نمی دانید چگونه می توان یک جلسه مجازی تنظیم کرد؟ بهتر از این ، هنوز فکر اینکه یک جلسه مجازی چیست؟ در اینجا خبر خوب است؛ در این برهه از زمان ، راه اندازی یک جلسه مجازی کار آسانی نیست و اگر هنوز درمورد اینکه یک جلسه چیست روشن نیستید ، در جای مناسب قرار دارید.
آماده نگاهی دقیق تر هستید؟
یک جلسه مجازی…
در غیر این صورت به عنوان یک جلسه آنلاین ، یا کنفرانس ویدیویی ، و کنفرانس صوتی تحت چتر کنفرانس وب شناخته می شود ، تعریف جلسه مجازی مطابق با تعلیم این است: "جلسات مجازی تعاملات بلادرنگ هستند که از طریق اینترنت با استفاده از صوتی و تصویری یکپارچه ، ابزار چت و اشتراک برنامه انجام می شود." درست مثل یک جلسه حضوری ، یک جلسه مجازی شرکت کنندگان را برای به اشتراک گذاشتن ایده ها ، گفتگو و همکاری در یک محیط پویا بین دو یا چند نقطه پایانی جمع می کند ، مگر اینکه در واقع از لحاظ جسمی حضور داشته باشد ، به جای آن از دستگاهی استفاده می شود.
یک جلسه مجازی برای سلامتی یک تجارت در حال رشد حیاتی است. هرکسی از کارمند گرفته تا مدیر پروژه ، مجری سطح c و حرفه ای HR باید به فناوری ارتباطات گروهی تکیه کند تا بتواند کار خود را انجام دهد و فاصله بین انسانهای دیگر را از نظر مکانی و مکانی از بین ببرد. شرکت های دارویی و فناوری اطلاعات ، شرکت های حقوقی ، مشاغل کوچک و شرکتی و سایر موارد ، همگی از بی واسطه بودن و ارتباط داشتن رویکرد ارتباط ویدیو محور بهره مند می شوند.
این یک جلسه مجازی است:
جلسات مجازی از طریق توانایی برقراری ارتباط با هر کسی ، در هر مکان و هر زمان ، امکان رونق کسب و کارها را بدون در نظر گرفتن مکان فراهم می کند. موانع فضایی که به طور معمول روابط کاری ، تداوم و همکاری های تولیدی را مسدود می کند ، دیگر در جلسات مجازی که ارتباط را تشویق می کنند وجود ندارد. برخی از مزایای کلی عبارتند از:
- کاهش زمان رفت و آمد
- کاهش هزینه های حمل و نقل ، سفر و اقامت
- افزایش بهره وری = افزونگی کمتر
- حفظ بهتر کارمند
- مزیت رقابتی
و وقتی نوبت به تجارت می رسد ، چگونگی کارکرد یک رویکرد ویدیو محور در استراتژی ارتباطی خود را برای پشتیبانی کار کنید:
- یک نیروی کار دیجیتالی و متصل تر
- دسترسی به مدیریت
- جهانی پیشرفته فرهنگ ارتباطات
- قابلیت اطمینان بهتر که برابر با نتایج سریعتر باشد
- افزونگی و داده ها و اطلاعات دقیقه به لحظه کاهش یافته است
- ارزش بهتر است
- هنوز در مورد چگونگی شروع کار با کنفرانس ویدیویی هنوز کمی مبهم است؟ در اینجا نحوه تنظیم یک جلسه مجازی آورده شده است:
نرم افزار مناسب را انتخاب کنید
قبل از شروع تعهد با ارائه دهنده خدمات ، چند تدارکات را در نظر بگیرید.
فکر می کنید چند بار نیاز به استفاده از نرم افزار دارید؟ اگر به دنبال کنفرانس ویدیویی آماده برای شرکت هستید ، به محل استقرار شرکت کنندگان فکر کنید. در خانه یا در اتاق هیئت مدیره؟ اگر مورد قبلی باشد ، استفاده از کنفرانس تحت وب مناسب تر ، راحت تر و راحت تر است.
به ویژگی های ارائه شده نگاهی بیندازید. آیا به اشتراک گذاری صفحه نمایش (مناسب برای خدمات مشتری و ارائه خدمات فناوری اطلاعات) ارائه می شود؟ تخته سفید آنلاین (مفید برای اهداف آموزشی یا ایده پردازی خلاقانه) یا به اشتراک گذاری اسناد (باعث می شود جزوه های به اشتراک گذاری ، اسناد مهم و استعدادهای جدید در حال بارگیری بسیار ساده تر شوند) ، و غیره
روشن کنید که چرا به یک جلسه مجازی نیاز دارید؟
در وهله اول چرا یک جلسه برگزار می کنید؟ داخلی است (اطلاعیه ها ، پردازنده ها ، جلسات دستمال کاغذی ، جلسه مدیریت) یا خارجی (سطح فروش ، توسعه تجارت جدید)؟ به ساختار و دلیل آن فکر کنید و سپس به طور طبیعی ، سایر قطعات مانند حضور در محل قرار می گیرند.
تصمیم بگیرید چه کسی باید شرکت کند
جلسات مجازی مخصوصاً برای جاسوسی افراد در یک زمان و در مکانی متفاوت مثر است. بنابراین اگر شرکت کننده هایی در خارج از کشور ، در خانه یا پایین سالن دارید ، می توانید بدون توجه به مکان ، به راحتی و به طور موثر ارتباط برقرار کنید. تا زمانی که همه از اختلاف زمانی بالقوه آگاه باشند یا از برنامه ریز منطقه زمانی استفاده کنند ، حضور در آن آسان است. به یاد داشته باشید که فقط افراد ضروری باید دعوت شوند. صرفاً با در نظر گرفتن شرکت کنندگان ضروری در وقت و هزینه خود صرفه جویی کنید. برای هر کس دیگری ، جلسه را ضبط کنید تا بعداً ارسال شود.
طرح کلی ایجاد کنید
تنظیم یک دستور کار ، افکار شما را منظم می کند تا بتوانید یک جلسه مجازی به موقع ، شفاف و جذاب داشته باشید. به علاوه ، به شرکت کنندگان کمک خواهد کرد تا بدانند از آنها چه انتظاری می رود. آنها برای کمک به چه چیزی نیاز دارند؟ آیا قبل از همگام سازی مواد دیگری برای مسواک زدن نیاز دارند؟ جلسه چه مدت طول می کشد؟ درج یک طرح مختصر از سردرگمی جلوگیری کرده و به شرکت کنندگان در احساس آمادگی کمک می کند.
دعوت و یادآوری ارسال کنید
نکته جالب در مورد جلسات مجازی این است که می توانید هم اکنون به صورت جلسه بداهه یا برنامه ریزی قبلی ، میزبان یک جلسه باشید. افزودن تمام اطلاعات لازم به دعوت اولیه مانند زمان ، تاریخ و سایر اطلاعات مهم به دلیل خودکار بودن ، آسان است. برای یادآوری همگام سازی آینده ، یادآوری ها را تنظیم کنید تا به تماس های شما کمک کند. برای جلسات فوری تر که باید در محل برگزار شوند ، از اعلان های پیامکی استفاده کنید تا جزئیات جلسه مستقیماً به دستگاه های شرکت کنندگان شلیک شود. دیگر هیچ وقت در انتظار ورود دیرهنگام یا غیر حضوری تلف نمی شود.
از ویژگی ها برای جلسات مجازی موثرتر استفاده کنید
نرم افزار کنفرانس ویدئویی مناسب برای جلسه مجازی شما ، دارای بسیاری از ویژگی های کاربردی و مناسب برای افزایش تجربه آنلاین شما است. برای بهترین نتیجه ، مطمئن شوید که فناوری انتخاب شده شما بارگیری شده است:
- اشتراک صفحه: فوراً صفحه نمایش خود را با شرکت کنندگان به اشتراک بگذارید تا یک سخنرانی را ارائه دهد یا یک مشکل IT را حل کند.
- ضبط: اکنون ضبط کنید تا بعداً تماشا کنید. مناسب برای شرکت کنندگانی که نمی توانند در مکالمه شرکت کنند.
- متن: رونویسی خودکار از تمام جلسات ضبط شده اطمینان می دهد که هیچ ایده ای پشت سر نمی گذارد.
- تخته سفید آنلاین: روشی خلاقانه برای بیان مفاهیم و گرافیک با استفاده از تصاویر ، رنگها و اشکال.
A Take Away را اضافه کنید
در پایان جلسه مجازی خود ، می خواهید شرکت کنندگان با چه چیزهایی را ترک کنند؟ هدف چه بود و مراحل بعدی چیست؟ اطمینان حاصل کنید که همه با دانستن هدف و کارهایی که باید در مرحله بعدی انجام شود دور می شوند.
با یک ایمیل پیگیری کنید
آن را تا جایی که می توانید کوتاه و شیرین نگه دارید ، اما آنچه در ایمیل پیگیری می شود شامل موارد زیر است: خلاصه صورت جلسه ، مراحل بعدی ، موفقیت کلیدی جلسه (این باید با هدف جلسه شما مطابقت داشته باشد) و ضبط (اگر آن را ضبط کرده اید) )
بهترین روشهای ملاقات مجازی
اکنون که درک بهتری از چگونگی تقویت یک جلسه مجازی می توانید ارتباط بین فرستنده و گیرنده داشته باشید ، مواردی وجود دارد آداب معاشرت پيگيري كردن. در اینجا چند نکته وجود دارد که باید بخاطر بسپارید:
فن آوری: برای اطمینان از به روز بودن و عملکرد فناوری خود ، یک بررسی قبل از جلسه را انجام دهید. اطمینان حاصل کنید که میکروفن ، بلندگوها و دوربین آماده کار هستند. تنظیمات خود را تأیید کنید و در صورت تعدیل ، اتاق انتظار را راه اندازی کنید و اطمینان حاصل کنید که همه به طور خودکار برای بی صدا تنظیم می شوند.
مشارکت: رئوس مطالب جلسه خود را مرور کنید و قبل از شروع کار جریان را طی کنید. با این روش می توانید مکث ها و وقفه ها را آماده کنید و برای طرح س questionsال از شرکت کنندگان برنامه ریزی کنید. فعالیتی را با استفاده از تخته سفید آنلاین و استفاده از ویژگی اشتراک صفحه برای "نمایش" به جای "بگویید" استفاده کنید.
نامزدی: هنگامی که تحویل خود را جالب می کنید ، شرکت کنندگان بیشتر اطلاعات شما را جذب می کنند. به جای اینکه فقط آمار و معیارهای خشک را بازپخش کنید ، داستانی را با ابتدا ، وسط و پایان تعریف کنید. با استفاده از تصاویر ، فیلم ها ، رنگ های روشن و برجسته سازی کلمات مهم ، داده ها و اطلاعات لازم را در طول آن قرار دهید.
خوش بگذره: فراموش نکنیم که یک نشست مجازی را اجتماعی می کنیم! جلسه مجازی را با سالات یخ شکن باز کنید. س Quesالاتی که کمی شخصی تر هستند ، در گروه های کوچک به خوبی کار می کنند ، مانند: "آخر این آخر هفته چی گرفتی؟" یا "به ما بگویید چه چیزی را در Netflix تماشا می کنید."
با وجود گروه های بزرگتر ، می توانید مبهم و سرگرم کننده باشید ، "چه عذر شخصی است که همیشه استفاده می کنید؟" یا "شخصیت فیلم یا کتاب کدام کودک شما را به یاد خود می آورد؟"
و در جلسه ای ، س askingال مربوطه مانند: "آخرین باری که در یک گروه صحبت کردید چه زمانی بود؟" یا چیزی کمی منحصر به فرد تر مانند: "اگر می توانید دم حیوانی داشته باشید ، چه چیزی خواهد بود؟"
ایده این است که در یک محیط حرفه ای اما با لحنی گاه به گاه بیشتر یکدیگر را بشناسیم. یخ شکن احساس مناسبی را القا می کند ، یادگیری را تحریک می کند و پیوند را تشویق می کند. تمام مهارت های عالی برای آوردن به میز مجازی!
Callbridge را به عنوان بستر ارتباطی گروهی خود انتخاب کنید و پس از یادگیری نحوه تنظیم یک جلسه مجازی ، میزان بهره وری و افزایش تعامل را تماشا کنید. با ویژگی های برتر که شامل اشتراک گذاری صفحه ، رونویسی با استفاده از هوش مصنوعی و خلاصه ها ، به علاوه اقدامات امنیتی افزایش یافته ، بارگیری صفر و سفارشی سازی ، می توانید هر جلسه مجازی را با شرکت کنندگان مطابقت دهید.
