Ici pour aider
Après vous être connecté à votre compte, veuillez cliquer sur l' icône « Planification » , représentée par un calendrier sur votre écran. (Écran 1)
Cela fera apparaître un nouvel écran, comme illustré ci-dessous. (Écran 2)
Depuis cet écran (écran 2) , vous pouvez choisir la date, l'heure et le lieu de la conférence. Il précise également la nature de la réunion, c'est-à-dire l' ordre du jour des discussions.
Réunions récurrentes
Si vous souhaitez programmer une réunion récurrente, comme une réunion hebdomadaire de cohésion d'équipe, vous pouvez configurer cette fonction en sélectionnant « Définir comme répétitif ». Vous pourrez ainsi préciser la date et la fréquence de ces réunions. (Écran 3)
Dépannage du fuseau horaire
Pour ajouter plusieurs fuseaux horaires aux détails de la réunion, veuillez sélectionner « Fuseaux horaires » sur le premier écran qui apparaît lors du processus de planification, en utilisant le signe Plus à chaque fois que vous devez ajouter un nouveau fuseau horaire.
Lorsque vous aurez choisi l'heure de début dans votre fuseau horaire, Callbridge affichera les autres fuseaux horaires disponibles pour les participants, afin de vous aider à déterminer le moment qui convient le mieux à tous. (Écran 4)
Sécurité
Si vous souhaitez ajouter un élément de sécurité supplémentaire à votre conférence, veuillez sélectionner les paramètres de sécurité situés en bas de la page Web.
Vous devrez alors choisir un code d'accès unique et/ou un code de sécurité . Ces derniers peuvent être générés aléatoirement si vous ne souhaitez pas utiliser votre code par défaut. (Écran 5)
Contacts
La page suivante vous permet de sélectionner les contacts avec lesquels vous souhaitez entrer en relation. Cette liste ne détermine pas les participants finaux à votre conférence, car une invitation par courriel n'est pas nécessaire pour y participer.
L’ option « Ajouter des contacts » vous permet d’ajouter de nouveaux contacts à ceux que vous possédez déjà. (Écran 6)
Si vous souhaitez inviter des contacts déjà présents dans votre carnet d'adresses, cliquez simplement sur « Ajouter un contact ».
Vous pouvez également supprimer des participants en sélectionnant l'option « Supprimer » à côté du contact souhaité.
Sélectionnez les numéros d'appel que vous souhaitez utiliser dans l'invitation. Les numéros américains et canadiens sont acceptés. Vous pouvez également rechercher des numéros spécifiques à l'aide de la barre de recherche située en haut de votre écran. (Écran 7)
En cas de difficulté ou si vous souhaitez recommencer, cliquez simplement sur le bouton « Retour » pour consulter la date, l’heure, l’objet et l’ordre du jour de la réunion. Si vous ne souhaitez pas enregistrer la conférence ni sélectionner de numéros internationaux ou gratuits, veuillez cliquer sur « Suivant ».
Confirmation
Après avoir cliqué sur le dernier bouton Suivant , une fenêtre de confirmation s'affichera vous permettant de vérifier toutes les informations saisies. Une fois que tout vous convient, sélectionnez « Planifier » pour confirmer la réservation. (Écran 8)
Un e-mail de confirmation vous sera alors envoyé; vos participants recevront des invitations par e-mail avec les détails de la conférence susmentionnés.
