As reunións remotas convertéronse nunha parte esencial de como se realiza o traballo en todo o mundo. Aínda que vives nunha gran cidade, axuda a salvar a diferenza se estás nunha parte da cidade e a túa oficina está na outra. Teleconferencias e videoconferencia facer que pareza que literalmente non hai distancia entre o emisor e o receptor, cambiando a forma en que nos comunicamos. É verdadeiramente incrible que vivamos nunha época na que podemos manter oficinas en Singapur, Londres, Nova York e as nais que viven na casa nos suburbios, todos traballando xuntos.
Entón, agora que a súa empresa incorporou o mellor talento e estableceu un ritmo de reunión eficaz, existe o estigma de que os xestores prefiren reunións presenciais en lugar de reunións remotas. Aínda que isto é tradicionalmente certo, tamén o é a capacidade de adaptarse e configurar traballadores remotos coas mellores ferramentas do oficio para lograr un maior rendemento e compromiso (e ciberseguridade!) reunións que levan a acadar números e esmagar obxectivos.
Dado que se aplican regras diferentes cando non estás nunha reunión cara a cara, ter unha conversación sobre "as regras de ouro" implica a todos para que cada sincronización se poida entregar e recibir de forma que obteña resultados. Estas son as principais regras que hai que ter en conta nunha relación de traballo remoto:
ANTES DA REUNIÓN
Familiarízate coa túa tecnoloxía
É doado acender a cámara de vídeo e enviar un código para a súa conferencia. Pero coñecéndose un pouco mellor como o software e o hardware funcionan poderían configuralo en bo lugar se, por suposto, hai unha dificultade tecnolóxica durante a conferencia telefónica. Prevén calquera salouco conectándose 5 minutos antes do previsto para poder configuralo cedo; ou ten un plan b preparado para iniciar a acción. Incluso a realización dun ensaio de gravación de vídeo é un movemento intelixente.
Engade capas a un espazo compartido
Un espazo compartido non é unha sala de reunións. De feito, é a sala de reunións a que alberga os espazos compartidos como os rotafolios pizarra en liña, pantallas compartidas e moito máis. Os traballadores remotos poden sentir o segundo mellor que estar físicamente ao estar influídos por unha combinación destes espazos durante a conferencia.
Establece unha axenda, compártea antes de tempo
Unha conferencia telefónica remota implica esforzo e planificación para garantir que todos poidan asistir. Ao destacar os temas tratados e compartir a axenda de antemán, podes aforrar momentos preciosos seguindo un plan. Deste xeito, os participantes saben o que se achega e poden escoitar activamente e vir preparados coa súa parte da reunión.
Invita a uns poucos seleccionados
Canto maior sexa o número de asistentes á conferencia, menor será a expectativa de contribuír ao debate. 1-10 asistentes é ideal.
DURANTE A REUNIÓN
Manteña o obxectivo da reunión diante e central
En palabras sinxelas, lembre a todos o que hai que conseguir ao final da conferencia telefónica. Anótea na pizarra en liña, por exemplo, para que todos o poidan ver con claridade e utilízaa para aterrar aos participantes se se afastan do rumbo durante a discusión.
Funcións de conferencia Gamify
Pódense repartir funcións a diferentes asistentes como facilitador, cronometrador e escriba para tomar nota de todos os puntos de acción e decisións tomadas. Para reunións periódicas, debuxa nomes e cambia os papeis polo que se decide ao comezo da reunión e, ¡sorpresa! - poderías ser ti! Isto a gamificación garantirá que a xente se manteña comprometida.
Todos obteñen unha introdución
Os asistentes están máis dispostos a participar no chamada en conferencia cando entendan mellor quen está a chamar con eles. Unha presentación rápida de todos os participantes na reunión, (aínda que haxa unha icona ou imaxe) engade un toque de humanidade e fai que os traballadores remotos se sintan vistos e oídos.
Animádevos a facer unha pequena charla
A conexión con compañeiros remotos fai sentir a súa presenza na reunión. Unha rápida recuperación do seu día, o tempo, os plans para o fin de semana fainos sentir coma se fosen coñecidos tanto no mundo real como no dixital.
DESPOIS DA REUNIÓN
Xunta un seguimento
Resuma os principais puntos e avances da reunión que se enviará. A parte que o fai atractivo? Engade un elemento de diversión e compañeirismo. Un gif, un vídeo ou unha foto divertida axuda a que o correo electrónico ou a mensaxe de chat sexan memorables, o que á súa vez fará que todos esperemos o correo electrónico de seguimento despois de futuras reunións.
Mencione os números
A saúde e a produtividade dunha relación de traballo remoto depende de acadar obxectivos, acadar números e acadar obxectivos de rendemento. Reserva un tempo para discutilos na reunión ou envía un correo electrónico de seguimento onde se indiquen cambios, logros, melloras, etc.
Deixa que o software de conferencias de alto rendemento de Callbridge dea vida ás conferencias de empresas. A súa plataforma de sala de reunións de primeira clase salva a brecha para reunións virtuais e do mundo real. Con características de colaboración excepcionais que inclúen compartición de pantalla, compartir ficheiros, presentación de documentos e chat en grupo, a excepcional tecnoloxía audiovisual de Callbridge fomenta as relacións de traballo remoto.
