उद्योग चाहे जो भी हो, हर कोई इसमें शामिल होता है एक सम्मेलन कॉल or ऑनलाइन मीटिंग कम से कम सप्ताह में एक बार। यह मान लेना शायद सुरक्षित है कि अब तक हम में से अधिकांश इन आभासी बैठकों में पेशेवर हैं, है ना? दुर्भाग्यवश नहीं। हम सभी उस 9:00 लोगों से मिल रहे हैं जो उन्मत्त रूप से अपने एक्सेस पिन के लिए पूछ रहे हैं, किसी और के होल्ड संगीत को सुनने के लिए मजबूर हैं, और निश्चित रूप से उन शाश्वत 5 मिनट को सहन किया है जहां केवल शब्द ही कहा गया है "हैलो, क्या आप सुन सकते हैं मुझे?"
यहां कॉन्फ़्रेंस कॉल के लिए 10 सुनहरे नियम दिए गए हैं जिनका उपयोग आप अपनी सोमवार की बैठकों और अपने विवेक को बचाने के लिए कर सकते हैं।
10. इसे अपने आप में आसान बनाएं और ऑटो-रिकॉर्डिंग सक्षम करें।
इंजीनियरों को अनुप्रयोगों में अतिरिक्त सुविधाएँ और विजेट पसंद हैं। सबसे अच्छा समय बचाने वालों में से एक, हालांकि, रिकॉर्डिंग सुविधा है जिसे बाद में क्यू द्वारा ट्रांसक्रिप्शन में बदल दिया गया है। कॉल पर कुछ छूट गया? रिकॉर्डिंग सुनें या बाद में ट्रांसक्रिप्ट देखें। कॉलब्रिज ऑटो-रिकॉर्डिंग के साथ आता है। इसे चालू करें, और आपकी कॉल रिकॉर्डिंग तुरंत शुरू हो जाएगी आप लाइन पर लग जाएंगे।
9. कॉल से कम से कम 10 मिनट पहले डायल-इन करें।
कोशिश करें कि अपने कॉल पर समय कम न करें। दस्तावेज़ अपलोड करने, प्रश्नों के उत्तर देने और अपने साथियों के साथ असंबंधित मामलों पर चर्चा करने के लिए आपके लिए 10 मिनट पर्याप्त समय से अधिक होना चाहिए। और यदि आप स्वयं को परेशानी में पाते हैं, तो आपकी सहायता के लिए अपने सेवा प्रदाता (हम!) से संपर्क करने के लिए आपके लिए 10 मिनट पर्याप्त होंगे।
8. उचित सावधानी बरतें।
चीजें कैसे काम करती हैं, यह देखने के लिए कम से कम एक अभ्यास सम्मेलन कॉल किए बिना किसी ने आपको कितनी बार एक नए सेवा प्रदाता का उपयोग करके एक सम्मेलन कॉल में आमंत्रित किया है? अधिकांश कॉन्फ्रेंसिंग सिस्टम का पता लगाना बहुत आसान है, लेकिन सभी में समान कुंजी कोड, उपयोगकर्ता इंटरफ़ेस सम्मेलन या सुविधाएँ नहीं होती हैं। अपने ग्राहक पर अच्छा प्रभाव डालें - यदि यह एक नई कॉन्फ्रेंसिंग प्रणाली है, तो पहले इसे आज़माएं।
7. अपना और अपने प्रतिभागियों का परिचय देने के लिए कुछ समय निकालें
कुछ कॉन्फ़्रेंस कॉलिंग सेवाएँ जैसे कॉलब्रिज व्यक्तिगत कॉल करने वालों को पहचानने और प्रदर्शित करने की क्षमता है। इससे भी बेहतर - प्रत्येक प्रतिभागी की आवाज से खुद को परिचित कराएं। यह आपको एक्शन आइटम, फॉलो-अप और मिनटों का बेहतर ट्रैक रखने देगा।
6. जब ग्राहकों की बात आती है तो लागत में कटौती न करें।
वेब में चुनने के लिए कई निःशुल्क डायल-इन विधियां हैं। सावधान रहें कि इनमें से कई प्रौद्योगिकियां बहुत लाभ प्रदान करती हैं लेकिन वास्तव में "कार्य प्रगति पर हैं"। एक महत्वपूर्ण बैठक में बिक्री खोने या खराब प्रभाव पैदा करने के जोखिम से थोड़ा पैसा निवेश करना बेहतर है। इसमें इतना खर्च भी नहीं आता।
5. स्पष्ट रूप से बोलें और ठीक से स्पष्ट करें।
हम एक वैश्वीकृत दुनिया में रहते हैं। यहां तक कि अगर आपका व्यवसाय उत्तरी अमेरिका तक सीमित है, तो ध्यान रखें कि आपके पास कई प्रतिभागी हो सकते हैं जिनके लिए अंग्रेजी उनकी पहली भाषा नहीं है। तेज गति से बोलना न केवल आपको एक स्पष्ट वक्ता के रूप में चित्रित करेगा बल्कि दूसरों को नोट्स लेने का समय भी देगा।
4. पक्ष की बातचीत में शामिल न हों।
हर कोई स्कूल के कम से कम १२ वर्षों से गुज़रा जहाँ उन्होंने चुप रहना और शिक्षक को बात करने देना सीखा। ऐसा क्यों है कि जैसे ही हम इस पाठ पर अपना सूट डालते हैं, खिड़की से बाहर उड़ जाता है? साइड बातचीत के परिणामस्वरूप भ्रम होता है, परिवेशीय शोर, और उल्लेख नहीं करने के लिए, सादे असभ्य हैं। कॉलब्रिज पूरी बातचीत को प्रबंधित करना आसान बनाता है - आप चैट विंडो में बोलने या नोट्स लिखने के लिए अपना हाथ उठा सकते हैं।
3. लोगों को बात करने का मौका दें।
बैठकें सभी सक्रिय बातचीत के बारे में हैं। कंपनी में आपकी वरिष्ठता के बावजूद, अध्ययनों से पता चला है कि तानाशाही प्रबंधन के परिणामस्वरूप खराब नेतृत्व होता है और यह गलत संचार के लिए अनुकूल होता है। अपने सहकर्मियों को बात करने दें। आप न केवल कुछ नया सीख सकते हैं, बल्कि आप उन्हें यह महसूस करने देंगे कि उनके योगदान की तलाश की जा रही है।
2. सही फोन नंबर और पिन का उपयोग करके डायल-इन करें।
दोहराए जाने के लिए खेद है... बस इतना है कि हमें अंतिम समय में डायल-इन नंबर मांगने वाले बहुत से ईमेल प्राप्त होते हैं। इसके अलावा, कुछ कॉल सुरक्षा के लिए अद्वितीय एक्सेस कोड का उपयोग करते हैं। सौभाग्य से, आप अपना पिन प्राप्त ईमेल या एसएमएस आमंत्रण में पा सकते हैं!
1. अगर आपके पास कहने के लिए कुछ नहीं है तो कृपया खुद को म्यूट कर दें।
कभी आपने सोचा है कि बड़ी कॉन्फ्रेंस कॉल्स में शोर क्यों शुरू हो जाता है? क्या आपने खुद से पूछा है कि वह हताश टाइपिंग कहां से आ रही है? अगर आप फेसबुक पर अपने दोस्तों के साथ चैट कर रहे हैं, तो कृपया खुद को म्यूट करें। हर कोई आपकी टाइपिंग सुन सकता है! हिट *6, या कॉलब्रिज यूजर इंटरफेस पर म्यूट बटन, और आप किसी और को जाने बिना सुन सकेंगे (और किनारे पर थोड़ा काम कर सकेंगे)।
और अब, कुछ उत्पादक और आनंददायक सम्मेलन कॉल करें!
