À combien de réunions de travail avez-vous assisté ? Au moins une poignée ce mois-ci. Vous vous êtes sûrement retrouvé dans une réunion en ligne tôt le matin pour discuter de l'état ou du développement d'un projet. Sinon, vous avez peut-être assisté à un webinaire, une présentation, un atelier ou un cours en ligne. Peut-être avez-vous participé à une séance de remue-méninges ou dirigez-vous une présentation de vente virtuelle. Quelle que soit la manière dont vous vous êtes présenté, une réunion en ligne comprend généralement les mêmes parties mobiles : se présenter et héberger, être présenté et sonner.
C'est la même formule, mais ce n'est pas forcément la même expérience. Si vous constatez que les gens ne sont pas aussi engagés que vous le souhaiteriez ou si la participation diminue, il est temps de retourner à la planche à dessin et de voir où vous pouvez améliorer le déroulement de la réunion.
Ne vous inquiétez pas cependant, ce n'est pas une tâche aussi importante que vous pourriez le penser ! Voici quelques façons d'organiser des réunions pour les rendre plus utiles et constructives.
Tout d'abord, qu'est-ce qui rend une réunion inutile ? Une réunion inutile qui pourrait gêner plus que de l'aide est ce qui se passe lorsque personne ne la dirige, l'ordre du jour semble sporadique, la discussion dérape ou prend trop de temps et il n'y a pas d'objectifs à atteindre (une décision à prendre, un sujet à discuter, un problème à résoudre, une solution à trouver, une personne à embaucher, une date à convenir, etc.).
Une rencontre constructive ? Des outils exceptionnels ainsi que des fonctionnalités et des pratiques exceptionnelles mises en mouvement. Ce sont les 5 qualités qui renforcent et ajoutent à l'intégrité de votre réunion en ligne :
1. Avoir un but et un objectif définis
Avant de mettre en place une réunion en ligne, posez-vous la question : « Dois-je interrompre le flux de travail avec une réunion ? » Savoir exactement ce dont vous avez besoin déterminera la nature de votre demande et finalement la rencontre.
À partir de là, vous pouvez discerner si tout ce dont vous avez besoin est de préparer un document que les participants peuvent lire et vous fournir des commentaires sur leur propre temps, ou si vous avez juste besoin d'une ou deux personnes pour se présenter au lieu de toute l'équipe.
2. Rôles clairement délégués
Pour une réunion efficace qui vous amène réellement quelque part, enrôler les rôles suivants et leurs personnes respectives :
Le chauffeur : Le leader de la réunion qui a réuni tout le monde en premier lieu.
L'approbateur : Le propriétaire ou la partie prenante qui peut prendre la décision finale.
Les contributeurs : Ceux qui ont les informations et les données et peuvent atteindre l'objectif de la réunion.
Les personnes informées : Ceux qui sont au courant avant et après la réunion, mais ne sont pas tenus d'y assister.
Pro-Tip: Les logiciels de visioconférence qui s'intègrent aux outils de gestion de projet et aux calendriers sont de loin préférés aux solutions qui ne sont pas compatibles.
3. Une structure accommodante
Alors que toutes les réunions devraient permettre une certaine liberté et un espace impromptu, la création d'un conteneur qui respecte le temps et l'énergie des gens est la base de réunions qui inspirent des idées au lieu de les expulser. Créez un ordre du jour qui décrit les sujets de discussion et utilisez une minuterie pour rester sur la bonne voie.
Faites savoir que les individus disposent d'un certain temps pour répondre. Introduisez l'idée d'un parking où les idées vont être « garées » s'il y a du potentiel mais elles ne vont nulle part pour le moment.
4. Effacer les points d'action
Ainsi, tout le monde a dit son mot et l'objectif qui devait être discuté a maintenant des points d'action et une orientation. Pro-Tip: Ne mettez pas fin à la réunion sans appel à l'action – y aura-t-il une réunion de suivi ? Qui est responsable de la suite ? Chacun sait-il de quoi il est responsable ? Quelle est la date limite? Assurez-vous que les notes appropriées sont prises, que les enregistrements sont effectués et que l'outil de gestion de projet a été mis à jour.
Bon, maintenant pour la partie amusante
5. Injecter du plaisir
Bien sûr, chaque équipe a sa propre approche lorsqu'il s'agit de créer une culture d'entreprise ou d'ajouter une petite dose d'excitation, mais maintenir cet élément de plaisir et de surprise est ce qui demande un petit effort supplémentaire.
Essayez de briser la glace avec une question publiée sur le tableau blanc en ligne ou d'organiser une activité professionnelle mais légère comme Virtual Show and Tell. Il y a beaucoup de exercices de team building à choisir.
Une fois que vous maîtrisez bien les 5 qualités qui renforcent ce qui fait une bonne réunion, vous êtes prêt à explorer les fonctionnalités de visioconférence de Calbridge qui façonnent la texture et le flux de vos synchronisations. Laissez à la technologie le soin de rendre les réunions constructives avec des fonctionnalités et des outils qui renforcent la présence et l'engagement.
Pro-Tip: Oh, et si tu veux vraiment avoir le maximum de vos réunions (amusement inclus) – utilisez toujours la vidéo et rappelez également aux participants.
Voici comment passer d'un sentiment de fatigue à un sentiment d'excitation :
Transcription automatique
Avec la fonction signature de Callbridge Cue™, personne n'a à se demander s'il a écrit « ça ». Les participants n'ont pas à s'inquiéter ou à manquer la phrase suivante lorsque Cue™ transcrit automatiquement les enregistrements.
De plus, Cue™ fournit automatiquement des étiquettes de haut-parleur et des horodatages. Prenez des notes si vous le souhaitez, mais rassurez-vous, tout est pris en charge pour vous !
Acquérir une compréhension plus approfondie des émotions
Mesurez la température émotionnelle de votre réunion en ligne avec l'analyse des sentiments ; Une fonction sophistiquée qui extrait les émotions positives et négatives pour vous donner une compréhension plus approfondie de la nuance et du sens en jeu.
Bonus : affichez la barre d'aperçu pour obtenir une meilleure indication de l'endroit et du type de questions posées tout au long de la réunion
Tirez un arrière-plan virtuel
Laissez la gamme d'arrière-plans virtuels de Callbridge préparer le terrain pour votre arrivée et votre présence. Choisissez des paramètres du monde réel, des couleurs et des formes abstraites, ou téléchargez votre propre design personnalisé et de marque.
Encourager des connexions plus étroites
Répondez aux petits groupes qui souhaitent se connecter dans un espace isolé de la réunion principale avec les salles de réunion. Utilisez ces espaces pour faciliter les discussions dérivées, travailler sur des tâches distinctes ou une assistance 1:1.
Collaborer de manière créative
Laissez les participants exprimer ce qu'ils ont à partager en utilisant la couleur, la forme, le son, la vidéo et les images à l'aide du tableau blanc en ligne. Tout le monde peut ajouter et partager en temps réel. Vous pouvez travailler dessus maintenant, ou l'enregistrer et le revoir plus tard.
Travaillez avec Callbridge et vous gagnerez rapidement en visibilité sur la manière dont vos réunions en ligne sont gérées et suivies, en particulier avec les intégrations tierces, notamment Slack ainsi que Google Agenda. En utilisant des fonctionnalités de pointe comme Analyse des sentiments, Transcription, Partage d'écran, et plus encore, vous êtes déjà avantagé par rapport aux autres logiciels de visioconférence du marché.
