Kuinka järjestää neuvottelupuhelutapaaminen
Jos olet kuten useimmat pienyritysten omistajat, sinun on täytynyt isännöidä neuvottelupuhelukokous tai kaksi järjestyksessä, suunnittele tai ideoi tiimisi kanssa. Olet myös luultavasti tajunnut, että kaikki kokoukset eivät ole niin tuottavia kuin voisivat olla.
Joskus työntekijät ilmestyvät myöhään. Joskus he ovat liian unisia tai hajamielisiä. Muina aikoina ne eivät näy ollenkaan. Toisinaan on helppo miettiä, onko mahdollista edes kokouspuhelutapaamista, jossa mikään ei mene pieleen.
Sinun onneksi mielekäs ja tuottava neuvottelupuhelut ovat mahdollisia. Klo Callbridge, olemme nähneet ja helpottaneet tarpeeksi kokouksia, jotta tiedämme tarkalleen, mitä sinun pitäisi tehdä parhaan mahdollisen kokouksen järjestämiseksi. Sinun tarvitsee vain seurata näitä nopeita ja helppoja vaiheita:
Vaihe 1: Pidä mielessä selkeä kokoustavoite ennen kuin teet mitään muuta.
Vaihe 2: Luo mahdollisimman yksityiskohtainen neuvottelupuhelun kokousohjelma.
Vaihe 3: Lähetä yksityiskohtaiset kokouskutsu ja ota yhteyttä vieraille.
Vaihe 4: Tallenna aiheeseen liittyvät aiheet myöhempää käyttöä varten, jotta kokoustasi ei suisteta raiteilta.
Vaihe 5: Sovi kokouksen seuraavista vaiheista ennen kokouksen päättämistä.
On selvä kokous tavoite
On helppo pyöriä ympyröissä, kun olet isännöi kokousta "käydä projektin X läpi" tai "tutkia Y:hen liittyviä aiheita", koska et ole asettanut kokoukselle selkeitä tavoitteita. Entä sen sijaan, että asettaisit tavoitteen, kuten "päätämme syksyn kampanjan suunnan" tai "luomme ja sopimme mittauskehyksestä sosiaalisen median mainoksillemme".
Yritä saada mahdollisimman täsmällinen tavoitteidesi suhteen, niin et voi vain kertoa, onko kokouksesi onnistunut vai ei, vaan myös siitä, oletko menossa keskustelusi ulkopuolelle.
Luo neuvottelupuhelun kokousohjelma
Kukaan ei kirjoita kirjaa viettämällä 90% ajastaan esipuheeseen. Aikataulun pitäminen ja siitä kiinni pitäminen vievät sinut paljon lähemmäksi aiemmin asettamaasi neuvottelupuhelutapaamisen tavoitteen tosiasiallista saavuttamista, koska kokouksessasi on tärkeätä aikaa keskustella kaikista tärkeistä aiheista.
On myös tärkeää muistaa, että olemme kaikki vain ihmisiä, ja joskus parhaat meistä tekevät virheitä, menevät tangentteihin tai pelkkä huvin vuoksi. Sinun tulisi pitää neuvottelupuhelutapaamisesi aikataulussa, mutta älä ole siitä militantti. Jokaisessa kokouksessa on tilaa hauskaa.
Lähetä yksityiskohtaiset kokouskutsut ja seuraa niitä
Kun lähetät kokouskutsuja, sääntö on "mitä aikaisempi, sitä parempi". Näin sinulla on aikaa muistuttaa ihmisiä hellävaraisesti, jos he ovat unohtaneet palauttaa vastauksen kokouksellesi. Ajan antaminen osallistujillesi antaa heidän valmistautua kokoukseen ja nopeuttaa heidän tarvitsemaansa tietoa ennen kokousta.
Miksi esityslistan on oltava yksityiskohtainen? Yksinkertaisesti siksi, että kun osallistujat tietävät, että heiltä kysytään tietystä aiheesta tai työstä, heillä on tapana valmistella vastaus etukäteen. Pohjimmiltaan he ovat paremmin valmistautuneita kokoukseensa, vaikka se vain välttäisikään erottamista sellaiseksi, joka ei ollut valmistautunut.
"Pysäköi" -kokouspuhelun kokousaiheet, joilla ei ole merkitystä
Mitä teet, kun kokouksesi alkaa ajautua etuyhteydettömäksi tangentiksi? Voisit yksinkertaisesti käskeä heitä lopettamaan, mutta se ei ehkä ole kaikkein taktisin ja hyvin vastaan otettu ratkaisu. Yritä sen sijaan "pysäköidä" nämä tangentit käymään kokouksen lopussa tai myöhemmin. Jotkut ihmiset kutsuvat tätä "parkkipaikaksi".
Pysäköintialue on myös hieno, jos joku nostaa kelvollisen pisteen, on käsiteltävä, mutta sillä ei silti ole nimenomaan merkitystä kokouksessa. Näin tärkeille aiheille voidaan silti antaa tarvitsemansa huomio kokouksen jatkuessa, aiheen ulkopuolisten keskustelujen estämättä.
Varmista, että seuraavista vaiheista on sovittu
Tämä vaihe on välttämätön. Toista kokouksen lopussa kaikki seuraavat vaiheet ja selvitä, ketkä ottavat omistajuuden. Kun kaikki osapuolet ovat suostuneet tehtäviinsä, kukaan ei voi puolustella hämmennystä tai sanoa, että jokin "huijasi heidän mielensä".
Kiitokset vihje, voit myös lähettää tekoälyn tuottaman kokouksen transkription kaikille osallistujille, jotta ei ole hämmennystä siitä, mitä on tehtävä.
Kun olet sopinut, milloin seuraava kokous on, voit sitten kiertää takaisin pysäköintialueellesi ja osoittaa mahdolliset lisätiedot tai vain keskustella. Vaikka voi joskus tuntua turhalta puhua asioista, kuten ajankohtaisista tapahtumista ja elokuvista, kun pidät neuvottelupuhelutapaamista, se on välttämätöntä positiivisen työpaikan ekosysteemin ja onnellisten työntekijöiden kannalta.
