દરેક વ્યવસાય શ્રેષ્ઠ પરિણામ મેળવવા માટે સક્ષમ થવા માટે સમય અને કાર્ય કરવાની તેમની ક્ષમતા પર આધાર રાખે છે. ઉગાડવું, સ્કેલિંગ કરવું, વિસ્તૃત કરવું, નક્કર વર્કફ્લો માળખું લાગુ કર્યા વિના અને તે કેવી રીતે ઉદ્ભવે છે તેનું સંચાલન કર્યા વિના, શક્ય નથી. આખરે, જો તમે તેને મેનેજ કરી શકતા નથી, તો તમે તેને માપી શકતા નથી. તો કામનું સંચાલન બરાબર શું છે અને તે ટીમોને કેવી રીતે શ્રેષ્ઠ બનાવે છે? વધુ જાણવા આગળ વાંચો.
વર્ક મેનેજમેન્ટ એટલે શું?
તેની ખૂબ જ મૂળ શરતોમાં, વર્કફ્લોમ્સ અને આઉટપુટમાં સંવાદિતા રચવા માટે ટીમની પ્રક્રિયાઓ અને વ્યવસાયની પ્રક્રિયાઓ ક્યાં મળે છે તે વર્ક મેનેજમેન્ટનો સંદર્ભ આપે છે.
વર્ક મેનેજમેન્ટ સ softwareફ્ટવેર ખાસ કરીને ઓર્કેસ્ટ્રratingટ ફ્લો અને માહિતી પેદા કરવાની પ્રક્રિયામાં સહાયક છે. વિડિઓ કોન્ફરન્સિંગ સ softwareફ્ટવેરનો ઉપયોગ કરીને meetingsનલાઇન મીટિંગ્સ સાથે જોડાયેલા, કાર્ય વ્યવસ્થાપન અભિગમ, કર્મચારીઓથી લઈને ગ્રાહકો સુધી, અને દરેક માટે પ્રક્રિયાઓને સુવ્યવસ્થિત કરવા માટે દરેક માટે લય અને દૃશ્યતા બનાવે છે. ઉન્નત પ્રભાવ અને પરિણામો.
વર્ક મેનેજમેન્ટને કોઈ ચોક્કસ પ્રોજેક્ટ અથવા વ્યક્તિગત સંચાલન માટે ડ્રિલ કરી શકાય છે. વર્ક મેનેજમેન્ટ પ્રક્રિયા પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ ચક્રની શરૂઆતમાં શરૂ થાય છે જેથી તમે એક (અથવા મલ્ટીપલ) પ્રોજેક્ટ કેવી રીતે ઉઘાડશે તે વધુ સારી રીતે તોડવા માટે શામેલ અવકાશની સ્પષ્ટ સમજ મેળવી શકો છો.
વર્ક મેનેજમેન્ટ ટીમોને કેવી રીતે હેન્ડલ કરવામાં આવે છે તેની અસર કરે છે. આમાં શામેલ છે:
- વ્યક્તિઓનું સંચાલન કરવું
- નિરીક્ષણ વર્કફ્લો
- વર્કલોડનું નિર્દેશન
- ટીમોને કાર્ય ફાળવવાનું
- શું અગ્રતા છે તે નક્કી કરવું
- સમયમર્યાદા બનાવવી
- ફેરફારો અથવા અવરોધ વિશે ક્લાયંટ અને કર્મચારીઓને અપડેટ કરી રહ્યું છે
… તે બધા વર્ક મેનેજમેન્ટ સ softwareફ્ટવેર દ્વારા નિયંત્રિત કરી શકાય છે અને furtherનલાઇન મીટિંગ્સ અને વિડિઓ ચેટિંગ દ્વારા આગળ સશક્તિકરણ કરી શકાય છે.
પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ વિ. વર્ક મેનેજમેન્ટ
પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ એ સંપૂર્ણનો સાકલ્યવાદી અભિગમ છે, જ્યારે વર્ક મેનેજમેન્ટ એ એક એવો અભિગમ છે જે પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ, વર્ક ઓટોમેશન અને તમામ પ્રોજેક્ટ્સ, કાર્યો, ડિલિવરેબલ, વગેરેમાં વધુ સારી રીતે કાર્ય કરવા ટીમોને સશક્તિકરણ સાથે જોડે છે.
પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ એવા પ્રોજેક્ટ્સનું સંચાલન કરવામાં મદદ કરે છે જેમાં વિવિધ કર્મચારીઓની શરૂઆત અને સમાપ્ત અને સ્પષ્ટ ભૂમિકા હોય. જો કે, તે ઇમરજન્સી અથવા adડ-હ projectsક પ્રોજેક્ટ્સ, અંતિમ મિનિટના સ્પષ્ટ કટ કાર્યો અને વધુ પર ડિસ્કાઉન્ટ કરી શકે છે. ઉપરાંત, ચાલો ઇમેઇલ્સ, એડમિન કાર્યો, બેઠકોમાં ભાગ લેવા અને અન્ય વસ્તુઓ કે જે કામ કરતા નથી તેવા કર્મચારીઓને ખાસ કરવા માટે ટીમ પર લાવવામાં આવ્યા હતા તેના પર વિતાવેલો સમય ધ્યાનમાં લઈએ.
વર્ક મેનેજમેન્ટ આટલું જટિલ કેમ છે?
મૂળભૂત રીતે: તે કામગીરીમાં સુધારો કરે છે. કોઈપણ વ્યવસ્થાપક પ્રણાલી અથવા મેનેજર પદ પરના વ્યક્તિની જેમ , કાર્ય વ્યવસ્થાપન એ ખાતરી કરવાની બીજી રીત છે કે તમારી ટીમ શ્રેષ્ઠ પ્રદર્શન પર કામ કરી રહી છે જેથી નાણાકીય ખર્ચ કર્યા વિના સૌથી કાર્યક્ષમ ડિલિવરી ગતિએ શ્રેષ્ઠ ગુણવત્તા પહોંચાડી શકાય. શ્રેષ્ઠ કાર્ય વ્યવસ્થાપન પ્રણાલી માટે યોગ્ય સંદેશાવ્યવહાર અને વ્યૂહરચનાઓનો ઉપયોગ કરીને રિડન્ડન્સી ઘટાડવી, અવરોધો ઓળખવા, સમય વિરુદ્ધ બજેટ નક્કી કરવું એ બધું સ્થાપિત કરી શકાય છે.
કામનું સંચાલન તોડવું
વિગતો ઉદ્યોગથી ઉદ્યોગમાં બદલાશે અને સંસ્થાઓ વચ્ચે, તેમ છતાં, કેટલીક સમાનતાઓ છે, અને સામાન્ય કાર્ય વ્યવસ્થાપન પડકારો પણ છે:
- ટીકીંગ ટીમો
જ્યારે કોઈ નવો પ્રોજેક્ટ આવે છે, ત્યારે સંસ્થા અને પ્રતિનિધિમંડળ પ્રથમ આવે છે. સંસાધનોની ફાળવણી અને ફાળવણી કરવાની તે મેનેજરની જવાબદારી છે જ્યારે તે સુનિશ્ચિત કરે છે કે નોકરી પર અથવા કાર્ય માટે તેમની પાસે યોગ્ય વ્યક્તિ છે કે નહીં તેની ખાતરી કરો કે તે સમયસર થઈ ગયું છે, અને ઉચ્ચ ગુણવત્તાની છે. ડિજિટલ ટૂલ્સ અને મેનેજમેન્ટ સ softwareફ્ટવેર દ્વારા કોણ શું કરે છે તેનો ટ્ર keepક રાખવા માટે મદદરૂપ થાય છે, જ્યારે અવારનવાર વળગી રહે છે વર્ચ્યુઅલ બેઠક સ્થિતિ અપડેટ્સ, ચેક-ઇન્સ અને બ્રીફિંગ્સનું શેડ્યૂલ - તાકીદ અને ઉચ્ચ પ્રાધાન્યતા કાર્યો વચ્ચેની લાઇનની સ્થાપના
ખાસ કરીને જો કોઈ જગ્યાએથી પsપ અપ થાય છે, તો ત્યાં જલ્દીથી શું થવું જોઈએ તે અંગે થોડી મૂંઝવણ થઈ શકે છે. આવનારી સમયમર્યાદા વિશે જાગૃત રહેવું અને પાઇપલાઇનમાં શું છે તેની દૃશ્યતા હોવાને કારણે ડિલિવરીબલ્સને હા અથવા નાં કહીશું કે કેમ તે જાણવાની વધુ સારી સમજણ અને અનુકૂળ બિંદુ બનાવે છે. - કાર્યો માટે સમયમર્યાદા બનાવવી
જે મેનેજર પાસે જ્ knowledgeાન અને અનુભવ છે તે કાર્યો માટે યોગ્ય સમયમર્યાદા નક્કી કરવામાં કુશળ રહેશે. સમસ્યાઓ ariseભી થાય છે જ્યારે ડેડલાઇન બદલાય છે અથવા બફર સમય નથી. સમાપ્તિ તારીખો બધાને જોવા માટે સ્પષ્ટ રૂપરેખા અને દૃશ્યમાન હોવી જરૂરી છે. - બાકી ગ્રાહકો સાથે પારદર્શક
અંગૂઠોનો સામાન્ય નિયમ એ છે કે અપરાધ અને ઓવરડેલિવર, આ બીજી રીતની નહીં. ક્લાયંટ અને ટીમો સાથે સ્પષ્ટ અને સંક્ષિપ્ત વાતચીત અપેક્ષાઓનું સંચાલન કરવામાં અને અગ્રતા સ્થાપિત કરવામાં મદદ કરે છે જેથી લોકો એક જ પૃષ્ઠ પર હોય. તે છે જ્યારે પ્રોજેક્ટમાં પરિવર્તન અને રીડાયરેક્શન, સમયમર્યાદા અને સંસાધનોની ફાળવણી અંગે સ્પષ્ટતા કરવામાં આવતી નથી કે પ્રોજેક્ટ પાટા પરથી ઉતરી શકે છે અથવા વધુ પડકારજનક બની શકે છે.
સુસંગત managementનલાઇન મીટિંગ્સ અને અપડેટ્સને મંજૂરી આપતી જગ્યાએ યોગ્ય કાર્ય વ્યવસ્થાપન પ્રવાહ સાથે, પ્રોજેક્ટ વધુ સચોટ આકાર લઈ શકે છે અને બજેટ પર અને સમયસર રહી શકે છે.
વર્ક મેનેજમેન્ટની શ્રેષ્ઠ પ્રયાસો
ભલે તમારી પાસે ચોક્કસ કાર્ય વ્યવસ્થાપન સોફ્ટવેર હોય કે પછી નિયમિત ઓનલાઈન મીટિંગ જેવી બીજી કોઈ સિસ્ટમ હોય, ફક્ત એટલું જાણી લો કે તે પથ્થર પર લખેલું હોવું જરૂરી નથી. સૌથી અસરકારક કાર્ય વ્યવસ્થાપન એ જીવવું અને શ્વાસ લેવો છે અને તેની વારંવાર સમીક્ષા કરવી જોઈએ. અહીં કેટલાક શું કરવું અને શું ન કરવું તે આપેલ છે :
- પ્રેક્ટિસ કરો ઉત્તમ સંચાર
સ્પષ્ટ અને સમયસર છે તેવા સંદેશાવ્યવહાર સાથે સહયોગી ટીમ વાતાવરણ બનાવો. કેન્દ્રીયકૃત માહિતી અને દસ્તાવેજો, અવારનવાર meetingsનલાઇન મીટિંગ્સ અને ટીમ મેળાવડા સ્થાપિત કરો. સગાઈના નિયમો પર સંમત થઈને સંદેશાવ્યવહારની કંપનીની સંસ્કૃતિ સ્થાપિત કરો: ક્યારે ઇમેઇલ કરવું અથવા મીટિંગ કરવી શ્રેષ્ઠ છે? કોનો ચાર્જ કોણ છે અને કેવી રીતે તેમનો સંપર્ક કરી શકાય છે? નવા કર્મચારીઓ કેવી રીતે ઓનબોર્ડ છે? કર્મચારીઓ પ્રશ્નો પૂછવા ક્યાં જઈ શકે છે? - પારદર્શિતા ટાળો નહીં
બને તેટલું જલ્દી અથવા તે યોગ્ય થાય તે મુજબ ટીમના સભ્યોને જણાવો. ત્યાં બજેટ કાપવામાં આવ્યો છે? નેતૃત્વમાં પરિવર્તન? નવો વ્યવસાય વિકાસ? લોકોને લૂપમાં રાખો અને જ્યારે તે યોગ્ય હોય ત્યારે પરિવર્તન પાછળનાં કારણોનો ઉલ્લેખ કરો. ઉપરાંત, મહત્વપૂર્ણ માહિતીને અસ્પષ્ટ ન કરવાનું ટાળો. અફવાઓ સમય બગાડે છે અને મનોબળ ફાડી નાખે છે. - સતત પ્રતિસાદ લૂપને પ્રોત્સાહિત કરો
શ્રેષ્ઠ સંભવિત પરિણામો માટે, પ્રશંસા અને તકનો પ્રતિસાદ વધુ સારી રીતે સાંભળવાની પ્રક્રિયા કરે છે અને પરિણામોને પ્રોત્સાહિત કરે છે. તે ફક્ત વિશ્વાસ બનાવે છે, તે કર્મચારીઓને જાળવી રાખે છે અને લોકોને મૂલ્યવાન બનાવે છે. પ્રતિસાદ વધુ સારી ઉત્પાદકતા અને ઓછા વ્યર્થ સમય માટે કાર્ય વ્યવસ્થાપન પ્રક્રિયાનો એક ભાગ બનવા દો. - માઇક્રોમેનેજ કરશો નહીં
કામ કરવા માટે ટીમના સભ્યોને રાખવામાં આવ્યા હતા. એકવાર જ્યારે તેઓને જરૂરી સાધનો અને સમય આપવામાં આવે, તો તેમને બાજની જેમ જોવાની જરૂર નથી. તેમને સ needફ્ટવેર અને પ્લેટફોર્મની haveક્સેસ આપવા દો જેની પાસે તેમની પાસે જરૂરી માહિતી છે અને પછી તેઓ જે કરવાનું નક્કી કરે છે તે પૂર્ણ કરવા માટે તેમના પર વિશ્વાસ કરો. બીજા શબ્દોમાં કહીએ તો, તેમને સંક્ષિપ્તમાં બનાવો અને તેમને સફળતા માટે સેટ કરો જેથી તેઓ તેમના સંપૂર્ણ સંભવિત પર અવિરત કામ કરી શકે.
ક Callલબ્રીજનું અત્યાધુનિક વિડિઓ કfereન્ફરન્સિંગ પ્લેટફોર્મ વ્યક્તિઓને સશક્તિકરણ બનાવવા અને તેઓ સામનો કરે છે તે કાર્ય વ્યવસ્થાપન કાર્યોને બનાવવા દો. વિડિઓ કેન્દ્રિત અભિગમ સાથે જે અન્ય પ્રોજેક્ટ મેનેજમેન્ટ અને વ્યવસાયિક સંચાર સાધનો સાથે એકીકૃત રીતે એકીકૃત થાય છે, તમે તમારી ટીમ તરત જ કેવી રીતે કાર્ય કરે છે તે optimપ્ટિમાઇઝ કરી શકો છો.
