Kun jotain niin suurta kuin pandemia vaikuttaa maailmaan, se väistämättä muuttaa maailman toimintaa. Askel askeleelta, kulkeminen tuntemattoman alueen läpi, kukin teollisuus ja jokainen yritys oppivat sopeutumaan ja menestymään tässä uudessa normaalissa - etenkin laillisessa.
Oikeusjärjestelmään on tehty useita rajoituksia, ja se on sen seurauksena vaikuttanut esitysten, esitutkimusten, oikeudenkäyntien tiheyteen ja saatavuuteen sekä koko oikeudenkäyntimenettelyyn kokonaisuutena.
Oikeudellisena ammattilaisena olet varmasti kokenut omakohtaisen seurauksen siitä, että joudut työskentelemään kotona. Virtuaalikokouksista on tullut valuutta, kun aiemmat prosessit ja järjestelmät ovat siirtyneet muuttumaan online-tilaksi. Ilmeisen muuttuvassa oikeudellisessa ympäristössä videoneuvotteluista on tulossa ratkaisu moniin oikeudenkäynteihin, etsintätutkimuksista alkaen.
Videoneuvottelut antavat asianajajan molemmille osapuolille mahdollisuuden hankkia tarvittavia ja kriittisiä tosiseikkoja, todisteita, tukea, väitteitä, todisteita ja puolustuksia oikeudenkäynnissä joutumatta koskaan astumaan jalkaansa oikeuteen.
Olettaen, että asianajotoimistosi on siirtynyt verkkoon - etäkokousten määrän lisääminen, IT-osaston vahvistaminen, käytön oppiminen näytön jakaminen ja virtuaalitaustat, mikä sopeutuu lyhyempiin, ytimekkäämpiin online-kokouksiin ja esityksiin - näet nyt, kuinka tekniikka tarjoaa mahdollisuuden kommunikoida helposti etänä.
Sukelletaan syvemmälle siihen, miten tämä muotoutuu eri oikeudellisissa vaikutuksissa.
Yksi videoneuvottelujen kätevimmistä ja eteenpäin vievistä ominaisuuksista on tallennus. Osumien ennätys online-kokouksen ollessa käynnissä antaa osallistujille alusta loppuun, täysin taltioidun tallennuksen kaikesta synkronoinnissa tapahtuneesta.
Tämä voi kuitenkin olla menettelymuutos monille yrityksille. Onko joukkueiden puheluita koskaan kirjattu ennen verkkoon muuttamista ja useimmat kotona työskentelevät ihmiset? Kuka teki kokouksen muistiinpanot? Kuinka paljon aikaa käytettiin kokoontumiseen? Tee liikkumisesta saumattomampaa sisällyttämällä tekniikka, joka tekee raskaasta nostosta, kuten sieppaavan äänen, videon, kuvaruudun, lähetetyt linkit ja asiakirjat puolestasi.
Tallennuksen hyödyn ohella tyypillisesti tulee transkriptio ja älykkäät yhteenvedot, kaksi ominaisuutta, jotka parantavat tutkimuksen löytöprosessia. Sen lisäksi, että vivahteet ja kehon kieli siepataan videon kautta, myös äänen sävy, ajatusmallit ja sanasto voidaan erottaa tekniikan kaiutintunnisteiden, kehittyneiden algoritmien ja yleisten aihe-linkkien avulla.
Kolikon toisella puolella on kuitenkin muutamia haasteita, joita tulevissa oikeudenkäynneissä ja tutkimuksissa tulisi harkita. Joukkotallennus herättää kolme huolenaihetta tietojen tallennuksen kannalta:
Tietojen lisääntyminen
Kun yhä enemmän online-vaihtoa tallennetaan, lisää tiedostoja kasaantuu ja niin voi myös videotiedostojen koko. Kun tietojen määrä kasvaa, kyky tallentaa ja hakea turvallisesti lisääntyy samanaikaisesti.
Tietueiden hallinta
Turvallinen ja turvallinen tietojen tallennus on välttämätöntä, koska jaettu ja keskusteltu tieto voi olla erittäin arkaluontoista eikä sitä ole tarkoitettu kenenkään muun nähtäväksi. Mieti, miten ja mihin nämä tiedostot tallennetaan. Kuka tai mikä on suojatoimi? Kenellä on pääsy ja miten heitä suojataan?
Löytö
Aikaisemmin on mahdollista, että kokoukset äänitettiin tai kirjoitettiin tekstinkäsittelyasiakirjaan, mikä rajoitti toimitettujen tietojen tarkkuutta ja laajuutta.
Ehkä tiedot koottiin esitykseen tai esityslistalle. Yksityiskohtaisempien sähköisten tiedostojen ja transkriptioiden mahdollisuus on nyt paljon edullisempi kuin koskaan. Tallennetut online-kokoukset pystyvät sieppaamaan ääntä ja videota koko kokouksen sisällön ohella, joka sisältää kaikki tapahtumat ja vaihdot koko kokouksen ajan.
Pidä mielessä kasvojen ilmeiden, eleiden ja kaiken sen arvo kommunikoinut puhumatta.
Jotain muistaa:
Tallennettujen kokousten käyttö voi osoittautua molemmille a positiivinen ja negatiivinen "digitaalisena jalanjälkeen" voisi olla perusta myöhemmälle käytölle. Varmista, että yksityisyys- ja suojatoimenpiteesi ovat ajan tasalla ja avoimia, koska oikeusjuttujen etsintäpyynnöt voivat sisältää videotapaamisia yhtä usein kuin sähköpostit ja asiakirjat.
Yleisen tarkkuuden ja läpinäkyvyyden varmistamiseksi määritä käytännöt, jotka luovat yhtenäisyyttä videoneuvotteluissa. Tietojen järjestäminen, suuntaviivoista päättäminen ja yleinen kulun tai menettelyn määrittäminen online-kokouksissa varmistavat, että turvallisuusriskit ovat rajoitetut, tiedot louhitaan ja tiedot ovat helposti saatavilla:
- Päätä kokousten nimeämiskäytännöt ja kuka vastaa äänitysten hallinnasta. Missä nauhoitukset elävät ja mitkä ovat säilytystä, saatavuutta, poistamista, löytämistä jne. Koskevat hallinnolliset säännöt?
- Siirrä tallennusvastuut kokouksen koosta riippuen yhdelle tai muutamalle osallistujalle. Valitse osallistuja kustakin osastosta, esimies tai johtaja, joka vastaa erityyppisten kokousten nauhoittamisesta. Kuka toimii moderaattorina ja mitkä käytännöt, säännöt ja menettelyt on otettava käyttöön erilaisia virtuaalikokouksia varten?
- Mitä "näkymää" haluat tallentaa? Kun olet päättänyt, kuka moderaattori on (tai ehkä on muutamia), valitse mikä tapaamisvaihtoehdoista vastaa yrityksesi tarpeita ja kuka tekee nauhoituksen mistä tietokoneesta tai näkökulmasta.
- Pidä silmällä loppua yhteenvetoja ja videoneuvottelualustan toimittamat raportit ja selvittää kuka niistä on vastuussa. Kuka saa ne ja miten heihin pääsee?
- Vältä löytö suistumasta videoneuvotteluissa, jotka:
Selvitä poistajan fyysinen sijainti ja tapa, jolla hänet logistisesti asetetaan muodostamaan yhteys virtuaalikokoukseen
Tarjoa toinen vaihtoehto, jos tuomioistuimen toimittaja ja karkoittaja eivät pysty näkemään samassa paikassa
Hanki näytteilleasettajalle postitse etukäteen tai sähköisesti kerrostamisen aikana
Suorita sujuvasti - testaa tekniikkaa ennen virtuaalisen laskeutumisen päivää
Yhdistä useita asianajajia ja osallistujia eri maantieteellisiltä alueilta
Kaikki ovat sopineet siitä, tallennetaanko se vai ei - hanki suostumus - Käytä säilytyskäytäntöä, joka erittelee videoneuvottelujen tallennuksen ja tuhoamisen myöhemmin tietyn ajan kuluttua.
Kun online-kokous on saatu päätökseen, tallenteet tallennetaan pilveen, ja ne ovat edelleen saatavilla yrityksen portaalin tai moderaattorin kautta. Tiettyjen osallistujien käyttöoikeuden antaminen on yksityisyyden suojaa ja turvallisuutta. Yleinen tietueiden hallinta, toimintaprotokollat ja pääsy tulisi vahvistaa keskustelemalla ja kehittämällä politiikkaa ja menettelytapoja.
Estä tietoturvaloukkaukset ja videoiden salakuuntelu tekniikalla, joka tekee jokaisesta verkkokaupasta turvallisen ja yksityisen. Valtuuta käyttämään kertaluonteista pääsykoodia tai yhtä henkilöä, joka osuu tietueeseen kokouksen aikana. Etsi ominaisuuksia, kuten:
- Kertakäyttöinen koodi: Jokainen puhelu on salattu yksilöllisellä ja yksityisellä koodilla, joka on voimassa vain määritetyille ja ajoitetuille neuvottelupuhelun.
- Kokouslukko: Aktivoi tämä ominaisuus heti, kun osallistujat ovat ilmestyneet, estämään ei-toivottuja osallistujia puuttumasta asiaan. Kuka tahansa, joka ilmestyy myöhään, on pyydettävä lupa moderaattorilta.
- Turvakoodi: Jos online-kokouksen esityslista sisältää erittäin arkaluontoisten tietojen keskustelun, lisää toiseen suojaustasoon lisäkoodi, jota tarvitaan neuvotteluun osallistumisen yhteydessä.
Helposti saatavilla oleva tekniikka, joka tarjoaa perustan löytämiselle, on osoittautumassa yleistyneemmäksi. Ja eteenpäin on epätodennäköistä, että henkilökohtaiset menettelyt ovat etusijalla. Jos oikeudellinen löytö ja muut prosessit voidaan suorittaa verkossa, on mahdollista, että niitä pidetään edelleen verkossa.
Kun on kyse turvautumisesta videoneuvotteluohjelmisto henkilökohtaisen ilmestymisen sijasta
hyödyt - mukaan lukien kustannussäästöt, vähemmän matkoja, enemmän aikaa, etäkäyttö, tuottavuuden kasvu, vähemmän viivästyksiä - ovat suuremmat kuin haasteet:
Haaste # 1:
Perinteisesti kukin osapuoli on tyypillisesti oikeudellisen neuvonantajansa fyysisesti läsnä, jonka on toimitettava, avustettava ja selitettävä asiakirjoja ja näytteitä tutkimuksen aikana.
Ratkaisu:
Sen sijaan videoneuvotteluilla tämä on mahdollisuus suunnitella eteenpäin. Asianajajien ja oikeusavustajien on selvitettävä kaikki todisteet, näyttelyt, asiakirjat ja todisteet etukäteen. Sen tulee olla selkeä, merkitty, järjestetty, otsikoitu ja lähetettävä postitse tai valmiina erotettavaksi sähköisesti. Varmista, että osoitteet ovat ajan tasalla, kirjoitettu oikein ja kaikki, jotka tarvitsevat tietoja, sisältyvät digitaaliseen tapahtumaan tai postitettuun postiin.
Haaste # 2:
Todistajien käytöksen ja tyytymättömyyden arviointi voi olla hämmentävää videolinkin kautta sen sijaan, että hän olisi läsnä samassa fyysisessä paikassa.
Ratkaisu:
Virtuaalikokousta edeltävinä päivinä tehty teknologiatesti varmistaa, että osallistuja nähdään selkeästi ja kokonaan. Luo videoneuvottelujen viiteopas asiakkaille, kollegoille ja yrityksellesi muille lakimiesammattilaisille, joka sisältää pakolliset käytännöt ääniprojektiolle, valaistukselle, asennolle, hyväksyttävälle taustalle ja muille tiedoille, jotka tekevät videon löytämisestä paikalla, kiillotettua ja ammattimaista.
Haaste # 3:
Asetus, joka ei ole institutionaalinen tai ei näytä olevan neutraali tai sopiva, voi olla sekava, harhaanjohtava tai johtaa riittämättömään tutkimukseen.
Ratkaisu:
Tarjoa esimerkkivideoita ja online-opetusohjelmia siitä, miten videoneuvottelujen tallettamisen, etsintäkutsun, esitutkinnan tai kokeiluprosessin tulisi kehittyä. Esitä mikä on hyväksyttävää ja mitkä järjestelyt ja taustat johtavat onnistuneeseen tutkimukseen. Anna myös esimerkkejä huonoista videoista ja siitä, mitä ei pidä tehdä.
Haaste # 4:
Ei ole samassa fyysisessä tilassa avaa tutkimuksen mahdollisille väärinkäytöksille tai väärinkäytöksille.
Ratkaisu:
Keskustelun täydellinen läpinäkyvyys vaaditaan lomakkeen alusta loppuun. Suostumus huomatulla kehotuksella kokouksen alussa varmistaa, että kaikki noudattavat vaatimuksia. Lisäksi koulutuksen tarjoaminen parhaista käytännöistä tentin aikana vahvistaa prosessit sen varmistamiseksi, että ne ovat virtaviivaisia ja ajantasaisia.
Tässä on joitain parhaita käytäntöjä videoneuvottelujen kautta tapahtuvan löydön aikana tapahtuvan viestinnän todellisen laadun suhteen:
• Aseta sivuun aika - ennen, aikana ja jälkeen
Sisäänkirjautumiset, haastattelut, todistukset, kokoukset, talletukset - varmista, että valmistautumiseen on aikaa, riittävästi aikaa päästä läpi ja varattu aikaa pohtia ja käydä läpi nauhoitus tai yhteenvedot.
• Varmista, että kaikki tekniikat toimivat
Kun aika on olennaista, älä jää kiinni yrittäessäsi korjata ja ratkaista teknisiä ongelmia, kun kaikki odottavat. Ilmoittaudu videoneuvotteluun hieman aikaisemmin ja testaa mikrofoni, kaiutin ja yhteys.
Tarkista, onko kaikki ladattu, ylimääräisiä johdot ovat käytettävissä, wifi on vahva jne. Hyödynnä yritystason konferenssiympäristöjen tarjoamaa ääni- ja videotestausta.
• Tarkista paikan tarkistus
Valitse paikka, joka on hiljainen, steriili ja häiriötön. Valkoinen seinä tai suljettu huone, jossa on sileä, häiriötön tausta, toimii parhaiten.
• Pidä kiinni ajoituksesta
Ilmoita kokouksen pituus etukäteen, jotta jokainen voi suunnitella sen mukaan. Aivan kuten henkilökohtainen tapaaminen, luo esityslista, pidä siitä kiinni ja suojele kaikkien aikaa.
• Tarkista ääni- ja videoliitäntä
Käytä kuulokkeita minimoidaksesi palautteen ja maksimoidaksesi kuulosi ja projektiosi. Käytä videoneuvotteluja, joilla on korkealaatuiset ääni- / videotoiminnot.
Anna Callbridgen tarjota asianajotoimistollesi videoneuvottelutekniikka, joka tekee oikeudenkäyntiä edeltävät toimet sujuvasti virtuaalisessa ympäristössä. Uskomatonta potentiaalia saattaa monet henkilökohtaiset oikeudenkäynnit verkkoon, sormiesi ulottuvilla on mahdollisuus vähentää kustannuksia, työskennellä enemmän kotona, nopeuttaa oikeudenkäyntejä ja saada enemmän tietoa nopeammin.
Callbridgen kaksisuuntaisella viestintäalustalla on valta mennä syvällisemmin ja antaa ulottuvuus asianajotoimistojen liiketoiminnalle. Tallennetut online-kokoukset antavat kaikille osapuolille tunteen olla kasvotusten, mutta turvallisesta ja terveellisestä etäisyydestä. Lisäksi se tarjoaa joustavamman läsnäolon ja oikealla ennakoinnilla suunnittelu ja valmius sopivat korvaamaan henkilökohtaiset kokoukset.
