Comment la vidéoconférence peut améliorer le flux de travail entre les bureaux gouvernementaux

Lorsque tous les ministères et organismes travaillent en tandem en tant que front unifié, c'est à ce moment qu'un organisme gouvernemental pleinement opérationnel est vraiment la somme de ses parties. Mais comment toutes les parties peuvent-elles échanger harmonieusement des idées sur une base régulière ou se tenir au courant des situations d'urgence et des changements soudains de politique? Les modes traditionnels de documentation et de communication ne se démoderont certainement jamais, mais à mesure que la visioconférence devient le mode de communication préféré, des tas de paperasse et de fichiers analogiques sont lentement remplacés.

Tenez compte des avantages suivants de la visioconférence pour les agences gouvernementales:

10. Meilleure qualité de vie

La connexion avec des équipes et des collègues de tous les départements et d'autres secteurs nécessite du temps de déplacement et une présence. Ou le fait-il? Avec la visioconférence, il vous suffit de mettre en place une réunion en ligne et vous n'avez plus besoin de conduire, de vous garer et de vous présenter lorsque la prise de décision ou la résolution de problèmes peut être effectuée par vidéo. L'assistance entre agences prend un tout nouveau sens lorsqu'il s'agit de faire progresser la carrière des collaborateurs. Pensez à toute la formation, au recrutement et à l'embauche pour des emplois gouvernementaux spécialisés. La technologie de vidéoconférence permet de rationaliser les efforts en enregistrant tutoriels pour l'enseignement; des vidéos de recrutement pour les campagnes de recrutement et des packages de recrutement planifiés pour l'intégration.

9. Améliorations de l'environnement de travail

La communication interservices a un impact considérable sur la qualité du travail accompli entre les départements ainsi que dans un département. La collaboration est considérablement améliorée lorsque la communication est à la vitesse de la technologie, en particulier dans une situation critique, ou un snafu de relations publiques. Sur une note moins dramatique, même les travailleurs qui sont de nouveaux parents ou qui viennent d'une culture ou d'un pays différent ont désormais la possibilité de s'intégrer plus facilement au marché du travail.

8. Heures de travail utilisées plus efficacement

Réduire les coûts signifie gagner du temps et gagner du temps signifie que les heures de travail peuvent être utilisées plus efficacement ailleurs. La visioconférence soutient la productivité et redonne plus d'heures de travail, une ressource précieuse pour le gouvernement. Imaginez les dollars économisés lorsque les frais de déplacement d'un avocat de haut niveau sont soudainement inexistants. La réduction du temps de déplacement permet d'économiser la tranquillité d'esprit et l'argent des contribuables au fil du temps.

7. Réduisez les coûts des processus juridiques

L'argent du contribuable peut être utilisé ailleurs lorsque la visioconférence est à l'honneur. Témoignages, auditions, dépositions, tout cela peut se faire sans avoir à transporter les détenus vers et depuis la prison; Les avocats ne sont pas obligés de quitter le bureau si souvent et les témoins peuvent fournir des comptes rendus détaillés de la vie privée et de la sécurité de leur propre maison. En outre, la plupart des autres scénarios de courte durée liés au tribunal peuvent se dérouler sans déplacement ni déplacement. Avec une configuration simple et une connexion Internet claire, de nombreux processus judiciaires peuvent être effectués de manière transparente à l'écran.

6. Interagissez avec le public

Lorsque les voies de communication entre le gouvernement et le public deviennent ouvertes et plus transparentes, il y a un meilleur sentiment de confiance et de compréhension. L'utilisation d'une telle technologie tournée vers l'avenir, comme la vidéoconférence pour les relations publiques, met l'orateur au grand jour. Il y a moins de fumée et de miroirs et les représentants du secteur public peuvent répondre avec audace aux griefs et aux questions, en s'adressant personnellement au public.

5. Communiquez avec les citoyens

L'engagement des citoyens dans la communauté est important si un problème doit être entendu ou mis au courant. Bien que les mairies et les événements publics ne soient notoirement pas très fréquentés, la vidéoconférence peut aider à augmenter ces chiffres. Les citoyens peuvent appeler (de n'importe où, en utilisant un numéro d'appel international gratuit) et voir ce qui se passe. Ils peuvent participer en posant des questions via le chat, en activant le son et en levant la main, ou en étant un conférencier invité, selon la taille du rassemblement. La visioconférence permet de donner une voix aux personnes qui souhaitent s'exprimer, quel que soit leur emplacement géographique.

4. Collaboration simplifiée

Que vous réfléchissiez à des idées d'offres et de programmes communautaires ou que vous travailliez en équipe pour élaborer un plan d'urgence, la collaboration à la volée est parfois obligatoire. Un système de communication efficace, comme une plate-forme de visioconférence à la demande facile à utiliser, simplifie et enrichit l'union des forces. Tant qu'il y a une connexion Internet, les participants de différentes régions, pays et bureaux peuvent contacter la base «localement» dans un salle de réunion en ligne qui rassemble tout le monde.

3. Réunions en déplacement

Les réunions importantes n'ont pas à être retardées ou reportées en raison du temps de déplacement ou des changements soudains de dernière minute dans l'horaire d'un chef de service. La visioconférence permet plus de mobilité et de flexibilité pour le gouvernement en ce qui concerne la distance géographique ou les horaires conflictuels. Et si un acteur clé ne peut pas participer à la vidéoconférence? enregistrement et regarder plus tard est la deuxième meilleure option.

2. Communications de sécurité publique à la demande

Les communications vidéo ouvrent une ligne de contact directe dans une situation d'urgence. Les équipes peuvent améliorer les temps d'intervention d'urgence et évaluer la gestion des urgences à prendre en compte en cas de crise où les citoyens sont en danger. Il s'agit d'une forme de communication efficace à des fins de formation et si une urgence survient dans un endroit éloigné.

1. Harmonie interdépartementale

Une prise de décision plus rapide en utilisant moins de ressources contribue à rendre le lieu de travail plus fluide. Une meilleure collaboration n'a été rendue possible que grâce à la visioconférence, rendant chaque projet plus visible ou mieux délégué entre les travailleurs et les associés.

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