفت کار به راحتی امکان پذیر نیست ، زیرا شما شخصاً نمی توانید این کار را انجام دهید. اما وقتی می توانید کارهای تکراری وقت گیر را بارگیری کنید ، وقت خود را برای صرف کارهای مهم دیگر شل می کنید. به علاوه ، حذف عنصر انسانی نتایج بهتر و دقیق تری ایجاد می کند. اجازه دهید اتوماسیون کار سنگین سازی را برای شما انجام دهد:

• دعوت ها و یادآوری ها را برای کنفرانس های ویدیویی آینده برنامه ریزی کنید
• برای یک برنامه و اعلان های بی وقفه Google Calendar را با نرم افزار کنفرانس ویدیویی خود تلفیق کنید
• اطلاعات بی درنگ را با Google Doc به اشتراک بگذارید و ویرایشها و تغییرات فوری ارسال شده به ایمیل خود را دریافت کنید
• مدیریت پروژه و ابزارهای ویدئویی که صفحات گسترده ، اطلاعات مشتری ، ضبط ها ، رونویسی ها و موارد دیگر را به صورت خودکار انجام می دهند.

4. از برنامه موبایل استفاده کنید

در صورت ملاقات آنلاین ، یک برنامه تلفن همراه گزینه سریع و آسان این امکان را به همکاران می دهد که بتوانند از هر کجا - در خیابان ، حیاط پشتی یا اتاق ناهار - با یک تماس تماس بگیرند.

شروع یک جلسه از کف دست به شما جلسات با کیفیتی می بخشد که به همان اندازه ای که روی دسک تاپ قرار دارید خوب است. هنوز هم می توانید جلسات را از قبل یا در محل برنامه ریزی کنید. می توانید به تقویم و دفترچه آدرس خود دسترسی پیدا کرده و آنها را همگام سازی کنید. و البته ، همان جایی که هستید ، همان جایی است که جلسه شما است. یک برنامه تلفن همراه به شما آزادی انجام یک جلسه یا تماس با هر کجا که اتصال به اینترنت را دارد ، می دهد.

بعلاوه ، شما هنوز هم در یک ملاقات امن و ایمن به سابقه تماس ، رونوشت ها و ضبط های خود دسترسی پیدا می کنید.

3. یک مرکز ذخیره سازی "استاندارد" ایجاد کنید

همه پرونده ها ، پیوندها ، اسناد و رسانه های مهم را به راحتی در یک مکان قابل دسترسی و ذخیره کنید. وقتی در یک مکان متمرکز است ، رسیدن به آن لزوماً چنین وظیفه ای به نظر نمی رسد. وقتی موارد فهرست بندی ، سازمان یافته و به صورت بلادرنگ در دسترس باشند ، همه می توانند به جدیدترین پرونده ها ، جلسات مستند اخیر و تصمیمات مهم دسترسی داشته باشند.

چند پیشنهاد دیگر:

اگر در مکان های مختلف دفتر دارید ، ممکن است بیش از یک زبان صحبت شود. سعی کنید با زبانی که بیشترین صحبت را دارد بمانید و اگر نیاز به برقراری ارتباط با زبان دیگری دارید ، مکالمه را به صورت خصوصی از طریق گفتگوی متنی یا در یک کانال جداگانه انجام دهید.

از برچسب گذاری صحیح اسناد و مدارک صریح و روشن ساختن روشی برای کار بر روی آنها ، از تهیه نسخه تکراری اسناد خودداری کنید. هیچ چیز بدتر از اتلاف وقت در سندی نیست که قبلاً انجام شده است ، نسخه جدیدتری دارد یا گم شده است.

تشخیص دهید که کدام روش ارتباطی برای هدف شما مناسب تر است. اگر درمورد جزئیات یا سicationال بله یا خیر به توضیح نیاز دارید ، برای همکار خود پیام گپ بزنید. اگر نگران یک درخواست توقف در آینده هستید ، یک ایمیل ارسال کنید. اگر مشکلی با یک همکار دارید و این بر توانایی شما برای انجام و تولید کارهای خوب تأثیر می گذارد ، یک کنفرانس ویدیویی یک به یک را تعیین کنید.

2. رویکرد "اولین فیلم" را اتخاذ کنید

مخصوصاً در پرتو یک بیماری همه گیر که روی جهان تأثیر گذاشته است ، یک رویکرد ویدئویی محور که ارزش تعاملات رو در رو را ارزیابی می کند ، باعث می شود که همکاران احساس کنند که به جای ایده یک فرد واقعی ، با یک فرد واقعی کار می کنند. نشان دادن چهره ، به اشتراک گذاشتن صدا ، حرکت دادن بدن - این همه بخشی از ایجاد نسخه واقعی تر از شما در یک محیط مجازی است. یک کنفرانس ویدئویی برای ایجاد یک محیط اداری معمولی در یک فضای دیجیتالی کار می کند.

بعلاوه ، چرا وقتی می توانید "نشان دهید" "بگویید" برخی از ارائه ها - به ویژه مواردی که شامل مفاهیم و ایده های انتزاعی یا ناوبری ناخوشایند از طریق طراحی وب سایت هستند - با نمایش با استفاده از اشتراک صفحه بهتر به نمایش در می آیند. همکاران به معنای واقعی کلمه با ایده های شما در یک صفحه از جلسه ویدئو کنفرانس با صندلی ردیف جلو قرار می گیرند.

1. آزمایش کنید و بازخورد بگیرید

مانند اکثر تمهیدات ، مقداری انتقال و آزمایش وجود دارد. همکاری بین دفتری که بیشتر شبیه یک ماشین روغن کاری شده به جای زنگ زده است ، نیاز به اجرای استراتژی ها ، شیوه های ارتباطی و ابزارهای مختلف دارد تا بهترین عملکردی را که برای تیم مناسب است ، مشاهده کند.

یکی از مهمترین عواملی که موفقیت تیم یا خروجی پروژه را تعیین خواهد کرد ، تمایل همه به اعتماد به یکدیگر است. آیا اعضای تیم می توانند با احترام با یکدیگر رفتار کنند؟ آیا کارگران از راه دور به جای هوس کردن ، وزن خود را می کشند؟ آیا کارمندان اداری بیش از حد اشتیاق به تحت تأثیر قرار دادن و رهبری را دارند؟

با تمرکز بر برنامه ریزی ، استفاده از ابزارهای تیم سازی و کمی رفاقت در اینجا و آنجا ، حتی اگر تیم شما گسترده باشد ، سعی در چیزهای جدید برای رفع فاصله لازم نیست. مهم است که استراتژی ها و ابزارهای جدیدی را امتحان کنید و ببینید کدام یک بهترین نتیجه را برای تیم شما و هدف شما به ارمغان می آورند.

همکاری بین دفتری همیشه با مجموعه ای از تعارضات و چالش ها همراه خواهد بود. نتایج همکاران کار در داخل و خارج از دفتر ، نزدیک و دور ، و کار با برنامه های مختلف مانند ساعتهای انعطاف پذیر، نیمه وقت یا تمام وقت بر خروجی و جریان کار تأثیر می گذارد. با این حال ، حتی در وضعیت فعلی امور جهانی ، این فرصتی برای سازگاری با تعادل بالقوه کار و زندگی است که با فناوری مورد استفاده ما حرکت و خم می شود.

به مجموعه بی نظیر نرم افزار کنفرانس ویدیویی دو طرفه Callbridge اجازه دهید انسجام بین تیم ها ایجاد شود. فناوری آن برای ارتباط افراد طراحی شده است ، بنابراین کسب و کار شما می تواند بدون توجه به میزان پراکندگی نیروی کار ، شکوفا شود.

Callbridge به دنبال مشاغل متوسط ​​است که به دنبال راه حل های پیچیده ای است که اختلافات داخلی بین همکاران و مشتریان خارجی ، فروشندگان ، سهامداران و سایر بخشهای مهم در حال رشد کسب و کار شما را کاهش دهد. با ارائه طیف گسترده ای از ویژگی های مشترک برای پیشبرد تعامل و بهره وری ، پلت فرم کنفرانس صوتی ، تصویری و وب خبره Callbridge شما را در هر کجا که هستید و هر کجا که باشید با خیال راحت و ایمن متصل می کنید.

چه چیزی Callbridge را متفاوت می کند؟

جلسه رونویسی از طریق AI - دستیار شخصی مصنوعی و هوشمند Cue of از ضبط جلسات شما و شناسایی سخنرانان ، موضوعات و موضوعات مراقبت می کند.

ادغام با Slack و Google Calendar - هر زمان که می توانید در کنار Google Suite ، Outlook و Slack ادغام شوید ، ضرب و شتم را از دست ندهید.

ویژگی های استثنایی - از ویژگی های کلاس جهانی مانند لذت ببرید ضبط جلسه, اشتراک گذاری صفحه, اشتراک سند, تخته سفید آنلاین، و بیشتر!

امنیت سطح بالا - با کد دسترسی یکبار مصرف ، جلسه قفل و کد امنیتی ، اطمینان داشته باشید که اطلاعات شما ایمن و مطمئن هستند.

مارک تجاری سفارشی - با استفاده از آرم و استانداردهای تجاری خود ، اتاق جلسات آنلاین خود را با مارک و منحصر به فرد خود اختصاص دهید.

بدون بارگیری لازم است - هیچ سیم و تجهیزات سنگینی وجود ندارد ، فقط بارگیری صفر است ، راه حل های کنفرانس ویدیویی مبتنی بر مرورگر.