Kuinka videoneuvottelut voivat parantaa työnkulkuja valtion virastojen välillä

Kun kaikki osastot ja virastot työskentelevät yhdessä yhtenäisenä rintamana, silloin täysin toimiva hallintoelin on todellakin osiensa summa. Mutta kuinka kaikki osat vaihtavat harmonisesti ajatuksia säännöllisesti tai pysyvät ajan tasalla hätätilanteista ja äkillisistä muutoksista politiikassa? Perinteiset dokumentointi- ja viestintätavat eivät varmasti koskaan mene täysin tyylistä, mutta kun videoneuvotteluista tulee ensisijainen viestintätapa, kasa paperia ja analogisia tiedostoja on hitaasti korvautumassa.

Harkitse seuraavia videoneuvotteluiden etuja valtion virastoille:

10. Parempi elämänlaatu

Yhteyden muodostaminen osastojen ja muiden alojen ryhmiin ja työtovereihin edellyttää matka-aikaa ja läsnäoloa. Tai tekeekö sen? Videoneuvottelujen avulla voit yksinkertaisesti perustaa online-kokouksen ja tarvitsee ajaa, pysäköidä ja ilmestyä, kun mikä tahansa päätöksenteko tai ongelmanratkaisu voidaan tehdä videon kautta. Virastojen välisellä avulla on aivan uusi merkitys työntekijöiden uran jatkamisessa. Ajattele kaikkea koulutusta, rekrytointia ja palkkaamista erikoistuneille valtion työpaikoille. Videoneuvottelutekniikka toimii virtaviivaistamiseksi tallentamalla opetusohjelmat; rekrytointivideot rekrytointikampanjoille ja suunnitellut vuokrauspaketteja alukseen pääsemiseksi.

9. Työympäristön parantaminen

Toimistojen välinen viestintä vaikuttaa suuresti osastojen välillä ja yhdessä osastossa tehdyn työn laatuun. Yhteistyö paranee huomattavasti, kun viestintä on tekniikan vauhtia etenkin kriittisessä tilanteessa tai suhdetoiminnassa. Vähemmän dramaattisesti voidaan todeta, että jopa uusilla vanhemmilla tai toisesta kulttuurista tai maasta tulevilla työntekijöillä on nyt mahdollisuus integroitua työvoimaan sujuvammin.

8. Ihmisen käyttämät tunnit tehokkaammin

Kustannusten leikkaaminen tarkoittaa ajan säästämistä ja ajan säästö tarkoittaa, että tunteja voidaan käyttää tehokkaammin muualla. Videoneuvottelut tukevat tuottavuutta ja antaa takaisin enemmän työaikoja, mikä on arvokas resurssi hallituksessa. Kuvittele säästettyjä dollareita, kun korkean profiilin lakimiehen matkamaksut yhtäkkiä puuttuvat. Matka-ajan lyhentäminen säästää mielenrauhaa ja veronmaksajien dollareita ajan myötä.

7. Vähennä oikeudenkäyntien kustannuksia

Veronmaksajan rahaa voidaan käyttää muualla, kun videoneuvottelut ovat kuvassa. Suosittelut, kuulemiset, tallettamiset, nämä voidaan tehdä ilman, että joudutaan kärsimään vankeja vankilaan tai sieltä vankilaan; Lakimiehiä ei vaadita poistumaan toimistosta niin usein, ja todistajat voivat toimittaa yksityiskohtaiset tilit oman kodinsa yksityisyydestä ja turvallisuudesta. Lisäksi useimmat muut pienten aikojen tuomioistuimiin liittyvät skenaariot voidaan järjestää ilman matkaa ja työmatkaa. Yksinkertaisella asetuksella ja selkeällä Internet-yhteydellä monet oikeudelliset prosessit voidaan suorittaa saumattomasti näytöllä.

6. Ole vuorovaikutuksessa yleisön kanssa

Kun hallituksen ja yleisön väliset viestintälinjat tulevat avoimiksi ja avoimemmiksi, on parempi luottamuksen ja ymmärryksen tunne. Tällaisen eteenpäin suuntautuvan tekniikan, kuten videoneuvottelujen, käyttö suhdetoiminnassa asettaa puhujan avoimeksi. Savua ja peilejä on vähemmän, ja julkisen sektorin edustajat voivat rohkeasti käsitellä valituksia ja kysymyksiä puhumalla henkilökohtaisesti yleisölle.

5. Kommunikoi kansalaisten kanssa

Kansalaisten sitoutuminen yhteisöön on tärkeää, jos jokin asia on kuultava tai siitä on tiedotettava. Vaikka kaupungintalot ja julkiset tapahtumat eivät tunnetusti ole kovin suosittuja, videoneuvottelut voivat auttaa nostamaan näitä lukuja. Kansalaiset voivat soittaa (mistä tahansa, käyttämällä maksutonta kansainvälistä puhelinlinjaa) ja katsella mitä tapahtuu. He voivat osallistua esittämällä kysymyksiä chatin välityksellä, mykistämisen mykistämisen ja käden nostamisen tai vierailevana puhujana kokouksen koosta riippuen. Videoneuvottelut auttavat antamaan äänen ihmisille, jotka haluavat puhua, riippumatta siitä, missä he ovat maantieteellisesti.

4. Yhteistyö on helppoa

Olitpa aivoriihillä ideoita yhteisötarjonnasta ja ohjelmista tai työskentelet yhdessä tiimin kanssa, joka tekee valmiussuunnitelman, yhteistyö lennossa on toisinaan pakollista. Tehokas viestintäjärjestelmä, kuten helppokäyttöinen, on-demand-videoneuvottelualusta, tekee voimien yhdistämisestä yksinkertaisempaa ja rikastettua. Niin kauan kuin Internet-yhteys on olemassa, osallistujat eri alueilta, maista ja toimistoista voivat koskettaa tukiasemaa "paikallisesti" online-kokoushuone joka tuo kaikki yhteen.

3. Kokoukset tien päällä

Tärkeitä kokouksia ei tarvitse viivästyttää tai aikatauluttaa uudelleen matka-ajan tai äkillisten viime hetken muutosten vuoksi osastonjohtajan aikatauluun. Videoneuvottelut antavat hallitukselle enemmän liikkuvuutta ja joustavuutta maantieteellisen etäisyyden tai ristiriitaisten aikataulujen suhteen. Ja jos keskeinen pelaaja ei pysty osallistumaan videoneuvotteluun? Äänite ja katselu myöhemmin on toiseksi paras vaihtoehto.

2. On-Demand-yleinen turvallisuusviestintä

Videoviestintä avaa suoran kontaktilinjan hätätilanteessa. Joukkueet voivat parantaa hätätilanteiden reagointiaikoja ja arvioida, mikä hätätilanteiden hallinta on otettava huomioon kriisitilanteessa, jossa kansalaiset ovat vaarassa. Tämä on tehokas viestintämuoto koulutustarkoituksiin ja hätätilanteessa syrjäisessä paikassa.

1. Osastojen välinen harmonia

Nopeampi ja vähemmän resursseja käyttävä päätöksenteko auttaa tekemään työpaikan sujuvammaksi. Parempi yhteistyö on ollut mahdollista vain videoneuvottelujen ansiosta, mikä tekee jokaisesta projektista näkyvämmän tai paremmin delegoidun työntekijöiden ja yhteistyökumppaneiden keskuudessa.

Antaa Callbridgen kaksisuuntainen videoneuvottelualusta vahvistaa virastojen välistä työnkulkua vähentäen samalla toiminnan kokonaiskustannuksia. Sen helppokäyttöinen, lataamaton selainpohjainen ohjelmisto on nopea, luotettava ja yhdistää sinut ympäri maailmaa - tai vain toimistojen välillä. Yhteistyöominaisuuksien, kuten asiakirjojen jakaminen, ja näytön jakaminen, työ voidaan tehdä tarkoituksenmukaisemmin.

Aloita ilmainen 30 päivän kokeilujakso täällä.