Vous vous demandez comment organiser une réunion virtuelle? Mieux encore, vous vous demandez toujours ce qu'est une réunion virtuelle? Voici les bonnes nouvelles; À ce stade, il ne pourrait pas être plus facile de mettre en place une réunion virtuelle et si vous ne savez toujours pas de quoi il s'agit, vous êtes au bon endroit.
Prêt à regarder de plus près?
Une réunion virtuelle, c'est…
Autrement connu sous le nom de réunion en ligne ou de vidéoconférence et d'audioconférence sous l'égide de la conférence Web, la définition de la réunion virtuelle selon Éducause est: «Les réunions virtuelles sont des interactions en temps réel qui ont lieu sur Internet à l'aide de l'audio et de la vidéo intégrés, des outils de chat et du partage d'applications.» Tout comme une réunion en personne, une réunion virtuelle rassemble les participants pour partager des idées, converser et collaborer dans un cadre dynamique entre deux ou plusieurs points de terminaison, sauf qu'au lieu d'être physiquement présents, un appareil est utilisé à la place.
Une réunion virtuelle est essentielle à la santé d'une entreprise en croissance. Tout le monde, d'un employé à un chef de projet, un cadre de niveau C et Professionnel des ressources humaines doit s'appuyer sur la technologie de communication de groupe pour pouvoir faire son travail et combler le fossé entre les autres humains dans le temps et dans l'espace. Les sociétés pharmaceutiques et informatiques, les cabinets d'avocats, les petites et grandes entreprises et plus encore, bénéficient de l'immédiateté et de la pertinence d'une approche de communication centrée sur la vidéo.
Ceci est une réunion virtuelle:
Pour pouvoir communiquer avec n'importe qui, n'importe où et n'importe quand, les réunions virtuelles permettent aux entreprises de prospérer quel que soit leur emplacement. Les barrières spatiales qui bloqueraient normalement les relations de travail, la continuité et les collaborations productives ne sont plus là avec des réunions virtuelles qui encouragent la connexion. Certains des avantages globaux comprennent:
- Temps de trajet réduit
- Réduire les frais de transport, de déplacement et d'hébergement
- Augmenter la productivité = moins de redondance
- Meilleure fidélisation des employés
- L'avantage concurrentiel
Et en ce qui concerne les affaires, réfléchissez à la manière dont l'intégration d'une approche centrée sur la vidéo à votre stratégie de communication permet de soutenir:
- Une main-d'œuvre plus connectée et connectée au numérique
- Accès à la gestion
- Un global amélioré culture de la communication
- Une meilleure fiabilité qui équivaut à des résultats plus rapides
- Redondances réduites et données et informations actualisées
- Meilleure valeur
- Vous ne savez toujours pas comment démarrer avec la visioconférence? Voici comment configurer une réunion virtuelle:
Choisissez le bon logiciel
Pensez à quelques aspects logistiques avant de vous engager auprès d'un prestataire de services.
À quelle fréquence pensez-vous que vous devrez utiliser le logiciel? Si vous recherchez une visioconférence prête pour l'entreprise, pensez à l'emplacement des participants; à la maison ou dans la salle de conférence? Si c'est le premier, la conférence Web est plus appropriée, plus facile et plus pratique à utiliser.
Jetez un œil aux fonctionnalités fournies. Est-il livré avec le partage d'écran (parfait pour le service client et les présentations informatiques); un tableau blanc en ligne (utile à des fins éducatives ou pour un travail créatif de brainstorming); ou le partage de documents (rend le partage des documents, des documents importants et l'intégration de nouveaux talents beaucoup plus rationalisés), etc.
Comprenez pourquoi vous avez besoin d'une réunion virtuelle
Pourquoi convoquez-vous une réunion en premier lieu? Est-ce interne (annonces, onboarding, sessions tissus, réunion de direction) ou externe (argumentaire de vente, développement de nouvelles affaires)? Pensez à la structure et à la raison et puis naturellement, d'autres pièces se mettront en place comme la fréquentation.
Décidez qui doit y assister
Les réunions virtuelles sont particulièrement efficaces pour rassembler des personnes en même temps, dans un endroit différent. Donc, si vous avez des participants à l'étranger, à la maison ou dans le couloir, vous pouvez vous connecter facilement et efficacement quel que soit l'endroit. Tant que tout le monde est conscient d'un décalage horaire potentiel ou utilise le planificateur de fuseau horaire, il est facile d'y assister. Gardez cependant à l'esprit que seules les personnes nécessaires doivent être invitées. Économisez du temps et de l'argent en n'incluant que les participants essentiels. Pour toute autre personne, enregistrez la réunion pour l'envoyer plus tard.
Créer un contour
L'établissement d'un ordre du jour organisera vos réflexions afin que vous puissiez avoir une réunion virtuelle rapide, claire et engageante. De plus, cela aidera les participants à savoir ce que l'on attend d'eux. De quoi ont-ils besoin pour contribuer? Y a-t-il du matériel dont ils ont besoin pour se brosser les dents avant la synchronisation? Combien de temps durera la réunion? Inclure une brève mise en page évitera la confusion et aidera les participants à se sentir préparés.
Envoyer des invitations et des rappels
Ce qui est génial avec les réunions virtuelles, c'est que vous pouvez en organiser une maintenant sous forme de session impromptue ou de planifier à l'avance. Il est facile de brancher toutes les informations nécessaires dans l'invitation initiale, comme l'heure, la date et d'autres informations importantes, car c'est automatique. Définissez les rappels pour aider à coordonner vos appels afin de rappeler aux participants la synchronisation à venir. Pour les réunions plus urgentes qui doivent avoir lieu sur place, utilisez les notifications par SMS pour envoyer les détails de la réunion directement sur les appareils des participants. Plus de temps perdu à attendre les arrivées tardives ou les non-participants.
Utilisez les fonctionnalités pour des réunions virtuelles plus efficaces
Le logiciel de visioconférence adapté à votre réunion virtuelle comprendra une multitude de fonctionnalités pratiques et pratiques pour améliorer votre expérience en ligne. Pour de meilleurs résultats, assurez-vous que la technologie que vous choisissez est livrée avec:
- Partage d'écran: Partagez instantanément votre écran avec les participants pour animer une présentation ou résoudre un problème informatique.
- Enregistrement: Hit record maintenant pour regarder plus tard. Parfait pour les participants qui ne peuvent pas assister à un appel.
- Transcription: Les transcriptions automatiques de toutes les réunions enregistrées garantissent qu'aucune idée n'est laissée de côté.
- Tableau blanc en ligne: Une manière créative d'exprimer des concepts et des graphiques à l'aide d'images, de couleurs et de formes.
Inclure un plat à emporter
À la fin de votre réunion virtuelle, avec quoi voulez-vous que les participants repartent? Quel était le but et quelles sont les prochaines étapes? Assurez-vous que tout le monde repart en sachant l'objectif et ce qui doit être fait ensuite.
Suivi avec un e-mail
Soyez aussi bref et concis que possible, mais voici ce qu'il faut inclure dans un e-mail de suivi: résumé du procès-verbal de la réunion, étapes suivantes, réalisation clé de la réunion (cela doit correspondre à l'objectif de votre réunion) et enregistrement (si vous l'avez enregistré ).
Meilleures pratiques de réunion virtuelle
Maintenant que vous comprenez mieux comment une réunion virtuelle peut renforcer la communication entre l'expéditeur et le destinataire, il y a étiquette suivre. Voici quelques points à garder à l'esprit:
Technologie: Faites une vérification avant la réunion pour vous assurer que votre technologie est mise à jour et fonctionne. Assurez-vous que votre micro, vos haut-parleurs et votre caméra sont prêts à l'emploi. Vérifiez vos paramètres et si vous modérez, lancez une salle d'attente et assurez-vous que tout le monde est automatiquement mis en sourdine.
Participation: Passez en revue le plan de votre réunion et parcourez le flux avant que les choses ne commencent. De cette façon, vous pouvez préparer les pauses et les pauses et planifier les questions à poser aux participants. Essayez d'inclure une activité en utilisant le tableau blanc en ligne et en utilisant la fonction de partage d'écran pour "montrer" au lieu de "dire".
Engagement: Les participants sont plus susceptibles d'absorber vos informations lorsque vous rendez votre présentation intéressante. Au lieu de simplement relayer des statistiques et des métriques sèches, racontez une histoire avec un début, un milieu et une fin. Intégrez les données et les informations nécessaires tout au long en utilisant des images, des vidéos, des couleurs vives et en mettant en évidence les mots importants.
S'amuser: N'oublions pas de faire une rencontre virtuelle sociale! Ouvrez la réunion virtuelle avec des questions brise-glace. Les questions qui sont un peu plus personnelles fonctionnent bien en petits groupes, comme: «Qu'avez-vous fait ce week-end?» ou "Dites-nous ce que vous regardez sur Netflix."
Avec des groupes plus importants, vous pouvez être plus vague et amusant, "Quelle est une excuse personnelle que vous utilisez tout le temps?" ou "Quel personnage de film ou de livre pour enfant vous rappelle vous-même?"
Et lors d'une réunion, pensez à poser une question pertinente telle que «À quand remonte la dernière fois que vous avez parlé en groupe?» ou quelque chose d'un peu plus unique comme, "Si vous pouviez avoir une queue d'animal, quelle serait-elle?"
L'idée est de se connaître dans un environnement professionnel mais avec un ton plus décontracté. Un brise-glace inspire une émotion appropriée, stimule l'apprentissage et encourage les liens. Toutes les excellentes compétences à apporter à la table virtuelle!
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