Como organizar unha conferencia
Se es como a maioría dos propietarios de pequenas empresas, tiveches que hospedar unha reunión de conferencia telefónica ou dous para planificar ou facer unha chuvia de ideas co teu equipo. Tamén probablemente xa te decataches de que non todas as reunións son tan produtivas como poderían ser.
Ás veces os empregados aparecen tarde. Ás veces teñen moita sono ou distraído. Outras veces, non aparecen en absoluto. Ás veces é fácil preguntarse se é posible organizar unha conferencia de conferencias nas que nada falla.
Afortunadamente para vostede, é posible unha reunión de conferencia significativa e produtiva. En Ponte ponte, vimos e facilitamos reunións suficientes para saber exactamente o que debes facer para organizar a mellor reunión posible. Todo o que tes que facer é seguir estes pasos rápidos e sinxelos:
Paso 1: Teña presente un obxectivo claro de reunión antes de facer outra cousa.
Paso 2: crea unha axenda de reunións de conferencia o máis detallada posible.
Paso 3: envía invitacións detalladas á reunión e fai un seguimento cos teus convidados.
Paso 4: garda asuntos non relacionados para máis tarde para que a túa reunión non descarrile.
Paso 5: acorde os seguintes pasos para todos os participantes na reunión antes de finalizala.
Ter un obxectivo claro de reunión
É doado dar voltas en círculos cando ti organizar unha reunión para “repasar o proxecto X” ou “explorar temas relacionados con Y”, porque non tes uns obxectivos claros para a reunión. Pola contra, que tal establecer un obxectivo como "establir unha dirección para a campaña de outono" ou "establecer e acordar un marco de medición para os nosos anuncios en redes sociais".
Tenta ser o máis específico posible cos teus obxectivos e non só poderás saber se o teu encontro é un éxito, senón tamén se estás fóra de pista nas túas discusións.
Crear unha axenda de reunións de conferencia telefónica
Ninguén escribe un libro gastando o 90% do seu tempo no prefacio. Ter unha axenda e unirse a ela fará que estea moito máis preto de alcanzar realmente o obxectivo da súa reunión de conferencia que fixou antes porque haberá un tempo asignado para debater sobre todos os temas importantes na súa reunión.
Tamén é importante lembrar que todos somos humanos e, ás veces, os mellores cometemos erros, imos en tanxencias ou simplemente imos por diversión. Debería manter a reunión de conferencia no prazo previsto, pero por favor non sexa militante ao respecto. Hai espazo para divertirse en todas as reunións.
Envía invitacións detalladas á reunión e fai un seguimento delas
Enviando invitacións a reunións, a regra é "canto antes, mellor". Deste xeito, tes tempo para lembrar suavemente ás persoas se esqueceron responder á túa reunión. Darlles tempo aos participantes tamén lles permite prepararse para a reunión e poñerse ao día sobre o que necesitan saber antes da reunión.
Por que hai que detallar a túa axenda? Simplemente porque cando os participantes saben que se lles preguntará sobre un determinado tema ou traballo, tenderán a preparar unha resposta con antelación. Basicamente, estarán máis preparados para o seu encontro, aínda que só sexa para evitar que se seleccione como alguén que non estaba preparado.
Temas de reunión de conferencias "Park" que non son relevantes
Que fas cando a túa reunión comeza a desviarse nunha tanxente non relacionada? Simplemente podería dicirlles que se detivesen, pero pode que esa non sexa a solución máis táctica e ben recibida. Pola contra, intente "aparcar" estas tanxentes para ser visitadas ao finalizar a reunión ou máis tarde. Algunhas persoas chámanlle "aparcadoiro".
O aparcadoiro tamén é estupendo se alguén plantexa un punto válido que se debe tratar, pero aínda non é explícitamente relevante para a reunión. Deste xeito, a temas importantes aínda se lles pode prestar a atención que precisan mentres continúa a reunión, sen obstáculos por discusións fóra do tema.
Asegúrese de que se acordan os seguintes pasos
Este paso é esencial. Ao final da reunión, repita todos os seguintes pasos, así como quen asumirá a propiedade. Unha vez que todas as partes aceptaron as súas tarefas, ninguén pode poñer a escusa de confundirse ou dicir que algo lles "pasou a cabeza".
Grazas a Cue, tamén pode enviar unha transcrición da reunión xerada por AI a todos os participantes para que non haxa confusión sobre o que hai que facer.
Despois de acordar cando será a próxima reunión, entón podes volver ao teu aparcadoiro e tratar os detalles adicionais ou simplemente chatear. Aínda que ás veces pode parecer inútil falar de cousas como acontecementos actuais e películas cando organizas unha reunión de conferencia, é esencial para un ecosistema positivo no traballo e empregados felices.
