Quand tout le monde se rassemble pour une réunion par conférence téléphonique, vous voulez vous assurer d'apporter votre jeu A. Représenter votre entreprise sous le meilleur jour et faire une bonne première impression est ce qui vous distingue des autres, vous aidant à conclure un accord ou à faire un pitch de tueur. Bien que votre présentation puisse être parfaite, c'est la prestation qui compte vraiment. Nous avons tous un collègue qui aurait besoin d'un coup de pinceau sur l'étiquette de réunion. Celui qui décide d'ouvrir un sac de chips bruyant et froissé lors d'une conférence téléphonique. Celui dont l'alarme se déclenche sur son téléphone portable, débute la réunion. Voici un cours accéléré sur ce qu'il ne faut pas faire la prochaine fois que votre équipe a une conférence téléphonique.
Aller sur une tangente
Chaque équipe a quelqu'un qui aime entendre le son de sa propre voix. C'est l'employé qui met ses talents de pontificatrice au service du public captif, en utilisant une réunion comme scène pour faire entendre leur longue opinion ou faire dérailler dans l'heure du conte. L'astuce ici est de localiser le moment où il est sur le point de décoller et de les guider poliment mais fermement vers le point suivant. En les prenant au dépourvu, ne serait-ce que pendant une seconde, vous pouvez les amener à cesser de parler afin de pouvoir passer à un autre sujet et ramener la réunion là où elle se passait.
Arriver plus tard que prévu
L'un des nombreux avantages d'une conférence téléphonique avec vidéo est la possibilité de voir tout le monde sur votre écran, le tout au même endroit, quel que soit l'emplacement physique réel de chacun. Et avec différents endroits, vient différents fuseaux horaires. Il est facile d'être rattrapé par la vie et de prendre du retard, mais arriver en retard régulièrement est frustrant et cela affecte le flux de toutes les personnes impliquées. Retarder la réunion ronge le calendrier de tout le monde et rend l'équipe globalement moins productive. La prochaine fois, un rappel amical au participant décédé pourrait bien être ce qu'il doit entendre pour être à l'heure pour la réunion suivante.
Interrompre et interrompre hors de son tour
Être conscient de couper les autres pendant une conférence téléphonique permet de maintenir le flux de la conversation sur la bonne voie. Le fait que quelqu'un d'autre détourne le podium proverbial à mi-chemin d'une idée peut déstabiliser toute la réunion. De plus, c'est déroutant pour tous les autres qui sont en ligne et essaient de suivre qui parle. N'oubliez pas de laisser chaque personne dire son morceau et d'attendre une pause dans la conversation pour gagner vos deux cents. Si quelqu'un intervient trop tôt en sautant et changer de sujet avant d'avoir terminé, évitez la lutte de pouvoir gênante en les remerciant pour leur opinion, mais expliquez clairement que vous n'étiez pas encore prêt à passer à autre chose, puis assurez-vous de reprendre là où vous vous étiez arrêté.
Agiter et faire des histoires
Tout le monde a une habitude nerveuse, mais lorsque vous êtes en conférence téléphonique, il vaut mieux éviter de bouger. Après tout, tout est à l'écran, donc non seulement vos collègues vous verront, mais ils vous entendront taper sur votre stylet au rythme de votre chanson préférée. C'est ce bruit de fond constant et audible des doigts qui tambourinent ou qui remue les pieds qui nuit à la réunion. Habituellement, jeter un coup d'œil ou écarter la personne après la réunion suffit à mettre un terme au comportement anxieux. Et dans la plupart des cas, la personne ne se rend même pas compte qu'elle le fait!
Manger et boire devant tout le monde pour voir
Il y a un moment et un endroit pour le déjeuner ou une collation, et ce n'est généralement pas en même temps que une conférence téléphonique programmée. Prendre une bouchée avant ou après s'être assis et se mettre au travail est beaucoup plus préférable et prévenant que de grignoter des biscuits et de faire des miettes ou de boire un smoothie avec une paille. Et n'oublions pas à quel point un morceau de nourriture est disgracieux lorsqu'il se coince entre vos dents!
Être préoccupé par votre téléphone
Newsflash: vous êtes en conférence téléphonique. Se lever pour prendre un appel personnel ou taper sur votre téléphone pour répondre à des e-mails est distrayant. Non seulement cela brise votre concentration, mais cela perturbe également les gens autour de vous. De plus, diviser votre attention ne produit pas les meilleurs résultats, et essayer d'être habile en le faisant sous la table est toujours évident. Vos coéquipiers peuvent le voir. Bien sûr, il existe des circonstances atténuantes et des urgences, mais une bonne règle de base est de mettre votre téléphone en mode silencieux ou de le laisser à votre bureau.
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Il y a toujours place à l'amélioration pour s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde en ce qui concerne l'étiquette appropriée de la conférence téléphonique. Maîtriser ces compétences en conférence n'est que la moitié d'une réunion productive. L'autre moitié? Utilisation de la plate-forme de collaboration audio, vidéo et SIP pour salles de réunion de Callbridge qui rend les réunions et les conférences fluides et sans stress, afin que vous puissiez vous concentrer sur d'autres choses, comme faire passer votre message de manière claire et précise.
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