چگونه میزبان یک نشست کنفرانس تلفنی باشیم تا همه چیز انجام شود

نحوه میزبانی یک نشست کنفرانسی

اگر مانند اکثر صاحبان مشاغل کوچک هستید، باید میزبانی کنید یک جلسه کنفرانس تلفنی یا به ترتیب برنامه ریزی کنید یا با تیم خود طوفان فکری کنید. همچنین احتمالاً تا به حال متوجه شده اید که همه جلسات آنطور که می توانستند سازنده نباشند.

بعضی اوقات کارمندان دیر حاضر می شوند. گاهی اوقات بیش از حد خواب آلوده یا حواس پرت هستند. در مواقع دیگر ، آنها اصلاً ظاهر نمی شوند. آسان است که گاهی اوقات تعجب کنیم که آیا حتی می توان یک جلسه تماس کنفرانسی را برگزار کرد که هیچ مشکلی پیش نمی آید.

خوشبختانه برای شما ، یک جلسه تماس کنفرانسی معنی دار و پربار ممکن است. در تماس تلفنی، ما جلسات کافی را دیده ایم و تسهیل کرده ایم تا بدانیم دقیقاً برای میزبانی بهترین جلسه ممکن دقیقاً چه کاری باید انجام دهید. تمام آنچه شما باید انجام دهید این است که این مراحل سریع و آسان را دنبال کنید:

مرحله 1: قبل از انجام هر کار دیگری هدف مشخص جلسه را در ذهن داشته باشید.
مرحله 2: دستور کار جلسه کنفرانس تلفنی را ایجاد کنید که تا حد ممکن جزئیات بیشتری داشته باشد.
مرحله 3: دعوت نامه های دقیق جلسه را ارسال کنید و از مهمانان خود پیگیری کنید.
مرحله 4: موارد غیر مرتبط را برای بعد ذخیره کنید تا جلسه شما از خط خارج نشود.
مرحله 5: قبل از پایان جلسه ، برای مراحل بعدی برای همه موافقت کنید.

یک هدف ملاقات روشن داشته باشید

چرخیدن به دور در دایره ها آسان است میزبانی یک جلسه برای "بررسی پروژه X" یا "کاوش در موضوعات مرتبط با Y"، زیرا اهداف روشنی برای جلسه تعیین نکرده اید. در عوض، در مورد تعیین هدفی مانند «تصمیم به یک جهت برای کمپین پاییزی» یا «ایجاد و توافق بر سر یک چارچوب اندازه‌گیری برای تبلیغات رسانه‌های اجتماعی ما» چطور است.

سعی کنید تا جایی که ممکن است با اهداف خود مشخص باشید ، و نه تنها قادر خواهید بود که موفقیت جلسه خود را موفقیت آمیز بدانید ، بلکه همچنین در بحث های خود خارج از مسیر هستید یا خیر.

دستور کار جلسه جلسه کنفرانس ایجاد کنید

هیچ کس با صرف 90٪ از وقت خود را به دیباچه کتاب نمی نویسد. داشتن یک دستور کار و پایبندی به آن شما را در رسیدن به هدفی برای جلسه تماس کنفرانسی که قبلاً تعیین کرده اید نزدیکتر می کند زیرا زمان اختصاص داده شده برای بحث در مورد همه موضوعات مهم در جلسه شما وجود دارد.

همچنین مهم است که به یاد داشته باشید که همه ما فقط انسان هستیم و گاهی اوقات بهترین های ما مرتکب اشتباه می شوند ، مماس می شوند ، یا فقط از سرگرمی دور می شوند. شما باید جلسه تماس کنفرانسی خود را طبق برنامه نگه دارید ، اما لطفاً در این مورد مبارزه نکنید. در هر جلسه فضای کمی برای سرگرمی وجود دارد.

ارسال دعوت نامه های تفصیلی جلسه و پیگیری آنها

با ارسال دعوت نامه های جلسه ، قانون "هرچه زودتر ، بهتر" است. به این ترتیب ، شما وقت دارید كه اگر فراموش كرده اند در جلسه شما RSVP را فراموش كنند ، به آرامی به آنها یادآوری كنید. دادن وقت به شرکت کنندگان نیز به آنها امکان می دهد تا برای جلسه شما آماده شوند و سرعت لازم را برای شناختن قبل از جلسه به شما بدهند.

چرا برنامه شما نیاز به جزئیات دارد؟ صرفاً به این دلیل که وقتی شرکت کنندگان بدانند از آنها در مورد موضوع یا شغل خاصی سال می شود ، تمایل دارند که از قبل جوابی تهیه کنند. اساساً ، آنها برای جلسه خود آمادگی بیشتری خواهند داشت ، حتی اگر فقط برای این باشد که از آنها به عنوان فردی که آماده نبوده ، جدا نشوید.

موضوعات مربوط به جلسه کنفرانس "پارک" که بی ربط هستند

چه کاری انجام می دهید که جلسه شما شروع به تبدیل شدن به یک مماس غیرمرتبط می کند؟ به راحتی می توانید به آنها بگویید که متوقف شوند ، اما این ممکن است با استعدادترین و بهترین استقبال از راه حل نباشد. در عوض ، سعی کنید "این پارکینگ ها را" پارک کنید تا در پایان جلسه یا بعداً از آنها بازدید کنید. برخی از مردم به این "پارکینگ" می گویند.

اگر کسی نکته معتبری را مطرح کند که باید به آن توجه شود ، پارکینگ نیز عالی است ، اما هنوز به صراحت مربوط به جلسه نیست. به این ترتیب ، در حالی که جلسه شما ادامه دارد ، بدون هیچ گونه مانعی در بحث های خارج از موضوع ، می توان به موضوعات مهم توجه لازم را داد.

اطمینان حاصل کنید که مراحل بعدی با هم توافق شده است

این مرحله ضروری است. در پایان جلسه ، تمام مراحل بعدی و همچنین افرادی که مالکیت را بر عهده دارند ، تکرار کنید. هنگامی که همه طرفین با وظایف خود موافقت کردند ، هیچ کس نمی تواند بهانه گیجی شود ، یا اینکه می گوید چیزی "ذهن آنها را لغزیده" است.

با تشکر از نشانه، شما همچنین می توانید نسخه رونوشت جلسه تولید شده توسط هوش مصنوعی را برای همه شرکت کنندگان ارسال کنید تا هیچ سردرگمی در مورد آنچه باید انجام شود وجود ندارد.

پس از توافق در مورد زمان جلسه بعدی ، می توانید دوباره به پارکینگ خود حلقه بزنید و جزئیات بیشتری را آدرس دهی کنید ، یا فقط گپ بزنید. اگرچه گاهی اوقات صحبت در مورد مواردی از قبیل رویدادها و فیلم های سینمایی هنگام برگزاری جلسه تماس کنفرانسی بی معنی به نظر می رسد ، اما برای یک اکوسیستم مثبت در محل کار و کارمندان خوشحال ضروری است.