Kun vuosi 2020 on alkanut röyhkeästi, on turvallista sanoa, että nyt, vuoden puolivälissä, kokemuksesi videoneuvotteluista on parantunut kymmenen kertaa. Toimistosi on todennäköisesti siirtynyt online-työskentelyyn, joka on kotona työskentely, avaamalla ovet verkkoviestintään käyttämällä videoneuvotteluja asiakkaiden kanssa, tiimitilaisuuksissa, ylemmän johdon neuvottelupuheluissa, aivoriiheissä, tilakokouksissa ... ja luettelo jatkuu päällä.
Lisäksi sopeudumme muuttuviin aikoihin, joita jokaisella on tällä hetkellä, työvoimasta on jakautumassa fyysisesti (tai käytännössä!). Onko sinulla kollegoja, jotka työskentelevät kotona kokopäiväisesti? Työskenteleekö johto 2 päivää viikossa toimistossa ja työskentelee sitten etänä? Oletko menossa edestakaisin asiakkaiden välillä, joiden on pysyttävä toimistossa 5 päivää viikossa?
Kun kollegat ja tiimin jäsenet ovat levinneet digitaalisille ja fyysisille maisemille, kaikkien pitäminen yhdessä voi osoittautua vaikeaksi, vaikka ei mahdottomaksi! Vaikka ajanhallinnassa on aikarajoituksia, kielirajoja, hierarkian eroja ja yleisiä haasteita, kaikki haluavat todella tehdä yhteistyöstä mahdollisimman tehokasta ja tuottavaa.
Näin voit ylläpitää yhteistyöympäristöä tehokkaasti, jos tiimisi on jaettu kotona, toimistossa tai kentällä.
9 tapaa hallita toimiston välistä yhteistyötä:
9. Vältä epäjärjestystä
Sähköpostit ovat avain nopeaan ja tehokkaaseen kommunikointiin samalla, kun varmistetaan "reitti". Mutta kun pieni kysymys ilmapalloista tulee jättimäiseksi keskusteluksi, joka muuttuu pitkäksi ja monimutkaiseksi, vaihdon todellinen tehokkuus sekoittuu.
Siirtyminen yritysviestintätyökaluun, joka tarjoaa kanavan, jossa työ, tilat ja päivitykset tehdään näkyväksi ja graafiseksi, antaa kaikille kannella hallittavamman kuvan tapahtumista. Yhteistyökalu, kuten Slack, luo tällaisen yhteenkuuluvuuden, samoin kuin mukana tulevat videoneuvotteluohjelmistot integrointivaihtoehdot. Tällä tavalla voit tuoda kaksi alustaa yhteen ja saavuttaa lopullisen yhteistyösuorituksen.
8. Pidä silmällä työmääriä
Nähdä, mitä kaikki työskentelevät projektinhallintatyökalun avulla, voidaan havaita projektin tila ja kuka siinä on. Näin olitpa kotona tai matkustat töihin, voit hypätä päälle ja nähdä, mikä on valmisteilla.
Hyödynnä värikoodausta ja käytä rivejä ja sarakkeita tiedostojen, sijaintien ja ajan seurannan järjestämiseen. Päinvastoin online-kokous Videoneuvottelujen käyttäminen keskustelemaan projektista reaaliajassa tarjoaa kollegoille mahdollisuuden avata missä he ovat ja miten he tuntevat itsensä pimeässä. Edistämällä online-kokousten rutiinia, joissa tilasta ja päivityksistä keskustellaan, voidaan tunnistaa tärkeimmät kohdat, pullonkaulat ja vähentää viivästyneitä aikatauluja.
(alt-tag: Tyylikäs nainen kävelemässä kadulla pitämällä matkapuhelinta katsellen sitä ja peukalossa.)
7. Ole tietoinen aikavyöhykkeistä
Ei ole ihanteellista joutua liittymään "punasilmäisyyden" kokoukseen tai tapaamiseen juuri ennen nukkumaanmenoa, mutta kun suunnittelet projekteja tai synkronointeja, aikavyöhykkeillä on merkitys päättäessään, milloin toimistojen välinen kokoontuminen tapahtuu.
Kun kaikkien aikataulu on kätevä ja käytettävissä, isännällä tai järjestäjällä on näkyvissä paras aika online-kokouksen pitämiseen. Etsi videoneuvotteluohjelmistoa, joka tulee mukaan aikavyöhykkeen ajoitukseen, tai ole avoinna joillekin kutsutuille osallistujille, joiden on tallennettava kokous nyt katsomaan sitä myöhemmin.
6. Sisäänkirjautuminen säännöllisesti
Kun tiimisi on hajautettu toimistoon, kotiin ja kentälle, on helppo menettää joitain tyypillisempiä käyttäytymismalleja, kun työskentelet tandemina ja vain muutaman metrin päässä toisistaan - kuten vilkaise kysymyksen esittämistä tai ohi kulkemista toisiaan salissa tai aulatilassa.
Varmista, että kaikki ovat samalla sivulla, omaksumalla tapa koskettaa tukikohtaa usein. Muista muodostaa yhteys useita kertoja viikossa joko sähköpostilla, synkronoinnilla, neuvottelupuhelulla, videoneuvottelulla tai tekstikeskustelulla!
5. Luota automaatioon seurantaasi varten
Määräaikojen, tilojen ja työn etenemisen hallinta ei ole yhtä helppoa, kun et voi tehdä sitä henkilökohtaisesti. Mutta kun voit ladata aikaa vievää toistuvaa työtä, löysät aikaa viettää tärkeämpiin tehtäviin. Lisäksi ihmisen elementin poistaminen tuottaa parempia ja tarkempia tuloksia. Anna automaation tehdä raskas nosto puolestasi:
- Aikataulu ja muistutukset tulevista videoneuvotteluista
- Integroi Google-kalenteri videoneuvotteluohjelmistoosi saadaksesi saumattoman aikataulun ja ilmoitukset
- Voit jakaa reaaliaikaisia tietoja Google Doc -palveluun ja saada välittömät muokkaukset ja muutokset sähköpostiviestiisi
- Projektinhallinta- ja videotyökalut, jotka automatisoivat laskentataulukoita, asiakastietoja, nauhoituksia, transkriptioita ja muuta.
4. Käytä mobiilisovellusta
Verkkokokouksen sattuessa mobiilisovellus antaa kollegoille nopean ja helpon mahdollisuuden päästä hyppäämään puheluun missä tahansa - kadulla, takapihalla tai ruokasalissa.
Kokouksen aloittaminen tien päällä kämmenellä antaa sinulle laadukkaita kokouksia, jotka ovat yhtä hyviä kuin työpöydällesi. Voit silti suunnitella kokouksia etukäteen tai paikan päällä. voit käyttää ja synkronoida kalenteriasi ja osoitekirjaasi; ja tietysti juuri siellä missä olet, missä kokouksesi on. Mobiilisovellus antaa sinulle vapauden johtaa kokousta tai soittaa missä tahansa Internet-yhteydellä.
Lisäksi saat silti pääsyn puheluhistoriaasi, transkriptiot ja nauhoitukset turvalliseen ja turvalliseen kokousympäristöön.
3. Luo standardoitu työtallennuskeskus
Tee kaikista tärkeistä tiedostoista, linkeistä, asiakirjoista ja tallennusvälineistä helposti saatavilla ja tallennettuja yhteen paikkaan. Kun se on keskitetty yhteen paikkaan, siihen pääsyn ei tarvitse tuntua sellaiselta tehtävältä. Kun kohteet on luetteloitu, järjestetty ja saatavilla reaaliajassa, kaikilla on pääsy uusimpiin tiedostoihin, viimeisimpiin dokumentoituihin kokouksiin ja tärkeisiin päätöksiin.
Joitakin muita ehdotuksia:
Jos sinulla on toimistoja eri paikoissa, puhuttua kieltä saattaa olla useampi kuin yksi. Yritä pysyä yleisimmin puhutun kielen kanssa, ja jos haluat kommunikoida toisella kielellä, suorita keskustelu yksityisesti tekstikeskustelun tai erillisen kanavan kautta.
Vältä kopioiden tekemistä asiakirjoista merkitsemällä ne oikein, ilmeisesti ja tekemällä selväksi, että niiden käsittelyyn on olemassa menettely. Mikään ei ole pahempaa kuin viettää tuntikausia asiakirjalle, joka on jo tehty, jolla on uudempi versio tai joka on eksynyt.
Selvitä, mikä viestintätapa sopii parhaiten tavoitteeseesi. Jos tarvitset selvitystä jostakin yksityiskohdasta tai kyllä tai ei, lähetä kollegallesi viesti tekstikeskustelussa. Jos olet huolissasi tulevasta aikakatkaisupyynnöstä, ammu sähköposti. Jos kollegassa on ongelma ja se vaikuttaa kykyyn suorittaa ja tuottaa hyvää työtä, ajoita henkilökohtainen videoneuvottelu.
2. Käytä lähestymistapaa "Video ensin"
Varsinkin a pandeeminen joka on vaikuttanut maailmaan, videokeskeinen lähestymistapa, joka arvostaa kasvokkain tapahtuvaa vuorovaikutusta, toimii pitämään kollegat tuntemassa työskentelevänsä todellisen ihmisen kanssa ajatuksen sijasta. Kasvojesi näyttäminen, äänesi jakaminen, kehosi liikuttaminen - tämä kaikki on osa realistisemman version luomista sinusta virtuaalisessa ympäristössä. Videoneuvottelu luo normaalin toimistoympäristön digitaaliseksi maisemaksi.
Miksi "kertoa", kun voit "näyttää"? Jotkut esitykset - etenkin käsitteitä ja abstrakteja ideoita tai hienoa navigointia verkkosivujen suunnittelussa - pääsevät paremmin esittelyyn näytön jakamisen avulla. Kollegat pääsevät kirjaimellisesti olemaan samalla sivulla videoneuvotteluistuntoa eturivin istuimen kanssa.
1. Kokeile ja saa palautetta
Kuten useimmissa järjestelyissä, mukana on vähän siirtymistä ja kokeiluja. Toimistojen välinen yhteistyö, joka toimii enemmän kuin hyvin öljytty kone ruosteisen sijaan, on toteutettava erilaisia strategioita, viestintätapoja ja työkaluja, jotta voidaan nähdä tiimille paras toimintatapa.
Yksi tärkeimmistä tekijöistä, jotka määrittävät tiimin menestyksen tai projektin tuotoksen, on jokaisen halu luottaa toisiinsa. Voivatko ryhmän jäsenet kohdella toisiaan kunnioittavasti? Vetävätkö etätyöntekijät painoaan sen sijaan, että vain löysivät? Ottaako toimistotyöntekijät liikaa, innokkaita vaikuttamaan ja ottamaan johtoaseman?
Keskittymällä suunnitteluun, tiiminrakennustyökalujen käyttöön ja pieneen toveruuteen täällä ja siellä, vaikka joukkueesi olisikin levinnyt, uusien asioiden kokeileminen kuilun poistamiseksi ei tarvitse olla pelottavaa. On tärkeää kokeilla uusia strategioita ja työkaluja ja nähdä, mitkä tuovat parhaat tulokset tiimillesi ja tavoitteellesi.
Toimistojen väliseen yhteistyöhön liittyy aina joukko konflikteja ja haasteita. Työntekijöiden tulokset, jotka työskentelevät toimistossa ja sen ulkopuolella, lähellä ja kaukana, ja jotka toimivat eri aikatauluilla, kuten joustavat tunnit, osa-aikaiset tai kokopäiväiset kaikki vaikuttavat työn tulokseen ja työnkulkuun. Jopa maailman nykytilanteessa tämä on kuitenkin mahdollisuus sopeutua mahdollisesti integroituneempaan työ- ja yksityiselämän tasapainoon, joka liikkuu ja taipuu käyttämämme tekniikan kanssa.
Anna Callbridgen ainutlaatuisen kaksisuuntaisten videoneuvotteluohjelmistopaketin luoda yhteenkuuluvuus joukkueiden kesken. Sen tekniikka on suunniteltu yhdistämään ihmisiä, joten yrityksesi voi kukoistaa riippumatta siitä, kuinka hajallaan työntekijäsi on.
Callbridge palvelee keskisuuria yrityksiä etsimällä hienostuneita ratkaisuja, jotka kaventavat kollegojen sisäisiä eroja sekä ulkoisesti asiakkaiden, toimittajien, sidosryhmien ja kasvavan liiketoiminnan muiden tärkeiden liikkuvien osien välillä. Tarjoamalla laajan valikoiman yhteistyöominaisuuksia sitoutumisen ja tuottavuuden lisäämiseksi, Callbridgen asiantuntija-ääni-, -video- ja -verkkoneuvottelualusta pitää sinut yhteydessä turvallisesti ja turvallisesti missä tahansa ja missä tahansa.
Mikä tekee Callbridgen erilaiseksi?
Tapaa transkriptiot tekoälyn kautta - Keinotekoisesti älykäs henkilökohtainen avustajasi Cue ™ huolehtii kokousten tallentamisesta ja puhujien, aiheiden ja teemojen tunnistamisesta.
Integroinnit Slackin ja Google-kalenterin kanssa - Älä koskaan unohda rytmiä, kun voit integroitua Google Suiten, Outlookin ja Slackin rinnalle.
Poikkeukselliset ominaisuudet - Nauti maailmanluokan ominaisuuksista, kuten Kokouksen nauhoitus, Näytön jakaminen, Asiakirjojen jakaminen, Verkkotaulu, ja enemmän!
Korkean tason turvallisuus - Voit luottaa siihen, että tietosi ovat turvassa kertakäyttöisen koodin, kokouslukon ja suojauskoodin avulla.
Mukautettu tuotemerkki - Tee online-kokoushuoneestasi merkkituote ja ainutlaatuinen omalla logollasi ja brändin standardeillasi.
Latauksia ei vaadita - Johtoja ja raskaita laitteita ei ole, vain nolla latausta, selainpohjaiset videoneuvotteluratkaisut.
