Cando algo tan grande como unha pandemia afecta ao mundo, inevitablemente cambia como funciona o mundo. Paso a paso, percorrendo territorios descoñecidos, cada industria e cada empresa están aprendendo a adaptarse e ter éxito nesta nova normalidade, especialmente legal.
O sistema xurídico sufriu múltiples restricións e limitacións e, como resultado, afectou a frecuencia e dispoñibilidade de mocións, pre-xuízos, xuízos e a totalidade do proceso de litixio no seu conxunto.
Como profesional do dereito, seguramente experimentou de primeira man as implicacións de ter que traballar desde casa. As reunións virtuais convertéronse na moeda a medida que os procesos e sistemas anteriores cambiaron para transformarse nun espazo en liña. Cun panorama xurídico obviamente cambiante, as videoconferencias estanse a converter na solución fundamental para moitos procesos xudiciais, comezando polos exames para o descubrimento.
A videoconferencia permite que ambas as partes do avogado adquiran feitos necesarios e críticos, probas, apoio, reclamacións, probas e defensas na demanda sen ter que pisar nunca o xulgado.
Supoñendo que o seu bufete de avogados realizou a transición en liña - aumentar o número de reunións remotas, fortalecer o departamento de TI, aprender a usar compartición de pantalla e fondos virtuais, facendo o axuste a reunións e presentacións en liña máis curtas e concisas. Agora podes ver como a tecnoloxía ofrece a oportunidade de comunicarte remotamente con facilidade.
Imos profundar en como isto toma forma a través de diferentes implicacións legais.
Unha das características máis avanzadas e avanzadas da videoconferencia inclúe a gravación. Acertar o rexistro unha vez que está en marcha unha reunión en liña, proporciona aos participantes unha gravación completa de todo o que transcorreu na sincronización.
Non obstante, isto pode ser un cambio de procedemento para moitas empresas e empresas. Antes de mudarse en liña e a maioría da xente que traballaba desde casa, ¿graváronse algunha vez as chamadas de equipo? Quen tomou notas de reunión? Canto tempo dedicou a convocar? Faga o movemento máis sinxelo incorporando tecnoloxía que faga pesadas como a captura de audio, vídeo, capturas de pantalla, ligazóns enviadas e documentos.
Xunto ao beneficio da gravación adoita aparecer a transcrición e os resumos intelixentes, dúas características que melloran o proceso de descubrimento do exame. Non só se capturan matices e linguaxe corporal a través do vídeo, senón que tamén se poden distinguir o ton da voz, os patróns de pensamento e o vocabulario a través das etiquetas dos altofalantes da tecnoloxía, algoritmos avanzados e ligazóns de temas comúns.
No outro lado da moeda, con todo, hai algúns desafíos que deberían considerar os futuros litixios e investigacións. A gravación masiva suscita tres puntos de preocupación desde o punto de vista do almacenamento de datos:
A multiplicación de datos
Cando se rexistran cada vez máis intercambios en liña, acumúlanse máis ficheiros e tamén o pode facer o tamaño dos ficheiros de vídeo. A medida que a cantidade de datos vai subindo de tamaño, a capacidade de almacenar e recuperar con seguridade aumentará en conxunto.
Xestión de rexistros
O almacenamento de datos seguro e seguro é imprescindible xa que a información compartida e discutida pode ser moi sensible e non pensada para que ninguén a vexa. Considere como e onde se almacenan estes ficheiros. Quen ou cal é a salvagarda? Quen ten acceso e como se protexen?
Descubrimento
Anteriormente, é posible que as reunións se gravaran en audio ou se escribisen nun documento de procesamento de textos, polo que se limitaba a precisión e alcance da información proporcionada.
Quizais os datos foron recollidos nunha presentación ou axenda. Agora, o potencial de ficheiros electrónicos e transcricións máis detallados é moito máis vantaxoso que nunca. As reunións en liña gravadas teñen a capacidade de capturar audio ou vídeo xunto con todo o contido da reunión que inclúe cada transacción e intercambio ao longo da reunión.
Teña presente o valor das expresións faciais, as xesticulacións e todo o que hai comunicado sen falar.
Algo para recordar:
O acceso a reunións gravadas pode resultar a positivo e negativo como unha "pegada dixital" podería ser motivo para un uso posterior. Asegúrese de que as súas medidas de seguridade e privacidade estean actualizadas e transparentes xa que as solicitudes de descubrimento de procesos poden incluír reunións de vídeo con tanta frecuencia como correos electrónicos e documentos.
Para garantir a precisión e transparencia global, estableza políticas que creen cohesión á hora de facer videoconferencias. Organizar datos, decidir pautas e, polo xeral, establecer un fluxo ou procedemento cando se trate de reunións en liña asegurará que os riscos de seguridade sexan limitados, que se extraian os datos e que a información estea facilmente dispoñible:
- Decide as convencións de nomes para as reunións e quen se encarga de xestionar as gravacións. Onde vivirán as gravacións e cales son as regras administrativas de almacenamento, accesibilidade, eliminación, descubrimento, etc.?
- Dependendo do tamaño da reunión, delegue as responsabilidades de gravación nun ou poucos participantes. Seleccione un participante de cada departamento, supervisor ou xestor para que se encargue de gravar os diferentes tipos de reunións. Quen será o moderador e que políticas, regras e procedementos hai que poñer en marcha para diferentes reunións virtuais?
- Que "vista" desexa gardar? Unha vez que decidiu quen é o moderador (ou quizais haxa algúns), escolla cal das distintas opcións de reunión responde ás necesidades da súa empresa e quen fará a gravación desde que ordenador ou punto de vista.
- Estea atento ao final resumos e os informes proporcionados pola plataforma de videoconferencia e determinar quen é o responsable deles. Quen os recibirá e como se accederá a eles?
- Evite o descubrimento descarrilador con deposicións de videoconferencia que:
Establecer a situación física do representante e como se configurará loxísticamente para conectarse á reunión virtual
Vén con outra opción se o xornalista e o representante do xulgado non poden presentarse no mesmo lugar
Obter exposicións ao representante por correo por adiantado ou por vía electrónica durante a deposición
Funciona sen problemas: proba a tecnoloxía antes do día da deposición virtual
Conecta varios avogados e participantes de varias localizacións xeográficas
Todos están de acordo sobre se se gravará ou non. Obtén o consentimento - Dispoña dunha política de retención que detalla o xeito no que se almacenarán as videoconferencias e, posteriormente, destrúense despois dun certo tempo.
Despois de concluír unha reunión en liña, as gravacións gárdanse na nube e permanecen accesibles a través do portal da empresa ou do moderador. Permitir o acceso a certos participantes é unha medida de privacidade e seguridade. A xestión de rexistros xerais, os protocolos operativos e o acceso deben establecerse mediante a discusión e desenvolvemento da política e do procedemento.
Evite as violacións de seguridade e as escoitas de vídeo cunha tecnoloxía que fai que todos os intercambios en liña sexan seguros e privados. Mandar o uso dun código de acceso único ou dunha persoa que rexistre durante a reunión. Busque funcións como:
- Código de acceso único: Cada chamada está cifrada cun código único e privado que só é válido para o especificado e programado chamada en conferencia.
- Bloqueo de reunión: Xusto despois de que aparezan os participantes, active esta función para evitar a intervención de participantes non desexados. Calquera que apareza tarde deberá solicitar permiso ao moderador.
- Código de Seguridade: Se a axenda da reunión en liña implica a discusión de información altamente sensible, engada outra capa de seguridade cun código adicional necesario ao entrar nunha conferencia.
A tecnoloxía dispoñible de inmediato e que proporciona os motivos para que o descubrimento estea demostrando ser máis prevalente. E no futuro, é improbable que primen os procedementos presenciais. Se o descubrimento legal e outros procesos pódense realizar en liña, é posible que se sigan realizando en liña.
Á hora de recorrer software de videoconferencia en vez de aparecer en persoa,
os beneficios, incluído o aforro de custos, menos viaxes, máis tempo, colaboración remota, aumento da produtividade, menos atrasos, seguramente superan os desafíos:
Desafío # 1:
Tradicionalmente, cada parte está normalmente na presenza física do seu asesor legal que está obrigado a proporcionar, axudar e explicar documentos e exposicións durante o exame.
Solución:
Pola contra, coa videoconferencia, esta é unha oportunidade para planificar con antelación. Os avogados e os avogados deben clasificar con antelación todas as probas, mostras, documentos e probas. Debe estar claro, etiquetado, organizado, titulado e enviado por correo ou listo para ser despedido por vía electrónica. Asegúrese de que os enderezos están actualizados, están escritos correctamente e todos os que precisan os datos están incluídos na transacción dixital ou no correo.
Desafío # 2:
Avaliar o comportamento e a compostura das testemuñas podería ser turbio a través dun enlace de vídeo en lugar de estar presente na mesma localización física.
Solución:
Unha proba tecnolóxica feita os días previos á reunión virtual asegurará que o participante sexa visto con total claridade. Crea unha guía de referencia de videoconferencia para clientes, colegas e outros profesionais xurídicos da túa empresa que inclúa prácticas obrigatorias de proxección vocal, iluminación, postura, fondos aceptables e calquera outra información que faga o descubrimento de vídeo puntual, pulido e profesional.
Desafío # 3:
Un escenario que non sexa institucional ou que non pareza neutral ou adecuado pode ser discordante, enganoso ou levar a un exame insuficiente.
Solución:
Proporcione exemplos de vídeos e tutoriais en liña de como debería desenvolverse a deposición de videoconferencia, a chamada de descubrimento, a proba previa ou o proceso de proba. Describa o que é aceptable e que configuracións e antecedentes conducirán a un exame exitoso. Dá exemplos de vídeos pobres e que non hai que facer tamén.
Desafío # 4:
Non estar no mesmo espazo físico abre o exame a posibles abusos ou malas prácticas.
Solución:
É necesaria a total transparencia do debate dende o principio ata o final. Aceptar un aviso notable ao comezo da reunión garante que todos cumpran. Ademais, proporcionar educación e formación sobre as mellores prácticas durante o exame solidifica os procesos para asegurarse de que son racionalizados e actualizados.
En canto á calidade real da comunicación ao longo dos exames para o descubrimento a través de videoconferencia, aquí están algunhas das mellores prácticas:
• Axustar o tempo: antes, durante e despois
Check-in, entrevistas, testemuños, reunións, declaracións: asegúrese de que hai tempo antes para prepararse, tempo suficiente para pasar e tempo reservado para reflexionar e pasar a gravación ou resumos.
• Asegúrese de que toda a tecnoloxía funcione
Cando o tempo é esencial, non te deixes tentar solucionar e resolver problemas técnicos mentres todos estean agardando. Preséntate á videoconferencia un pouco antes e proba o teu micrófono, altofalante e conexión.
Comproba se se carga todo, hai cordóns adicionais dispoñibles, o wifi é forte, etc. Aproveita as probas de audio e vídeo ofrecidas polas plataformas de conferencias a nivel empresarial.
• Comprobe dúas veces o punto
Elixe un lugar tranquilo, estéril e sen distraccións. Funciona mellor unha parede branca ou un cuarto pechado cun fondo sinxelo e non perturbador.
• Unirse ao tempo
Comunique a duración da reunión con antelación para que todos poidan planificar en consecuencia. Do mesmo xeito que unha reunión presencial, crea unha axenda, únete a ela e protexe o tempo de todos.
• Comprobe a conexión de audio e vídeo
Use uns auriculares para minimizar os comentarios e maximizar a audición e a proxección. Use videoconferencias con capacidades de audio / vídeo de alta calidade.
Permita que Callbridge proporcione ao seu bufete a tecnoloxía de videoconferencia que fai que os procedementos previos ao xuízo funcionen sen problemas nun escenario virtual. Co incrible potencial de traer moitos procedementos presenciais en liña, está a túa alcance a oportunidade de reducir custos, traballar máis desde casa, axilizar os procesos xudiciais e obter máis información a un ritmo máis rápido.
A plataforma de comunicación bidireccional de Callbridge ten o poder de profundizar e dar dimensión á forma en que os despachos de avogados desenvolven o seu negocio. As reunións en liña gravadas dan a todas as partes a sensación de estar cara a cara pero desde unha distancia segura e saudable. Ademais, ofrece unha asistencia máis flexible e coa boa previsión, a planificación e a preparación son un substituto adecuado para as reunións presenciais.
