Cando planeas unha reunión en liña, tes que esperar máis que os participantes. De feito, quere inspiralos para que estean comprometidos e estean presentes. Para que isto ocorra, a súa reunión en liña debe estar estruturada. Hai que deseñalo e atendido ao seu público.
Ao final, cal é o propósito doutro xeito? Por que dedicar o tempo a reunir ás tropas para revisar os informes de progreso ou abrir as liñas de comunicación para facer unha chuvia de ideas se o único son que se escoita son os grilos?
Cun enfoque máis interactivo para as túas reunións en liña, podes esperar un alto compromiso, unha mellor absorción de información e unha comprensión máis completa do teu contido. Quizais ata un pouco de diversión!
Poñámonos ao día: reunións de negocios, é dicir.
Segundo un artigo de Harvard Business Review, a alta dirección, os executivos de nivel C e outros tomadores de decisión pasan case as tres cuartas partes do seu tempo reuníndose con outras persoas para discutir o progreso do traballo. É moito tempo dedicado ás reunións.
Non nos esquezamos tamén dos traballadores remotos. Grazas a unha tecnoloxía sofisticada, son posibles reunións en liña con equipos e colegas en diferentes lugares, pero aínda hai retos con fusos horarios, conectividade e proxectos de coordinación. Aquí é onde o tempo dedicado pode perderse ou usarse mal.
Estás facendo todo o posible para que as túas reunións en liña sexan produtivas e un bo uso do tempo?
Se o desexas:
- Atopa formas máis sinxelas de coordinarse con compañeiros e traballadores remotos
- Mantente conectado independentemente do tempo ou a distancia
- Revigorar as interaccións
- Presione para obter máis participación e eficacia
Aquí tes algunhas ideas para animar as reunións para facelas máis interactivas e eficaces:
Primeiro, pregúntate: ¿É imprescindible esta reunión? ¿De verdade necesitas manter esta reunión?
Para que os participantes interactúen e colaboren, hai que escoitar voces, opinións, descubrimentos e compartir información. No caso dunha reunión en liña, prefírese un diálogo sobre un monólogo.
Se hai un anuncio ou información que non require que os participantes engadan ou traballen e só escoiten, considere como a súa mensaxe pode ser máis axeitada nun correo electrónico. Para reunións interactivas e atractivas, pedir aos participantes que escoiten só pode provocar que perdan ou finxan interese.
Unha vez establecido o contido e o propósito dunha reunión en liña como "necesario", aquí tes que facer a continuación:
12. Xestionar as expectativas
Cultiva a mentalidade correcta entre os colegas facéndolles saber con antelación que é necesaria a súa participación. Na axenda enviada antes da reunión en liña, presenta un deseño sinxelo do que todos poden esperar.
Amosa o problema e avisa aos participantes que se solicitan as súas ideas e aportacións. Isto proporciónalles tempo para pensar e resolver problemas, á vez que establece algunhas regras básicas.
Ademais, déixalles saber algunha etiqueta básica esperada, como:
- Preme "silenciar" cando non fales
- Absterse de comer ou beber
- Deixa os teléfonos e outras distraccións en pausa
11. Rexistro cos compañeiros
Á luz dunha recente pandemia con millóns de persoas que traballan na casa como resultado, o traballo a distancia pode sentirse illante. Simplemente planeando unha reunión un luns e comezando coa simple pregunta: "Que fixeches este fin de semana?" pode provocar participación e animar aos compañeiros a abrirse.
Mellor aínda, dependendo do tamaño da túa reunión, usa este tempo de presentación para que todos poidan chegar e agradecer a un compañeiro algo que fixeron. Grande ou pequeno, amosando o seu agradecemento cunha simple chamada de nome e grito de tarefas, a gratitude funciona para que todos sexan séntete máis conectado. Esta é unha pequena pero poderosa forma de fomentar o vínculo social nunha plataforma virtual.
O teu equipo está composto por moitos traballadores remotos? Inculque máis sensación de vínculo social inxectando un pouco de diversión para axudar a romper o xeo e facer que a xente se sinta menos soa coa distancia social ou traballando desde casa:
- Spice Up Introducións:
Sala de reunións en liña chea de descoñecidos? Invite aos participantes a presentarse e obter unha información peculiar:
-
- A súa canción favorita de karaoke
- O seu prato cociñado na casa
- O mellor concerto ao que acudiron
Sala de reunións en liña cos mesmos compañeiros? Invita a caras coñecidas a:
-
- Comenta brevemente unha boa película que viron recentemente
- Comparte como está a súa mascota
- Fálate dunha afección ou proxecto persoal que asumiron
- Usa o teu cerebro:
Os exercicios de creación de equipos non deberían caer no camiño só porque os membros do equipo están máis dispersos. Proporcione os criterios antes de tempo para que os participantes poidan aparecer preparados. Proba unha curta versión en liña de Charades ou Balderdash para obter un xeito máis interesante de abrir a reunión. - Xogar a un xogo de adiviñas:
Outra forma de enganchar á xente é pedir a cada participante que reproduza unha versión sinxela de ISpy describindo un elemento na súa área de traballo remota.
10. Crea a túa axenda de reunións antes de tempo
Se a axenda da túa reunión é clara e articulada, podes esperar o mesmo ROI coa túa reunión en liña. Sen plan nin previsión, unha sincronización vaga e desinformada levará a confusión e perderá tempo.
Prepare unha axenda estruturada que contemple as cuestións clave e mencione o que se require e se espera dos participantes. Envíe polo menos un día de antelación e non se esqueza de utilizar a configuración das súas invitacións e recordatorios para difundir rapidamente información.
9. Prepara a túa tecnoloxía
Por marabillosa que sexa a tecnoloxía, aínda hai ocasións en que pode resultar un pouco torpe. Confía en que todo funciona correctamente probando a túa tecnoloxía e comprobando que todos os dispositivos están cargados. Coñece onde están as tomas de corrente eléctrica e ten os cargadores preto. Proba a cámara, o micrófono, a conexión a Internet e ten en conta calquera outra cousa que poida precisar:
- A túa iluminación é demasiado brillante ou demasiado escasa?
- Está rodeado de moita desorde?
- Estás nunha zona con moito tráfico onde a xente vai e vén?
- Cando foi a última vez que apagou / restableceu o dispositivo?
Considere incluír estes puntos no correo electrónico da axenda previa á reunión para que todos saiban.
8. Respire a vida na súa entrega
Seguro que podes realizar a túa reunión en liña de xeito eficaz eliminando os elementos clave, pero tamén podes engadir algo de pizzazz para manter a xente fascinada:
- Invitar ao movemento
Todos sabemos o fácil que se inviste no traballo. Levantarse da mesa é unha boa idea, pero pode esquecerse cando se está a piques de apagar un lume ou escribir un longo correo electrónico. Nalgún momento da túa reunión en liña, axítalo un pouco conseguindo que os participantes movan o sangue. Os movementos sinxelos como estirar os brazos por riba da cabeza ou erguerse e sentarse unhas cantas veces ou facer algúns tramos de mesa poden aumentar o osíxeno no cerebro e traballar para romper sensacións de cansazo e letargo. - Engadir imaxes visuais
Fomente a interacción e divulgue o seu contido ao seu público
usando cores brillantes, vídeos, fotos e chamadas rápidas. Fai que o teu contido sexa dixerible e inesquecible cunha presentación sinxela de entender que resulte atractiva co uso de imaxes e quizais un meme ben colocado e axeitado. - Obtén comentarios en tempo real
Vexa como a xente absorbe o seu contido realizando unha enquisa in situ. Non só son divertidos, senón que interrompen o programa e ofrécenche información en tempo real que che resulta útil. Serve unha ferramenta instantánea de toma de decisións, mantén o compromiso elevado e axuda a estruturar os próximos pasos.
7. Delegar tarefas
Cando as persoas son responsables de contribuír con algo á reunión en liña como moderar, realizar unha actividade rompe-xeo ou tomar notas, cada vez máis comprometida estará a persoa. Ademais, isto axuda a manter pequenas as reunións. Manteña os papeis obvios incluíndo só aqueles que precisan estar alí como quen toma decisións, asesor, interno, etc.
- Seleccionando un moderador
Un moderador garante que a reunión non descarrile. O seu traballo é manter un ollo na tecnoloxía, dirixir con autoridade, dar permiso para falar a quen o precisa, ser responsable da gravación e ver que se coida a calidade do audio e do vídeo.
6. Unirse ao marco temporal
Cando es consciente do tempo limitado que tes, a produtividade tende a dispararse. Traballar cun límite de tempo "enmarca" a reunión e dálle foco. Asigne unha cantidade de tempo específica para cada punto clave cun búfer de 10 minutos. Deste xeito, todo o mundo pode acabar a tempo ou antes de tempo.
5. Elimina as distraccións
É fácil (e moi común) querer consultar o seu correo electrónico ou botarlle unha ollada ao teléfono mentres está nunha reunión en liña. Únete ao tempo e evita a tentación eliminando as distraccións desde o principio: apaga as pestanas do teu portátil, pon o teléfono en silencio (ou modo avión!), Pecha a xanela para eliminar o ruído de fondo (ou usa auriculares) e garda a merenda para despois!
(alt-tag: Muller sentada no escritorio e traballando no portátil aberto sentada preto da xanela pola mañá cedo)
4. Promover a colaboración
Use unha reunión en liña para xerar ideas dos participantes. Reserva un tempo para asumir as características dun think tank ou dunha sesión de chuvia de ideas. Permitir que as persoas xurdan as súas propias ideas ou que se afasten das ideas dos demais; Proba unha función como a pizarra en liña para que flúan zumes creativos.
3. Incorporar xogos
mediante gamification, podes esperar que os niveis de interactividade na túa reunión en liña disparen polo tellado. Inclúe unha pequena pregunta ao comezo e faga que os participantes sigan. Estes pódense incentivar tamén: xantar prolongado, intercambio de empresas, baixa anticipada, etc. Por exemplo:
- Selecciona unha imaxe ou personaxe para inserir nas diapositivas e consegue aos participantes que respondan cantas veces se viu ao longo da presentación.
- Lanzar un sinxelo cuestionario ao final para comprobar a comprensión do contido polos participantes.
- Recolla presupostos de compañeiros e faga que adiviñen quen dixo que.
2. Remate con elementos de acción ben articulados
O obxectivo dunha reunión en liña é reunir participantes e xuntarse para avanzar no seguinte paso. Isto só se pode facer con elementos de acción claros. Cando todos son conscientes do que teñen que facer só entón as cousas poderán facerse. Antes de que remate a reunión, comproba que os participantes teñen claro o seu papel. Pase uns momentos repasando o comentado e asignando á persoa para o traballo.
1. Comparte o resumo
Moito pode transcender nunha reunión en liña. Líbranse moitas ideas, suxestións e opinións, razón pola que as notas ben resumidas son efectivas para manter a integridade da sincronización.
Escolle un software de videoconferencia que inclúa unha función de gravación ou capacidades de IA para capturar todo o que caeu. Tomar notas manualmente sempre é unha boa idea, pero cando tes tecnoloxía que traballa nun segundo plano, podes realizar durante a reunión sabendo que o resto está coidado.
Aquí tes algúns trucos máis para que a túa próxima reunión en liña brille:
- Emblaza a túa marca en todos os puntos de contacto da túa reunión
¿Lanzando aos clientes potenciais? Grave a túa propia mensaxe que introduce o nome da túa empresa, o slogan e os anuncios importantes mentres os participantes aparecen no sala de reunións en liña personalizable. Fai unha gran primeira impresión que é pulida e profesional co logotipo e as cores da marca na interface de usuario. - Usa a IA para facer o traballo de pernas
Nunha reunión en liña, estás facendo o traballo de cara ao futuro. Escolla un videoconferencia solución que funciona en segundo plano para proporcionar transcricións, etiquetas de altofalantes e selos de datas para facilitar a súa busca posteriormente. - Pulsar Compartir pantalla para "Mostrar" en lugar de "Dicir"
Co compartición de pantalla opción, navegar por demostracións e características do produto difíciles de explicar durante unha reunión en liña foi máis doado. Todo o mundo pode comprender o que estás a dicir cando o pode ver diante dos seus ollos. Trae aos participantes á mesma páxina cando cada curso de acción se poida amosar en tempo real.
Deixa que Callbridge dinamice as túas reunións en liña. Con sofisticada tecnoloxía, funcións personalizables e unha interface de usuario deseñada de xeito intuitivo, as túas reunións son máis interesantes e produtivas.
