Tout le monde, quel que soit son secteur d'activité, participe à une conférence téléphonique ou à une réunion en ligne au moins une fois par semaine. On pourrait penser que la plupart d'entre nous sommes désormais des experts de ces réunions virtuelles, n'est-ce pas ? Malheureusement, non. Qui n'a jamais participé à cette réunion de 9 h du matin où chacun réclame frénétiquement son code d'accès, où l'on est obligé d'écouter la musique d'attente de quelqu'un d'autre, et bien sûr, où l'on subit ces cinq interminables minutes où l'on n'entend que « Bonjour, vous m'entendez ? »
Voici 10 règles d'or pour les conférences téléphoniques que vous pouvez utiliser pour sauver vos réunions du lundi et votre santé mentale.
10. Restez tranquille et activez l'enregistrement automatique.
Les ingénieurs adorent les fonctionnalités et widgets supplémentaires dans les applications. L'un des meilleurs gains de temps, cependant, est la fonction d'enregistrement qui est ensuite transformée en une transcription par Cue. Vous avez manqué quelque chose lors d'un appel? Écoutez l'enregistrement ou vérifiez la transcription plus tard. Callbridge est livré avec l'enregistrement automatique. Allumez-le et l'enregistrement de vos appels commencera dès que vous serez en ligne.
9. Composez au moins 10 minutes avant l'appel.
Essayez de ne pas écourter le temps de réception de votre appel. 10 minutes devraient être plus que suffisantes pour télécharger des documents, répondre à des questions et discuter de sujets sans rapport avec vos pairs. Et si vous vous trouvez en difficulté, 10 minutes devraient vous suffire pour contacter votre fournisseur de services (nous!) Pour vous aider.
8. Faites preuve de diligence raisonnable.
Combien de fois quelqu'un vous a-t-il invité à une conférence téléphonique en utilisant un nouveau fournisseur de services sans avoir au moins une conférence téléphonique d'entraînement pour voir comment les choses fonctionnent? La plupart des systèmes de conférence sont assez faciles à comprendre, mais tous n'ont pas les mêmes codes clés, conventions d'interface utilisateur ou fonctionnalités. Faites bonne impression auprès de votre client - s'il s'agit d'un nouveau système de conférence, essayez-le d'abord.
7. Prenez une minute pour vous présenter et présenter vos participants
Certains services de conférence téléphonique, comme Callbridge, permettent d'identifier et d'afficher les noms des participants. Mieux encore, familiarisez-vous avec la voix de chacun. Vous pourrez ainsi mieux suivre les tâches à accomplir, les relances et le compte rendu de la réunion.
6. Ne réduisez pas les coûts pour les clients.
Le Web propose de nombreuses méthodes de connexion gratuites. Attention, bon nombre de ces technologies semblent offrir de grands avantages mais sont en fait des «travaux en cours». Il vaut mieux investir un peu d'argent que de risquer de perdre une vente ou de créer une mauvaise impression lors d'une réunion importante. Cela ne coûte même pas si cher.
5. Parlez clairement et énoncez correctement.
Nous vivons dans un monde globalisé. Même si votre entreprise est limitée à l'Amérique du Nord, gardez à l'esprit que vous pouvez avoir de nombreux participants pour lesquels l'anglais n'est pas leur langue maternelle. Parler de manière rythmée ne vous présentera pas seulement comme un orateur clair, mais donnera également aux autres le temps de prendre des notes.
4. Ne vous engagez pas dans des conversations parallèles.
Tout le monde a passé au moins 12 ans d'école où ils ont appris à se taire et à laisser l'enseignant parler. Pourquoi est-ce que dès que nous mettons nos costumes, cette leçon vole par la fenêtre? Les conversations secondaires entraînent de la confusion, le bruit ambiant et, sans parler, sont tout simplement impolis. Callbridge facilite la gestion de l'ensemble de la conversation - vous pouvez lever la main pour parler ou prendre des notes dans la fenêtre de discussion.
3. Donnez aux gens la possibilité de parler.
Les réunions sont toutes axées sur des conversations actives. Indépendamment de votre ancienneté dans l'entreprise, des études ont montré que la gestion dictatoriale se traduit par un mauvais leadership et est propice à une mauvaise communication. Laissez vos collègues parler. Non seulement vous apprendrez quelque chose de nouveau, mais vous leur ferez sentir que leur contribution est recherchée.
2. Appelez en utilisant le numéro de téléphone et le code PIN corrects.
Désolé d'être répétitif… c'est juste que nous recevons beaucoup de courriels de dernière minute demandant le numéro d'appel. De plus, certains appels utilisent des codes d'accès uniques pour la sécurité. Heureusement, vous pouvez trouver votre code PIN dans l'e-mail ou l'invitation par SMS que vous avez reçu!
1. Si vous n'avez rien à dire, veuillez vous couper le son.
Vous êtes-vous déjà demandé pourquoi le bruit commençait à s'accumuler dans les grandes conférences téléphoniques? Vous êtes-vous demandé d'où venait cette frappe désespérée? Si vous discutez avec vos amis sur Facebook, veuillez vous couper le son. Tout le monde peut entendre votre frappe! Appuyez sur * 6, ou sur le bouton muet de l'interface utilisateur de Callbridge, et vous pourrez écouter (et faire un peu de travail sur le côté) sans que personne d'autre ne le sache.
Et maintenant, allez avoir quelques conférences téléphoniques productives et agréables!
