Quere saber como configurar unha reunión virtual? Mellor aínda, aínda se pregunta que é unha reunión virtual? Aquí están as boas novas; Neste momento, non podería ser máis sinxelo configurar unha reunión virtual e se aínda non tes claro o que é, estás no lugar axeitado.
¿Listo para ver de preto?
Un encontro virtual é ...
Se non se coñece como unha reunión en liña ou videoconferencia e conferencia de audio baixo o paraugas da conferencia web, a definición de reunión virtual segundo Educause é: "As reunións virtuais son interaccións en tempo real que teñen lugar a través de Internet mediante audio e vídeo integrado, ferramentas de chat e uso compartido de aplicacións". Do mesmo xeito que unha reunión presencial, unha reunión virtual reúne aos participantes para compartir ideas, conversar e colaborar nun entorno dinámico entre dous ou máis puntos finais, agás no canto de estar realmente presente físicamente, utilízase un dispositivo.
Unha reunión virtual é fundamental para a saúde dun negocio en crecemento. Calquera empregado a xestor de proxectos, executivo de nivel c e Profesional de recursos humanos ten que confiar na tecnoloxía de comunicación grupal para poder facer o seu traballo e salvar a brecha entre outros humanos no tempo e no espazo. As empresas farmacéuticas e de TI, despachos de avogados, pequenas e pequenas empresas e moito máis, benefícianse da inmediatez e relevancia de ter un enfoque de comunicación videocéntrico.
Este é un encontro virtual:
Ao ser capaces de comunicarse con calquera, en calquera lugar e en calquera momento, as reunións virtuais permiten ás empresas florecer independentemente da súa situación. Xa non hai barreiras espaciais que normalmente bloquearían as relacións de traballo, a continuidade e as colaboracións produtivas con reunións virtuais que fomenten a conexión. Algúns dos beneficios globais inclúen:
- Tempo reducido de desprazamento
- Redución dos custos de transporte, viaxe e aloxamento
- Aumentar a produtividade = Menor redundancia
- Mellor retención dos empregados
- Ventaxa competitiva
E cando se trata de negocios, considere como se pode incorporar un enfoque centrado en vídeo para a súa estratexia de comunicación:
- Unha forza de traballo máis conectada e dixitalizada
- Acceso á xestión
- Un global mellorado cultura da comunicación
- Mellor fiabilidade que equivale a resultados máis rápidos
- Reduccións redundantes e datos e información actualizados
- Mellor valor
- Aínda non está claro sobre como comezar coa videoconferencia? Aquí tes como configurar unha reunión virtual:
Escolla o software correcto
Considere algunhas loxísticas antes de participar nun compromiso cun provedor de servizos.
Cantas veces cres que necesitarás usar o software? Se buscas videoconferencias preparadas para a empresa, pensa en onde estarán os participantes; na casa ou na sala de xuntas? Se é o primeiro, a conferencia baseada na web é máis axeitada, fácil e cómoda de usar.
Bota unha ollada ás funcións que se proporcionan. Vén con uso compartido de pantalla (perfecto para atención ao cliente de TI e presentacións); unha pizarra en liña (útil para fins educativos ou para facer traballos creativos de lluvia de ideas); ou a compartición de documentos (facilita moito o intercambio de folletos, documentos importantes e incorporación de novos talentos), etc.
Descubre por que necesitas unha reunión virtual
Por que convoca unha reunión en primeiro lugar? É interno (anuncios, incorporación, sesións de tecidos, reunión de xestión) ou externo (lanzamento de vendas, desenvolvemento de novos negocios)? Pense na estrutura e na razón e, naturalmente, outras pezas caerán no seu lugar como a asistencia.
Decide quen precisa asistir
As reunións virtuais son especialmente eficaces para xuntar persoas ao mesmo tempo, nun lugar diferente. Entón, se tes participantes no exterior, na casa ou no corredor, podes conectarte de xeito doado e eficaz independentemente da situación. Sempre que todos sexan conscientes dunha diferenza horaria potencial ou utilicen o horario horario, é fácil asistir. Non obstante, teña en conta que só se debe invitar ás persoas necesarias. Aforre tempo e cartos incluíndo só participantes imprescindibles. Para calquera outra persoa, grava a reunión para enviala máis tarde.
Crea un esquema
Establecer unha axenda organizará os teus pensamentos para que poidas ter unha reunión virtual oportuna, clara e atractiva. Ademais, axudará aos participantes a saber o que se espera deles. Que necesitan para aportar? Hai algún material que precisen tratar antes da sincronización? Canto durará a reunión? Incluír un deseño breve evitará confusións e axudará aos participantes a sentirse preparados.
Envía invitacións e recordatorios
O xenial das reunións virtuais é que podes organizar agora unha sesión improvisada ou programar con antelación. É fácil engadir toda a información necesaria á invitación inicial como hora, data e outra información importante porque é automática. Configura os recordatorios para axudar a coordinar as túas chamadas para recordar aos participantes a próxima sincronización. Para reunións máis urxentes que precisan ter lugar no lugar, use notificacións por SMS para desactivar os detalles da reunión directamente aos dispositivos dos participantes. Xa non se perde o tempo esperando por chegadas tardías ou por non asistentes.
Utilice funcións para reunións virtuais máis eficaces
O software de videoconferencia adecuado para a súa reunión virtual incluirá multitude de funcións prácticas e convenientes para mellorar a súa experiencia en liña. Para obter os mellores resultados, asegúrate de que a tecnoloxía que escollas veña cargada de:
- Compartir pantalla: Comparte a pantalla ao instante cos participantes para dirixir unha presentación ou resolver un problema de TI.
- Gravación: Acerta o rexistro agora para velo máis tarde. Perfecto para os participantes que non poden asistir a unha chamada.
- transcrición: As transcricións automáticas de todas as reunións gravadas garanten que non quede nin idea.
- Pizarra en liña: Un xeito creativo de expresar conceptos e gráficos usando imaxes, cores e formas.
Inclúe A Take Away
Ao final da túa reunión virtual, con que queres que saian os participantes? Cal foi o propósito e cales son os seguintes pasos? Asegúrate de que todos se afasten sabendo o obxectivo e o que hai que facer despois.
Seguimento cun correo electrónico
Mantéñase o máis curto e doce posible, pero isto é o que inclúe nun correo electrónico de seguimento: resumo dos minutos da reunión, os seguintes pasos, o logro clave da reunión (isto debería coincidir co obxectivo da reunión) e a gravación (se a gravou) ).
Mellores prácticas para reunións virtuais
Agora que tes unha mellor comprensión de como unha reunión virtual pode fortalecer a comunicación entre o emisor e o receptor, hai algúns etiqueta seguir. Aquí tes algunhas cousas que debes ter en conta:
Tecnoloxía: Faga unha comprobación previa á reunión para asegurarse de que a súa tecnoloxía está actualizada e funciona. Asegúrese de que o micrófono, os altofalantes e a cámara están listos para funcionar. Verifique a súa configuración e, se está a moderar, inicie unha sala de espera e asegúrese de que todos configuran automaticamente como silenciar.
Participación: Revisa o esquema da túa reunión e repasa o fluxo antes de que comecen as cousas. Deste xeito, podes preparar onde están as pausas e as pausas e planificar preguntas para facer aos participantes. Probe a incluír unha actividade usando a pizarra en liña e a función de uso compartido de pantalla para "mostrar" en lugar de "contar".
Compromiso: É máis probable que os participantes absorban a túa información cando fas que a túa entrega sexa interesante. En vez de só transmitir estatísticas e métricas secas, cóntame unha historia cun principio, medio e final. Insira os datos e a información necesarios usando imaxes, vídeos, cores brillantes e resaltando palabras importantes.
Divírtete: Non esquezamos facer un encontro virtual social. Abre a reunión virtual con preguntas sobre rompehielos. As preguntas que son un pouco máis persoais funcionan ben en pequenos grupos, como: "A que te levantaches este fin de semana?" ou "Cóntanos o que estás a ver en Netflix".
Con grupos máis grandes, podes ser máis vago e divertido: "Cal é unha escusa persoal que usas todo o tempo?" ou "Que personaxe de película ou libro de neno che recorda a ti mesmo?"
E nunha reunión, considere facer unha pregunta relevante como: "Cando foi a última vez que falou nun grupo?" ou algo un pouco máis único como: "Se puideses ter algunha cola de animal, que sería?"
A idea é coñecernos nun ambiente profesional pero cun ton máis desenfadado. Un rompehielos inspira unha emoción adecuada, estimula a aprendizaxe e fomenta a vinculación. ¡Todas as habilidades excelentes para levar á mesa virtual!
Elixe Callbridge como a túa plataforma de comunicación de grupo e observa como aumentan a produtividade e o compromiso unha vez que aprendes a configurar unha reunión virtual. Con funcións premium que inclúen Compartir pantalla, transcrición e resumos impulsados por IA, ademais de medidas de seguridade intensificadas, cero descargas e personalización, podes facer que calquera reunión virtual chegue a casa cos participantes.
