Kuinka monta työtapaamista olet istunut? Ainakin kourallinen tässä kuussa. Olet varmasti löytänyt itsesi varhain aamulla verkkokokouksessa, jossa keskustelet projektin tilasta tai kehityksestä. Jos et, olet ehkä osallistunut webinaariin, esitykseen, työpajaan tai verkkotunnille. Ehkä olet ollut aivoriihi -istunnossa tai johdat a virtuaalinen myyntiesitys. Riippumatta siitä, millä tavalla olet esiintynyt, verkkokokous koostuu tyypillisesti samoista liikkuvista osista: näy ja isännöi, esittele ja ilmoita.
Se on sama kaava, mutta sen ei tarvitse olla sama kokemus. Jos huomaat, että ihmiset eivät ole niin sitoutuneita kuin haluat tai osallistujien määrä laskee, on aika palata piirustuspöydälle ja katsoa, missä voit parantaa kokouksen kulkua.
Älä kuitenkaan huolestu, se ei ole niin suuri tehtävä kuin luulet! Seuraavassa on muutamia tapoja, joilla voit rakentaa tapaamisia hyödyllisemmiksi ja rakentavammiksi.
Ensimmäiset asiat ensin - mikä tekee turhasta kokouksesta? Hyödyllinen kokous, joka voi haitata enemmän kuin apua, tapahtuu silloin, kun kukaan ei johda sitä, esityslista tuntuu satunnaiselta, keskustelu menee pois raiteilta tai kestää liian kauan eikä tavoitteita ole (päätös tehdä, keskusteltava aihe, ongelma ratkaista, löytää ratkaisu, palkata henkilö, sopia päivämäärä jne.).
Rakentava kokous? Poikkeukselliset työkalut sekä poikkeukselliset ominaisuudet ja käytännöt käynnistyvät. Nämä ovat viisi ominaisuutta, jotka vahvistavat ja lisäävät verkkokokouksesi eheyttä:
1. Ottaa määritellyn tarkoituksen ja tavoitteen
Ennen verkkokokouksen järjestämistä kysy itseltäsi: "Pitääkö minun rikkoa työnkulku kokouksella?" Se, että tiedät tarkalleen mitä tarvitset, määrittää pyyntösi luonteen ja lopulta kokouksen.
Sieltä voit erottaa, onko sinun vain valmisteltava asiakirja, jonka osallistujat voivat lukea ja antaa sinulle palautetta omasta ajastaan, vai tarvitsetko vain yhden tai kaksi henkilöä esiintymään koko tiimin sijasta.
2. Selkeästi delegoidut roolit
Tehokas kokous, joka todella vie sinut jonnekin, värvätä seuraavat roolit ja vastaavat henkilöt:
Kuljettaja: Kokouksen johtaja, joka on tuonut kaikki yhteen.
Hyväksyjä: Omistaja tai sidosryhmä, joka voi tehdä lopullisen päätöksen.
Avustajat: Ne, joilla on tietoa ja tietoja ja jotka voivat saavuttaa kokouksen tavoitteen.
Tietoiset ihmiset: Ne, jotka ovat tietoisia ennen ja jälkeen kokouksen, mutta heidän ei tarvitse osallistua.
Pro-vihje: Videoneuvotteluohjelmisto, joka integroituu projektinhallintatyökaluihin ja kalentereihin, on paljon parempi kuin ratkaisut, jotka eivät ole yhteensopivia.
3. Mukautuva rakenne
Vaikka kaikkien kokousten pitäisi sallia jonkin verran vapautta ja tilaa, mutta ihmisten aikaa ja energiaa kunnioittavan säiliön luominen on perusta kokouksille, jotka inspiroivat ideoita sen sijaan, että heidät puristettaisiin. Luo esityslista, joka hahmottaa keskustelun aiheita, ja käytä ajastinta pysyäksesi radalla.
Ilmoita, että yksilöillä on tietty aika vastata. Esittele ajatus pysäköintialueesta, jossa ideat "pysäköidään", jos potentiaalia on, mutta ne eivät mene minnekään juuri nyt.
4. Tyhjennä toimintapisteet
Kaikki ovat siis sanoneet osansa ja tavoitteesta, josta on nyt keskusteltava, on toimintapisteet ja suunta. Pro-vihje: Älä lopeta kokousta ilman toimintakehotusta-järjestetäänkö seurantakokous? Kuka on vastuussa tulevasta? Tietääkö jokainen, mistä hän on vastuussa? Mikä on määräaika? Varmista, että muistiinpanot on tehty oikein, tallenteet on tehty ja projektinhallintatyökalu on päivitetty.
Okei, nyt hauska osa
5. Pistäminen hauskaa
Toki jokaisella tiimillä on oma lähestymistapansa yrityskulttuurin luomiseen tai pienen annoksen jännityksen lisäämiseen, mutta hauskan ja yllätyksen ylläpitäminen vaatii hieman lisäponnistelua.
Kokeile murtaa jäätä verkkotaululle lähetetyllä kysymyksellä tai järjestä ammatillinen mutta kevyt toiminta, kuten Virtual Show ja Tell. Niitä on runsaasti tiiminrakennusharjoituksia valita.
Kun sinulla on luja käsitys viidestä ominaisuudesta, jotka vahvistavat hyvän kokouksen, olet valmis tutkimaan Calbridgen videoneuvotteluominaisuuksia, jotka muokkaavat synkronointien rakennetta ja kulkua. Jätä tekniikan tehtäväksi tehdä kokouksista rakentavia käyttämällä ominaisuuksia ja työkaluja, jotka vahvistavat läsnäoloa ja sitoutumista.
Pro-Tip: Ja jos todella haluat saada kaiken irti kokouksistasi (hauskaa mukana) - käytä aina videota ja muistuta myös osallistujia.
Näin voit siirtyä pois väsymyksen tunteesta enemmän kiihottuneeksi:
Automaattinen transkriptio
Callbridgen allekirjoitusominaisuuden Cue ™ avulla kenenkään ei tarvitse stressata siitä, kirjoittivatko he sen ”muistiin”. Osallistujien ei tarvitse huolehtia tai jättää huomiotta seuraavaa virkettä, kun Cue ™ kopioi tallenteet automaattisesti.
Lisäksi Cue ™ tarjoaa kaiutintunnisteet sekä aika- ja päiväysleimat automaattisesti. Tee muistiinpanoja, jos haluat, mutta voit olla varma, että kaikki hoidetaan puolestasi!
Hanki syvempi ymmärrys tunteista
Mittaa online -tapaamisen emotionaalinen lämpötila tunnelma -analyysillä; Hienostunut ominaisuus, joka vetää positiivisia ja negatiivisia tunteita ja antaa sinulle perusteellisemman käsityksen pelin vivahteista ja merkityksistä.
Bonus: Katso Insight Barista saadaksesi paremman kuvan siitä, missä ja millaisia kysymyksiä kokouksen aikana kysyttiin
Vedä virtuaalinen tausta
Anna Callbridgen joukon virtuaalitaustoja asettaa saapuessasi ja läsnäolosi. Valitse todellisia asetuksia, abstrakteja värejä ja muotoja tai lataa oma mukautettu ja merkkituotteesi.
Kannusta tiiviimpiin yhteyksiin
Tarjoile pienille ryhmille, jotka haluavat muodostaa yhteyden pääkokouksesta eristettyyn tilaan Breakout Roomsin kanssa. Käytä näitä tiloja helpottaaksesi spin-off-keskusteluja, työskentelemään erillisten tehtävien parissa tai 1: 1-tuen avulla.
Tee yhteistyötä luovasti
Anna osallistujien ilmaista jakamistaan käyttämällä värejä, muotoja, ääntä, videoita ja kuvia Online -taulun avulla. Jokainen voi lisätä ja jakaa reaaliajassa. Voit käsitellä sitä nyt tai tallentaa sen ja tarkastella sitä myöhemmin uudelleen.
Työskentele Callbridgen kanssa ja saat nopeasti käyttöösi verkkokokousten järjestämisessä ja osallistumisessa, etenkin kolmansien osapuolten integrointien, kuten New Rose Hotel ja Google-kalenteri. Käyttämällä uusimpia ominaisuuksia, kuten Aistien analyysi, Transcription, Näytön jakaminenja paljon muuta, olet jo etuna muihin markkinoilla oleviin videoneuvotteluohjelmistoihin verrattuna.
