Si vous voulez votre réunions virtuelles pour bien démarrer, préparez-vous à réussir en exécutant une session de préparation pour vous assurer que tout est en ordre. Apprenez à tester votre microphone afin d'avoir une réunion en ligne limpide.
Mais d'abord, passons en revue quelques autres choses.
Pouvoir utiliser la technologie pour assister à des réunions en dehors du bureau, visiter un nouvel endroit dans un pays différent, s'unir avec nos pairs à l'étranger et bien plus encore avec ses avantages et parfois ses inconvénients.
Cela peut devenir frustrant lorsque la technologie décide de devenir problématique ou de ne pas fonctionner alors qu'elle est censée le faire. Une mauvaise connexion, une mauvaise utilisation du logiciel et le fait de ne pas s'entraîner avant la mise en ligne peuvent être problématiques. Au lieu de cela, dirigez une réunion sans frustration lorsque vous y allez à travers quelques bases de préparation (y compris comment tester votre microphone) avant de passer en direct :
1. Envoyez des invitations à tous les participants
Il serait dommage que votre présentation et votre réunion soient toutes organisées, mais que personne ne se soit présenté, ou que les personnes qui devaient se présenter n'aient pas pu le faire car elles n'ont pas reçu les informations nécessaires pour participer. Assurez-vous que tous les participants ont ce dont ils ont besoin pour être présents : l'heure, la date et les détails de la réunion sont les éléments de base, mais pensez à tout ce qui pourrait être utile comme l'ordre du jour de la réunion, un aperçu de qui est qui en fonction de la taille de la réunion en ligne, etc.
2. Faites un essai
Surtout avec un client important ou une nouvelle opportunité de développement commercial, voyez comment votre présentation virtuelle se déroule en la parcourant au préalable. Envoyez le lien à un collègue et demandez-lui de participer et de prendre des notes. De cette façon, vous pouvez voir où vos diapositives doivent être améliorées ou travaillées et vous pouvez avoir une idée de la plate-forme de visioconférence pour la navigation et le rythme.
3. Équipement d'essai
L'une des tâches les plus importantes que vous puissiez effectuer avant la réunion est de tester votre équipement. Essayez-le quelques jours avant votre réunion et (ou) essayez-le juste quelques instants avant d'être en direct. En fait, rappelez aux participants dans un e-mail de vérifier leur équipement pour s'assurer que tout fonctionne correctement de leur côté également. Les retards de latence et la vidéo qui se coupent simplement à cause d'une mauvaise connexion Internet rendent les réunions en ligne improductives. De plus, c'est frustrant lorsque votre audio et votre vidéo ne sont pas à la hauteur ! Vérifier votre bande passante et demandez aux autres de vérifier également le leur pour une expérience la plus fluide possible.
Lorsque vous choisissez une plate-forme de visioconférence pour vos besoins, restez à l'affût d'un test de diagnostic d'appel qui vous montre comment vous testez votre micro et d'autres fonctions. Cette fonctionnalité petite mais puissante est particulièrement utile lors de la vérification de votre audio et de votre vidéo et peut généralement être trouvée dans les paramètres lorsque votre fonction de visioconférence est ouverte.
Après avoir sélectionné votre mode de réunion (mode conversation/collaboration, mode classe Q&R ou mode présentation/webinaire), l'outil de test de diagnostic d'appel apparaîtra et exécutera quelques diagnostics pour vous :
- Microphone
Cela vous invitera à vérifier votre microphone en lui parlant tout en regardant si les barres bougent. - lecture audio
Il y a une invite de lecture audio où un morceau de musique sera lu et vous demandera si vous pouvez entendre le son de vos haut-parleurs. - Entrée audio
Déterminez si le son entre et sort du microphone. Si vous parlez dans votre micro, entendez-vous votre voix ? Si vous entendez un écho pendant une réunion, les haut-parleurs d'un autre participant peuvent être trop forts. - Vitesse de connexion
Cette fonction vérifiera votre vitesse de connexion en temps réel pour les conférences audio et vidéo afin de déterminer combien de Mbps vous êtes capable de télécharger et de télécharger. 
Vidéo
Pouvez-vous voir votre flux vidéo ? Cela testera votre appareil photo pour voir si vous pouvez ou non voir une image en mouvement.
À tout moment au cours d'une réunion en ligne, vous pouvez accéder aux paramètres et tester votre microphone. Il n'est pas nécessaire d'exécuter un test de diagnostic à chaque fois, même si, pour plus de tranquillité d'esprit et d'assurance, cela ne fait pas de mal de le faire au début avant le début de la réunion. Si, à un moment quelconque de la réunion virtuelle, vous n'êtes pas sûr de ce qui se passe avec votre micro ou si un participant rencontre des problèmes avec le sien, il s'agit généralement d'une solution rapide et d'un simple clic pour revenir sur la bonne voie.
Voici comment tester votre microphone :
- Sélectionnez le rouage Paramètres dans la barre d'outils de droite.
- Sélectionnez l'onglet Audio/Vidéo.
- Cliquez sur le menu déroulant sous Paramètres audio.
- Sélectionnez l'une des options suivantes:
- Par défaut – Microphone externe (intégré)
- Microphone externe (intégré)
- ZoomAudioDevice (Virtuel)
- Cliquez sur Play Test Sound pour voir si votre micro le capte
Un autre conseil de pro : envisagez d'ouvrir votre salle de réunion avant tout chat vidéo ou conférence téléphonique pour permettre aux participants de se présenter et de s'installer. Vous ne savez jamais qui peut ou non avoir de l'expérience avec la technologie, cela permet donc aux gens de s'installer quelques instants et de tester leur connexion. S'ils rencontrent des difficultés techniques, ils peuvent effectuer un test de diagnostic d'appel ou essayer un petit dépannage par eux-mêmes.
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