Quand quelque chose d'aussi gros qu'une pandémie affecte le monde, cela change inévitablement la façon dont le monde fonctionne. Pas à pas, en traversant un territoire inconnu, chaque industrie et chaque entreprise apprend à s'adapter et à réussir dans cette nouvelle normalité, notamment juridique.
Le système juridique a subi de multiples restrictions et limitations et, par conséquent, a eu un impact sur la fréquence et la disponibilité des motions, des pré-procès, des procès et de l'ensemble du processus judiciaire dans son ensemble.
En tant que professionnel du droit, vous avez sûrement expérimenté de première main les implications de devoir travailler à domicile. Les réunions virtuelles sont devenues la monnaie courante à mesure que les processus et les systèmes précédents se sont transformés en un espace en ligne. Avec un paysage juridique en mutation évidente, la visioconférence devient la solution incontournable pour de nombreuses procédures judiciaires, à commencer par les interrogatoires préalables.
La visioconférence permet aux deux parties de l'avocat d'acquérir les faits, les preuves, le soutien, les réclamations, les preuves et les moyens de défense nécessaires et critiques dans le procès sans jamais avoir à passer les pieds devant le tribunal.
En supposant que votre cabinet d'avocats a effectué la transition en ligne - augmenter le nombre de réunions à distance, renforcer le service informatique, apprendre à utiliser partage d'écran et des arrière-plans virtuels, permettant de s'adapter à des réunions et des présentations en ligne plus courtes et plus concises - vous pouvez maintenant voir comment la technologie offre la possibilité de communiquer à distance avec facilité.
Examinons plus en détail comment cela prend forme à travers différentes implications juridiques.
L’enregistrement est l’une des fonctionnalités les plus pratiques et les plus avancées de la visioconférence. Le fait de frapper un enregistrement une fois qu'une réunion en ligne est en cours fournit aux participants un enregistrement intégralement capturé de tout ce qui s'est passé lors de la synchronisation.
Ceci, cependant, peut être un changement de procédure pour de nombreuses entreprises et entreprises. Avant de déménager en ligne et la plupart des personnes travaillant à domicile, les appels d'équipe ont-ils déjà été enregistrés? Qui a pris les notes de réunion? Combien de temps a été passé à se réunir? Rendez le mouvement plus transparent en incorporant une technologie qui fait le gros du travail comme la capture d'audio, de vidéo, de captures d'écran, de liens envoyés et de documents pour vous.
Outre les avantages de l'enregistrement, la transcription et les résumés intelligents sont généralement associés, deux fonctionnalités qui améliorent le processus d'examen préalable. Non seulement les nuances et le langage corporel sont capturés par vidéo, mais également le ton de la voix, les schémas de pensée et le vocabulaire peuvent être discernés au moyen des balises de haut-parleur de la technologie, des algorithmes avancés et des liens de sujets communs.
De l'autre côté de la médaille, cependant, se trouvent quelques défis que les futurs litiges et enquêtes devraient prendre en considération. L'enregistrement de masse soulève trois points de préoccupation du point de vue du stockage des données:
La multiplication des données
Lorsque de plus en plus d'échanges en ligne sont enregistrés, de plus en plus de fichiers s'accumulent, tout comme la taille des fichiers vidéo. Au fur et à mesure que la quantité de données augmente, la capacité de stocker et de récupérer en toute sécurité augmentera en tandem.
Gérer les enregistrements
Un stockage de données sûr et sécurisé est impératif car les informations partagées et discutées peuvent être extrêmement sensibles et ne pas être vues par quiconque. Considérez comment et où ces fichiers sont stockés. Qui ou quelle est la sauvegarde? Qui a accès et comment sont-ils protégés?
Découverte
Auparavant, il est possible que les réunions soient enregistrées sur audio ou écrites dans un document de traitement de texte, ce qui limite donc l'exactitude et la portée des informations fournies.
Peut-être que les données ont été rassemblées dans une présentation ou un ordre du jour. Désormais, le potentiel de fichiers et de transcriptions électroniques plus détaillés est bien plus avantageux que jamais. Les réunions en ligne enregistrées ont la capacité de capturer de l'audio et / ou de la vidéo avec tout le contenu de la réunion qui comprend chaque transaction et échange tout au long de la réunion.
Gardez à l'esprit la valeur des expressions faciales, des gesticulations et de tout ce qui communiqué sans parler.
Quelque chose dont il faut se souvenir:
L'accès aux réunions enregistrées peut s'avérer à la fois positif et negatif car une «empreinte numérique» pourrait être un motif pour une utilisation ultérieure. Assurez-vous que vos mesures de confidentialité et de sécurité sont à jour et transparentes, car les demandes de découverte de poursuites peuvent inclure des visioconférences aussi souvent que des e-mails et des documents.
Pour garantir la précision et la transparence globales, définissez des politiques qui créent de la cohésion en matière de visioconférence. Organiser les données, décider des lignes directrices et généralement établir un flux ou une procédure pour les réunions en ligne garantira que les risques de sécurité sont limités, que les données sont exploitées et que les informations sont facilement disponibles:
- Décidez des conventions de dénomination des réunions et de la personne en charge de la gestion des enregistrements. Où les enregistrements vivront-ils et quelles sont les règles administratives pour le stockage, l'accessibilité, la suppression, la découverte, etc.?
- Selon la taille de la réunion, déléguez les responsabilités d'enregistrement à un ou quelques participants. Sélectionnez un participant de chaque département, superviseur ou responsable pour être en charge de l'enregistrement des différents types de réunions. Qui sera le modérateur et quelles politiques, règles et procédures doivent être mises en place pour les différentes réunions virtuelles?
- Quelle «vue» souhaitez-vous enregistrer? Une fois que vous avez décidé qui est le modérateur (ou peut-être qu'il y en a quelques-uns), choisissez parmi les différentes options de réunion qui répondent aux besoins de votre entreprise et qui effectuera l'enregistrement à partir de quel ordinateur - ou point de vue.
- Gardez un œil sur la fin des résumés et les rapports fournis par la plateforme de visioconférence et déterminer qui en est responsable. Qui les recevra et comment y aura-t-il accès?
- Évitez de faire dérailler la découverte avec des dépositions de vidéoconférence qui:
Établir l'emplacement physique du déposant et comment il / elle sera configuré logistiquement pour se connecter à la réunion virtuelle
Venez avec une autre option si le sténographe judiciaire et le déposant ne peuvent pas se présenter au même endroit
Obtenir les pièces à conviction par courrier à l'avance ou par voie électronique pendant le dépôt
Exécutez en douceur - testez la technologie avant le jour du dépôt virtuel
Connectez plusieurs avocats et participants de divers emplacements géographiques
Tous sont d'accord sur le fait de savoir si elles seront enregistrées ou non - obtenir le consentement - Ayez une politique de rétention qui décompose la façon dont les vidéoconférences seront stockées, puis détruites après un certain temps.
Une fois la réunion en ligne terminée, les enregistrements sont sauvegardés dans le cloud et restent accessibles via le portail de l'entreprise ou par le modérateur. Permettre l'accès à certains participants est une mesure de confidentialité et de sécurité. La gestion générale des documents, les protocoles d'exploitation et l'accès devraient être établis par la discussion et l'élaboration de politiques et de procédures.
Empêchez les failles de sécurité et les écoutes vidéo grâce à une technologie qui rend chaque échange en ligne sûr et privé. Rendre obligatoire l'utilisation d'un code d'accès à usage unique ou une personne ayant frappé un record pendant la réunion. Recherchez des fonctionnalités telles que:
- Code d'accès à usage unique: Chaque appel est chiffré avec un code unique et privé qui n'est valide que pour le conférence téléphonique.
- Verrouillage de la réunion: Juste après que les participants se sont présentés, activez cette fonction pour empêcher les participants indésirables d'intervenir. Toute personne qui se présente en retard devra demander la permission du modérateur.
- code de la sécurité: Si l'ordre du jour de la réunion en ligne implique la discussion d'informations très sensibles, ajoutez une autre couche de sécurité avec un code supplémentaire requis à l'entrée d'une conférence.
La technologie qui est facilement disponible et qui fournit les bases de l’existence de la découverte se révèle de plus en plus répandue. Et à l'avenir, il est peu probable que les débats en personne aient préséance. Si la découverte légale et d'autres processus peuvent être accomplis en ligne, il est possible qu'ils continuent à être conservés en ligne.
Quand il s'agit de recourir à logiciel de visioconférence au lieu de se présenter en personne,
les avantages - y compris les économies de coûts, moins de déplacements, plus de temps, collaboration à distance, augmentation de la productivité, moins de retards - l'emportent certainement sur les défis:
Défi #1:
Traditionnellement, chaque partie est généralement en présence physique de son conseiller juridique qui est tenu de fournir, d'assister et d'expliquer les documents et les pièces lors de l'interrogatoire.
Solution:
Au lieu de cela, avec la vidéoconférence, c'est l'occasion de planifier à l'avance. Les avocats et les conseillers juridiques doivent trier à l'avance tout élément de preuve, pièce à conviction, document et preuve. Il doit être clair, étiqueté, organisé, intitulé et envoyé par courrier ou prêt à être déclenché électroniquement. Assurez-vous que les adresses sont à jour, correctement orthographiées et que toutes les personnes qui ont besoin des données sont incluses dans la transaction numérique ou dans la poste.
Défi #2:
L'évaluation du comportement et du calme d'un témoin peut être trouble par le biais d'un lien vidéo plutôt que d'être présent au même endroit physique.
Solution:
Un test technologique effectué dans les jours précédant la réunion virtuelle garantira que le participant est vu clairement et entièrement. Créez un guide de référence sur la visioconférence pour les clients, collègues et autres professionnels du droit au sein de votre cabinet qui comprend des pratiques obligatoires pour la projection vocale, l'éclairage, la posture, les arrière-plans acceptables et toute autre information permettant une découverte vidéo précise, raffinée et professionnelle.
Défi #3:
Un cadre qui n'est pas institutionnel ou qui ne semble pas aussi neutre ou approprié pourrait être discordant, trompeur ou conduire à un examen insuffisant.
Solution:
Fournissez des exemples de vidéos et de didacticiels en ligne sur la manière dont le dépôt par vidéoconférence, l'appel de découverte, la phase préliminaire ou le processus d'essai doivent se dérouler. Décrivez ce qui est acceptable, ainsi que les configurations et les antécédents qui mèneront à un examen réussi. Donnez également des exemples de vidéos médiocres et de ce qu'il ne faut pas faire.
Défi #4:
Le fait de ne pas être dans le même espace physique ouvre l'examen à de potentiels abus ou fautes professionnelles.
Solution:
Une transparence totale de la discussion est requise du début à la fin. Le consentement avec une invite visible au début de la réunion garantit que tout le monde est conforme. En outre, fournir une éducation et une formation sur les meilleures pratiques pendant les examens solidifie les processus pour s'assurer qu'ils sont rationalisés et conformes aux normes.
En ce qui concerne la qualité réelle de la communication tout au long des examens préalables par vidéoconférence, voici quelques bonnes pratiques:
• Mettre de côté l'heure - avant, pendant et après
Enregistrements, entretiens, témoignages, réunions, dépositions - assurez-vous qu'il reste du temps avant de se préparer, suffisamment de temps pour passer et un peu de temps après pour réfléchir et parcourir l'enregistrement ou les résumés.
• Assurez-vous que toutes les technologies fonctionnent
Lorsque le temps presse, ne vous laissez pas prendre à essayer de résoudre et de résoudre des problèmes techniques pendant que tout le monde attend. Présentez-vous à la visioconférence un peu plus tôt et testez votre micro, votre haut-parleur et votre connexion.
Vérifiez si tout est chargé, si des cordons supplémentaires sont disponibles, si le wifi est puissant, etc. Profitez des tests audio et vidéo proposés par les plates-formes de conférence de niveau entreprise.
• Vérifiez le spot
Choisissez un endroit calme, stérile et sans distraction. Un mur blanc ou une pièce fermée avec un arrière-plan uni et non perturbateur fonctionne mieux.
• Respectez le timing
Communiquez à l'avance la durée de la réunion afin que chacun puisse planifier en conséquence. Tout comme une réunion en personne, créez un ordre du jour, respectez-le et protégez le temps de chacun.
• Vérifiez la connexion audio et vidéo
Utilisez un casque pour minimiser le larsen et maximiser votre audition et votre projection. Utilisez la visioconférence dotée de capacités audio / vidéo de haute qualité.
Laissez Callbridge fournir à votre cabinet d'avocats la technologie de vidéoconférence qui facilite le déroulement des procédures préalables au procès dans un environnement virtuel. Avec le potentiel incroyable de mettre en ligne de nombreuses procédures en personne, la possibilité de réduire les coûts, de travailler plus à domicile, d'accélérer les processus judiciaires et d'obtenir plus d'informations à un rythme plus rapide est à portée de main.
La plate-forme de communication bidirectionnelle de Callbridge a le pouvoir d'aller plus en profondeur et de donner une dimension à la façon dont les cabinets d'avocats mènent leurs affaires. Les réunions en ligne enregistrées donnent à toutes les parties le sentiment d'être face à face, mais à une distance sûre et saine. De plus, il offre une participation plus flexible et avec la bonne prévoyance, la planification et la préparation est un substitut approprié aux réunions en personne.
