Cantas xuntanzas de traballo ten sentado? Polo menos un puñado este mes. Seguro que te atopaches nunha reunión en liña a primeira hora da mañá discutindo o estado ou o desenvolvemento dun proxecto. Se non, quizais asistiches a un seminario web, presentación, taller ou clase en liña. Se cadra estivo nunha sesión de chuvia de ideas ou está dirixindo un presentación de vendas virtuais. Sexa do xeito que se mostre, unha reunión en liña normalmente comprende as mesmas partes móbiles: preséntase e acolle, preséntase e chime.
É a mesma fórmula, pero non ten por que ser a mesma experiencia. Se descubres que a xente non está tan comprometida como desexas ou se a asistencia está a caer, é hora de volver á mesa de debuxo e ver onde podes mellorar o fluxo da reunión.
Non te preocupes, non é unha tarefa tan grande como se pode pensar. Aquí tes algunhas formas de crear reunións para facelas máis útiles e construtivas.
O primeiro é o que fai unha reunión inútil? Unha reunión pouco útil que pode dificultar algo máis que a axuda é o que sucede cando ninguén a dirixe, a axenda é esporádica, a discusión vai fóra do camiño ou leva demasiado tempo e non hai obxectivos para alcanzar (unha decisión a tomar, tema a discutir, problema resolver, unha solución para atopar, persoa para contratar, data para acordar, etc.).
Unha reunión construtiva? Ferramentas excepcionais e funcións e prácticas excepcionais postas en marcha. Estas son as 5 calidades que fortalecen e aumentan a integridade da súa reunión en liña:
1. Ter un propósito e un obxectivo definidos
Antes de configurar unha reunión en liña, pregúntate: "Debo romper o fluxo de traballo cunha reunión?" Saber exactamente o que precisa determinará a natureza da súa solicitude e, finalmente, a reunión.
A partir de aí, pode discernir se todo o que precisa é preparar un documento que os participantes poidan ler e proporcionarlle comentarios sobre o seu propio tempo, ou se só precisa que aparezan unha ou dúas persoas en lugar de todo o equipo.
2. Funcións claramente delegadas
Para unha reunión eficaz que realmente te leve a algún lugar, enrole os seguintes papeis e os seus respectivos individuos:
O condutor: o líder da reunión que reuniu a todos en primeiro lugar.
O aprobador: o propietario ou o interesado que pode tomar a decisión final.
Os colaboradores: os que teñen información e datos e poden acadar o obxectivo da reunión.
As persoas informadas: as persoas que saben antes e despois da reunión, pero non están obrigadas a asistir.
Pro-información: O software de videoconferencia que se integra con ferramentas e calendarios de xestión de proxectos é moito máis preferido que as solucións que non son compatibles.
3. Unha estrutura acomodática
Aínda que todas as reunións deberían permitir improvisar certa liberdade e espazo, crear un contedor que respecte o tempo e a enerxía das persoas é a base para reunións que inspiran ideas en lugar de sacalas. Crea unha axenda que describa temas de discusión e usa un temporizador para estar no bo camiño.
Fai saber que os individuos teñen un tempo determinado para responder. Introduce a idea dun aparcamento onde as ideas van ser "estacionadas" se hai potencial pero non van a ningunha parte agora.
4. Limpar os puntos de acción
Así, todos dixeron a súa peza e o obxectivo que debía ser discutido agora ten puntos de acción e orientación. Pro-información: Non finalice a reunión sen unha chamada á acción: haberá unha reunión de seguimento? Quen responde do seguinte? ¿Cada persoa sabe de que é responsable? Cal é o prazo? Asegúrese de que se toman as notas adecuadas, que se fagan gravacións e que se actualizou a ferramenta de xestión de proxectos.
Está ben, agora pola parte divertida
5. Inxectar diversión
Por suposto, cada equipo ten o seu propio enfoque á hora de crear cultura de empresa ou engadir unha pequena dose de emoción, pero manter ese elemento de diversión e sorpresa é o que leva un pequeno esforzo adicional.
Proba a romper o xeo cunha pregunta publicada na pizarra en liña ou organizando unha actividade profesional pero alegre como Virtual Show and Tell. Hai moitos exercicios de creación de equipos escoller a partir de.
Unha vez que teñas un bo control sobre as 5 calidades que consolidan o que fai unha boa reunión, estás preparado para explorar as funcións de videoconferencia de Calbridge que configuran a textura e o fluxo das túas sincronizacións. Déixeo á tecnoloxía para facer reunións construtivas con funcións e ferramentas que aumenten a presenza e o compromiso.
Consello Pro: Ah, e se de verdade queres conseguilo o máximo proveito das túas reunións (diversión incluída): usa sempre vídeo e recorda tamén aos participantes.
Vexa como afastarse do cansazo para sentirse máis despedido:
Transcrición automática
Coa característica de sinatura de Callbridge Cue ™, ninguén ten que preocuparse por se escribiu "iso". Os participantes non teñen que preocuparse nin perder a seguinte frase cando Cue ™ transcribe automaticamente as gravacións.
Ademais, Cue ™ ofrece etiquetas de altofalantes e selos de hora e data automaticamente. Toma notas se queres, pero seguro que todo está coidado por ti.
Obter unha comprensión máis profunda das emocións
Medir a temperatura emocional do seu encontro en liña con Análise de sentimentos; Unha característica sofisticada que extrae emocións positivas e negativas para darlle unha comprensión máis profunda do matiz e do significado en xogo.
Bonificación: vexa a barra de información para obter unha mellor indicación de onde e que tipo de preguntas se fixeron ao longo da reunión
Tire cara arriba un fondo virtual
Permite que a variedade de fondos virtuais de Callbridge fixe o escenario para a túa chegada e presenza. Escolle configuracións do mundo real, cores e formas abstractas ou carga o teu propio deseño personalizado e de marca.
Fomente conexións máis estreitas
Atende a grupos máis pequenos que queiran conectarse nun espazo illado da reunión principal con Breakout Rooms. Use estes espazos para facilitar discusións derivadas, traballar en tarefas separadas ou soporte 1: 1.
Colabora de xeito creativo
Permite que os participantes expresen o que teñen que compartir usando cor, forma, son, vídeo e imaxes coa axuda da pizarra en liña. Todos poden engadir e compartir en tempo real. Podes traballar nel agora ou gardalo e volver visitalo máis tarde.
Traballa con Callbridge e gañarás velocidade no xeito en que se xestionan e atenden as túas reunións en liña, especialmente con integracións de terceiros Neglixente Google Calendar. Usar funcións de última xeración como Análise de sentimentos, transcrición, Compartir en pantalla, e máis, xa estás nunha vantaxe en comparación con outros programas de videoconferencia do mercado.
