Avec une approche plus numérique de la conduite des affaires, il n'est pas surprenant que les logiciels de communication intègrent de meilleures solutions visuelles. Non seulement les relations clients sont approfondies, mais il en va de même pour l'engagement, la participation et la collaboration des employés lorsque vous pouvez montrer ce que vous voulez dire au lieu de simplement le dire.
N'oublions pas combien de nuances et de sens sont perdus lors de la communication via la messagerie. Les instructions longues, les fils de discussion par e-mail et le chat textuel sont d'excellentes formes de communication pour certaines tâches, mais lorsqu'il s'agit d'une présentation ou de faire une première impression fantastique, il existe d'autres moyens d'augmenter la mise.
C'est là qu'interviennent le partage d'écran et le partage de documents. Ces deux fonctionnalités clés ajoutent de la dimension à votre réunion et interaction en ligne en fournissant aux participants proches et éloignés tout ce dont ils ont besoin dans un espace en ligne en temps réel.
Voici où la mise en œuvre du partage d'écran et du partage de documents pousse réunions pour être plus productif:
À quoi sert une plate-forme de communication de groupe bidirectionnelle?
Avant de sauter dans les détails, décomposons ce qu'est exactement le logiciel de communication bidirectionnelle et comment il fonctionne pour améliorer votre flux de travail avec tout le monde, y compris les employés, les clients, les fournisseurs, les fournisseurs, les amis, la famille et plus encore.
Plutôt que de vous fier aux courriels et aux appels programmés pour réfléchir ou prendre des décisions exécutives, planifiez une réunion à l'avance ou sur place avec la vidéoconférence /logiciel de conférence téléphonique. La technologie sans téléchargement basée sur un navigateur permet une configuration rapide et simple qui permet à 1 à 1,000 XNUMX personnes d'être opérationnelles en ligne. Réunissez-vous en toute confiance en utilisant la salle de réunion en ligne avec des participants du monde entier pour discuter de questions grandes ou petites et collaborer sur des présentations, des pitchs et projets à distance.
Avec une telle technologie sophistiquée, vient des fonctionnalités conçues pour améliorer la manière dont une communication de haut niveau est réalisée.
Qu'est-ce que le partage de documents?
Également connue sous le nom de partage de fichiers, cette fonctionnalité vous donne un accès ultra simplifié pour partager n'importe quel fichier numérique via une plate-forme de conférence Web. Vous pouvez facilement passer des liens, des médias, des vidéos, des fichiers audio et plus encore dans les deux sens, ou travailler simultanément et en collaboration avec d'autres sur le même document Word, présentation, etc.
Utilisez le partage de documents pour:
Assurez-vous que tout le monde a une «copie papier» du document
Il est facile de glisser-déposer ou de sélectionner et de télécharger tout fichier qui doit être diffusé. Partagez une copie de la présentation après la livraison. Envoyez un fichier compressé de photos. Filmez une vidéo de promotion, des liens vers vos recettes préférées ou des fichiers PDF qui doivent être distribués au groupe.
Distribuer les fichiers nécessaires au projet et / ou à la réunion
Dans le cadre de l'ordre du jour défini, préparez vos fichiers à être envoyés avant le début de votre réunion en ligne. Chacun peut avoir sa propre copie numérique pour ajouter des notes, apporter des corrections ou ouvrir plus tard pour regarder.
Soumettez votre travail lors d'une web conférence
Que ce soit pour les affaires ou pour l'apprentissage, les projets peuvent être soumis via une conférence Web pour que le responsable ou l'éducateur les examine plus tard. Cela fonctionne bien pour un effort de collaboration ou une affectation de groupe qui a plusieurs membres de l'équipe ou de nombreuses pièces mobiles.
Envoyez ce qui doit être vu en cas de mauvaise connexion Internet
Si vous êtes dans une communauté rurale ou que votre wifi est faible, envisagez d'envoyer des documents comme deuxième option de partage d'écran. Ayez l'esprit tranquille en sachant que vos fichiers importants ont été traités en toute sécurité, sans interruption ni délai.
Les avantages du partage de documents:
En mettant les documents directement entre les mains des participants nécessaires, vous pouvez être assuré que vos informations importantes sont exactement là où elles doivent être. Accélérer le mouvement à travers les projets et développements en partageant les documents du moment:
Atteignez vos indicateurs de performance clés en acquérant plus de clients, en augmentant les ventes et en vous fixant des objectifs supplémentaires lorsque vous pouvez tenir l'équipe informée avec des informations pertinentes ou collaborer sur un dossier à distance.
Profitez du stockage et d'un accès facile à tous vos documents dans le cloud. C'est exact! Tous vos éléments importants tels que les feuilles de calcul, les graphiques, les fichiers audio, les images et plus encore - même de grande taille ou haute résolution - sont stockés dans le cloud et peut être retiré quand vous le souhaitez. Vos fichiers sont en sécurité même si quelque chose arrive à votre ordinateur portable ou de bureau.
Réduisez les coûts en envoyant des copies numériques au lieu d'impressions lourdes et coûteuses par courrier. De plus, vous savez que le destinataire l'a sans risque de se perdre en cours de route.
Le partage de documents est facile, simple et plus rapide à retracer, accéder et envoyer que par e-mail. Utilisez les résumés intelligents après la réunion pour trouver vos documents reçus ou voir les documents que vous avez envoyés.
Qu'est-ce que le partage d'écran?
Le partage d'écran vous permet de partager exactement ce que vous avez affiché sur votre écran. Exactement ce que vous voyez est ce qu'ils voient. Appuyez sur le bouton de partage d'écran et regardez votre présentation, une vidéo, un document - tout ce que vous voulez que les autres voient!
Utiliser le partage d'écran pour:
Animez les présentations en ligne
Partager un rapport d'étape? Vous avez des paramètres passionnants à discuter? Besoin de faire une boucle aux actionnaires sur les projets futurs? Il est facile de partager n'importe quelle présentation et de la parcourir en identifiant ce que vous voulez démontrer ou souligner.
Simplifiez les démonstrations en direct
Dirigez vos collègues à travers un goulot d'étranglement difficile à expliquer et l'expérience utilisateur ou présentez des fonctionnalités logicielles nouvelles et améliorées à l'aide du partage d'écran qui facilite l'affichage et la lecture.
Héberger des tutoriels Web
Créez un meilleur environnement d'apprentissage en ligne (qui convertit!) Où vous pouvez passer en direct et être dans l'instant pour répondre aux questions, prendre des appels et fournir une assistance en temps réel.
Décomposer les problèmes et résoudre les problèmes
Augmentez le volume de vos solutions informatiques avec le partage d'écran qui vous donne la possibilité de voir ce que voit votre client ou collègue. Il n'est pas nécessaire de faire des «estimations» et vous obtenez une vue d'ensemble de ce avec quoi vous travaillez, quel que soit votre emplacement géographique ou votre fuseau horaire.
Les avantages du partage d'écran:
Le partage d'écran est avantageux pour plusieurs raisons. Découvrez comment les problèmes deviennent plus faciles à transmettre, la communication est moins intimidante et l'impact visuel est globalement amélioré:
Surtout pour le service client et les ventes, les demandes complexes peuvent être traitées et approfondies, et les représentants peuvent offrir des conseils personnalisés en direct sur place!
Le partage d'écran cultive une compréhension plus profonde et plus percutante lorsque les clients et / ou les représentants peuvent passer la souris sur des zones spécifiques de la page pour discuter des problèmes, des opportunités et de tout autre point de conversation.
En mode de partage d'écran, la confidentialité est toujours au premier plan. Le bureau peut être visible, mais uniquement visible et non accessible. Il n'y a aucun moyen de cliquer ou de pages, d'ouvrir des onglets ou d'accéder aux applications.
Le partage d'écran ne nécessite pas de téléchargement ni d'installation de logiciel supplémentaire.
Avant de cliquer sur Partage d'écran, assurez-vous de:
Vérifiez ce que vous avez sur votre bureau:
Sachez à qui vous parlez ou qui participera à votre réunion en ligne. En connaissant votre public, vous pouvez utiliser efficacement le fond d'écran de votre bureau, par exemple, pour faire bonne impression. Mais d'abord, évitez tout ce qui semble trop occupé ou offensant, et à partir de là, envisagez de faire remonter la marque de votre entreprise ou celle du client que vous recherchez.
Pensez également aux onglets et pages que vous avez ouverts. Est-ce personnel? Assurez-vous de les fermer.
Nettoyez votre bureau:
Faites un nettoyage rapide des dossiers divers, des images téléchargées et de l'encombrement général qui s'accumule de manière organique au quotidien. Gardez votre bureau propre et bien rangé afin de pouvoir facilement naviguer et trouver ce que vous recherchez sans perdre de temps à rechercher ou à extraire le mauvais document.
Arrêtez les programmes et les fenêtres du navigateur:
Votre ordinateur fonctionnera plus lentement avec des programmes exécutés en arrière-plan. Assurez-vous d'être à jour en fermant tout ce dont vous n'avez pas besoin lors d'une réunion en ligne.
Déconnectez-vous de la messagerie et du chat:
Évitez le potentiel d'un message embarrassant qui apparaît en vous déconnectant de toute application de chat ou de messagerie. La dernière chose que vous voulez est d'être interrompu ou interrompu par un message personnel direct!
Vérifiez votre connection internet:
Ayez votre mot de passe Ethernet ou wifi à portée de main et prêt à partir. Essayez de sauter sur la connexion avant l'heure du jeu pour vous assurer que tout est en place pour une expérience fluide.
L'utilisation de la fonction de partage d'écran donne vie à chaque interaction en ligne qui implique une communication. En plus des présentations et des réunions virtuelles, essayez-le pour améliorer:
Formation des employés - La formation des employés est beaucoup plus rationalisée lorsque vous pouvez cibler plusieurs apprenants à la fois, à partir de la commodité de votre bureau. Faites-leur faire une visite à l'aide de votre webcam ou faites-leur découvrir une plate-forme d'orientation où ils peuvent poser des questions et obtenir des réponses en temps réel.
Séances de remue-méninges - Une fois que tout le monde s'est réuni dans la salle de réunion en ligne, appuyez sur Partage d'écran, puis ouvrez le tableau blanc en ligne pour noter des idées et des concepts. Utilisez des couleurs, des formes et des images pour créer une carte mentale ou un tableau d'humeur que vous hébergez et dirigez, mais que tout le monde peut voir.
Entretiens avec de nouveaux talents - Cela fonctionne parfaitement pour qu'un employé potentiel montre ses compétences techniques en informatique. Si un candidat est en entretien, il peut simplement cliquer sur le partage d'écran et guider un représentant des ressources humaines dans son portefeuille ou fournir une solution de codage à la volée.
Mises à jour du projet - Présentez aux cadres de niveau C l'état d'un projet planifié en le partageant avec les employés et en obtenant des commentaires de leur part en temps réel. Faites une boucle dans les parties prenantes, les investisseurs et les gestionnaires pour voir des feuilles de calcul, des mesures et des documents numériques.
Et bien plus. Quelle que soit la façon dont vous impliquez le partage d'écran dans le cadre de votre présentation, argumentaire ou réunion virtuelle, la commodité offre à chaque industrie et groupe de personnes un sens accru de collaboration et de cohésion. Du coup, tout le monde peut faire partie du processus de prise de décision et avoir l'impression d'être sur les lieux alors qu'ils ne sont peut-être pas dans le même quartier de la ville!
En quoi le partage d'écran et de document est-il différent?
Le partage d'écran est parfait pour être en temps réel. Les participants peuvent voir et faire partie de votre présentation ou tutoriel sur le moment. C'est un outil extrêmement utile pour amener des collègues à vivre ce que vous vivez.
D'un autre côté, le partage de documents s'apparente davantage à un «plat à emporter». Les participants se retrouvent avec des liens tangibles, des vidéos, des documents, des médias et des fichiers auxquels ils peuvent accéder à leur rythme. Ils peuvent maintenant obtenir des fichiers importants pour les consulter et les ouvrir maintenant ou les enregistrer pour plus tard. De plus, cette fonctionnalité est particulièrement pratique dans les situations où la connexion Internet est inférieure à la moyenne.
Pourquoi avez-vous besoin des deux?
Les deux fonctionnalités sont essentielles et s'intègrent parfaitement l'une à l'autre pour améliorer puissamment un lieu de travail, une salle de classe ou un espace de support en ligne permettant à toute communauté ou entreprise de se rassembler et de progresser sur un projet. Tenez compte de la manière dont cela prend en compte les soins de santé, le travail caritatif, les maisons de retraite, les rassemblements virtuels, litigeet plus encore.
De plus, avec d'autres fonctionnalités de prise en charge telles que tableau blanc en ligne, vidéo conférence, invitations et rappels, enregistrement de réunion, résumés intelligents et de plus, les possibilités d'unir nos forces et de forger des partenariats sont infinies. Il y a toujours des opportunités pour une communication meilleure et plus efficace qui vous donne les résultats que vous souhaitez.
Travaillez plus intelligemment, pas plus dur avec ces deux fonctionnalités qui renforcent les conférences Web et rendent les réunions en ligne plus productives, collaboratives et engageantes.
Laissez la plate-forme robuste de Callbridge améliorer la façon dont vous travaillez avec votre équipe ou communiquez avec vos amis et votre famille. Peut-être que les deux fonctionnalités les plus populaires, à la fois le partage d'écran et le partage de documents, révolutionneront le déroulement de votre communication.
Regardez les conversations devenir plus succinctes, la production accélérée, les commentaires plus approfondis et les participants veulent donner plus.
Essayez la conférence Web qui met la qualité de la communication au premier plan.
