Comment mettre en place une déposition de visioconférence à toute épreuve pour les avocats

Chaque avocat sait à quel point le processus de litige est long et complexe. Prenez les dépositions et toutes les pièces mobiles qui l'accompagnent. N'oublions pas à quel point ils sont également coûteux. Faire venir des témoins et des individus de l'extérieur de l'État ou du pays pour parler s'additionne. Plus le coût des vidéastes de haute qualité, des sténographes judiciaires et le temps perdu d'enregistrement et de réenregistrement au fil des jours, si nécessaire. Dans une affaire plus complexe impliquant plusieurs témoins, par exemple, il peut être plus difficile d'avoir une déposition au bureau. Le temps de déplacement et le respect du budget sont deux facteurs à prendre en compte, à moins que la vidéoconférence ne soit une option.

Grâce à la visioconférence, organiser une déposition en bonne et due forme devient beaucoup plus simple. La documentation et l'enregistrement des dépositions, la conduite d'entretiens et les témoignages peuvent être réalisés à distance . C'est comme être « en personne », mais virtuellement. Les conflits d'horaires sont considérablement réduits, car une déposition par visioconférence peut être organisée sans se soucier des horaires de vol, des embouteillages et de l'hébergement.

Puisqu'un dépôt peut faire ou défaire une affaire, vous voudrez vous sentir en confiance en utilisant la vidéoconférence pour capturer le meilleur enregistrement le plus authentique. Avec l'aide d'un cabinet de sténographie judiciaire, intégrez les conseils suivants pour une déposition par vidéoconférence à l'épreuve des balles qui résistera au tribunal:

10. Préparez vos expositions

Avant votre dépôt par vidéoconférence, assurez-vous que vos expositions sont préparées et cataloguées. Faites un effort supplémentaire et informez la société de sténographie judiciaire de vos pièces pour ne pas avoir à passer autant de temps à les couvrir lors de la déposition.

9. Choisissez votre emplacement

Connaissez l'emplacement des personnes impliquées dans le dépôt de la vidéoconférence afin de trouver des solutions technologiques appropriées dans ces villes ou communautés rurales. En fonction des emplacements, la société déclarante peut faire un essai pour tester l'équipement, le wifi et la technologie afin de garantir un enregistrement indolore. N'oubliez pas: un Ethernet est un peu plus fiable que le wifi!

8. Particuliers à l'étranger

Mentionnez à l'entreprise de sténographie judiciaire le lieu ou le pays à l'étranger de la personne qui témoigne La loi pourrait être différente et avoir un effet sur l'issue de la déposition.

7. Soyez conscient des fuseaux horaires

Lorsque des témoins se joignent à des fuseaux horaires différents, faites preuve de diligence raisonnable et assurez-vous que tout le monde connaît l'heure de l'enregistrement du dépôt par vidéoconférence. Vous pouvez également rechercher une plate-forme de visioconférence fournie avec un planificateur de fuseau horaire. Sinon, le fait de ne pas se rencontrer à temps pourrait avoir une incidence sur les récits des témoins clés.

6. Look poli

L'apparence est primordiale, tant au tribunal que lors d'une réunion, et plus particulièrement lors d'une déposition par visioconférence. Tous les participants – déposant, témoin, avocat – doivent avoir une apparence soignée, présentable et professionnelle. Il ne s'agit pas d'un simple appel téléphonique. Ce type de déposition est ce qui se rapproche le plus d'une rencontre en personne ; il est donc essentiel que chacun se présente sous son meilleur jour.

5. Soyez sélectif sur les arrière-plans

La configuration de votre dépôt de visioconférence doit être effectuée dans un espace suffisamment éclairé et sans distraction. Tout ce qui bouge en arrière-plan ou est trop bruyant visuellement (affiches, photographies) peut gêner le message le plus important du dépôt et nuire à l'enregistrement. Pas de fenêtres, de voitures ou d'animaux de compagnie.

4. Présentez-vous 15 minutes à l'avance

Une bonne règle de base pour tout engagement utilisant la vidéoconférence est de se présenter tôt. De cette façon, s'il y a des ajustements technologiques à faire, vous pouvez les ajuster en conséquence avant le début de la réunion. Sinon, se présenter en retard lorsque le dépôt bat son plein est perturbant et ne fera que retarder tout le monde. De plus, être tôt signifie que vous pouvez revoir vos notes, écrire des questions de dernière minute ou faire des recherches rapides avant que la balle ne démarre.

3. Surveillez votre langage corporel…

La visioconférence est capable de décupler les mouvements subtils et les nuances de votre corps. N'oubliez pas que chacun peut voir chacun de vos mouvements. Si vous vous ennuyez et bâillez, avez faim et agitez, fatigué et mal à l'aise, toutes ces émotions et mouvements sont visibles pendant que vous êtes dans la séance. Évitez de manger, de mâcher de la gomme, de déballer un sac de chips ou de bouger dans votre siège. Cela peut affecter le résultat de l'enregistrement. De plus, pour vous assurer que votre pièce ressort bien, si vous enregistrez à partir d'un ordinateur, vérifiez que votre surface est plane et sécurisée afin que votre appareil photo puisse prendre une belle photo fluide.

2… .Et votre multitâche

La même logique s'applique. Nul doute que vous avez des e-mails à lire, une liste à consulter ou des fichiers à partager avec d'autres clients. Ou peut-être que vous aimez vraiment jouer à Tetris, mais si tout le monde peut vous voir pendant que vous effectuez d'autres tâches, à quel point cela a-t-il vraiment l'air professionnel? S'ils ne peuvent pas vous voir, cela pourrait être écrit sur votre visage que vous êtes présent mais pas vraiment ici! Et quand une question soudaine vient à votre rencontre mais que vous êtes en train de faire autre chose, vous ne voulez pas être pris au dépourvu!

1. Retards imprévisibles

Il arrive parfois que des retards imprévus surviennent ! Si un participant est en retard et ne peut pas se connecter à l'heure, l'avantage d'une déposition par visioconférence via une plateforme de communication bidirectionnelle est qu'il existe une application ! Tout participant ne pouvant accéder à son ordinateur, son portable ou sa tablette peut se connecter via son smartphone.

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