Benijd hoe't jo in firtuele gearkomste ynstelle kinne? Better noch, freegje jo josels ôf wat in firtuele gearkomste is? Hjir is it goede nijs; Op dit momint koe it net makliker wêze om in firtuele gearkomste op te setten en as jo noch net dúdlik binne oer wat jo binne, binne jo op it goeie plak.
Klear om tichterby te sjen?
In firtuele gearkomste is ...
Oars bekend as in online gearkomste, as fideokonferinsjes, en audiokonferinsjes ûnder de paraplu fan webkonferinsjes, is de definysje fan firtuele gearkomsten neffens Educause is: "Firtueel gearkomsten binne real-time ynteraksjes dy't fia it ynternet plakfine mei yntegreare audio en fideo, petear ark, en dielen fan applikaasjes." Krekt as in persoanlike gearkomste sammelt in firtuele gearkomste dielnimmers om ideeën te dielen, te praten en gear te wurkjen yn in dynamyske ynstelling tusken twa of mear einpunten, útsein ynstee fan fysyk oanwêzich te wêzen, wurdt ynstee in apparaat brûkt.
In firtuele gearkomste is kritysk foar de sûnens fan in groeiend bedriuw. Elkenien fan in meiwurker oant in projektbehearder, útfierder op c-nivo, en HR -profesjonele moat fertrouwe op groepskommunikaasjetechnology om har wurk te kinnen en de kleau tusken oare minsken yn tiid en romte te oerbrêgjen. Farmaseutyske en IT-bedriuwen, advokatekantoaren, lytse bedriuwen en mear en mear, profitearje allegear fan 'e direkte en relevânsje fan in fideosintryske kommunikaasje-oanpak.
Dit is in firtuele gearkomste:
Troch manier te kommunisearjen mei elkenien, oeral op elk momint, kinne firtuele gearkomsten bedriuwen bloeie, ûnôfhinklik fan lokaasje. Romtlike barriêres dy't normaal wurkferhâldingen, kontinuïteit en produktive gearwurking soene blokkearje, binne der net mear mei firtuele gearkomsten dy't ferbining stimulearje. Guon fan 'e algemiene foardielen omfetsje:
- Reduzearre tiid pendeljen
- Besuniging fan transport-, reis- en akkommodaasjekosten
- Produktiviteit ferheegje = Minder ûntslach
- Better behâld fan wurknimmers
- Competitive advantage
En as it giet om saken, beskôgje dan hoe't it opnimmen fan in fideosintryske oanpak fan jo kommunikaasjestrategy wurket om te stypjen:
- In mear digitaal ynskeakele en ferbûn personiel
- Tagong ta behear
- In ferbettere wrâldwide kommunikaasje kultuer
- Bettere betrouberens dat is gelyk oan rappere resultaten
- Fermindere ûntslaggen en aktuele gegevens en ynformaasje
- Bettere wearde
- Noch in bytsje ûndúdlik hoe te begjinnen mei fideokonferinsjes? Hjir is hoe't jo in firtuele gearkomste ynstelle:
Kies de juste software
Besjoch in pear logistyk foardat jo yn in ynset springe mei in tsjinstferliener.
Hoe faak tinke jo dat jo de software moatte brûke? As jo op syk binne nei fideokonferinsjes foar bedriuwskleare, tinke dan oer wêr't dielnimmers sille wêze; thús of yn 'e bestjoerskeamer? As it de eardere is, dan binne webbasearre konferinsjes geskikter, makliker en handiger te brûken.
Sjoch ris hokker funksjes wurde oanbean. Komt it mei skerm te dielen (perfekt foar IT-klanttsjinst en presintaasjes); in online whiteboard (nuttich foar edukative doelen as brainstoarmjen fan kreatyf wurk); as dokumint te dielen (makket dielen fan handouts, wichtige dokuminten, en oan board fan nij talint folle streamlynder), ensfh.
Krij dúdlik oer wêrom't jo in firtuele gearkomste nedich binne
Wêrom ropje jo yn 't earste plak in gearkomste byinoar? Is it ynterne (oankundigingen, ynboarjen, tissue-sesjes, managementgearkomste) as ekstern (ferkeappitch, nije bedriuwsûntwikkeling)? Tink oer de struktuer en reden en dan sille oare stikken fansels op plak falle lykas oanwêzigens.
Beslute wa't meidwaan moat
Firtuele gearkomsten binne foaral effektyf foar it korrespondearjen fan minsken tagelyk, op in oar plak. Dus as jo dielnimmers hawwe yn it bûtenlân, thús as de hal, kinne jo maklik en effektyf ferbine, ûnôfhinklik fan lokaasje. Salang't elkenien bewust is fan in potensjeel tiidferskil of de Time Zone Planner brûkt, is it maklik om by te wenjen. Hâld lykwols yn gedachten dat allinich nedige minsken moatte wurde útnoege. Besparje tiid en jild troch allinich dielnimmers op te nimmen dy't essensjeel binne. Foar elkenien oars, registrearje de gearkomste om letter te ferstjoeren.
Meitsje in skema
In aginda ynstelle sil jo gedachten organisearje, sadat jo in tydlike, kristalheldere en meinimmende firtuele gearkomste kinne hawwe. Plus, it sil dielnimmers helpe te witten wat fan har wurdt ferwachte. Wat moatte se bydrage? Is d'r materiaal dat se nedich binne om op te poetsjen foarôfgeand oan de syngronisaasje? Hoe lang sil de gearkomste duorje? In koarte yndieling opnimme sil betizing foarkomme en dielnimmers helpe har tariede te fiele.
Stjoer útnoegings en herinneringen út
Wat geweldich is oer firtuele gearkomsten is dat jo ien no kinne hostje as in ymproviseare sesje of foarôf plannen. It is maklik om alle nedige ynformaasje yn te pluggen yn 'e earste útnoeging lykas tiid, datum en oare wichtige ynfo, om't it automatysk is. Stel de herinneringen yn om jo petearen te koördinearjen om dielnimmers oan 'e kommende syngronisaasje te ûnthâlden. Foar mear driuwende gearkomsten dy't op it plak moatte plakfine, brûk sms-notifikaasjes om details fan gearkomsten direkt op 'e apparaten fan' e dielnimmers ôf te sjitten. Gjin tiid fergriemd mear wachtsje op lette oankomsten as net-dielnimmers.
Brûk funksjes foar effektiver firtuele gearkomsten
De juste fideokonferinsjesoftware foar jo firtuele gearkomste sil komme mei in mannichte praktyske en handige funksjes om jo online ûnderfining te ferbetterjen. Foar de bêste resultaten, soargje derfoar dat de technology dy't jo kieze wurdt laden mei:
- Skerm diele: Diel jo skerm direkt mei dielnimmers om in presintaasje te lieden of in IT-probleem op te lossen.
- Opname: Hit rekord no om letter te sjen. Perfekt foar dielnimmers dy't gjin oprop kinne bywenje.
- transkript: Automatyske transkripsjes fan alle opnommen gearkomsten soargje derfoar dat gjin idee efterbliuwt.
- Online whiteboard: In kreative manier om konsepten en grafiken út te drukken mei ôfbyldings, kleuren en foarmen.
Ynklusyf A Take Away
Oan 'e ein fan jo firtuele gearkomste, wat wolle jo dat dielnimmers ferlitte? Wat wie it doel en wat binne de folgjende stappen? Soargje derfoar dat elkenien fuortgiet mei it witten fan it doel en wat dernei dien moat wurde.
Folgje mei in e-post
Hâld it sa koart en swiet as jo kinne, mar hjir is wat jo moatte opnimme yn in ferfolch-e-post: gearfetting minuten gearfetting, folgjende stappen, de wichtichste prestaasje fan 'e gearkomste (dit moat oerienkomme mei it doel fan jo gearkomste), en de opname (as jo it opnamen ).
Best practices foar firtuele gearkomsten
No't jo in better begryp hawwe fan hoe't in firtuele gearkomste de kommunikaasje kin fersterkje tusken de stjoerder en ûntfanger, is d'r wat etikette folgje. Hjir binne in pear dingen om yn gedachten te hâlden:
Technology: Doch in kontrôle foar gearkomste om te soargjen dat jo technology wurdt bywurke en funksjoneart. Soargje derfoar dat jo mic, luidsprekers en kamera ree binne om te gean. Kontrolearje jo ynstellings, en as jo moderearje, start dan in wachtkeamer en soargje derfoar dat elkenien automatysk is ynsteld.
Dielname: Besjoch jo gearkomstekontrôle en gean oer de stream foardat dingen op gong komme. Op dizze manier kinne jo tariede wêr't de pauzes en pauzes binne, en fragen planne om dielnimmers te stellen. Besykje in aktiviteit yn te nimmen mei it online whiteboard en brûk de funksje fan skermdielen om "sjen te litten" ynstee fan "fertelle".
Ferloving: Dielnimmers sille faker jo ynformaasje opnimme as jo jo levering ynteressant meitsje. Yn plak fan gewoan statistiken en droege metriken troch te jaan, fertel in ferhaal mei in begjin, midden en ein. Slút de nedige gegevens en ynfo yn troch mei ôfbyldings, fideo's, heldere kleuren en markearje wichtige wurden.
In protte wille: Litte wy net ferjitte in firtuele gearkomste sosjaal te meitsjen! Iepenje de firtuele gearkomste mei fragen oer iisbrekker. Fragen dy't in bytsje persoanliker binne, wurkje goed yn lytse groepen, lykas: "Wat hawwe jo dit wykein oan?" of "Fertel ús wat jo sjogge op Netflix."
Mei gruttere groepen kinne jo ûndúdliker en leuker wêze, "Wat is in persoanlik ekskús dat jo de heule tiid brûke?" as "Hokker bernfilm of boekkarakter herinnert jo oan josels?"
En beskôgje yn in gearkomste in relevante fraach te stellen lykas: "Wannear wie de lêste kear dat jo yn in groep sprieken?" of iets wat unyker as: "As jo in dierlike sturt hawwe koene, wat soe it wêze?"
It idee is om elkoar te kennen yn in profesjonele omjouwing, mar mei in mear casual toan. In iisbrekker ynspireart passende emoasje, stimuleart learen en stimuleart bining. Alle treflike feardigens om nei de firtuele tafel te bringen!
Kies Callbridge as jo groepskommunikaasjeplatform en sjoch as produktiviteit en belutsenens spike as jo hawwe leard hoe jo in firtuele gearkomste ynstelle kinne. Mei premium funksjes lykas Screen Sharing, AI-oandreaune transkripsje en gearfettings, plus ferhege feiligensmaatregels, nul downloads en oanpassing, kinne jo elke firtuele gearkomste thús meitsje mei dielnimmers.
