Jos olet asianajaja tai työskentelet laillisella alalla, ytimekästä viestintää ei voida aliarvioida. Onko kollegoiden välinen vai asiakas-asianajajasuhteiden hallinta; ratkaisuista keskusteleminen tai konfliktien hallinta - tapa, jolla esität kirjaimellisesti kirjaimellisesti puolesi, voi olla ero onnistumisen ja epäonnistumisen välillä.
Äänen asettaminen alkaa kristallinkirkkaiden viestien lähettämisestä ja vastaanottamisesta. Ei kauan sitten asianajotoimistot luottivat voimakkaasti neuvottelupuheluihin ensisijaisena viestintätapana. Koska videoneuvottelut tarjoavat kuitenkin enemmän etuja, jotka johtavat parempaan tuottavuuteen, lisääntyneisiin kustannussäästöihin, työntekijöiden onnellisuuteen ja turvallisuuteen sekä parempaan asiakkaiden säilyttämiseen, yritykset luottavat kaksisuuntaiseen viestintätekniikkaan yrittäessään sitoutua.
Videoneuvottelujen edut ovat monet. Aikaisemmin ajateltu futuristinen ja se voi maksaa jopa kymmeniä tuhansia dollareita, mutta nykyään tätä tekniikkaa tarvitaan yrityksen johtamiseen - eikä se maksa melkein yhtä paljon. Lisäksi ohjelmistoa on merkittävästi parannettu ja hienostunut. On intuitiivista käyttää, toteuttaa ja jakaa.
Jos olet asianajotoimisto, joka haluaa:
- Ole välitön tiedonsiirron ja tiedonsiirron suhteen asiakkaalle
- Vahvistaa yrityskulttuuria ja sisäistä viestintää
- Paranna ja tehosta monimutkaisia laskutus- ja hallintatehtäviä
- Vyöhyke ja keskittyminen asiakastapaamisiin ilman staattisia, katkenneita puheluita tai häiriötekijöitä
- Hallitse puhelun monipuolisuutta paikallisesti tai ulkomailla
Tarkastele sitten videoneuvotteluja osana liiketoimintastrategiasi. Pidä mielessä seuraavat kysymykset, jotka auttavat sinua päättämään, mikä foorumi sopii parhaiten yrityksesi tarpeisiin.
Ensimmäiset asiat ensin. Konferenssipuheluissa ei ole mitään tuottamatonta. Itse asiassa ne ovat erittäin tehokkaita erilaisiin käyttötarkoituksiin. Tämä viesti ei koske neuvottelupuhelujen korvaamista videoneuvotteluilla. Se on vain osoitettava, että molempia hyödyntämällä voit tarjota enemmän arvoa asiakkaiden syventämiseen.
Neuvottelupuhelut ovat erinomaisia:
- Käymme improvisoituja tai ajoitettuja keskusteluja tapauksen kehityksestä
- Leikkaamalla pitkiä sähköpostiketjuja päästäksesi suoraan kohtaan
- Erikoistuminen ja tietojen jakaminen tietyistä aiheista
- Päättäjien saaminen samaan tilaan
- Konferenssin transkriptio ja tallennus mahdollistavat tietojen jakamisen edelleen
Lisää seuraavaan ulottuvuuteen, jonka videoneuvottelut tarjoavat, ja näet, kuinka monipuolisemmat tarjouksesi eivät ole vain asiakkaillesi, vaan myös toimiston kollegoille ja esimiehille. Myös henkilöstö-, tietotekniikka- ja muut osastot hyötyvät suuresti.
Mitä videoneuvottelut tarjoavat?
Asiakasviestintä on jokaisen lakitoimiston menestyksen eturintamassa.
Päivän lopussa se tulee alas:
1) luottamuksen rakentaminen asiakkaaseen ja
2) sitten ylläpitää sitä.
Nämä kaksi kriittistä vaihetta ovat perusta erinomaisen viestinnän tarjoamiselle asiakkaiden kanssa että:
- Palvelee heidän tarpeitaan ja tuottaa positiivisia asiakaskokemuksia saamalla heidät tuntemaan itsensä ensisijaisiksi ja asettamaan sinut asian puolustajaksi.
- Rakentaa mainettasi. Alalla, jossa suusanallisesti on yhtä paljon kuin kultaa, asianajotoimistosi maine on käyntikorttisi. Useimmat asianajotoimistot kilpailevat liiketoiminnasta kokemuksensa perusteella.
- Haluatko erottua? Lähesty asiakkaasi viestintästrategiaa uusimmilla työkaluilla ja menetelmillä, jotka tuovat sinulle tärkeimmät oivallukset, joita sinun on ymmärrettävä toisillesi.
- Luo harmonian sinun ja asiakkaasi välillä. Jatkuva viestintä prosessin jokaisessa kosketuspisteessä toimii välttääkseen kaiken pyyhkimisen maton alle tai kasvattamatta jättämistä.
Varsinkin alussa, kun asiakas yrittää vain selvittää, pitävätkö he asianajajana ja haluavatko palkata sinut, samalla kun yrität arvioida, onko heillä oikeudellisia ongelmia, voit auttaa heitä ratkaisemaan.
On niin kriittistä luoda perusta oikeaan viestintään alusta alkaen. Älä anna alikommunikaatiomenetelmien, huonon suhteiden hallinnan ja väärän ajankäytön vaikuttaa asiakkaidesi käsittelyyn.
Sen sijaan lisää näiden mukana tuleviin videoneuvotteluihin 3 avainta:
Tärkein etu # 1
Korkeat tietoturvastandardit koko puhelun ajan.
Asiakkaasi tietojen pitäminen turvallisina on jokaisen oikeusalan ammattilaisen ensisijainen tavoite. Verkkokokoukset onko lyhyt vai pidennetty, tulisi varustaa kaikki tarvittavat parhaiden käytäntöjen vaiheet kohti asianmukaisia turvatoimia:
- Pakollinen pääsy a suojattu neuvottelupuhelu
- On kyettävä hallitsemaan puhelun osallistujia
- Lisää tarvittaessa ylimääräisiä suojaustasoja (kokouslukko, kertakäyttöinen koodi jne.)
- Taata, että puhelun osallistujat ovat AINOA puhelun osallistujat
- Neuvottelupuheluportaali
Tärkein etu # 2
Tietojen lähettäminen ja vastaanottaminen on helppoa.
Asiakkaiden kanssa on tärkeää tarjota helppokäyttöinen, intuitiivisesti suunniteltu viestintätekniikka, joka auttaa enemmän kuin haittaa. Alusta, joka on käyttäjäystävällinen ja joka voidaan räätälöidä vastaamaan brändiäsi, osoittautuu miellyttävämmäksi kokemukseksi.
Valitse lisäksi foorumi, joka on varustettu keskustelua tukevilla ominaisuuksilla, kuten:
- Näytön jakaminen asiakirjojen ja tiedostojen huokomiseksi reaaliajassa verkossa. Jakamalla työpöydän voit sisällyttää muita osallistujia katsomaan ja näkemään tarkalleen mitä näet. Jokainen toimintatapa on tehty "katseltavaksi", jotta voidaan tehostaa yhteistyötä, lisätä viestintää ja nopeuttaa osallistumista. Näytön jakaminen tekee keskusteluista dynaamisempia ja helpompia.
- Kokousten tallenteet menneiden tapahtumien, yksityiskohtien ja historian tarkkaan kertomiseen. Käytetään a Videoneuvottelu (tai neuvottelupuhelu), nauhoitus antaa suuremman kuvan tapahtumasta. Varsinkin kun kysytään vaikeita kysymyksiä, kokouksen nauhoittaminen voi osoittautua hyödylliseksi tiellä, kun tarkastellaan lisätietoja, koska henkilön kehon kieli, vivahteet ja äänensävy tulevat selkeämmin läpi videon.
- Video- ja äänitallenteet toimivat myös hyvin, jos joku ei voi osallistua tai katsella nyt, koska hän voi sen sijaan katsella sitä myöhemmin.
- Tekoälyn transkriptiot Auta sinua ja tiimiäsi olemaan läsnä ja pitämään tilaa sen sijaan, että jakaisit huomiosi muistiinpanojen tekemisen ja kuuntelemisen välillä. Kun olet tehnyt yksityiskohtaiset transkriptiot, joihin voit sisällyttää kaiutintunnisteet, sekä aika- ja päivämääräleimat, voit jatkaa todistuksen antamista tai muuta videopohjaista viestintää huolimatta siitä, onko tieto kiinni vai ei. Päivämäärät, nimet, paikat ja yleiset teemat ja aiheet suodatetaan ja tallennetaan helpon haun ja perusteellisemman datan jälkeen konferenssin jälkeen.
Yksityiskohtaiset tiedot, jotka on asetettu kaiutintunnisteiden, päivämääräleimojen ja helposti luettavan puheen tekstimuistiinpanoihin, säästävät aikaa. Tästä on hyötyä erityisesti suosittelussa tai muissa oikeudellisissa prosesseissa, mukaan lukien optiot jne.
Tärkein etu # 3
Pääsy kaikkiin hankittuihin tietoihin puhelun jälkeen.
Se on erityisen tärkeää ja hyödyllistä videoneuvottelutekniikan tarjoamiseksi puhelun yhteenvedot ja transkriptiot järjestetty synkronoinnin lopussa. Konferenssin jälkeiset tiedot, jotka on merkitty tunnisteella ja joita on yhtä helppo etsiä kuin sähköposti, tekevät työstäsi helpompaa ja tehokkaampaa. Lisäksi kaikki tiedot, mukaan lukien lähetetyt linkit, media, videot ja tallenteet, sekä tiedostot ja asiakirjat, tallennetaan pilveen keskitetymmälle, helpommalle pääsylle navigointipolulle, jota sinä ja kaikki tiimisi tai yrityksesi jäsenet pääsette käyttämään.
Yhteenveto videopuhelusta, jossa on kaikki yhdessä paikassa, tekee tietojen jakamisesta sujuvampaa ja saumattomampaa. Mikään ei putoa halkeamien väliin, kun kaikki on asetettu eteesi.
Nyt kun hyödyt ovat hieman ilmeisempiä, on selvempää, kuinka videoneuvottelujen toteuttaminen jokapäiväisessä elämässäsi voi vaikuttaa suuresti viestinnän laatuun. Katso, kuinka asioiden virta virtaviivaistuu, kun kaikki ovat yhteydessä toisiinsa. Asiakkaat haluavat tietää, että hoidat heidän tarpeitaan, ja työntekijät haluavat tuntea, että heidän ylimmän johdonsa uskoo heihin.
Harkitessasi videoneuvotteluratkaisuja asianajotoimistollesi, tässä on 6 kysymystä, jotka sinun on esitettävä ensin:
6. Kuinka sisällytät videoneuvottelut käytäntöön?
Missä yrityksesi on suhteessa poliisiasemiin, sairaaloihin, oikeustaloihin, pidätyskeskuksiin jne.? Sallivatko nämä paikat videoiden lähettämisen ja muunlaisen viestinnän oikeudellisissa menettelyissä? Kuinka teknisesti taitava asiakkaasi on?
5. Kuinka usein aiot suunnitella videoneuvotteluja?
Ota huomioon yrityksesi koko ja se, mitä tulevaisuus on varannut kasvulle. Hyppäävätkö myös muut osastot myös vaunuun? Tämä on hieno tilaisuus HR: lle pitää yhteyttä muihin yrityksiin ja palkata kansainvälisesti.
4. Aiotko käyttää videoneuvotteluja lisäkoulutukseen ja webinaareihin?
Oikeusalan ammattilaisille, jotka haluavat parantaa taitojaan; Yhteistyökumppaneiden ja sisarjuristitoimistojen yhdistämiseen; mentoriksi tuleminen tai tietotekniikan kouluttaminen - videoneuvottelujen hyödyntäminen on tehokas ja kustannustehokas tapa käyttää tekniikkaa voimistamaan ihmisiä heidän roolissaan.
HR voi käyttää videoneuvottelu ratkaisuja rekrytoinnin ja palkkaamisen nopeuttamiseksi ja parantamiseksi avaamalla kyvykkyys ulkomaille. IT pystyy nopeasti ratkaisemaan kaikki tekniset ongelmat ja tarjoamaan tukea tekstikeskustelujen avulla näytön jakaminen ja videopuhelut, tarjoavat monimutkaisia ohjeita, navigointia ja käyttöönottoa - missä ja milloin tahansa.
3. Kuinka monta asianajajaa ja asiakasta on halukas käyttämään tätä tekniikkaa?
Harkitse tiimisi toimintaa keskustelemalla videokeskeisemmän viestintästrategian ominaisuuksista ja eduista. Voiko tämä vahvistaa työ- ja yksityiselämän tasapainoa? Voivatko asianajajat työskennellä kotona joskus? Tämä koskee myös asiakkaita. Ovatko he reagoivia mahdollisesti enemmän virtuaalisiin kasvoihin? Säästääkö online-lähestymistapa kokouksiin ja asianajaja-asiakassuhteisiin matkustusaikaa ja parantaa tuottavuutta?
2. Mitä tuottoprosenttia voit odottaa?
Sukella käyttötarkoituksen arvioituun määrään. Nopealla laskennalla vertaa ja vertaa nykyisiin tietyissä tapauksissa käytettyihin aikoihin matka-aikaa ja resursseja. Lisää se laskeaksesi tuntiajat kuukaudessa ja selvitä, miten videoneuvottelujen toteuttaminen voi vaikuttaa.
1. Kuinka virtaviivainen on tarkastelemasi tekniikka?
Tutki, kuinka kaksisuuntainen viestintäohjelmisto voi integroitua olemassa olevaan infrastruktuuriin ja miten se voi vaikuttaa työnkulkuun. Etsi jotain, joka yksinkertaistaa prosesseja; on kaikkien helppo käyttää; muodostaa yhteyden virtuaaliseen etätyövoimaan ja tarjoaa sovelluksia ja ominaisuuksia, jotka tarjoavat arvoa ja merkityksellisempää vuorovaikutusta.
Jatka kysymyksiä pohtiaksesi:
• Mitkä turvaominaisuudet ovat mukana?
• Kuinka monta osallistujaa majoitetaan?
• Onko olemassa asiakastukea?
• Mitkä ominaisuudet ovat mukana? Onko äänitystä? Näytön jakaminen? Tiivistelmät?
• Millainen mobiilikokemus on? Onko sovellusta olemassa?
Yhdistämällä sekä neuvottelupuhelut että videoneuvottelu jokapäiväiseen päivään: sisäisistä kokouksista työntekijöiden työhönottoon ja jatko-oppimiseen virtuaaliset talletukset ja enemmän, käy ilmeiseksi, että asianajotoimistojen on omaksuttava digitaaliseen suuntaan voidakseen liikkua ajan mukana.
Verkkotarjonta avaa oven liiketoiminnalle, tuottavuudelle ja asiakkaiden luottamuksen ja saatavuuden parantamiselle. Tehostettu viestintä tekee kaikkien rooleista - erillisistä tai kokonaisuutena - tehokkaampia.
Anna Callbridgen tarjota asianajotoimistollesi luokassaan hienostuneimmat neuvottelut, jotka rakentavat valtuutetun viestintäkulttuurin välittömässä tiimissäsi ja toimistossasi samalla, kun he valaisevat asiakassuhteiden hallintaa ja vaalimista.
Kaksisuuntaisen viestintäalustan tarjoaminen selkeän ja ytimekkään viestinnän edistämiseksi oikeussalissa ja sen ulkopuolella alkaa tekniikasta, joka on suunniteltu poistamaan kuilu henkilökohtaisesti ja verkossa pidettävien kokousten välillä.
Callbridgen digitaalisten palvelujen puku toimii:
- Pidä työntekijät ja asiakkaat ajan tasalla helposti tiedonsiirron ja saatavuuden avulla
- Ylläpidä yksityinen ja turvallinen yhteys aina
- Yksinkertaista ja muodosta yhteys ominaisuuksiin, kuten Tekoälyn transkriptio, Kokouksen nauhoitus ja Näytön jakaminen jotka lisäävät tuottavuutta, tehokkuutta ja osallistumista
- Kannusta enemmän kasvoaikaa reaaliajassa laadukkailla video- ja äänineuvotteluilla
- Ja enemmän!
Ota selvää, kuinka Callbridge-videoneuvotteluratkaisut voivat antaa yrityksellesi kilpailuedun hyödyntämällä tehtyä työtä ja miten asiakkaista huolehditaan.
