Pour planifier une réunion à l'aide de votre compte Callbridge, connectez-vous d'abord et cliquez sur l'icône de calendrier intitulée 'Horaires'. Regardez la vidéo pratique « Comment faire » ci-dessous pour obtenir des instructions étape par étape sur la configuration une réunion virtuelle depuis votre compte.
1. Dans la première fenêtre, vous avez les options suivantes:
- Entrez un sujet pour la réunion (facultatif)
- Choisissez la date / heure de début et la durée
- Ajouter un agenda qui apparaîtra dans l'e-mail d'invitation (facultatif)
Options de réunion:
De plus, les organisateurs de réunions choisissent de fixer la conférence en tant que réunion récurrente.
Les paramètres de sécurité sont également disponibles pour des appels ponctuels (non récurrents). Lorsque cette option est active, le système génère un code unique pour cette réunion uniquement. Une couche de sécurité supplémentaire peut être ajoutée en choisissant votre propre code de sécurité en plus du code d'accès unique.
Ajouter fuseaux horaires lors de la planification. Cela facilite la planification d'une réunion à une heure qui conviendra à vos participants qui se trouvent à différents endroits.
Sélectionnez pour enregistrer automatiquement la réunion audio et / ou en ligne. Vous pouvez également choisir si vous le souhaitez diffusion en direct la rencontre pour un public plus large.
Vous pouvez également choisir de faire en sorte que Cue génère automatiquement un Résumé intelligent de votre réunion. Cliquez ensuite sur «suivant» pour continuer.
2. Dans la deuxième fenêtre, vous pouvez ajouter des participants à qui vous souhaitez recevoir une invitation par e-mail et un rappel avant la réunion. Cliquez simplement sur «AJOUTER» à côté des groupes ou des individus déjà dans votre carnet d'adresses. Vous pouvez également coller ou saisir des adresses e-mail dans le champ «À» en haut de la page.
3. Dans la troisième fenêtre, vous verrez une liste de numéros d'appel. Tapez un terme de recherche ou faites défiler la liste vers le bas et cochez les cases à côté de tout numéro d'appel que vous souhaitez inclure dans l'invitation. Notez que vos appels principaux sont sélectionnés par défaut.
Résumé :
4. La dernière page vous présentera un Résumé de tous les détails de l'appel à vous de vérifier. Pour apporter des modifications, cliquez sur «retour». Une fois que vous êtes satisfait, sélectionnez «Planifier» pour confirmer et envoyer des invitations à tous les participants.
Les détails de la réunion seront automatiquement ajoutés à votre calendrier et vous aurez également la possibilité de copier les informations de la conférence pour les envoyer à d'autres invités via votre propre méthode préférée.
