وقتی چیزی به بزرگی همه گیر بر جهان تأثیر بگذارد ، ناگزیر نحوه کار جهان را تغییر می دهد. گام به گام ، با عبور از سرزمینهای ناشناخته ، هر صنعت و هر مشاغل در حال یادگیری نحوه انطباق و موفقیت در این شرایط جدید - به ویژه قانونی است.
سیستم حقوقی تحت محدودیت ها و محدودیت های متعددی قرار گرفته است ، و در نتیجه ، بر تعداد دفعات و در دسترس بودن درخواست ها ، دادگاه های مقدماتی ، دادگاه ها و به طور کلی روند دادرسی تأثیر گذاشته است.
به عنوان یک متخصص حقوقی ، مطمئناً نتیجه کار مجبور به کار در خانه را از نزدیک تجربه کرده اید. با تغییر روندها و سیستم های قبلی ، تبدیل جلسات مجازی به واحد پول تبدیل شده و به یک فضای آنلاین تبدیل می شود. با یک چشم انداز قانونی تغییر یافته ، کنفرانس ویدئویی در حال تبدیل شدن به یک راه حل اصلی برای بسیاری از مراحل قانونی است ، شروع با معاینات برای کشف.
ویدئو کنفرانس به هر دو طرف وکالت این امکان را می دهد تا حقایق ، مدارک ، پشتیبانی ، ادعاها ، اثبات ها و دفاعیات لازم و مهم را بدون اینکه هرگز قدم در دادگاه بگذارند ، در دادخواست بدست آورند.
با فرض اینکه موسسه حقوقی شما انتقال آنلاین را انجام داده باشد - بالا بردن تعداد جلسات از راه دور ، تقویت بخش IT ، یادگیری نحوه استفاده اشتراک صفحه و زمینه های مجازی ، ایجاد تنظیمات برای جلسات و ارائه های کوتاهتر و مختصرتر آنلاین - اکنون می توانید ببینید که چگونه فناوری به راحتی امکان برقراری ارتباط از راه دور را فراهم می کند.
بیایید عمیق تر به چگونگی شکل گیری این امر در مفاهیم مختلف قانونی بپردازیم.
یکی از مفیدترین و جذاب ترین ویژگی های کنفرانس ویدیویی شامل ضبط است. ضرب و شتم ضبط هنگامی که یک جلسه آنلاین در حال انجام است ، ضبط ضبط شده از ابتدا تا انتها را که به طور کامل گرفته شده است ، در اختیار شرکت کنندگان قرار می دهد.
با این حال ، این می تواند یک تغییر رویه برای بسیاری از شرکت ها و مشاغل باشد. قبل از انتقال آنلاین و بیشتر افرادی که از خانه کار می کردند ، آیا تماس های تیمی تا به حال ثبت شده است؟ چه کسی یادداشت های جلسه را گرفته است؟ چه مدت زمان صرف مجالس شد؟ با به کار بردن فناوری تحریک سنگین مانند ضبط صدا ، فیلم ، صفحه نمایشگر ، پیوندها و اسناد ارسالی ، حرکت را یکپارچه کنید.
در کنار مزیت ضبط ، رونویسی و خلاصه های هوشمند نیز وجود دارد ، دو ویژگی که روند کشف معاینه را افزایش می دهند. نه تنها از طریق ویدئو تفاوت های جزئی و زبان بدن گرفته می شود ، بلکه از طریق برچسب های بلندگو ، الگوریتم های پیشرفته و پیوندهای موضوعی رایج ، صدای صدا ، الگوهای فکری و واژگان نیز قابل تشخیص است.
در طرف دیگر سکه ، چند چالش نهفته است که دادخواست های آینده و تحقیقات باید بررسی شود. ضبط انبوه سه نقطه نگرانی را از نظر ذخیره اطلاعات ایجاد می کند:
ضرب داده ها
هنگامی که مبادلات آنلاین بیشتر و بیشتری ضبط می شود ، پرونده های بیشتری روی هم انباشته می شوند و همچنین اندازه پرونده های ویدیویی نیز می تواند بسیار زیاد باشد. با افزایش حجم داده ها ، توانایی ذخیره و بازیابی ایمن به طور همزمان افزایش می یابد.
مدیریت سوابق
ذخیره امن و ایمن داده ضروری است زیرا اطلاعات به اشتراک گذاشته شده و بحث شده می تواند بسیار حساس باشد و برای دیدن دیگران مورد استفاده قرار نگیرد. نحوه و محل ذخیره سازی این پرونده ها را در نظر بگیرید. محافظت کیست یا چیست؟ چه کسی دسترسی دارد و چگونه از آنها محافظت می شود؟
کشف
پیش از این ، ممکن است جلسات به صورت صوتی ضبط شده یا در یک سند پردازش متن نوشته شده باشند ، بنابراین ، صحت و دامنه اطلاعات ارائه شده را محدود می کند.
شاید داده ها در یک ارائه یا دستور کار جمع آوری شده باشد. اکنون ، پتانسیل دقیقتر پرونده ها و رونویسی های الکترونیکی بسیار سودمندتر از هر زمان دیگری است. جلسات آنلاین ضبط شده توانایی ضبط صدا و یا فیلم در کنار تمام محتوای جلسه را که شامل هر معامله و تبادل در طول جلسه است ، می کند.
ارزش حالات صورت ، حرکات لغزش و همه چیز را در ذهن داشته باشید بدون صحبت صحبت كرد.
چیزی برای یادآوری:
دسترسی به جلسات ضبط شده می تواند ثابت کند هر دو a مثبت و منفی به عنوان "رد پای دیجیتالی" می تواند زمینه هایی برای استفاده بعدی باشد. اطمینان حاصل کنید که اقدامات حریم خصوصی و امنیتی شما به روز و شفاف است زیرا درخواست های کشف دعوی می تواند شامل جلسات ویدئویی به همان اندازه ایمیل ها و اسناد باشد.
برای اطمینان از صحت و شفافیت کلی ، سیاست هایی را تنظیم کنید که انسجام ایجاد کند در مورد کنفرانس ویدیویی. سازماندهی داده ها ، تصمیم گیری درباره دستورالعمل ها و به طور کلی ایجاد جریان یا روال در مورد جلسات آنلاین ، اطمینان از محدود بودن خطرات امنیتی ، استخراج داده ها و دسترسی آسان به اطلاعات را تضمین می کند:
- تصمیم گیری در مورد نامگذاری کنوانسیون برای جلسات و اینکه چه کسی مدیریت ضبط ها را بر عهده دارد. ضبط ها در کجا زندگی می کنند و قوانین اداری برای ذخیره سازی ، دسترسی ، حذف ، کشف و غیره چیست؟
- بسته به اندازه جلسه ، مسئولیت های ضبط را به یک یا چند شرکت کننده محول کنید. از هر بخش ، سرپرست یا مدیر یک شرکت کننده انتخاب کنید تا ضبط انواع مختلف جلسات را بر عهده داشته باشد. مجری چه کسی خواهد بود و چه سیاست ها ، قوانین و رویه هایی برای جلسات مختلف مجازی باید وضع شود؟
- می خواهید کدام "نمای" را ذخیره کنید؟ هنگامی که تصمیم گرفتید که مجری چه کسی است (یا شاید تعداد معدودی وجود داشته باشد) انتخاب کنید که کدام یک از گزینه های مختلف جلسه نیاز شرکت شما را برآورده می کند و چه کسی ضبط را از کدام رایانه انجام می دهد - یا نقطه برتری.
- آخر را زیر نظر داشته باشید خلاصه و گزارش های ارائه شده توسط پلتفرم کنفرانس ویدیویی و تعیین مسئولیت آنها. چه کسی آنها را دریافت می کند و چگونه به آنها دسترسی پیدا می کند؟
- با استفاده از رسوبات کنفرانس ویدیویی از کشف خط خارج شوید:
مکان فیزیکی افسردگی و نحوه تنظیم وی برای اتصال به جلسه مجازی را تعیین کنید
اگر خبرنگار دادگستری و بازپرس نمی توانند در همان مکان ظاهر شوند ، با گزینه دیگری همراه شوید
در زمان واریز ، از طریق پست الکترونیکی پیش از این یا به صورت الکترونیکی نمایشگاه ها را به افسون تحویل دهید
هموار اجرا کنید - قبل از روز رسوب مجازی ، فناوری را آزمایش کنید
چندین وکیل و شرکت کننده را از مکان های مختلف جغرافیایی متصل کنید
درمورد اینکه آیا ضبط می شود ، مورد توافق همه است - رضایت بگیرید - یک سیاست حفظ داشته باشید که نحوه ذخیره کنفرانس های ویدیویی را خراب کند و بعداً پس از مدت زمان مشخصی از بین برود.
پس از پایان یک جلسه آنلاین ، ضبط ها در فضای ابری ذخیره می شوند و از طریق درگاه شرکت یا مجری قابل دسترسی هستند. اجازه دسترسی به برخی از شرکت کنندگان یک اقدام حریم خصوصی و امنیتی است. مدیریت سوابق عمومی ، پروتکل های عملیاتی و دسترسی باید از طریق بحث و تدوین سیاست و روش ایجاد شود.
جلوگیری از نقض امنیت و شنود ویدئو با فناوری که هر تبادل آنلاین را ایمن و خصوصی می کند. استفاده از کد دسترسی یکبار مصرف یا کسی که در طول جلسه رکورد می زند را موظف کنید. به دنبال ویژگی هایی مانند:
- کد دسترسی یکبار مصرف: هر تماس با کد اختصاصی و اختصاصی رمزگذاری می شود که فقط برای مشخص شده و برنامه ریزی شده معتبر است کنفرانس تلفنی.
- جلسه قفل: بلافاصله پس از نمایش شرکت کنندگان ، این ویژگی را فعال کنید تا از مداخله شرکت کنندگان ناخواسته جلوگیری شود. هرکسی که دیر ظاهر شود لازم است از مجری مجوز درخواست کند.
- کد امنیتی: اگر دستور کار جلسه آنلاین بحث اطلاعات بسیار حساس را در بر می گیرد ، با ورود کد دیگر به یک کنفرانس ، یک لایه امنیتی دیگر اضافه کنید.
ثابت شده است که فناوری که به راحتی در دسترس باشد و زمینه های کشف را فراهم کند ، شیوع بیشتری دارد. و اگر جلو برویم بعید است که دادرسی حضوری مقدم باشد. اگر کشف قانونی و سایر فرایندها به صورت آنلاین انجام شود ، امکان دارد که به صورت آنلاین ادامه داشته باشند.
وقتی نوبت به توسل می رسد نرم افزار کنفرانس ویدیویی به جای حضور شخصی ،
مزایای آن - از جمله صرفه جویی در هزینه ، مسافرت کمتر ، زمان بیشتر ، همکاری از راه دور ، افزایش بهره وری ، تاخیر کمتر - مطمئناً بیشتر از چالش ها است:
چالش شماره 1:
به طور سنتی ، هر یک از طرفین به طور معمول در حضور فیزیکی مشاور حقوقی خود هستند که در هنگام امتحان ملزم به ارائه ، کمک و توضیح اسناد و نمایشگاه ها هستند.
راه حل:
درعوض ، با کنفرانس ویدیویی ، این فرصتی برای برنامه ریزی از قبل است. وکلا و مشاوران حقوقی باید هر یک از شواهد ، نمایشگاه ها ، اسناد و مدارک را از قبل مرتب کنند. باید روشن ، دارای برچسب ، سازماندهی ، عنوان باشد و از طریق پست ارسال شود یا آماده اخراج به صورت الکترونیکی باشد. اطمینان حاصل کنید که آدرس ها به روز هستند ، به درستی هجی می شوند و همه کسانی که به داده ها نیاز دارند در معامله دیجیتال یا پست الکترونیکی گنجانده شده اند.
چالش شماره 2:
ارزیابی رفتار و خونسردی شاهد می تواند به جای حضور در همان مکان فیزیکی ، از طریق پیوند ویدیویی مبهم باشد.
راه حل:
یک آزمایش فناوری که در روزهای منتهی به جلسه مجازی انجام شده ، اطمینان حاصل می کند که شرکت کننده به وضوح و به طور کامل دیده می شود. راهنمای مرجع ویدئو کنفرانس برای مشتریان ، همکاران و سایر متخصصان حقوقی در شرکت خود ایجاد کنید که شامل روش های اجباری برای فرافکنی صدا ، نور ، وضعیت بدنی ، زمینه های قابل قبول و هرگونه اطلاعات دیگر باشد که باعث کشف ویدئو در نقطه ، صیقلی و حرفه ای می شود.
چالش شماره 3:
محیطی که نهادی نباشد یا به نظر خنثی و مناسب نرسد ، ممکن است متناقض ، گمراه کننده باشد یا به معاینه ناکافی منجر شود.
راه حل:
از فیلم ها و آموزش های آنلاین چگونگی شکل گیری واریز کنفرانس ویدئویی ، تماس مکشوفه ، پیش از محاکمه یا مراحل آزمایشی ارائه دهید. آنچه قابل قبول است ، و کدام تنظیمات و زمینه ها منجر به بررسی موفقیت آمیز می شود. همچنین از فیلم های ضعیف و مواردی که نباید انجام شود را ذکر کنید.
چالش شماره 4:
نبودن در یک فضای فیزیکی ، معاینه سو potential استفاده احتمالی یا سو mal رفتار را باز می کند.
راه حل:
شفافیت کامل بحث برای شروع فرم لازم است. موافقت با یک نکته قابل توجه در ابتدای جلسه اطمینان از رعایت همه افراد را می دهد. علاوه بر این ، ارائه آموزش و آموزش در مورد بهترین روشها در هنگام معاینه ، روندها را محکم می کند تا از ساده بودن و استاندارد بودن آنها اطمینان حاصل کند.
با توجه به کیفیت واقعی ارتباطات در طول معاینات برای کشف از طریق کنفرانس ویدیویی ، در اینجا بهترین روش ها وجود دارد:
• کنار زمان تنظیم کنید - قبل ، در حین و بعد از آن
اعلام حضورها ، مصاحبه ها ، شهادت ها ، جلسات ، واریزها - اطمینان حاصل کنید که مقداری قبل از آماده شدن ، زمان کافی برای گذراندن و مدتی بعد برای انعکاس و مرور ضبط یا خلاصه ها کنار گذاشته شده است.
• اطمینان حاصل کنید که همه فناوری عملکرد دارد
وقتی زمان اصلی است ، در تلاش برای حل و حل مسائل فنی در حالی که همه منتظر هستند ، گیر نکنید. کمی زودتر در کنفرانس ویدیویی حاضر شوید و میکروفن ، بلندگو و اتصال خود را آزمایش کنید.
بررسی کنید که همه چیز شارژ می شود ، سیم های اضافی در دسترس است ، WiFi قوی است و غیره. از تست صوتی و تصویری ارائه شده توسط سیستم عامل های کنفرانس در سطح شرکت استفاده کنید.
• دو بار نقطه را بررسی کنید
نقطه ای را انتخاب کنید که ساکت ، استریل و بدون حواس پرتی باشد. دیوار سفید یا اتاق بسته با زمینه ساده و بدون مزاحمت ، بهترین عملکرد را دارد.
• به زمان بندی پایبند باشید
مدت جلسه را زودتر از موعد اعلام کنید تا همه بتوانند طبق آن برنامه ریزی کنند. درست مثل یک جلسه حضوری ، یک دستور کار ایجاد کنید ، به آن پایبند باشید و از وقت همه محافظت کنید.
• اتصال صوتی و تصویری را بررسی کنید
برای به حداقل رساندن بازخورد و به حداکثر رساندن شنوایی و فرافکنی از هدست استفاده کنید. از کنفرانس ویدیویی استفاده کنید که دارای قابلیت های صوتی / تصویری با کیفیت بالا باشد.
اجازه دهید Callbridge فناوری ویدئو کنفرانس را به شرکت حقوقی شما ارائه دهد که باعث می شود رویه های پیش از دادرسی در یک فضای مجازی به راحتی اجرا شود. با داشتن پتانسیل باورنکردنی برای انجام بسیاری از دادرسی های حضوری بصورت آنلاین ، فرصت برای کاهش هزینه ها ، کار بیشتر از خانه ، تسریع در مراحل قضایی و کسب اطلاعات بیشتر با سرعت بیشتری در اختیار شما قرار دارد.
بستر ارتباطی دو طرفه کالبریج این قدرت را دارد که عمیق تر عمل کند و به شیوه تجارت شرکت های حقوقی ب dimensionعد خود را ببخشد. جلسات آنلاین ضبط شده به همه طرفین این حس رو در رو بودن را می دهند اما از فاصله ای امن و سالم. بعلاوه ، حضور انعطاف پذیرتری را فراهم می کند و با تدبیر مناسب ، برنامه ریزی و آمادگی جایگزین مناسبی برای جلسات حضوری است.
