Jokainen yritys luottaa kykyynsä hallita aikaa ja työtä saadakseen parhaan tuloksen. Kasvava, skaalautuva, laajeneva Iit ei yksinkertaisesti ole mahdollista ilman vankkaa työnkulun rakennetta ja hallitsematta sen etenemistä. Jos et pysty hallitsemaan sitä, et voi mitata sitä. Joten mikä on työnhallinta tarkalleen ja miten se optimoi tiimit? Lue lisätietoja.
Mikä on työnhallinta?
Työnhallinnalla tarkoitetaan alkeellisimmillaan termiä, joissa tiimin ja liiketoiminnan prosessit kohtaavat muodostaen yhtenäisyyttä työnkulkuissa ja tuotoksessa.
Työnhallintaohjelmisto on erityisen hyödyllinen virtauksen järjestämisessä ja tiedon tuottavien prosessien rajaamisessa. Yhdessä videoneuvotteluohjelmistoja käyttävien online-kokousten kanssa työnhallintatapa luo rytmiä ja näkyvyyttä kaikille työntekijöistä asiakkaisiin ja virtaviivaistaa prosesseja parannettu suorituskyky ja tulokset.
Työnhallinta voidaan porata alas tietyn projektin tai yksilön hallitsemiseksi. Työnhallintaprosessi alkaa projektinhallintasyklin alusta, jotta voit saada selkeämmän käsityksen asiaan liittyvästä laajuudesta ja selvittää paremmin, kuinka yksi (tai useampi) projekti etenee.
Työnhallinta vaikuttaa joukkueiden käsittelyyn. Tämä sisältää:
- Yksilöiden hallinta
- Työnkulun valvonta
- Työmäärän ohjaaminen
- Tehtävän jakaminen ryhmille
- Ensisijaisen päätöksen tekeminen
- Määräaikojen luominen
- Asiakkaiden ja työntekijöiden päivittäminen muutoksista tai estoista
… Kaikki tämä voidaan hoitaa työnhallintaohjelmiston avulla ja lisätä mahdollisuuksia online-kokousten ja videokeskustelun avulla.
Projektinhallinta vs. Työnhallinta
Projektinhallinta on kokonaisvaltainen lähestymistapa, kun taas työnhallinta on lähestymistapa, joka yhdistää projektinhallinnan, työn automatisoinnin ja yhteistyön voidakseen tiimit työskentelemään paremmin kaikissa projekteissa, tehtävissä, suoritteissa jne.
Projektinhallinta auttaa hallitsemaan projekteja, joilla on alku ja loppu sekä selkeät roolit eri työntekijöille. Se voi kuitenkin alentaa hätä- tai tapauskohtaisia projekteja, viime hetken selkeitä tehtäviä ja paljon muuta. Otetaan lisäksi huomioon sähköposteihin, järjestelmänvalvojien tehtäviin, kokouksiin osallistumiseen ja muihin asioihin, jotka eivät toimi, käytetty aika, jonka työntekijä tuotiin tiimille.
Miksi työnhallinta on niin kriittistä?
Periaatteessa: se parantaa suorituskykyä. Aivan kuten minkä tahansa johtamisjärjestelmän kanssa johtajan asemassa oleva henkilö, työnhallinta on toinen tapa varmistaa, että tiimisi työskentelee huippusuorituksessa parhaan laadun toimittamiseksi tehokkaimmalla toimitusnopeudella ilman, että sinun on käytettävä taloutta. Irtisanomisien vähentäminen, pullonkaulojen tunnistaminen, ajan ja budjetin määrittäminen voidaan kaikki toteuttaa asianmukaisella viestinnällä ja strategioilla parhaan työnhallintajärjestelmän saavuttamiseksi.
Työnhallinnan hajottaminen
Yksityiskohdat muuttuvat toimialoittain ja organisaatioiden välillä, mutta on kuitenkin joitain yhteisiä piirteitä ja myös yhteisiä työnhallinnan haasteita:
- Tehtävät
Kun uusi projekti tulee esiin, organisaatio ja valtuuskunta ovat etusijalla. Johtajan vastuulla on osoittaa ja jakaa resursseja samalla, kun varmistetaan, että heillä on oikea henkilö työhön tai tehtävään sen lisäksi, että se tehdään ajoissa ja että se on korkealaatuista. On hyödyllistä seurata, kuka tekee mitä digitaalisilla työkaluilla ja hallintaohjelmistoilla, samalla kun pidät kiinni usein virtuaalinen kokous tilapäivitysten, sisäänkirjautumisten ja tiedotusten aikataulu - Rajan luominen kiireellisten ja tärkeiden tehtävien välille
Varsinkin jos jotain ponnahtaa tyhjästä, voi olla hämmennystä siitä, mitä on tehtävä pian. Tietoisuus tulevista määräajoista ja näkyvyys valmisteilla oleville asioille luo paremman ymmärryksen ja näkökulman tietäen, sanotaanko kyllä vai ei suoritteille. - Tehtävien määräaikojen luominen
Johtaja, jolla on tietoa ja kokemusta, osaa asettaa tarkoituksenmukaiset määräajat tehtäville. Ongelmat syntyvät, kun määräajat muuttuvat tai puskuriaikaa ei ole tarpeeksi. Päättymispäivien on oltava selkeästi hahmoteltuja ja kaikkien nähtävissä. - Pysy avoimena asiakkaiden kanssa
Nyrkkisääntönä on aliedostaminen ja ylitarjonta, ei päinvastoin. Selkeät ja ytimekkäät keskustelut asiakkaiden ja tiimien kanssa auttavat hallitsemaan odotuksia ja asettamaan prioriteetit, jotta ihmiset ovat samalla sivulla. Silloin kun muutoksia ja uudelleenohjauksia projektiin, määräaikaa ja resurssien kohdentamista ei selvitetä, projekti voi tulla raiteilta tai tulla haastavammaksi.
Kun käytössä on asianmukainen työnhallintavirta, joka mahdollistaa johdonmukaiset online-kokoukset ja päivitykset, projektit voivat muotoutua tarkemmin ja pysyä budjetissa ja ajallaan.
Parhaat työnhallintakäytännöt
Onko sinulla erityisiä työnhallintaohjelmistoja vai onko sinulla jokin muu järjestelmä, kuten rutiininomaiset online-kokoukset, tiedä vain, että sitä ei tarvitse kirjoittaa kiveen. Tehokkain työnhallinta on eläminen ja hengitys, ja se on tarkistettava säännöllisesti. Tässä on muutama käskyt ja kiellot:
- Harjoittele erinomaista viestintää
Rakenna yhteistyötiimiympäristöjä viestinnällä, joka on selkeä ja oikea-aikainen. Perustaa keskitettyjä tietoja ja asiakirjoja, säännöllisiä online-kokouksia ja ryhmätapaamisia. Juurruta yrityksen viestintäkulttuuri sopimalla sitoutumissäännöistä: Milloin on parasta lähettää sähköpostia tai pitää kokous? Kuka vastaa ja miten heihin voidaan ottaa yhteyttä? Kuinka uudet työntekijät pääsevät alukseen? Missä työntekijät voivat mennä esittämään kysymyksiä? - Älä vältä läpinäkyvyyttä
Kerro ryhmän jäsenille, mitä tapahtuu heti, kun se tapahtuu tai heti, kun se on tarkoituksenmukaista. Onko budjettia leikattu? Muutos johtajuudessa? Uusi bisnes kehitys? Pidä ihmiset ajan tasalla ja mainitse muutoksen syyt, kun se sopii. Yritä myös välttää peittämästä tärkeitä tietoja. Huhut tuhlaavat aikaa ja hajottavat moraalia. - Kannusta jatkuvaa palautesilmukkaa
Parhaan mahdollisen tuloksen saavuttamiseksi arvostus ja mahdollisuuspalautteet pakottavat parempaan kuunteluun ja kannustavat tuloksiin. Sen lisäksi, että se lisää luottamusta, se säilyttää työntekijät ja saa ihmiset tuntemaan itsensä arvostetuiksi. Anna palautteen olla osa työnhallintaprosessia tuottavuuden parantamiseksi ja vähemmän hukkaan meneväksi ajaksi. - Älä Micromanage
Tiimin jäsenet palkattiin tekemään työ. Kun heille on annettu tarvitsemansa työkalut ja aika, heitä ei tarvitse tarkkailla kuin haukka. Anna heille pääsy ohjelmistoihin ja alustoihin, joilla on tarvitsemansa tiedot, ja luota heihin sitten saavuttaa se, mitä he ovat asettaneet tekemään. Toisin sanoen, lyhyesti heidät ja aseta heidät menestykseen, jotta he voivat työskennellä täydellä mahdollisuudellaan keskeytyksettä.
Anna Callbridgen hienostuneen videoneuvottelualustan luoda yhteyksiä yksilöiden ja heidän kohtaamiensa työtehtävien tehostamiseksi. Videokeskeisellä lähestymistavalla, joka integroituu saumattomasti muihin projektinhallinta- ja yritysviestintätyökaluihin, voit optimoida tiimisi toiminnan heti.
