Comment organiser une réunion par conférence téléphonique
Si vous êtes comme la plupart des propriétaires de petites entreprises, vous avez dû héberger une réunion par conférence téléphonique ou deux dans l'ordre plan ou remue-méninges avec votre équipe. Vous avez également probablement réalisé maintenant que toutes les réunions ne sont pas aussi productives qu'elles pourraient l'être.
Parfois, les employés se présentent en retard. Parfois, ils sont trop somnolents ou distraits. D'autres fois, ils ne se présentent pas du tout. Il est parfois facile de se demander s'il est même possible d'organiser une conférence téléphonique où tout va bien.
Heureusement pour vous, une conférence téléphonique significative et productive est possible. À Pont d'appel, nous avons vu et animé suffisamment de réunions pour savoir exactement ce que vous devez faire pour organiser la meilleure réunion possible. Tout ce que vous avez à faire est de suivre ces étapes simples et rapides:
Étape 1: Ayez à l'esprit un objectif de réunion clair avant de faire quoi que ce soit d'autre.
Étape 2: Créez un ordre du jour de conférence téléphonique aussi détaillé que possible.
Étape 3: Envoyez des invitations à des réunions détaillées et faites un suivi avec vos invités.
Étape 4: enregistrez les sujets sans rapport pour plus tard afin que votre réunion ne déraille pas.
Étape 5: convenez des prochaines étapes pour tous les participants à la réunion avant de la terminer.
Avoir un objectif de réunion clair
Il est facile de tourner en rond lorsque vous accueillir une réunion pour « passer en revue le projet X » ou « explorer des sujets liés à Y », parce que vous n'avez pas défini d'objectifs clairs pour la réunion. Au lieu de cela, que diriez-vous de fixer un objectif comme « définir une orientation pour la campagne d'automne » ou « établir et convenir d'un cadre de mesure pour nos publicités sur les réseaux sociaux ».
Essayez d'être aussi précis que possible avec vos objectifs, et vous serez non seulement en mesure de dire si votre réunion est un succès ou non, mais aussi si vous vous trompez ou non dans vos discussions.
Créer un ordre du jour de réunion de conférence téléphonique
Personne n'écrit un livre en passant 90% de son temps sur la préface. Avoir un ordre du jour et s'y tenir vous mettra d'autant plus près d'atteindre l'objectif de votre conférence téléphonique que vous avez défini plus tôt, car il y aura un temps alloué pour discuter de tous les sujets importants de votre réunion.
Il est également important de se rappeler que nous ne sommes que des humains, et que parfois les meilleurs d'entre nous font des erreurs, font des tangentes ou tout simplement s'amusent. Vous devriez garder votre conférence téléphonique dans les délais prévus, mais ne soyez pas militant à ce sujet. Il y a de la place pour du plaisir à chaque réunion.
Envoyez des invitations à des réunions détaillées et faites-en un suivi
En envoyant des invitations à des réunions, la règle est «le plus tôt sera le mieux». De cette façon, vous avez le temps de rappeler doucement aux gens s'ils ont oublié de RSVP à votre réunion. Donner du temps à vos participants leur permet également de se préparer pour votre réunion et de se mettre au courant de ce qu'ils doivent savoir avant la réunion.
Pourquoi votre agenda doit-il être détaillé? Tout simplement parce que lorsque les participants savent qu'on leur posera des questions sur un sujet ou un travail précis, ils auront tendance à préparer une réponse à l'avance. En gros, ils seront mieux préparés pour leur réunion, même si c'est juste pour éviter d'être distingués comme quelqu'un qui n'était pas préparé.
Sujets de réunion de conférence téléphonique «parquer» qui ne sont pas pertinents
Que faites-vous lorsque votre réunion commence à dériver dans une tangente sans rapport? Vous pouvez simplement leur dire d'arrêter, mais ce n'est peut-être pas la solution la plus délicate et la mieux reçue. Essayez plutôt de «garer» ces tangentes à visiter à la fin de la réunion, ou plus tard. Certaines personnes appellent cela le «parking».
Le parking est également idéal si quelqu'un soulève un point valable qui doit être abordé, mais n'est toujours pas explicitement pertinent pour la réunion. De cette façon, les sujets importants peuvent toujours recevoir l'attention dont ils ont besoin pendant que votre réunion se poursuit, sans être gênés par des discussions hors sujet.
Assurez-vous que les prochaines étapes sont convenues
Cette étape est essentielle. À la fin de la réunion, répétez toutes les étapes suivantes, ainsi que qui en assumera la responsabilité. Une fois que toutes les parties ont accepté leurs tâches, personne ne peut prétendre être confus ou dire que quelque chose «leur a échappé».
Grâce au Queue, vous pouvez également envoyer une transcription de réunion générée par l'IA à tous les participants afin qu'il n'y ait aucune confusion sur ce qui doit être fait.
Après avoir accepté la date de la prochaine réunion, vous pouvez revenir à votre parking et adresser des détails supplémentaires, ou simplement discuter. Bien qu'il puisse parfois sembler inutile de parler de choses comme les événements actuels et les films lorsque vous organisez une téléconférence, il est essentiel pour un écosystème de travail positif et des employés heureux.
