Se es avogado ou traballas na industria xurídica, non hai que subestimar o poder da comunicación sucinta. Xa sexa entre compañeiros ou xestionar relacións cliente-avogado; discutir solucións ou xestionar conflitos: o xeito no que presenta literalmente o seu lado da historia pode ser a diferenza entre o éxito e o fracaso.
A configuración do ton comeza enviando e recibindo mensaxes claras. Non hai moito, os despachos de avogados dependían moito das conferencias como o modo de comunicación preferido. Non obstante, a medida que as videoconferencias presentan máis beneficios que levan a unha mellor produtividade, un maior aforro de custos, felicidade e seguridade dos empregados e unha mellor retención do cliente, as empresas confían na tecnoloxía de comunicación bidireccional para involucrar os negocios.
Moitos son os beneficios da videoconferencia. O que antes se pensaba como futurista e que podía custar ata decenas de miles de dólares, hoxe en día, esta tecnoloxía é necesaria para dirixir unha empresa e non custa case tanto. Ademais, o software foi significativamente refinado e sofisticado. É intuitivo de usar, implementar e compartir.
Se es un bufete de avogados que busca:
- Sexa máis inmediato coa transmisión de información, datos e asistencia para un cliente
- Fortalecer a cultura corporativa e a comunicación interna
- Mellora e racionaliza as tarefas de facturación e administración complicadas
- Entra e céntrate nas reunións de clientes sen chamadas estáticas, caídas nin distracción
- Xestionar a versatilidade dunha chamada local ou estranxeira
A continuación, mire a videoconferencia como parte da súa estratexia comercial. Teña presente as seguintes preguntas que o axudarán a decidir que plataforma é a mellor para as necesidades da súa empresa.
O primeiro é o primeiro. Non hai nada improdutivo nas conferencias. De feito, son extremadamente eficaces para unha variedade de usos. Esta publicación non trata de substituír conferencias por videoconferencia. Simplemente demostra que empregando ambos, pode proporcionar máis valor para profundizar cos clientes.
As conferencias telefónicas son excelentes para:
- Ter discusións improvisadas ou programadas sobre un desenvolvemento no caso
- Cortar fíos de correo electrónico longos para chegar ao punto
- Especialización e intercambio de información sobre temas específicos
- Conseguir aos tomadores de decisións no mesmo espazo
- Habilitar a transcrición e gravación de conferencias para desglosar máis información
Engade a seguinte dimensión que proporciona a videoconferencia e verás como as túas ofertas son máis completas non só para os teus clientes, senón tamén para colegas da oficina e superiores. RRHH, TI e outros departamentos tamén se benefician moito.
Que ofrece a videoconferencia?
A comunicación co cliente está na vangarda do éxito de todos os despachos de avogados.
Ao final do día, trátase de:
1) construír confianza nun cliente e
2) despois mantelo.
Estes dous pasos críticos son a base para proporcionar unha excelente comunicación cos clientes que:
- Atende ás súas necesidades e ofrece experiencias positivas do cliente facéndoo sentir como unha prioridade, situándose como defensor da súa causa.
- Constrúe a túa reputación. Nunha industria onde o boca a boca vale tanto como o ouro, a reputación do seu bufete de avogados é a súa tarxeta de visita. A maioría dos despachos de avogados compiten pola súa experiencia.
- Queres destacar? Achégate á estratexia de comunicación do teu cliente con ferramentas e métodos de última xeración que che acheguen as ideas clave que necesitas para entenderse.
- Crea harmonía entre vostede e o seu cliente. A comunicación continua en todos os puntos de contacto do proceso funciona para evitar que nada se arrastre baixo a alfombra ou non se traia.
Especialmente ao comezo cando o cliente só intenta descubrir se lle gusta de avogado e quere contratalo, mentres que ao mesmo tempo intenta avaliar se teñen algún problema legal que pode axudalo a resolver.
É tan crítico sentar as bases dunha comunicación axeitada desde o primeiro momento. Non deixes que os métodos de comunicación inferiores, a mala xestión das relacións e o uso inadecuado do tempo afecten a forma na que se manexan os teus clientes.
En lugar diso, engade á videoconferencia mixta que inclúe estas 3 beneficios clave:
Beneficio clave # 1
Estándares de alta seguridade durante a duración da chamada.
Manter a información do seu cliente segura é unha prioridade para todos os médicos. Reunións en liña se curto ou extenso debe estar equipado con todos os pasos necesarios para adoptar as medidas de seguridade adecuadas:
- Obrigatorio para proporcionar acceso a conferencia telefónica segura
- Debe poder controlar aos participantes nunha chamada
- Engade capas de seguridade adicionais se fose necesario (bloqueo de reunión, código de acceso único, etc.)
- Garantir que os participantes na convocatoria son os ÚNICOS participantes na convocatoria
- Portal de conferencias telefónicas
Beneficio clave # 2
Fácil transmisión de envío e recepción de información.
Cando se trata de clientes, é importante proporcionar unha tecnoloxía de comunicación sinxela e deseñada de xeito intuitivo que axude máis que obstaculiza. Unha plataforma fácil de usar e personalizable para reflectir a túa marca resulta unha experiencia máis agradable.
Ademais, opta por unha plataforma cargada de funcións que admitan a túa conversa como:
- Compartir en pantalla para examinar documentos e ficheiros en tempo real en liña. Ao compartir o teu escritorio, podes incluír a outros participantes para ver e ver exactamente o que estás a ver. Cada curso de acción faise "visible" para unha colaboración mellorada, unha comunicación reforzada e unha participación acelerada. O uso compartido de pantalla fai que calquera chat sexa máis dinámico e doado de facilitar.
- Gravacións de reunións para un relato preciso de acontecementos pasados, detalles e historia. Usado durante a videoconferencia (ou conferencia telefónica), unha gravación proporciona unha imaxe máis ampla do que está a suceder. Especialmente cando se fan algunhas preguntas difíciles, a gravación dunha reunión pode resultar beneficiosa ao longo do camiño cando se revisan máis detalles xa que a linguaxe corporal, os matices e o ton da voz dunha persoa son máis claros a través do vídeo.
- As gravacións de vídeo e audio tamén funcionan moi ben se alguén non pode asistir ou ver agora como pode velo máis tarde.
- Transcricións de IA axudarche a ti e ao teu equipo a estar presente e manter espazo no canto de dividir a túa atención entre tomar notas e escoitar. Coas transcricións detalladas feitas para que inclúas etiquetas de altofalante e selos de hora e data, podes continuar cun testemuño ou outra comunicación baseada en vídeo sen preocuparte de se se capturou ou non información. As datas, os nomes, os lugares e os temas e temas comúns filtráronse e rexístranse para facilitar o recordo e obter datos máis profundos despois da conferencia.
A información detallada que se dispón con etiquetas de altofalantes, selos de data e notas de voz fáciles de ler afórranse tempo. Isto é especialmente útil para testemuños ou outros procesos xudiciais, incluíndo mandados, etc.
Beneficio clave # 3
Acceso a toda a información adquirida despois de completar a chamada.
É especialmente importante e beneficioso para a tecnoloxía de videoconferencia chamar resumos e transcricións organizado ao finalizar a sincronización. Os datos posteriores á conferencia que están etiquetados e que son tan fáciles de buscar como o teu correo electrónico fan que o teu traballo sexa máis doado e eficiente. Ademais, toda a información, incluídas as ligazóns enviadas, os medios, os vídeos e as gravacións, ademais dos ficheiros e documentos gárdanse na nube para obter un camiño de navegación de acceso máis centralizado e sinxelo ao que vostede e calquera persoa do seu equipo ou da súa empresa pode acceder.
Un resumo da videochamada que ten todo nun só lugar fai que o intercambio de información sexa máis sinxelo e sinxelo. Nada cae entre as fendas cando todo está disposto diante de ti.
Agora que os beneficios son un pouco máis obvios, é máis claro como implementar videoconferencia no seu día a día pode afectar moito á calidade da súa comunicación. Mira como o fluxo de cousas se simplifica cando todos están conectados. Os clientes queren saber que está a atender as súas necesidades e os empregados queren sentir que a súa alta dirección ten fe neles.
Mentres está a considerar solucións de videoconferencia para o seu bufete de avogados, aquí tes 6 preguntas que primeiro debes facer:
6. Como incorporarás a videoconferencia á túa práctica?
Onde está a súa empresa en relación con comisarías, hospitais, xulgados, centros de detención, etc. ¿Permiten estes lugares enviar vídeos e outras formas de comunicación para procedementos legais? Como de intelixente é a túa clientela?
5. Con que frecuencia ten previsto programar videoconferencias?
Toma nota do tamaño da túa empresa e do que o futuro ten reservado para o crecemento. Ademais, saltarán tamén outros departamentos ao carro? Esta é unha excelente oportunidade para que RRHH manteña contacto con outras firmas e contrate a nivel internacional.
4. ¿Usarás videoconferencia para formación adicional e seminarios web?
Para os profesionais do dereito que queiran mellorar o seu conxunto de habilidades; Para conectar socios e despachos de avogados irmáns; converterse en mentor ou formación en TI: utilizar videoconferencias é un xeito eficiente e rendible de usar a tecnoloxía para capacitar ás persoas no seu papel.
RH pode usar videoconferencia solucións para axilizar e mellorar a contratación e o proceso de contratación abrindo o conxunto de talentos no exterior. A TI é capaz de resolver rapidamente calquera problema tecnolóxico e ofrecer asistencia mediante chats de texto máis coa axuda compartición de pantalla e chat de vídeo, ofrecen unha guía, navegación e configuración complicados, en calquera lugar e en calquera momento.
3. Cantos avogados e clientes están dispostos a usar esta tecnoloxía?
Considera como funciona o teu equipo comentando as características e beneficios dunha estratexia de comunicación máis centrada no vídeo. Potenciará isto a conciliación laboral e familiar? ¿Poden os avogados traballar na casa algúns días? Isto aplícase tamén aos clientes. Responden a facetime potencialmente máis virtual? Implantar un enfoque máis en liña para reunións e relacións avogado-cliente aforrará tempo de viaxe e mellorará a produtividade?
2. Que ROI pode esperar?
Mergúllate en cal será a extensión aproximada do uso. Cun cálculo rápido, compare e contraste a cantidade actual de tempo dedicado a determinados casos entre o tempo de viaxe e os recursos. Sumádelle para descubrir as horas do mes e vexa como pode cambiar a implementación de videoconferencia.
1. Que racionalidade ten a tecnoloxía que está a ver?
Investiga como o software de comunicación bidireccional pode integrarse coa túa infraestrutura existente e como pode iso impacta no teu fluxo de traballo. Busque algo que simplifique os procesos; é fácil de usar por todos; conéctase á forza de traballo virtual remota e ofrece aplicacións e funcións que proporcionan valor e interaccións máis significativas.
Preguntas de seguimento para reflexionar:
• Que características de seguridade están incluídas?
• Cantos participantes están aloxados?
• Hai atención ao cliente?
• Que funcións están incluídas? Hai gravación? Compartir pantalla? Resumos?
• Como é a experiencia móbil? Hai algunha aplicación?
Ao combinar conferencias telefónicas e videoconferencia no seu día a día: desde reunións internas, ata a incorporación dos empregados e a aprendizaxe continua, ata deposicións virtuais e máis, faise obvio que, para avanzar cos tempos, os despachos de avogados teñen que adoptar o dixital.
As ofertas en liña abren as portas a máis negocio, produtividade e maior confianza e accesibilidade cos clientes. A comunicación intensificada fai que o papel de todos, por separado ou no seu conxunto, sexa máis eficaz.
Permita que Callbridge proporcione ao seu bufete de avogados conferencias sofisticadas de primeiro nivel que constrúan unha cultura de comunicación capacitada dentro do seu equipo e oficina inmediatos, ao tempo que brilla unha luz sobre como xestionar e nutrir as relacións cos clientes.
Proporcionar unha plataforma de comunicación bidireccional para fomentar unha comunicación clara e concisa dentro e fóra da sala de xulgados comeza cunha tecnoloxía deseñada para salvar a brecha entre as reunións realizadas de xeito presencial e en liña.
O traxe de servizos dixitais de Callbridge funciona para:
- Manter informados aos empregados e clientes cunha fácil transmisión e accesibilidade á información
- Manter unha conexión privada e segura en todo momento
- Simplifica e conecta con funcións como Transcrición da IA, Gravación da reunión Compartir en pantalla que melloran a produtividade, a eficiencia e a participación
- Fomente máis tempo de rostro en tempo real con videoconferencia e audio de alta calidade
- E moito máis!
Descubra como as solucións de videoconferencia de Callbridge poden dar á súa empresa unha vantaxe competitiva aproveitando o traballo que se realiza e como se atende aos clientes.
