Les réunions à distance sont devenues un élément essentiel de la façon dont le travail est effectué à travers le monde. Même si vous vivez dans une grande ville, cela aide à combler le fossé si vous êtes situé dans une partie de la ville et votre bureau dans l'autre. Conférences téléphoniques et vidéo conférence donner l'impression qu'il n'y a littéralement aucune distance entre l'expéditeur et le destinataire, ce qui change la façon dont nous communiquons. C'est vraiment incroyable que nous vivions à une époque où nous pouvons garder des bureaux à Singapour, Londres, New York et des mères au foyer vivant en banlieue – le tout sur la même page en travaillant ensemble.
Alors maintenant que votre entreprise a intégré les meilleurs talents et que vous avez établi un rythme de réunion efficace, il y a la stigmatisation selon laquelle les gestionnaires préfèrent les réunions en personne plutôt qu'à distance. Bien que cela soit traditionnellement vrai, il en va de même pour la capacité d'adaptation et de configuration des travailleurs à distance avec les meilleurs outils du métier pour plus de productivité et d'engagement (et cybersécurité!) des réunions qui mènent à des chiffres et à des objectifs écrasants.
Étant donné que des règles différentes s'appliquent lorsque vous n'êtes pas en réunion en face à face, avoir une conversation sur les « règles d'or » implique tout le monde afin que chaque synchronisation puisse être livrée et reçue d'une manière qui donne des résultats. Voici les règles clés à garder à l’esprit dans une relation de travail à distance :
AVANT LA RÉUNION
Familiarisez-vous avec votre technologie
Allumer la caméra vidéo et envoyer un code pour votre conférence téléphonique est facile. Mais vous familiariser un peu plus avec la façon dont le logiciel et le matériel fonctionnent pourrait vous mettre en bonne place si - Dieu nous en préserve - il y a une difficulté technologique pendant la conférence téléphonique. Évitez tout hoquet en vous connectant 5 minutes avant la date prévue afin de pouvoir vous installer tôt; ou ayez un plan prêt à passer à l'action. Même diriger une répétition d'enregistrement vidéo est une décision intelligente!
Ajouter des couches à un espace partagé
Un espace partagé n'est pas une salle de réunion. En fait, c'est la salle de réunion qui contient les espaces partagés comme des flipcharts, un tableau blanc en ligne, écrans partagés et plus. Les travailleurs à distance peuvent ressentir la deuxième meilleure chose à être physiquement là en étant influencés par une combinaison de ces espaces pendant la conférence téléphonique.
Établissez un ordre du jour, partagez-le à l'avance
Une conférence téléphonique à distance implique des efforts et une planification pour s'assurer que tout le monde peut y assister. En mettant en évidence les sujets abordés et en partageant l'agenda au préalable, vous pouvez gagner des moments précieux en vous en tenant à un plan. De cette façon, les participants savent ce qui se passe et ils peuvent écouter activement et se préparer à leur part de la réunion.
Invitez quelques-uns
Plus le nombre de participants à la conférence téléphonique est élevé, plus l'attente de contribuer à la discussion est faible. 1 à 10 participants est idéal.
PENDANT LA RÉUNION
Gardez l'objectif de la réunion au premier plan et au centre
En mots simples, rappelez à tout le monde ce qui doit être réalisé à la fin de la conférence téléphonique. Notez-le sur le tableau blanc en ligne, par exemple, afin que tout le monde puisse le voir clairement, et utilisez-le pour ancrer les participants s'ils s'écartent trop pendant la discussion.
Rôles de la conférence téléphonique Gamify
Les rôles peuvent être attribués à différents participants comme le facilitateur, le chronométreur et le scribe pour prendre note de tous les points d'action et décisions prises. Pour les réunions récurrentes, dessinez des noms et changez les rôles afin que ce soit décidé au début de la réunion et - surprise! - ça pourrait être vous! Cette la gamification garantira que les gens restent engagés.
Tout le monde reçoit une introduction
Les participants sont plus disposés à participer au conférence téléphonique lorsqu'ils comprennent mieux qui les appelle. Une présentation rapide de tous les participants à la réunion, (même s'il y a une icône ou une image) ajoute une touche d'humanité et fait que les travailleurs à distance se sentent vus et entendus!
Encouragez un petit entretien
La connexion avec des collègues distants fait sentir leur présence dans la réunion. Un bref aperçu de leur journée, de la météo, des projets du week-end - leur donne l'impression d'être connus dans le monde réel ainsi que dans le domaine numérique.
APRÈS LE MEETING
Mettre en place un suivi
Résumez les principaux points et avancées de la réunion à envoyer. La partie qui le rend attrayant? Ajoutez un élément de plaisir et de camaraderie. Un gif, une vidéo ou une photo amusante aide à rendre l'e-mail ou le message de discussion mémorable, ce qui fera que tout le monde attendra avec impatience l'e-mail de suivi après les prochaines réunions.
Mentionnez les numéros
La santé et la productivité d'une relation de travail à distance reposent sur l'atteinte des objectifs, l'atteinte des chiffres et l'atteinte des objectifs de performance. Réservez du temps pour en discuter lors de la réunion ou envoyez un e-mail de suivi décrivant les changements, les réalisations, les améliorations, etc.
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