Etäkokouksista on tullut olennainen osa työntekoa kaikkialla maailmassa. Vaikka asuisit isossa kaupungissa, se auttaa kuromaan umpeen kuilua, jos asut yhdessä kaupunginosassa ja toimistosi on toisessa. Neuvottelupuhelut ja videoneuvottelu näyttää siltä, että lähettäjän ja vastaanottajan välillä ei kirjaimellisesti ole etäisyyttä, mikä muuttaa tapaa, jolla kommunikoimme. On todella hämmästyttävää, että elämme aikakautta, jolloin voimme pitää toimistot Singaporessa, Lontoossa, New Yorkissa ja kotiäitejä lähiöissä – kaikki samalla sivulla yhdessä.
Nyt kun yrityksesi on hankkinut huippuosaajia ja olet luonut tehokkaan kokousrytmin, johtajat pitävät mieluummin henkilökohtaisia kokouksia kuin etäkokouksia. Vaikka tämä on perinteisesti totta, niin on myös kyky mukautua ja asettaa etätyöntekijät alan parhaiden työkalujen avulla tuottavampaan, kiinnostavampaan (ja kyberturvallista!) tapaamisia, jotka johtavat lukuihin ja murskaamisiin.
Koska eri säännöt ovat voimassa, kun et ole kasvokkain tapaamisessa, "kultaisista säännöistä" keskusteleminen koskee kaikkia, joten jokainen synkronointi voidaan toimittaa ja vastaanottaa tavalla, joka tuottaa tuloksia. Tässä ovat tärkeimmät säännöt, jotka tulee muistaa etätyösuhteessa:
ENNEN KOKOUSTA
Tutustu tekniikkaasi
Videokameran kytkeminen päälle ja koodin lähettäminen neuvottelupuhelua varten on helppoa. Mutta tutustumalla hieman paremmin ohjelmistojen ja laitteistojen toimintaan saattaisi olla hyvässä asemassa, jos - älä taivasta - neuvottelupuhelun aikana on teknisiä vaikeuksia. Estä mahdolliset hikkautumiset siirtymällä verkkoon 5 minuuttia ennen aikataulua, jotta voit aloittaa asennuksen aikaisin. tai sinulla on suunnitelma b valmis käynnistymään. Jopa videotallennusharjoituksen suorittaminen on fiksu liike!
Lisää kerroksia jaettuun tilaan
Jaettu tila ei ole kokoushuone. Itse asiassa kokoushuoneessa on jaetut tilat, kuten fläppitaulut ja verkkotaulu, jaetut näytöt ja paljon muuta. Etätyöntekijät voivat tuntea olevansa fyysisesti toiseksi paras asia, kun näiden tilojen yhdistelmä vaikuttaa heihin neuvottelupuhelun aikana.
Laadi esityslista, jaa se ennen aikaa
Etäneuvottelupuhelu edellyttää ponnisteluja ja suunnittelua sen varmistamiseksi, että kaikki voivat osallistua. Korostamalla käsiteltyjä aiheita ja jakamalla esityslista etukäteen voit säästää arvokkaita hetkiä pitämällä kiinni suunnitelmasta. Tällä tavalla osallistujat tietävät, mitä on tulossa, ja he voivat aktiivisesti kuunnella sekä valmistautua kokouksen osaansa.
Kutsu A Valitse muutama
Mitä suurempi on neuvottelupuhelun osallistujien määrä, sitä pienempi odotus osallistumisesta keskusteluun on. 1-10 osallistujaa on ihanteellinen.
KOKOUKSEN AIKANA
Pidä kokouksen tavoite edessä ja keskellä
Yksinkertaisin sanoin, muistuta kaikkia, mitä on saavutettava neuvottelupuhelun loppuun mennessä. Kirjoita se muistiin esimerkiksi verkkotaululle, jotta jokainen voi nähdä sen selvästi ja käyttää sitä osallistujien maadoittamiseen, jos he siirtyvät liian kurssilta keskustelun aikana.
Gamify-neuvottelupuhelut
Roolit voidaan antaa eri osallistujille, kuten ohjaajalle, ajanottajalle ja kirjurille, jotta kaikki toimintapisteet ja tehdyt päätökset voidaan ottaa huomioon. Piirrä toistuvia kokouksia varten nimiä ja vaihda rooleja, jotta kokouksen alussa päätetään ja - yllätys! - se voi olla sinä! Tämä pelaaminen varmistaa ihmisten pysymisen sitoutuneina.
Jokainen saa esittelyn
Osallistujat ovat halukkaampia osallistumaan neuvottelupuhelun kun he ymmärtävät paremmin, kuka on puhelussa heidän kanssaan. Nopea esittely kaikille kokoukseen osallistuneille, (vaikka kuvake tai kuva olisi) lisää ripaus ihmiskuntaa ja saa etätyöntekijät tuntemaan itsensä nähdyksi ja kuulluksi!
Kannusta pientä keskustelua
Yhteys etäkollegoihin saa heidän läsnäolonsa tuntemaan kokouksen. Nopea pääsy heidän päiviinsä, säähän, viikonloppusuunnitelmiinsa saa heidät tuntemaan olevansa tunnettuja sekä reaalimaailmassa että digitaalisessa maailmassa.
KOKOUKSEN JÄLKEEN
Laita yhdessä seuranta
Tee yhteenveto lähetettävän kokouksen pääkohdista ja läpimurtoista. Osa, joka tekee siitä kiinnostavan? Lisää hauskanpitoa ja toveruutta. Gif, video tai hauska kuva auttaa tekemään sähköposti- tai chat-viestistä mieleenpainuvan, mikä puolestaan saa kaikki odottamaan jatko-sähköpostia tulevien kokousten jälkeen.
Mainitse numerot
Etätyösuhteen terveys ja tuottavuus riippuvat tavoitteiden saavuttamisesta, numeroiden osumisesta ja suoritustavoitteiden saavuttamisesta. Varaa aikaa keskustellaksesi niistä kokouksessa tai lähetä seurantasähköposti, jossa kerrotaan muutoksista, saavutuksista, parannuksista jne.
Anna Callbridgen tehokkaan neuvotteluohjelmiston puhaltaa eloa yrityskonferenssipuheluihin. Sen ensiluokkainen kokoushuonealusta kattaa eron virtuaalisiin ja todellisiin kokouksiin. Kanssa poikkeukselliset yhteistyöominaisuudet Jotka sisältävät näytön jakaminen, tiedostojen jakaminen, dokumenttien esittely ja ryhmäkeskustelu, Callbridgen poikkeuksellinen audiovisuaalinen tekniikka tukee etätyösuhteita.
