કોન્ફરન્સ ક Callલ મીટિંગને કેવી રીતે હોસ્ટ કરવી
જો તમે મોટાભાગના નાના વેપારી માલિકો જેવા છો, તો તમારે હોસ્ટ કરવું પડશે કોન્ફરન્સ કોલ મીટિંગ અથવા તમારી ટીમ સાથે ક્રમમાં યોજના અથવા વિચારમંથન કરો. તમે કદાચ અત્યાર સુધીમાં સમજી પણ ગયા હશો કે બધી મીટિંગો એટલી ફળદાયી હોતી નથી જેટલી તેઓ હોઈ શકે.
કેટલીકવાર કર્મચારીઓ મોડે સુધી બતાવે છે. કેટલીકવાર તેઓ ખૂબ yંઘમાં અથવા વિચલિત થાય છે. અન્ય સમયે, તેઓ બિલકુલ બતાવતા નથી. તે સમયે આશ્ચર્યજનક થવું સહેલું છે કે જ્યાં કશું ખોટું ન થાય ત્યાં સંમેલન ક callલ મીટિંગનું પણ આયોજન કરવું શક્ય છે.
સદભાગ્યે તમારા માટે, એક અર્થપૂર્ણ અને ઉત્પાદક કોન્ફરન્સ ક callલ મીટિંગ શક્ય છે. મુ ક Callલબ્રીજ, શક્ય તેટલી શ્રેષ્ઠ મીટિંગનું હોસ્ટ કરવા માટે તમારે શું કરવું જોઈએ તે જાણવા માટે અમે પૂરતી મીટિંગ્સ જોઈ અને સુવિધા આપી છે. તમારે ફક્ત આ ઝડપી અને સરળ પગલાંને અનુસરવાની જરૂર છે:
પગલું 1: તમે બીજું કંઇ કરો તે પહેલાં ધ્યાનમાં એક સ્પષ્ટ મીટિંગ ઉદ્દેશ રાખો.
પગલું 2: એક પરિષદ ક callલ મીટિંગ એજન્ડા બનાવો કે જે શક્ય તેટલું વિગતવાર છે.
પગલું 3: વિગતવાર મીટિંગ આમંત્રણો મોકલો અને તમારા અતિથિઓ સાથે અનુસરો.
પગલું 4: અસંબંધિત વિષયોને પછીથી સાચવો જેથી તમારી મીટિંગ પાટા પરથી ઉતરી ન જાય.
પગલું 5: મીટિંગમાં સમાપ્ત થતા પહેલા તે માટેના દરેક પગલા પર સંમત થાઓ.
સ્પષ્ટ મીટિંગનો ઉદ્દેશ રાખો
વર્તુળોમાં ફરવું સરળ છે જ્યારે તમે મીટિંગ હોસ્ટ કરો "પ્રોજેક્ટ X પર જાઓ" અથવા "Y થી સંબંધિત વિષયોનું અન્વેષણ કરો", કારણ કે તમે મીટિંગ માટે સ્પષ્ટ લક્ષ્યો નક્કી કર્યા નથી. તેના બદલે, "પતન ઝુંબેશ માટે દિશા નક્કી કરવા" અથવા "અમારી સોશિયલ મીડિયા જાહેરાતો માટે માપન માળખું સ્થાપિત કરો અને તેના પર સંમત થાઓ" જેવા ધ્યેય સેટ કરવા વિશે કેવી રીતે.
તમારા લક્ષ્યો સાથે શક્ય તેટલું વિશિષ્ટ બનવાનો પ્રયાસ કરો, અને તમે ફક્ત તમારી મીટિંગ સફળ છે કે નહીં તે કહી શકશો નહીં, પણ તમે તમારી ચર્ચાઓમાં -ફ-ટ્રેક મેળવતા હોવ કે નહીં.
કોન્ફરન્સ ક Callલ મીટિંગ એજન્ડા બનાવો
કોઈ પણ 90% સમય પ્રસ્તાવના પર વિતાવીને કોઈ પુસ્તક લખતો નથી. એક એજન્ડા રાખવાથી અને તેના પર વળગી રહેવું, તમે ખરેખર તમારી કોન્ફરન્સ ક callલ મીટિંગ માટેના લક્ષ્યને પ્રાપ્ત કરવાના ખૂબ નજીક હશે જે તમે અગાઉ નક્કી કર્યું હતું કારણ કે તમારી મીટિંગમાં બધા મહત્વપૂર્ણ વિષયોની ચર્ચા કરવા માટે ફાળવવામાં આવેલા સમય હશે.
એ યાદ રાખવું પણ અગત્યનું છે કે આપણે બધા જ માનવ છીએ, અને કેટલીકવાર આપણીમાંથી શ્રેષ્ઠ ભૂલો કરે છે, ટેજેન્ટમાં આગળ વધે છે અથવા મનોરંજન માટે માત્ર મુર્ખ હોય છે. તમારે તમારી કોન્ફરન્સ ક callલ મીટિંગને શેડ્યૂલ પર રાખવી જોઈએ, પરંતુ કૃપા કરીને તેના વિશે આતંકવાદી ન બનો. દરેક સભામાં કેટલાક મનોરંજન માટે અવકાશ છે.
વિગતવાર મીટિંગ આમંત્રણો મોકલો અને તેમને અનુસરો
મીટિંગ આમંત્રણો મોકલવા પર, નિયમ "પહેલાનું, વધુ સારું" છે. આ રીતે, તમારી પાસે લોકોને હળવાશથી યાદ કરાવવાનો સમય છે જો તેઓ તમારી મીટિંગમાં આરએસવીપીને ભૂલી ગયા હોય. તમારા સહભાગીઓને સમય આપવો એ પણ તેમને તમારી મીટિંગ માટેની તૈયારી કરી શકે છે, અને મીટિંગ પહેલાં તેઓને જાણવાની જરૂરિયાત મુજબ પોતાને ઝડપથી લાવશે.
તમારા કાર્યસૂચિને શા માટે વિગતવાર રાખવાની જરૂર છે? ફક્ત એટલા માટે કે જ્યારે સહભાગીઓ જાણતા હોય કે તેઓને કોઈ ચોક્કસ વિષય અથવા જોબ વિશે પૂછવામાં આવશે, ત્યારે તેઓ અગાઉથી જવાબ તૈયાર કરશે. મૂળભૂત રીતે, તેઓ તેમની મીટિંગ માટે વધુ તૈયાર રહેશે, ભલે તે તૈયાર ન હોય તેવા વ્યક્તિ તરીકે ગાળવાનું ટાળવાનું હોય.
"પાર્ક" કોન્ફરન્સ ક Callલ મીટિંગ વિષયો જે સંબંધિત નથી
જ્યારે તમારી મીટિંગ કોઈ અસંબંધિત સ્પર્શમાં જવાનું શરૂ કરે છે ત્યારે તમે શું કરો છો? તમે ફક્ત તેમને રોકવાનું કહી શકો, પરંતુ તે કદાચ સૌથી કુશળ અને સારી રીતે પ્રાપ્ત થયેલ સમાધાન ન હોઈ શકે. તેના બદલે, મીટિંગના અંતમાં અથવા પછીના સમયે મુલાકાત લેવાના આ સ્પર્શકોને "પાર્કિંગ" કરવાનો પ્રયાસ કરો. કેટલાક લોકો આને “પાર્કિંગની જગ્યા” કહે છે.
જો કોઈ કોઈ યોગ્ય મુદ્દો ઉઠાવશે તો ધ્યાન આપવાની જરૂર છે, પરંતુ તે હજી પણ મીટિંગ માટે સ્પષ્ટ રીતે સુસંગત નથી. આ રીતે, અગત્યના વિષયોને તેઓની જરૂરિયાત પર ધ્યાન આપી શકાય છે જ્યારે તમારી મીટિંગ ચાલુ રહે છે, જે વિષયની ચર્ચા વગરનું છે.
સુનિશ્ચિત કરો કે આગળનાં પગલાંઓ પર સંમત છે
આ પગલું આવશ્યક છે. મીટિંગના અંતે, આગળના બધા પગલાઓનું પુનરાવર્તન કરો, તેમજ કોણ માલિકી લેશે. એકવાર બધા પક્ષો તેમના કાર્યો માટે સંમત થઈ જાય, પછી કોઈ પણ મૂંઝવણમાં મૂકવાનું બહાનું બનાવી શકશે નહીં, અથવા એવું કંઈક કહેશે કે "કંઈક તેમનું મન લપસી ગયું".
માટે આભાર ક્યુ, તમે બધા સહભાગીઓને એઆઇ-જનરેટ કરેલ મીટિંગ ટ્રાંસ્ક્રિપ્શન પણ મોકલી શકો છો જેથી શું કરવાની જરૂર છે તે અંગે કોઈ મૂંઝવણ ન થાય.
આગલી મીટિંગ ક્યારે હશે તેની સંમતિ પછી, પછી તમે તમારા પાર્કિંગની બાજુમાં ફરી શકો છો અને કોઈપણ વધારાની વિગતોને સંબોધિત કરી શકો છો, અથવા ફક્ત ચેટ કરી શકો છો. જ્યારે તમે કોઈ ક conferenceન્ફરન્સ ક callલ મીટિંગ હોસ્ટ કરો ત્યારે વર્તમાન ઘટનાઓ અને મૂવીઝ જેવી વસ્તુઓ વિશે વાત કરવી અર્થહીન લાગે છે, તે સકારાત્મક કાર્યસ્થળ ઇકોસિસ્ટમ અને ખુશ કર્મચારીઓ માટે જરૂરી છે.
