Lorsque vous planifiez une réunion en ligne, vous devez plus qu'espérer que les participants y prêtent attention! En fait, vous voulez les inciter à s'engager et à se présenter. Pour que cela se produise, votre réunion en ligne doit être structurée. Il doit être conçu et adapté à votre public.
Après tout, quel est le but autrement? Pourquoi passer le temps à rassembler les troupes pour passer en revue les rapports d'étape ou ouvrir les voies de communication pour réfléchir à un terrain si le seul son entendu est celui des grillons?
Avec une approche plus interactive de vos réunions en ligne, vous pouvez vous attendre à un engagement élevé, à une meilleure absorption des informations et à une compréhension plus approfondie de votre contenu. Peut-être même un peu amusant!
Passons aux affaires - les réunions d'affaires, c'est-à-dire!
Selon un article de la Harvard Business Review, la haute direction, les cadres de niveau C et d'autres décideurs passent près des trois quarts de leur temps à se rencontrer pour discuter de l'avancement du travail. C'est beaucoup de temps passé en réunion.
N'oublions pas non plus les télétravailleurs. Grâce à une technologie sophistiquée, des réunions en ligne avec des équipes et des collègues dans différents endroits sont possibles, mais il y a encore des défis avec les fuseaux horaires, la connectivité et la coordination des projets. C'est là que le temps passé peut être perdu ou mal utilisé.
Faites-vous tout ce que vous pouvez pour vous assurer que vos réunions en ligne sont productives et une bonne utilisation du temps?
Si vous cherchez à:
- Trouvez des moyens plus simples de vous coordonner avec vos collègues et vos télétravailleurs
- Restez connecté quel que soit le temps ou la distance
- Redynamiser les interactions
- Pousser pour plus de participation et d'efficacité
Alors voici quelques idées pour animer les réunions afin de les rendre plus interactives et efficaces:
Tout d'abord, demandez-vous: cette rencontre est-elle impérative? Avez-vous vraiment besoin de tenir cette réunion?
Pour que les participants interagissent et collaborent, les voix, les opinions, les conclusions et le partage d'informations doivent être entendus. Dans le cas d'une réunion en ligne, un dialogue est préférable à un monologue.
S'il y a une annonce ou des informations qui n'obligent pas les participants à s'ajouter ou à travailler et à écouter uniquement, réfléchissez à la manière dont votre message pourrait être mieux adapté dans un e-mail. Pour les réunions interactives et engageantes, demander aux participants de n'écouter que de les écouter peut les faire perdre ou feindre leur intérêt.
Une fois que le contenu et l'objectif d'une réunion en ligne ont été définis comme «nécessaires», voici la marche à suivre:
12. Gérer les attentes
Cultivez le bon état d'esprit parmi vos collègues en leur faisant savoir à l'avance que leur participation est nécessaire. Dans l'ordre du jour envoyé avant la réunion en ligne, présentez une présentation simple de ce à quoi chacun peut s'attendre.
Présentez le problème et faites savoir aux participants que leurs idées et leur contribution sont demandées. Cela leur donne le temps de réfléchir et de résoudre les problèmes, tout en établissant des règles de base.
De plus, faites-leur savoir une étiquette de base attendue, comme:
- Appuyez sur "muet" lorsque vous ne parlez pas
- Abstenez-vous de manger ou de boire
- Rangez les téléphones et autres distractions en pause
11. Enregistrement avec des collègues
À la lumière d'une récente pandémie avec des millions de personnes travaillant à domicile, le travail à distance peut sembler isolant. En planifiant simplement une réunion un lundi et en commençant par la simple question: «Qu'avez-vous fait ce week-end?» vous pouvez susciter la participation et encourager vos collègues à s'ouvrir.
Mieux encore, en fonction de la taille de votre réunion, utilisez ce temps d'introduction pour amener tout le monde à tendre la main et à remercier un collègue pour ce qu'il a fait. Grand ou petit, en montrant sa reconnaissance avec un simple appel et un cri de tâche, la gratitude travaille pour que tout le monde se sentir plus connecté. C'est un moyen petit mais puissant d'encourager les liens sociaux sur une plate-forme virtuelle.
Votre équipe comprend-elle de nombreux télétravailleurs? Insufflez davantage de lien social en injectant un peu de plaisir pour aider à briser la glace et faire en sorte que les gens se sentent moins seuls avec la distance sociale ou le travail à domicile:
- Pimentez les présentations:
Salle de réunion en ligne pleine d'étrangers? Invitez les participants à se présenter et à une information originale:
-
- Leur chanson de karaoké préférée
- Leur plat maison signature
- Le meilleur concert auquel ils sont jamais allés
Salle de réunion en ligne avec les mêmes collègues? Invitez des visages familiers à:
-
- Discutez brièvement d'un bon film qu'ils ont vu récemment
- Partagez comment va leur animal
- Parlez d'un passe-temps ou d'un projet personnel qu'ils ont entrepris
- Utilise ton cerveau:
Les exercices de consolidation d'équipe ne devraient pas être laissés de côté simplement parce que les membres de l'équipe sont plus dispersés. Fournissez les critères à l'avance afin que les participants puissent se présenter prêts. Essayez une courte version en ligne de Charades, ou Balderdash pour une manière plus intéressante d'ouvrir la réunion. - Jouer un jeu de devinettes:
Une autre façon d'impliquer davantage les gens consiste à demander à chaque participant de jouer à une version simple d'ISpy en décrivant un élément dans sa zone de travail distante.
10. Créez votre agenda de réunion avant l'heure
Si l'ordre du jour de votre réunion est clair et articulé, vous pouvez vous attendre au même retour sur investissement avec votre réunion en ligne! Sans plan ni prévoyance, une synchronisation vague et mal informée entraînera de la confusion et une perte de temps.
Préparez un ordre du jour structuré qui décrit les questions clés et mentionnez ce qui est requis et attendu des participants. Envoyez au moins un jour à l'avance et n'oubliez pas d'utiliser vos invitations et vos rappels pour diffuser rapidement des informations.
9. Préparez votre technologie
Aussi merveilleuse que soit la technologie, il y a encore des occasions où elle peut devenir un peu bancale. Soyez sûr que tout fonctionne correctement en testant votre technologie et en vérifiant que tous les appareils sont chargés. Apprenez à savoir où se trouvent vos prises électriques et ayez vos chargeurs à proximité. Testez votre caméra, votre microphone, votre connexion Internet et réfléchissez à tout ce dont vous pourriez avoir besoin:
- Votre éclairage est-il trop clair ou trop faible?
- Êtes-vous entouré de beaucoup de désordre?
- Êtes-vous dans une zone à fort trafic où les gens vont et viennent?
- À quand remonte la dernière fois que vous avez éteint / réinitialisé votre appareil?
Pensez à inclure ces points dans l'e-mail de l'ordre du jour de la réunion afin que tout le monde soit au courant.
8. Donnez vie à votre livraison
Bien sûr, vous pouvez exécuter efficacement votre réunion en ligne en éliminant les éléments clés, mais vous pouvez également ajouter un peu de piquant pour garder les gens intrigués:
- Inviter le mouvement
Nous savons tous à quel point il est facile de s'investir dans le travail. Se lever de votre bureau est une excellente idée, mais peut être oublié lorsque vous êtes en train d'éteindre un feu ou d'écrire un long e-mail. À un moment donné de votre réunion en ligne, secouez un peu les choses en incitant les participants à faire bouger leur sang. Des mouvements simples comme étirer les bras au-dessus de votre tête ou se lever et s'asseoir plusieurs fois ou faire quelques étirements de bureau peuvent augmenter l'oxygène vers le cerveau et travailler pour surmonter les sentiments de fatigue et de léthargie. - Ajouter des visuels
Encouragez les interactions et diffusez votre contenu auprès de votre audience en
en utilisant des couleurs vives, des vidéos, des photos et des appels accrocheurs. Rendez votre contenu digeste et inoubliable avec une présentation simple à comprendre qui est attrayante avec l'utilisation de visuels et peut-être un mème bien placé et approprié! - Obtenez des commentaires en temps réel
Voyez comment les gens absorbent votre contenu en menant un sondage sur place. Non seulement ils sont amusants, mais ils interrompent le programme et vous fournissent des informations en temps réel utiles. Il sert un outil de prise de décision instantanée, maintient un engagement élevé et aide à structurer les prochaines étapes.
7. Déléguer des tâches
Lorsque des personnes sont chargées de contribuer à la réunion en ligne, par exemple en modérant, en organisant une activité brise-glace ou en prenant des notes, plus chaque personne sera engagée. De plus, cela aide à garder les réunions de petite taille. Gardez les rôles évidents en n'incluant que ceux qui ont besoin d'être là comme un décideur, un conseiller, le stagiaire, etc.
- Sélection d'un modérateur
Un modérateur s'assure que la réunion ne déraille pas. Son travail consiste à garder un œil sur la technologie, à diriger avec autorité, à donner la permission de parler à ceux qui en ont besoin, à être responsable de l'enregistrement et à veiller à ce que la qualité audio et vidéo soit prise en charge.
6. Respectez les délais
Lorsque vous êtes conscient du temps limité dont vous disposez, la productivité a tendance à s'emballer. Travailler avec une limite de temps «encadre» la réunion et lui donne une concentration. Attribuez une durée spécifique pour chaque point clé avec un tampon de 10 minutes. De cette façon, tout le monde peut terminer à l'heure ou juste à l'avance!
5. Supprimer les distractions
Il est facile (et très courant) de vouloir vérifier votre courrier électronique ou jeter un coup d'œil sur votre téléphone lors d'une réunion en ligne. Tenez-vous-en au timing et évitez la tentation en supprimant les distractions depuis le début: fermez les onglets de votre ordinateur portable, mettez votre téléphone en mode silencieux (ou en mode avion!), Fermez la fenêtre pour supprimer les bruits de fond (ou utilisez des écouteurs) et économisez le grignotage pour après!
(alt-tag: Femme assise au bureau travaillant sur un ordinateur portable ouvert assis près d'une fenêtre tôt le matin)
4. Promouvoir la collaboration
Utilisez une réunion en ligne pour générer des idées auprès des participants. Réservez du temps pour vous familiariser avec les caractéristiques d'un groupe de réflexion ou d'une séance de brainstorming. Permettez aux gens de proposer leurs propres idées ou de se reposer sur les idées des autres; Essayez une fonctionnalité telle que le tableau blanc en ligne pour donner libre cours à votre créativité.
3. Incorporer des jeux
Avec gamification, vous pouvez vous attendre à ce que les niveaux d'interactivité de votre réunion en ligne filent à travers le toit! Incluez une petite demande au début et demandez aux participants de donner suite. Celles-ci peuvent également être motivées - déjeuner prolongé, butin de l'entreprise, congé anticipé, etc. Par exemple:
- Sélectionnez une image ou un personnage à intégrer dans les diapositives et demandez aux participants de répondre combien de fois il a été vu tout au long de la présentation.
- Lancez un simple quiz à la fin pour tester la compréhension du contenu par les participants.
- Recueillez les citations de vos collègues et demandez-leur de deviner qui a dit quoi.
2. Terminez par des éléments d'action bien articulés
Le but d'une réunion en ligne est de rassembler les participants et de se rassembler pour progresser vers l'étape suivante. Cela ne peut être fait qu'avec des éléments d'action clairs. Lorsque tout le monde est conscient de ce qu'il doit faire, les choses peuvent être accomplies. Avant la fin de la réunion, vérifiez que les participants connaissent bien leur rôle. Passez quelques instants à revoir ce qui a été discuté et à affecter la personne au poste.
1. Partagez le résumé
Beaucoup de choses peuvent se passer dans une réunion en ligne. De nombreuses idées, suggestions et opinions sont diffusées, c'est pourquoi des notes bien résumées sont efficaces pour maintenir l'intégrité de la synchronisation.
Choisissez un logiciel de visioconférence doté d'une fonction d'enregistrement et / ou de capacités d'IA pour capturer tout ce qui s'est passé. Prendre des notes manuellement est toujours une bonne idée, mais lorsque la technologie fonctionne en arrière-plan pour vous, vous pouvez jouer pendant la réunion en sachant que le reste est pris en charge.
Voici quelques astuces supplémentaires pour faire briller votre prochaine réunion en ligne:
- Marquez votre marque sur tous les points de contact de votre réunion
Vous vous lancez auprès des prospects? Enregistrez votre propre message qui présente le nom de votre entreprise, le slogan et les annonces importantes pendant que les participants se présentent au salle de réunion en ligne personnalisable. Faites une bonne première impression, polie et professionnelle avec votre logo et les couleurs de votre marque sur l'interface utilisateur. - Utilisez l'IA pour faire les démarches
Lors d'une réunion en ligne, vous faites le travail orienté vers l'avenir. Choisis un vidéo conférence solution qui fonctionne en arrière-plan pour fournir des transcriptions, des balises de haut-parleur et des horodatages pour une recherche facile plus tard. - Appuyez sur Partage d'écran pour "Afficher" au lieu de "Dire"
Avec la partage d'écran option, la navigation dans les démonstrations difficiles à expliquer et les fonctionnalités du produit lors d'une réunion en ligne est devenue plus facile. Tout le monde peut comprendre ce que vous dites quand il peut le voir sous ses yeux. Amenez les participants sur la même page lorsque chaque plan d'action peut être affiché en temps réel.
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