Digitaalisemmalla lähestymistavalla liiketoiminnan harjoittamiseen ei ole yllättävää, että viestintäohjelmistot integroivat parempia visuaalisia ratkaisuja. Asiakassuhteiden lisäksi syvenee myös työntekijöiden sitoutuminen, osallistuminen ja yhteistyö, kun voit näyttää mitä tarkoitat sen sijaan, että sanot sen.
Älkäämme unohtako kuinka paljon vivahteita ja merkityksiä menetetään viestinnän kautta tapahtuvassa viestinnässä. Pitkät ohjeet, sähköpostiketjut ja tekstikeskustelu ovat erinomaisia viestintämuotoja tietyissä tehtävissä, mutta kun on kyse esityksestä tai upean ensivaikutelman tekemisestä, on olemassa muita tapoja lisätä ante.
Siellä tulee esiin näytön ja asiakirjojen jakaminen. Nämä kaksi pääominaisuutta lisäävät ulottuvuutta online-kokoukseen ja vuorovaikutukseen tarjoamalla lähellä ja kaukana oleville osallistujille kaiken tarvitsemansa online-tilassa reaaliajassa.
Täältä löydät sekä näytön jakamisen että asiakirjojen jakamisen kokousten tuottavuuden parantamiseksi:
Mille on kaksisuuntainen ryhmäviestintäalusta?
Ennen kuin ryhdymme siirtymään yksityiskohtiin, eritellään tarkalleen, mikä on kaksisuuntainen viestintäohjelmisto ja miten se toimii työnkulun parantamiseksi kaikkien työntekijöiden, työntekijöiden, asiakkaiden, toimittajien, toimittajien, ystävien, perheen ja muun kanssa.
Sen sijaan, että luottaisit sähköposteihin ja ajoitettuihin puheluihin aivoriihi tai tehdä johtajan päätöksiä, ajoita kokous etukäteen tai paikan päällä videoneuvotteluilla /neuvottelupuheluohjelmisto. Selainpohjainen, nollaan ladattava tekniikka mahdollistaa nopean ja yksinkertaisen asennuksen, joka saa 1–1,000 XNUMX ihmistä käyntiin verkossa. Kokoa itseluottamuksella online-kokoustilan kanssa osallistujien kanssa ympäri maailmaa keskustellaksesi suurista tai pienistä asioista ja toimiakseen yhteistyössä esityksissä, leikeissä ja etäprojektit.
Tällaisen hienostuneen tekniikan mukana tulee ominaisuuksia, jotka on suunniteltu parantamaan tapaa, jolla korkean tason viestintä saavutetaan.
Mikä on asiakirjojen jakaminen?
Tämä ominaisuus tunnetaan myös nimellä tiedostojen jakaminen, ja se tarjoaa sinulle sujuvan sujuvan pääsyn minkä tahansa digitaalisen tiedoston jakamiseen verkkoneuvottelualustan kautta. Voit helposti siirtää edestakaisia linkkejä, mediaa, videoita, äänitiedostoja ja muuta tai työskennellä samanaikaisesti ja yhteistyössä muiden kanssa samassa sanassa doc, esitys jne.
Käytä asiakirjan jakamista:
Varmista, että kaikilla on ”paperiversio” asiakirjasta
Levitettävä tiedosto on helppo vetää ja pudottaa tai valita ja ladata. Jaa kopio esityksestä toimituksen jälkeen. Lähetä pakattu tiedosto valokuvista. Kuvaa kampanjavideo, linkit suosikkiresepteihisi tai PDF-tiedostot, jotka on jaettava ryhmälle.
Jaa projektille ja / tai kokoukselle tarvittavat tiedostot
Pidä tiedostosi valmiina lähetettäväksi osana asetettua asialistaa ennen online-kokouksen aloittamista. Jokaisella voi olla oma digitaalinen kopio muistiinpanojen lisäämiseksi, korjausten tekemiseksi tai avaamiseksi myöhemmin tarkasteltavaksi.
Lähetä työsi verkkoneuvottelun aikana
Olipa liike- tai oppimiskohde, projektit voidaan lähettää verkkoneuvottelun kautta johtajan tai kouluttajan nähtäväksi myöhemmin. Tämä toimii hyvin yhteistyössä tai ryhmätyössä, jossa on useita tiimin jäseniä tai useita liikkuvia osia.
Lähetä, mitä on nähtävissä, jos Internet-yhteys on huono
Jos olet maaseutuyhteisössä tai wifi on heikko, harkitse asiakirjojen lähettämistä toisena vaihtoehtona näytön jakamiseen. Pidä mielenrauhaa, kun tiedät, että tärkeät tiedostosi ovat ohittaneet sen turvallisesti ilman häiriöitä tai viivytyksiä.
Asiakirjojen jakamisen edut:
Laittamalla asiakirjat suoraan tarvittavien osallistujien käsiin, voit olla varma tietäen, että tärkeät tietosi ovat juuri siellä, missä niiden on oltava. Nopeuta liikettä projektien ja kehitystyön kautta jakamalla asiakirjoja tällä hetkellä:
Löydä tärkeimmät suorituskykyindikaattorit hankkimalla lisää asiakkaita, lisäämällä myyntiä ja ottamalla ylimääräisiä tavoitteita, kun voit pitää tiimin ajan tasalla asiaankuuluvilla tiedoilla tai tehdä yhteistyötä tiedoston kanssa kaukaa.
Nauti tallennustilasta ja pääsy kaikkiin asiakirjoihisi helposti pilvessä. Oikein! Kaikki tärkeät kohteesi, kuten laskentataulukot, grafiikat, äänitiedostot, kuvat ja paljon muuta - jopa suuret tai suurikokoiset - tallennetaan pilveen ja voidaan ottaa alas milloin haluat. Tiedostosi ovat turvassa, vaikka jotain tapahtuisi kannettavalle tietokoneellesi tai työpöydällesi.
Vähennä kustannuksia lähettämällä digitaalisia kopioita raskaiden, kalliiden tulosteiden sijaan kuriirilla. Lisäksi tiedät, että vastaanottajalla on se ilman mahdollisuutta eksyä matkan varrella.
Asiakirjojen jakaminen on helppoa, yksinkertaista ja nopeaa jäljittää, käyttää ja lähettää kuin sähköpostitse. Käytä Smart Summaries -kokouksen jälkeistä aikaa löytääksesi vastaanotetut asiakirjat tai nähdä lähettämäsi asiakirjat.
Mikä on näytön jakaminen?
Näytön jakaminen antaa sinulle mahdollisuuden jakaa tarkalleen mitä olet näytölläsi nostanut. Juuri se, mitä näet, on se, mitä he näkevät. Napsauta näytön jakamispainiketta ja tarkastele esitystäsi, videota, asiakirjaa - mitä vain haluat muiden saavan silmämunansa!
Käytä näytön jakamista:
Elävöittää online-esityksiä
Jaetaanko edistymisraportti? Onko sinulla mielenkiintoisia mittareita keskusteltavaksi? Täytyykö kertoa osakkeenomistajille tulevaisuuden suunnitelmista? Esityksen jakaminen ja sen läpi käyminen on helppoa osoittamalla, mitä haluat esitellä tai kutsua.
Yksinkertaista suoria esityksiä
Selaa työtovereita vaikeasti selitettävissä olevan käyttökokemuksen pullonkaulassa tai esitä uusia ja parannettuja ohjelmisto-ominaisuuksia näytön jakamisen avulla, joka helpottaa näyttämistä ja kertomista.
Isännöi verkko-oppaita
Luo parempi online-oppimisympäristö (joka kääntää!), Kun voit mennä livenä ja olla hetkessä vastaamalla kysymyksiin, puheluihin ja tarjoamalla reaaliaikaista tukea.
Hajota ongelmat ja vianetsintä
Laajenna IT-ratkaisujasi näytön jakamisella, joka antaa sinulle mahdollisuuden nähdä, mitä asiakkaasi tai kollegasi näkee. Sinun ei tarvitse "arvioida" ja saat nähdä täydellisen kuvan työskentelystäsi riippumatta maantieteellisestä sijainnistasi tai aikavyöhykkeestäsi.
Näytön jakamisen edut:
Näytön jakaminen on edullista useista syistä. Koe, kuinka ongelmista on helpompi välittää, viestintä on vähemmän pelottavaa ja visuaalinen vaikutus paranee yleisesti:
Erityisesti asiakaspalvelua ja myyntiä varten monimutkaiset tiedustelut voidaan käsitellä ja syventää, ja edustajat voivat tarjota henkilökohtaista henkilökohtaista ohjausta paikan päällä!
Näytön jakaminen kasvattaa syvempää ja vaikuttavampaa ymmärrystä, kun asiakkaat ja / tai edustajat voivat hiirtä sivun tietyillä alueilla keskustellakseen ongelmista, mahdollisuuksista ja muista keskustelunaiheista.
Näytönjakotilassa yksityisyys on edelleen eturintamassa. Työpöytä voi olla näkyvissä, mutta sitä voi vain tarkastella eikä käyttää. Ei ole mitään tapaa napsauttaa tai sivuja, avata välilehtiä tai käyttää sovelluksia.
Näytön jakaminen ei vaadi lisäohjelmien lataamista tai asentamista.
Varmista ennen näytön jakamista, että:
Tarkista vielä mitä työpöydälläsi on:
Ole tietoinen kenelle puhut tai kuka tulee olemaan online-kokouksessa. Tietämällä yleisösi voit tehokkaasti käyttää esimerkiksi työpöydän taustakuvaa vaikutelman luomiseen. Mutta ensin vältä kaikkea liian kiireisen näköistä tai loukkaavaa, ja sieltä voit harkita yrityksen tai sen asiakkaan tuotemerkin nostamista, jolle valitset.
Mieti myös mitä välilehtiä ja sivuja sinulla on auki. Onko se henkilökohtaista? Varmista, että suljet ne.
Siivoa työpöytäsi:
Siivoa nopeasti erilaiset kansiot, ladatut kuvat ja yleinen sotku, joka orgaanisesti kerääntyy päivittäin. Pidä työpöytäsi siistinä ja siistinä, jotta voit helposti navigoida ja löytää etsimäsi tuhlaamatta aikaa etsimällä tai mahdollisesti nostamalla väärän asiakirjan.
Sammuta ohjelmat ja selainikkunat:
Tietokoneesi toimii hitaammin taustalla olevien ohjelmien kanssa. Varmista, että olet vauhdissa sulkemalla kaiken, mitä et tarvitse online-kokouksessa.
Kirjaudu ulos viestinnästä ja chatista:
Vältä kiusallista viestiä, joka tulee esiin kirjautumalla ulos chat- tai viestisovelluksista. Viimeinen haluamasi asia on keskeyttää tai keskeyttää suoralla henkilökohtaisella viestillä!
Tarkista Internet-yhteys:
Pidä ethernet- tai wifi-salasanasi käsillä ja käyttövalmis. Yritä siirtyä yhteyteen ennen pelin aikaa varmistaaksesi, että kaikki on paikallaan sujuvan kokemuksen takaamiseksi.
Näytönjako-ominaisuuden käyttö hengittää jokaisen online-vuorovaikutuksen, johon liittyy viestintää. Esitysten ja virtuaalikokousten lisäksi kokeile sitä parantamaan:
Työntekijöiden koulutus - Työntekijöiden kouluttaminen on paljon sujuvampaa, kun voit kohdistaa useita oppijoita kerralla työpöydän kätevästi. Vie heidät kiertueelle verkkokamerallasi tai vie heidät orientointikannen läpi, jossa he voivat esittää kysymyksiä ja saada vastauksia reaaliajassa.
Aivoriihi-istunnot - Kun kaikki ovat kokoontuneet online-kokoustilaan, osu näytön jakamiseen ja avaa sitten verkkotaulu muistiinpanojen kirjoittamiseksi ideoista ja käsitteistä. Käytä värejä, muotoja ja kuvia yhdistääksesi mielikartta tai mieliala, jota isännöit ja johdat, mutta kaikki muut näkevät sen.
Haastattelut uusien kykyjen kanssa - Tämä toimii täydellisesti potentiaaliselle työntekijälle, jotta hän voisi osoittaa teknisen taitonsa. Jos ehdokas on haastattelussa, hän voi vain osua näytön jakamiseen ja käydä HR-edustajaa salkunsa läpi tai tarjota koodausratkaisun lennossa.
Projektipäivitykset - Ota C-tason suoritukset läpi suunnitellun projektin tilan jakamalla se työntekijöiden kanssa ja saamalla heiltä palautetta reaaliajassa. Ota yhteyttä sidosryhmiin, sijoittajiin ja johtajiin nähdäksesi laskentataulukot, mittarit ja digitaaliset asiakirjat.
Ja niin paljon muuta. Riippumatta siitä, miten osallistut näytön jakamiseen osana esitystäsi, sävelkorkeutta tai virtuaalikokousta, mukavuus tarjoaa jokaiselle toimialalle ja ihmisryhmälle lisääntyneen yhteistyön ja yhteenkuuluvuuden tunteen. Yhtäkkiä kaikki voivat olla osa päätöksentekoprosessia ja tuntea olevansa paikalla, kun he eivät ehkä ole samassa osassa kaupunkia!
Kuinka näytön ja asiakirjojen jakaminen eroaa toisistaan?
Näytön jakaminen on täydellinen reaaliajassa olemiseen. Osallistujat voivat nähdä esityksesi tai olla osa sitä oppitunti hetkessä. Se on erittäin hyödyllinen työkalu tuomaan kollegat kokemaan kokemasi.
Toisaalta asiakirjojen jakaminen tapahtuu enemmän "takeawayn" tavoin. Osallistujille jää konkreettisia linkkejä, videoita, asiakirjoja, mediaa ja tiedostoja, joita he voivat käyttää omaan aikaansa. He voivat hankkia tärkeät tiedostot nyt tarkasteltaviksi ja avattaviksi tai tallentaa myöhempää käyttöä varten. Lisäksi tämä ominaisuus on erityisen kätevä tilanteissa, joissa internetyhteys on heikko.
Miksi tarvitset molempia?
Molemmat ominaisuudet ovat välttämättömiä ja sopivat täydellisesti yhteen toistensa kanssa parantamaan tehokkaasti online-työpaikkaa, luokkahuonetta tai tukitilaa kaikille yhteisöille tai yrityksille kokoontua ja edetä projektissa. Mieti, miten tämä vaikuttaa terveydenhuoltoon, hyväntekeväisyystyöhön, hoitokodeihin, virtuaalikokouksiin, oikeudenkäynti, Ja enemmän.
Lisäksi muiden tukevien ominaisuuksien, kuten verkkotaulu, videoneuvottelu, kutsut ja muistutukset, kokouksen nauhoitus, älykkäät yhteenvedot ja enemmän, mahdollisuudet yhdistää voimansa ja luoda kumppanuuksia ovat rajattomat. Aina on mahdollisuus parempaan ja tehokkaampaan viestintään, joka saa haluamasi tulokset.
Työskentele fiksummin, ei kovemmin näiden kahden ominaisuuden avulla, jotka vahvistavat verkkoneuvotteluja ja tekevät online-kokouksista tuottavampia, yhteistyöhön osallistuvia ja kiinnostavia.
Anna Callbridgen vankan alustan tehostaa työskentelyäsi tiimin kanssa tai kommunikoida ystävien ja perheen kanssa. Ehkä kaksi suosituinta ominaisuutta, sekä näytön jakaminen että asiakirjojen jakaminen, mullistavat viestinnän kehittymisen.
Katso, kuinka keskustelut muuttuvat ytimekkäämmiksi, tuotanto nopeutuu, palaute on syvempää ja osallistujat haluavat antaa enemmän.
Kokeile verkkoneuvotteluja, jotka asettavat viestinnän laadun etualalle.
