Mietitkö, miten virtuaalikokous perustetaan? Parempi vielä, ihmetteletkö edelleen virtuaalikokousta? Tässä on hyvä uutinen; Tässä vaiheessa virtuaalikokouksen perustaminen ei voisi olla helpompaa, ja jos et vieläkään ole varma, mikä on, olet oikeassa paikassa.
Oletko valmis tutustumaan tarkemmin?
Virtuaalikokous on…
Muuten kutsutaan verkkokokoukseksi tai videoneuvotteluiksi ja äänineuvotteluiksi verkkoneuvottelujen alaisuudessa, virtuaalikokouksen määritelmä Koulutus on: "Virtuaalikokoukset ovat reaaliaikaisia vuorovaikutuksia, jotka tapahtuvat Internetissä integroitujen ääni- ja videotoimintojen, chat-työkalujen ja sovellusten jakamisen avulla." Aivan kuten henkilökohtainen tapaaminen, virtuaalikokous kokoaa osallistujat jakamaan ideoita, keskustelemaan ja tekemään yhteistyötä dynaamisessa ympäristössä kahden tai useamman päätepisteen välillä, paitsi että sen sijaan käytetään laitetta fyysisesti.
Virtuaalikokous on kriittinen kasvavan yrityksen terveydelle. Kuka tahansa työntekijästä projektipäälliköksi, c-tason johtajaksi ja HR-ammattilainen on luotettava ryhmäviestintätekniikkaan voidakseen tehdä työnsä ja ylittää kuilun muiden ihmisten välillä ajassa ja tilassa. Lääke- ja IT-yritykset, asianajotoimistot, pienet ja yritysyritykset ja kaikki muut hyötyvät videokeskeisen viestinnän välittömyydestä ja merkityksellisyydestä.
Tämä on virtuaalikokous:
Virtuaalikokousten avulla yritykset voivat kukoistaa sijainnista riippumatta, jotta he voivat kommunikoida kenenkään kanssa missä tahansa ja milloin tahansa. Alueelliset esteet, jotka normaalisti estävät työsuhteet, jatkuvuuden ja tuottavan yhteistyön, eivät ole enää yhteydessä virtuaalikokouksiin, jotka kannustavat yhteyttä. Joitakin yleisiä etuja ovat:
- Lyhyempi työmatka
- Kuljetus-, matka- ja majoituskustannusten leikkaaminen
- Lisää tuottavuutta = vähemmän redundanssia
- Parempi työntekijöiden säilyttäminen
- Kilpailuetu
Ja kun on kyse liiketoiminnasta, mieti, miten videokeskeisen lähestymistavan sisällyttäminen viestintästrategiaasi tukee:
- Digitaalisempi ja yhdistetty työvoima
- Pääsy hallintaan
- Parannettu globaali viestinnän kulttuuri
- Parempi luotettavuus, joka vastaa nopeampia tuloksia
- Vähentyneet irtisanomiset ja ajantasaiset tiedot
- Parempi arvo
- Vielä vähän epäselvää siitä, miten videoneuvottelut aloitetaan? Näin muodostat virtuaalikokouksen:
Valitse oikea ohjelmisto
Harkitse muutama logistiikka, ennen kuin ryhdyt sitoutumaan palveluntarjoajan kanssa.
Kuinka usein luulet tarvitsevasi käyttää ohjelmistoa? Jos etsit yritysvalmiita videoneuvotteluja, mieti osallistujien sijaintia; kotona tai kokoushuoneessa? Jos se on edellinen, verkkopohjaiset neuvottelut ovat sopivampia, helpompia ja kätevämpiä käyttää.
Katso mitä ominaisuuksia on tarjolla. Sisältyykö siihen näytön jakaminen (täydellinen IT-asiakaspalveluun ja esityksiin); verkkotaulu (hyödyllinen koulutustarkoituksiin tai aivoriihiin liittyvässä luovassa työssä); tai asiakirjojen jakaminen (tekee monisteiden, tärkeiden asiakirjojen jakamisesta ja uusien kykyjen löytämisestä paljon virtaviivaisempaa) jne.
Selvitä miksi tarvitset virtuaalikokouksen
Miksi kutsut ensin kokouksen? Onko se sisäinen (ilmoitukset, lennolle pääsy, kudosistunnot, johdon kokous) vai ulkoinen (myyntitiheys, uuden liiketoiminnan kehittäminen)? Ajattele rakennetta ja syytä ja sitten luonnollisesti muut kappaleet putoavat paikalleen, kuten läsnäolo.
Päätä kenen on osallistuttava
Virtuaalikokoukset ovat erityisen tehokkaita ihmisten ruuhkautumiselle samanaikaisesti, eri paikassa. Joten jos sinulla on osallistujia ulkomailla, kotona tai käytävällä, voit muodostaa yhteyden helposti ja tehokkaasti sijainnista riippumatta. Niin kauan kuin kaikki ovat tietoisia mahdollisesta aikaerosta tai käyttävät aikavyöhykeajoitinta, siihen on helppo osallistua. Muista kuitenkin, että vain tarpeelliset ihmiset tulisi kutsua. Säästä aikaa ja rahaa sisällyttämällä vain tärkeät osallistujat. Muille muille tallenna tapaaminen myöhemmin lähetettäväksi.
Luo jäsennys
Esityslistan asettaminen järjestää ajatuksesi, jotta voit pitää oikea-aikaisen, kristallinkirkkaan ja kiinnostavan virtuaalikokouksen. Lisäksi se auttaa osallistujia tietämään, mitä heiltä odotetaan. Mitä heidän on annettava panoksensa? Onko heidän tarvitsemiaan materiaaleja ennen synkronointia? Kuinka kauan kokous kestää? Lyhyen asettelun lisääminen estää sekaannusta ja auttaa osallistujia tuntemaan olevansa valmistautuneita.
Lähetä kutsuja ja muistutuksia
Virtuaalikokousten hienoa on, että voit isännöidä niitä nyt improvisoituna istuntona tai aikatauluna etukäteen. Kaikki tarvittavat tiedot, kuten aika, päivämäärä ja muut tärkeät tiedot, on helppo liittää alkuperäiseen kutsuun, koska ne ovat automaattisia. Aseta muistutukset auttamaan koordinoimaan puheluita muistuttamaan osallistujia tulevasta synkronoinnista. Kiireellisempiin kokouksiin, jotka on pidettävä paikan päällä, käytä tekstiviesti-ilmoituksia palataksesi kokouksen yksityiskohdat suoraan osallistujien laitteisiin. Ei enää hukkaan menoa myöhään saapuvien tai osallistumattomien odottamiseen.
Käytä ominaisuuksia tehokkaampiin virtuaalikokouksiin
Oikea videoneuvotteluohjelmisto virtuaalikokouksellesi sisältää monia käytännöllisiä ja käteviä ominaisuuksia, jotka parantavat verkkokokemustasi. Saat parhaat tulokset varmistamalla, että valitsemasi tekniikka on ladattu:
- Näytön jakaminen: Jaa näyttösi heti osallistujien kanssa esityksen johtamiseksi tai IT-ongelman ratkaisemiseksi.
- Äänite: Hitti ennätys nyt katsottavaksi myöhemmin. Täydellinen osallistujille, jotka eivät pääse puheluun.
- transcript: Kaikkien nauhoitettujen kokousten automaattinen transkriptio varmistaa, ettei aavistusta jää jäljelle.
- Online-taulu: Luova tapa ilmaista käsitteitä ja grafiikkaa kuvien, värien ja muotojen avulla.
Sisällytä Take Away
Mitä haluat osallistujien jättävän virtuaalikokouksen lopussa? Mikä oli tarkoitus ja mitkä ovat seuraavat vaiheet? Varmista, että kaikki kävelevät pois tietäen tavoitteen ja sen, mitä on tehtävä seuraavaksi.
Seuraa sähköpostilla
Pidä se niin lyhyenä ja suloisena kuin voit, mutta tässä on mitä seurantasähköpostiin sisällytetään: Kokouspöytäkirjan yhteenveto, seuraavat vaiheet, tärkeimmät kokouksen suoritukset (tämän tulisi vastata kokouksen tavoitteita) ja nauhoitus (jos nauhoitit sen ).
Virtuaalikokouksen parhaat käytännöt
Nyt kun sinulla on parempi käsitys siitä, miten virtuaalikokous voi vahvistaa viestintää lähettäjän ja vastaanottajan välillä, on joitain etiketti seurata. Tässä on muutama mielessä pidettävä asia:
Teknologia: Varmista ennen kokousta, että tekniikka on päivitetty ja toimiva. Varmista, että mikrofoni, kaiuttimet ja kamera ovat käyttövalmiina. Tarkista asetukset ja jos valvot, käynnistä odotushuone ja varmista, että kaikki asetetaan automaattisesti mykistämään.
osallistuminen: Tarkista kokouksen pääpiirteet ja käy läpi virta ennen kuin asiat alkavat. Näin voit valmistautua taukojen ja taukojen sijaintiin ja suunnitella kysymyksiä, joita osallistujille kysytään. Kokeile sisällyttää toiminto verkkotaulun avulla ja näytön jakamisominaisuuden avulla "näyttää" sanan sijaan.
Sitoumus: Osallistujat imevät todennäköisemmin tietosi, kun teet toimituksestasi mielenkiintoisen. Sen sijaan, että välittäisit vain tilastoja ja kuivia mittareita, kerro tarina alku-, keski- ja loppupuolella. Upota tarvittavat tiedot kaikkialle käyttämällä kuvia, videoita, kirkkaita värejä ja korostamalla tärkeitä sanoja.
Pidä hauskaa: Älkäämme unohtako tehdä virtuaalikokouksesta sosiaalista! Avaa virtuaalinen tapaaminen jäänmurtajakysymyksillä. Kysymykset, jotka ovat hieman henkilökohtaisempia, toimivat hyvin pienissä ryhmissä, kuten "Mitä sinä sait tänä viikonloppuna?" tai "Kerro meille, mitä katsot Netflixissä."
Suurempien ryhmien kanssa voit olla epämääräisempi ja hauskempi: "Mikä on henkilökohtainen tekosyy, jota käytät koko ajan?" tai "Minkä lapsen elokuva- tai kirjahahmo muistuttaa sinua itsestäsi?"
Harkitse kokouksessa esittämällä asiaankuuluva kysymys, kuten "Milloin viimeksi puhuit ryhmässä?" tai jotain vähän ainutlaatuisempaa, kuten "Jos sinulla voisi olla eläimen häntä, mikä se olisi?"
Ajatuksena on oppia tuntemaan toisensa ammatillisessa ympäristössä, mutta rennommalla sävyllä. Jäänmurtaja herättää sopivia tunteita, stimuloi oppimista ja kannustaa sitoutumaan. Kaikki erinomaiset taidot tuoda virtuaalipöytään!
Valitse Callbridge ryhmäviestintäalustaksi ja katsele tuottavuuden ja sitoutumisen piikkiä, kun olet oppinut perustamaan virtuaalikokouksen. Ensiluokkaisilla ominaisuuksilla, jotka sisältävät näytönjaon, tekoälypohjaisen transkription ja yhteenvedot sekä tehostetut turvatoimet, nolla latausta ja räätälöinnin, voit saada minkä tahansa virtuaalikokouksen osumaan kotiin osallistujien kanssa.
