Cando 2020 comeza por riba, é seguro dicir que a mediados de ano a túa experiencia coa videoconferencia mellorouse dez veces. A súa oficina converteuse moi probablemente nun enfoque máis en liña, traballando desde casa, abrindo as portas á comunicación en liña mediante videoconferencia cos clientes, en reunións informativas de equipos, conferencias de alta dirección, sesións de brainstorming, reunións de estado ... e a lista vai en.
O que é máis é que a medida que seguimos adaptándonos aos tempos cambiantes aos que se enfronta actualmente, a forza de traballo divídese en como debe aparecer físicamente (ou virtualmente!) Para traballar. Tes compañeiros que traballan desde casa a tempo completo? ¿A dirección pon 2 días á semana na oficina e despois traballa a distancia? ¿Vai e vén entre clientes que teñen que permanecer na oficina 5 días á semana?
Cando compañeiros e membros do equipo se estenden por paisaxes dixitais e físicos, manter a todos xuntos pode resultar unha tarefa difícil, aínda que non imposible. Aínda que hai restricións de tempo, barreiras lingüísticas, diferenzas na xerarquía e retos xerais coa xestión do tempo, todos realmente queren que o traballo en conxunto sexa o máis eficaz e produtivo posible.
Vexa como manter de forma efectiva un ambiente de traballo colaborativo se o seu equipo está dividido na casa, na oficina ou no campo.
9 xeitos de xestionar a colaboración entre oficinas:
9. Evite a desorde do correo electrónico
Os correos electrónicos son fundamentais para comunicarse de xeito rápido e eficaz, garantindo ao mesmo tempo un "rastro". Pero cando unha pequena pregunta aparece nunha xigantesca conversa que se fai longa e complicada, a efectividade real do intercambio convórtese.
Pasar a unha ferramenta de comunicación empresarial que proporcione unha canle onde o traballo, os estados e as actualizacións se fan visibles e gráficos ofrécelle a todos os presentes unha visión máis manexable do que está a suceder. Unha ferramenta de colaboración como Slack crea este tipo de cohesión, do mesmo xeito que o software de videoconferencia que vén cargado de opcións de integración . Deste xeito, pódense unir dúas plataformas para obter o máximo rendemento colaborativo.
8. Estade atentos ás cargas de traballo
Ver en que está a traballar todo o mundo a través dunha ferramenta de xestión de proxectos axuda a discernir o estado do proxecto e quen está nel. Deste xeito, xa sexa na casa ou viaxa por traballo, pode saltar e ver o que está en trámite.
Aproveita a codificación por cores e o uso de filas e columnas para organizar ficheiros, localizacións e seguimento do tempo. Pola contra, ter unha reunión en liña mediante videoconferencia para discutir o proxecto en tempo real ofrece aos compañeiros a oportunidade de abrirse sobre onde están e como se senten no medio das cousas. Fomentar unha rutina de reunións en liña onde se discutan o estado e as actualizacións axudará a identificar os elementos prioritarios, os obstáculos e a reducir os prazos perdidos.
(alt-tag: muller elegante que camiña pola rúa sostendo un teléfono móbil mentres o mira e o dedica.)
7. Estea atento ás zonas horarias
Non é ideal ter que unirse a unha reunión de "ollos vermellos" ou xusto antes de durmir, pero ao programar proxectos ou sincronizacións, os fusos horarios xogan un papel na decisión de cando ter que facer unha reunión entre oficinas.
Ter o horario de todos a man e dispoñible permite que o anfitrión ou o organizador teña visibilidade do mellor momento para ter unha reunión en liña. Busque software de videoconferencia que inclúa un programador de fuso horario ou estea aberto a que algúns participantes convidados teñan que gravar a reunión agora para velo máis tarde.
6. Rexistrarse regularmente
Cando o teu equipo está repartido pola oficina, a casa e o campo, é doado perder algúns dos comportamentos máis típicos adquiridos cando traballas en tándem e a poucos metros un do outro, como botar unha ollada para facer unha pregunta ou pasar uns aos outros no corredor ou na sala de descanso.
Para asegurarte de que todos estean na mesma páxina, adopta o costume de tocar a base con frecuencia. Non dubide en establecer unha conexión varias veces á semana xa sexa por correo electrónico, sincronización, conferencia telefónica, videoconferencia ou chat de texto.
5. Confíe na automatización para facer un seguimento
Xestionar prazos, estados e progreso do traballo non é tan sinxelo cando non podes facelo en persoa. Pero cando podes descargar un traballo repetitivo que leva moito tempo, afrouxas o tempo dedicado a tarefas máis importantes. Ademais, eliminar o elemento humano produce resultados mellores e máis precisos. Permite que a automatización faga todo o posible para ti:
- Programa invitacións e recordatorios para próximas videoconferencias
- Integra Google Calendar co teu software de videoconferencia para obter un calendario e notificacións sen problemas
- Comparte información en tempo real con Google Doc e recibe edicións e cambios instantáneos ao teu correo electrónico
- Ferramentas de xestión de proxectos e vídeo que automatizan follas de cálculo, información do cliente, gravacións, transcricións e moito máis.
4. Use unha aplicación móbil
No caso dunha reunión en liña, unha aplicación móbil ofrece aos compañeiros a opción rápida e sinxela de poder realizar unha chamada desde onde queira que estean, na rúa, no xardín traseiro ou no comedor.
Iniciar unha reunión en movemento desde a palma da túa man ofréceche reunións de alta calidade que son tan boas coma se estivesen no teu escritorio. Aínda podes programar reunións con antelación ou no acto; podes acceder e sincronizar o teu calendario e axenda de enderezos; e por suposto, onde está é onde está a súa reunión. Unha aplicación móbil ofrécelle a liberdade de realizar unha reunión ou chamar onde queira que haxa conexión a Internet.
Ademais, aínda tes acceso ao teu historial de chamadas, transcricións e gravacións nun ambiente de reunión seguro.
3. Crea un concentrador de almacenamento de traballo "estandarizado"
Fai que todos os ficheiros, ligazóns, documentos e soportes importantes sexan facilmente accesibles e almacénense nunha mesma localización. Cando está centralizado nun só lugar, chegar a el non ten por que parecer unha tarefa así. Cando os elementos están catalogados, organizados e dispoñibles en tempo real, todos poden ter acceso aos últimos ficheiros, reunións documentadas máis recentes e decisións importantes.
Algunhas outras suxestións:
Se tes oficinas en diferentes lugares, é posible que se fale máis dun idioma. Tenta manterse co idioma máis falado e, se precisas comunicarte nun idioma diferente, realiza a conversa en privado a través dun chat de texto ou nunha canle separada.
Evite facer duplicados de documentos etiquetándoos correctamente, obviamente e deixando claro que hai un procedemento para traballar neles. Non hai nada peor que perder horas nun documento que xa estaba feito, que tiña unha versión máis recente ou que se perdeu.
Discernir que modo de comunicación é máis axeitado para o seu obxectivo. Se precisas aclaracións sobre un detalle ou unha pregunta sobre si ou non, envía unha mensaxe ao teu colega no chat de texto. Se tes algunha preocupación sobre unha próxima solicitude de tempo de espera, envía un correo electrónico. Se hai algún problema cun compañeiro e afecta a túa capacidade para realizar e producir un bo traballo, programa unha videoconferencia individual.
2. Adopte un enfoque "primeiro en vídeo"
Especialmente á luz dunha pandemia que afectou ao mundo, unha abordaxe centrada no vídeo que valora as interaccións cara a cara funciona para que os compañeiros sintan que están traballando cunha persoa real en lugar da idea dunha. Mostrar a túa cara, compartir a túa voz, mover o teu corpo: todo isto forma parte da creación dunha versión máis realista de ti mesmo nun entorno virtual. Unha videoconferencia funciona para transformar un ambiente de oficina normal nunha paisaxe dixital.
Ademais, por que "dicir" cando podes "amosar?" Algunhas presentacións, especialmente aquelas que inclúen conceptos e ideas abstractas ou unha navegación intransigente a través dun deseño de sitios web, aterran mellor cunha demostración empregando o uso compartido de pantalla. Os compañeiros están literalmente na mesma páxina da súa sesión de videoconferencia cun asento na primeira fila para as súas ideas.
1. Experimenta e obtén comentarios
Como a maioría dos arranxos, hai un pouco de transición e experimentación. A colaboración entre oficinas que funciona máis como unha máquina ben aceitada en lugar dunha oxidada, precisa implementar diferentes estratexias, modos de comunicación e ferramentas para ver o mellor curso de acción que funciona para o equipo.
Un dos factores máis importantes que determinarán o éxito do equipo ou o resultado do proxecto é a disposición de todos a confiar uns nos outros. ¿Son capaces os membros do equipo de tratarse con respecto? ¿Están os traballadores remotos tirando do seu peso en lugar de descansar? ¿Os empregados de oficina asumen demasiado, con ganas de impresionar e tomar a dianteira?
Cun foco na planificación, o uso de ferramentas de creación de equipos e un pouco de compañeirismo aquí e acolá, aínda que o seu equipo estea repartido, probar cousas novas para salvar a brecha non ten por que ser desconcertante. É importante probar novas estratexias e ferramentas e ver cales traen os mellores resultados para o seu equipo e obxectivo.
A colaboración entre oficinas sempre virá acompañada dunha serie de conflitos e desafíos. Os resultados dos compañeiros que traballan dentro e fóra da oficina, preto e lonxe, e que operan en diferentes horarios, como horarios flexibles , a tempo parcial ou a tempo completo, inflúen no rendemento e no fluxo de traballo. Non obstante, mesmo na situación actual do mundo, esta é unha oportunidade para adaptarse a un equilibrio potencialmente máis integrado entre a vida laboral e a persoal, que se adapta á tecnoloxía que usamos.
Permita que o conxunto único de software de videoconferencia bidireccional de Callbridge cree cohesión entre os equipos. A súa tecnoloxía está deseñada para conectar á xente, polo que a súa empresa pode prosperar independentemente da dispersión da súa forza de traballo.
Callbridge atende a empresas de tamaño medio que buscan solucións sofisticadas que restrinxan as diferenzas internamente entre compañeiros e externamente con clientes, vendedores, partes interesadas e outras partes móbiles importantes do seu crecente negocio. Ofrecendo unha ampla gama de funcións colaborativas para impulsar o compromiso e a produtividade, a plataforma de conferencias de audio, vídeo e web de Callbridge mantéñeche conectado de forma segura onde queiras que esteas e onde queiras.
Que fai que Callbridge sexa diferente?
Transcricións de reunións mediante IA : o teu asistente persoal con intelixencia artificial Cue™ encárgase de gravar as túas reunións e identificar relatores, temas e temáticas.
Integracións con Slack e Google Calendar : Non perdas o ritmo cando podes integrarte con Google Suite, Outlook e Slack.
Características excepcionais: goza de características de primeira clase como a gravación de reunións , a compartición de pantalla , a compartición de documentos , a pizarra en liña e moito máis!
Seguridade de alto nivel : teña a confianza de que a súa información está segura e protexida co código de acceso de uso único, o bloqueo de reunións e o código de seguridade.
Marca personalizada : personaliza a túa sala de reunións en liña e fai que sexa única usando o teu propio logotipo e estándares de marca.
Non se requiren descargas: non hai cables nin equipos pesados, só solucións de videoconferencia baseadas no navegador sen descargas.
