Avec 2020 sur un début fulgurant, il est prudent de dire que maintenant, au milieu de l'année, votre expérience de la visioconférence s'est améliorée de dix fois. Votre bureau s'est très probablement converti à une approche plus en ligne, de travail à domicile, ouvrant les portes à la communication en ligne en utilisant la vidéoconférence avec les clients, dans des briefings d'équipe, des conférences téléphoniques de la haute direction, des sessions de brainstorming, des réunions d'état ... au.
De plus, alors que nous continuons à nous adapter aux temps changeants auxquels tout le monde est actuellement confronté, la main-d'œuvre se divise quant à la façon dont elle doit se présenter physiquement (ou virtuellement!) Au travail. Avez-vous des collègues qui travaillent à temps plein à domicile? La direction passe-t-elle 2 jours par semaine au bureau et travaille-t-elle à distance? Faites-vous des allers-retours entre les clients qui doivent rester au bureau 5 jours par semaine?
Lorsque les collègues et les membres de l'équipe se sont dispersés dans des paysages numériques et physiques, garder tout le monde ensemble peut s'avérer une tâche difficile, mais pas impossible! Même s'il y a des contraintes de temps, des barrières linguistiques, des différences dans la hiérarchie et des défis généraux avec la gestion du temps, tout le monde veut vraiment rendre le travail en commun aussi efficace et productif que possible.
Voici comment maintenir efficacement un environnement de travail collaboratif si votre équipe est divisée à la maison, au bureau ou sur le terrain.
9 façons de gérer la collaboration entre les bureaux:
9. Évitez l'encombrement des e-mails
Les e-mails sont essentiels pour communiquer rapidement et efficacement tout en garantissant une «piste». Mais lorsqu'une petite question se transforme en une conversation gigantesque qui devient longue et compliquée, l'efficacité réelle de l'échange devient alambiquée.
L'utilisation d'un outil de communication professionnelle offrant un canal où le travail, les statuts et les mises à jour sont présentés de manière visuelle et graphique permet à tous les intervenants d'avoir une vision plus claire de la situation. Un outil collaboratif comme Slack favorise cette cohésion, tout comme un logiciel de visioconférence doté de nombreuses options d'intégration . Vous pouvez ainsi combiner deux plateformes pour une collaboration optimale.
8. Gardez un œil sur les charges de travail
Voir ce sur quoi tout le monde travaille via un outil de gestion de projet permet de discerner le statut du projet et qui y participe. De cette façon, que vous soyez à la maison ou que vous voyagiez pour le travail, vous pouvez sauter et voir ce qui se passe.
Utilisez le code couleur et l'organisation en lignes et colonnes pour structurer les fichiers, les emplacements et le suivi du temps. Par ailleurs, une réunion en ligne par visioconférence pour discuter du projet en temps réel permet aux collègues de s'exprimer librement sur leur situation et leur ressenti au cœur de l'action. Instaurer une routine de réunions en ligne pour faire le point sur l'avancement et les mises à jour contribuera à identifier les priorités, les points de blocage et à respecter les délais.
(alt-tag: femme élégante marchant dans la rue tenant un téléphone portable tout en le regardant et en feuilletant.)
7. Soyez conscient des fuseaux horaires
Il n'est pas idéal d'avoir à participer à une réunion «yeux rouges» ou juste avant de se coucher, mais lors de la planification de projets ou de synchronisations, les fuseaux horaires jouent un rôle dans le choix du moment où organiser une réunion intersectorielle.
Avoir le calendrier de chacun à portée de main et disponible permet à l'hôte ou à l'organisateur d'avoir une visibilité sur le meilleur moment pour avoir une réunion en ligne. Recherchez un logiciel de visioconférence fourni avec un planificateur de fuseau horaire ou soyez ouvert à certains participants invités devant enregistrer la réunion maintenant pour la regarder plus tard.
6. Enregistrez-vous régulièrement
Lorsque votre équipe est répartie entre le bureau, la maison et le terrain, il est facile de perdre certains des comportements les plus typiques acquis lorsque vous travaillez en tandem et à seulement quelques mètres l'un de l'autre - comme jeter un coup d'œil pour poser une question ou passer. dans la salle ou la salle de repos.
Pour vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde, prenez l'habitude de toucher fréquemment la base. N'hésitez pas à vous connecter plusieurs fois par semaine que ce soit par e-mail, synchronisation, conférence téléphonique, visioconférence ou chat textuel!
5. Fiez-vous à l'automatisation pour garder une trace
La gestion des délais, des statuts et de l'avancement des travaux n'est pas aussi simple lorsque vous ne pouvez pas le faire en personne. Mais lorsque vous pouvez vous décharger d'un travail répétitif chronophage, vous perdez du temps à consacrer à des tâches plus importantes. De plus, la suppression de l'élément humain produit de meilleurs résultats plus précis. Laissez l'automatisation faire le gros du travail à votre place:
- Planifiez des invitations et des rappels pour les vidéoconférences à venir
- Intégrez Google Agenda à votre logiciel de visioconférence pour un calendrier et des notifications transparents
- Partagez des informations en temps réel avec Google Doc et recevez instantanément des modifications et des modifications envoyées à votre messagerie
- Gestion de projet et outils vidéo qui automatisent les feuilles de calcul, les informations client, les enregistrements, les transcriptions et plus encore.
4. Utilisez une application mobile
En cas de réunion en ligne, une application mobile offre aux collègues la possibilité rapide et simple de pouvoir répondre à un appel où qu'ils se trouvent - dans la rue, dans la cour ou dans la salle à manger.
Commencer une réunion à tout moment du creux de la main vous offre des réunions de haute qualité qui sont tout aussi bonnes que si elles se trouvaient sur votre bureau. Vous pouvez toujours planifier des réunions à l'avance ou sur place; vous pouvez accéder et synchroniser votre calendrier et votre carnet d'adresses; et bien sûr, là où vous êtes, c'est là que se déroule votre réunion. Une application mobile vous donne la liberté d'organiser une réunion ou un appel partout où il y a une connexion Internet.
De plus, vous avez toujours accès à l'historique de vos appels, à vos transcriptions et à vos enregistrements, dans un environnement de réunion sûr et sécurisé.
3. Créez un concentrateur de stockage de travail «standardisé»
Rendez tous les fichiers, liens, documents et supports importants facilement accessibles et stockés au même endroit. Lorsqu'il est centralisé en un seul endroit, y accéder ne doit pas nécessairement sembler une telle tâche. Lorsque les éléments sont catalogués, organisés et disponibles en temps réel, tout le monde peut avoir accès aux derniers fichiers, aux réunions documentées les plus récentes et aux décisions importantes.
Quelques autres suggestions:
Si vous avez des bureaux à différents endroits, il se peut que plusieurs langues soient parlées. Essayez de rester dans la langue la plus parlée et si vous avez besoin de communiquer dans une autre langue, menez la conversation en privé via un chat texte ou sur un canal séparé.
Évitez de faire des doublons de documents en les étiquetant correctement, évidemment et en indiquant clairement qu'il existe une procédure pour y travailler. Il n'y a rien de pire que de perdre des heures sur un document qui a déjà été fait, qui a une version plus récente ou qui s'est perdu.
Discutez du mode de communication le mieux adapté à votre objectif. Si vous avez besoin de précisions sur un détail ou une question par oui ou par non, envoyez un message à votre collègue dans le chat textuel. Si vous avez des inquiétudes concernant une demande de congé à venir, envoyez un e-mail. S'il y a un problème avec un collègue et que cela affecte votre capacité à effectuer et à produire du bon travail, planifiez une visioconférence en tête-à-tête.
2. Adoptez une approche «vidéo d'abord»
Face à la pandémie mondiale, une approche privilégiant la visioconférence et les interactions en face à face permet aux collègues de se sentir réellement en contact avec une personne, et non pas virtuellement. Montrer son visage, faire entendre sa voix, bouger : autant d'éléments qui contribuent à créer une image plus réaliste de soi-même dans un environnement virtuel. La visioconférence permet ainsi de recréer un environnement de bureau classique dans un espace numérique.
De plus, pourquoi «dire» quand vous pouvez «montrer»? Certaines présentations, en particulier celles qui impliquent des concepts, des idées abstraites ou une navigation détaillée dans la conception d'un site Web, aboutissent mieux avec une démonstration utilisant le partage d'écran. Les collègues peuvent littéralement être sur la même page de votre session de visioconférence avec un siège au premier rang pour vos idées.
1. Expérimentez et obtenez des commentaires
Comme la plupart des arrangements, il y a un peu de transition et d'expérimentation impliqués. La collaboration intersectorielle qui fonctionne plus comme une machine bien huilée que comme une machine rouillée, doit mettre en œuvre différentes stratégies, modes de communication et outils pour voir le meilleur plan d'action qui fonctionne pour l'équipe.
L'un des facteurs les plus importants qui détermineront le succès de l'équipe ou le résultat du projet est la volonté de chacun de se faire confiance. Les membres de l'équipe sont-ils capables de se traiter les uns les autres avec respect? Les travailleurs à distance tirent-ils leur poids au lieu de simplement se prélasser? Les employés de bureau en prennent-ils trop, désireux d'impressionner et de prendre les devants?
En mettant l'accent sur la planification, l'utilisation d'outils de consolidation d'équipe et un peu de camaraderie ici et là, même si votre équipe est dispersée, essayer de nouvelles choses pour combler le fossé n'a pas à être intimidant. Il est important d'essayer de nouvelles stratégies et de nouveaux outils et de voir lesquels donnent les meilleurs résultats pour votre équipe et votre objectif.
La collaboration inter-bureaux s'accompagne toujours de conflits et de défis. Le travail des collègues, qu'ils soient au bureau ou à distance, proches ou éloignés, et qu'ils aient des horaires différents ( flexibles , à temps partiel ou à temps plein), a un impact sur la productivité et le déroulement des projets. Cependant, même dans le contexte actuel, c'est l'occasion de s'adapter à un équilibre vie professionnelle-vie privée potentiellement plus harmonieux, qui évolue avec les technologies que nous utilisons.
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