सम्मेलन कॉल और ऑनलाइन बैठकें: आपको अपने व्यवसाय को आगे बढ़ाने के लिए क्या चाहिए

दुनिया भर के व्यवसाय इन-पर्सन से ऑनलाइन में बदलाव कर रहे हैं। बैठकें कैसे आयोजित की जाती हैं और कैसे आयोजित की जाती हैं, नए कर्मचारियों को कैसे स्काउट और किराए पर लिया जाता है, सब कुछ। हम जिस तरह से संवाद करते हैं उसमें बदलावों को समायोजित करने के लिए कार्यस्थल की गतिशीलता बदल रही है क्योंकि पुराने तरीके से चीजों को पूरा किया जा रहा है, जिसे अधिक डिजिटल-केंद्रित दृष्टिकोणों के साथ प्रतिस्थापित किया जा रहा है।

कॉन्फ़्रेंस कॉल और ऑनलाइन मीटिंग का उपयोग सभी उद्योगों में बढ़ रहा है। क्यों? वे उत्पादक, सुविधाजनक, भौगोलिक स्थिति से स्वतंत्र, लागत प्रभावी और समावेशी हैं।

ऑनलाइन मीटिंग वैश्विक नेटवर्क और आपकी टीम के साथ-साथ आपके ग्राहकों और संसाधनों की पहुंच को विस्तृत करती है। विचार करें कि ग्रह के दूर के कोनों से व्यक्तियों को शामिल करने के लिए दूरस्थ टीमों का विस्तार कैसे हो रहा है। के बजाए को काम पर रखने निकटता के आधार पर, श्रमिकों को उनके अनुभव, कौशल और विशेषज्ञता के आधार पर नौकरी के लिए चुना जा रहा है। मानव संसाधन उस बड़े जाल से लाभान्वित हो रहे हैं जो वे वैश्विक प्रतिभा को चुनने के लिए डाल सकते हैं जो भूमिका पर लागू होता है, न कि आवागमन के लिए।

बिक्री दल अभी भी मेहनती, दूरस्थ बिक्री प्रस्तुतियों के साथ सौदे को सील कर सकते हैं जो एक पंच पैक करते हैं - विदेशों में। आईटी विभाग केवल एक इंटरनेट कनेक्शन और कुछ क्लिक के साथ किसी भी उत्पाद के लिए कहीं से भी जानकार, समस्या-समाधान सहायता प्रदान कर सकते हैं। और अन्य उद्योगों की लंबी सूची के बारे में क्या है जो संक्रमण को ऑनलाइन कर रहे हैं?

मीडिया, शिक्षा, गैर-लाभकारी संस्थाएं, कानूनी, रीयल एस्टेट और फ़्रैंचाइजी अपनी ऑनलाइन उपस्थिति और आभासी पहुंच योग्यता पर ध्यान केंद्रित करते हुए अपनी संचार रणनीति को और अधिक आभासी बनाने के लिए अनुकूलित कर रहे हैं।

इस दिन और उम्र में, ऑनलाइन मीटिंग के बिना, यह कल्पना करना कठिन है कि कोई भी व्यवसाय या उद्योग कैसे फलता-फूलता रहेगा। एक व्यवसाय की ताकत एक बदलते समाज के अनुकूल और मानक स्थापित करने की उसकी क्षमता है। जबकि यह एक बनाने जैसा लग सकता है संक्रमण ऑनलाइन आपका उद्योग जितना चबा सकता है, उससे अधिक काट रहा है, वास्तव में, यह जीवित रहने का एकमात्र तरीका है।

यहां देखें कि आपके व्यवसाय को आगे बढ़ाने के भविष्य की बड़ी तस्वीर कैसी दिखती है।

ऑनलाइन मीटिंग बनाम। सम्मेलन में बुलावा

सीधे और सरल शब्दों में कहें तो आपके व्यवसाय के बैकएंड को ऑनलाइन बनाए रखने की आवश्यकता है। परियोजनाओं को कैसे प्रबंधित और आगे बढ़ाया जाता है, प्रसारित किया जाता है और चर्चा की जाती है, प्रत्यायोजित किया जाता है और उन पर काम किया जाता है - यह सब वेब कॉन्फ्रेंसिंग के साथ किया जा सकता है जिसमें कॉन्फ्रेंस कॉल और ऑनलाइन मीटिंग शामिल हैं।

एक ऑनलाइन मीटिंग (या वेब कॉन्फ्रेंसिंग) एक छत्र शब्द है जब लोग डिवाइस कनेक्शन या इंटरनेट ब्राउज़र के माध्यम से ऑनलाइन मिलते हैं। व्यक्तिगत रूप से मिलना अगली सबसे अच्छी बात है क्योंकि लोगों को स्क्रीन, कैमरा और माइक्रोफ़ोन का उपयोग करके डिजिटल रूप से "फेस टाइम" मिलता है। इसके विपरीत, आप "फेस टाइम" प्राप्त नहीं करना चुन सकते हैं और केवल ऑडियो का उपयोग करने का विकल्प चुन सकते हैं। आप केवल ऑडियो चुनते हैं या वीडियो शुरू करना चाहते हैं, विकल्प आपका है।

इसके अलावा, आप वेब कॉन्फ़्रेंसिंग सॉफ़्टवेयर का चयन करके अपनी ऑनलाइन मीटिंग के मूल्य का विस्तार कर सकते हैं जो सहयोगी सुविधाओं से भरा हुआ है। इमर्सिव ऑनलाइन मीटिंग में शामिल हो सकते हैं स्क्रीन साझेदारी, वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग, बैठक की रिकॉर्डिंग, संचिका सहभाजन, बैठक का सारांश और इतना अधिक।

एक वास्तविक जीवन की बैठक की कल्पना करें, लेकिन अपने कंप्यूटर या स्मार्टफोन के सामने और महंगी यात्रा लागतों के बिना, धीमी गति से यात्रा, विचलित नोटबंदी, लंबी बैठक के बाद ईमेल थ्रेड, और बहुत कुछ।

तो, आपके लिए कौन सा ऑनलाइन मीटिंग विकल्प सबसे अच्छा है? याद रखें कि जब ऑनलाइन मिलने की बात आती है, तो कोई कठोर और तेज़ नियम नहीं है, हालांकि, आपकी विशिष्ट आवश्यकताओं के लिए संरचना प्रदान करने के लिए कुछ विकल्प बेहतर हैं:

• यदि आप एक गैर-संवादात्मक प्रस्तुति कर रहे हैं या प्रदर्शन जहां आप बड़े या छोटे दर्शकों को संबोधित करने वाले प्रमुख वक्ता हैं, एक वेबकास्ट ठीक वही हो सकता है जिसकी आपको आवश्यकता है।
• यदि यह एक ऑनलाइन कार्यक्रम है जिसमें वक्ताओं का एक छोटा सा जमावड़ा शामिल है एक बड़े दर्शक वर्ग के लिए एक प्रस्तुति या प्रदर्शन देना, प्रश्न पूछना, टिप्पणी करना और सहयोग करना, एक वेबिनार जाने का रास्ता है।
• यदि आप ऐसे ऑनलाइन सिंक की तलाश कर रहे हैं जो केवल-ऑडियो और या वीडियो दोनों हो सकते हैं समय से पहले या मौके पर निर्धारित एक छोटे या बड़े समूह के बीच, सम्मेलन बुलाना आपके लिए विकल्प है।

कॉन्फ़्रेंस कॉल आमतौर पर एक ऑडियो कॉल होती है जिसमें कई प्रतिभागी होते हैं। परंपरागत रूप से, यह तब होता था जब लोग अपने फोन पर एक शेयर कॉन्फ़्रेंस कॉल नंबर का उपयोग करके डायल करते थे। यह अभी भी सामान्य है, हालांकि, इसे ऑनलाइन अधिक उपस्थित होने के लिए बदल दिया गया है। कंप्यूटर-आधारित ऑडियो तकनीक प्रतिभागियों को ब्राउज़र-आधारित, शून्य डाउनलोड सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके ऑनलाइन कॉल करने की अनुमति देती है। प्रतिभागी ऑडियो से चिपके रहना या रीयल-टाइम वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग का उपयोग करना चुन सकते हैं।

आप जो भी चुनते हैं, आप प्रतिभागियों के बीच सुव्यवस्थित संचार की अपेक्षा कर सकते हैं जो परियोजनाओं को प्रबंधित करने, काम करने और अन्वेषण करने के तरीके को मजबूत करता है। वर्तमान और संभावित ग्राहकों, संभावित विक्रेताओं, उच्च-स्तरीय अधिकारियों और नई अंतर्राष्ट्रीय प्रतिभाओं तक पहुंचना सभी ऑनलाइन बैठकों के साथ पूरा किया जा सकता है जो एक बड़ी चर्चा को खोलती हैं।

3 संचार रणनीतियाँ जो लाभदायक व्यवसायों को चलाती हैं

आप केवल उतने ही सफल हैं जितने कि आपकी संवाद करने और समझने की क्षमता है, तो आप किस प्रकार के संदेश भेज रहे हैं? जिस तरह से आप संदेश भेजने और प्राप्त करने में सक्षम हैं; अवधारणाओं को समझना और तोड़ना, सूचना और डेटा को रिले और लागू करना, अमूर्त विचारों को नीचे खींचना और उन्हें विपणन योग्य उत्पादों और सेवाओं में बदलना, शार्प-शूटिंग संचार के लिए आधार तैयार करने के साथ शुरू होता है:

1. आंतरिक: कर्मचारियों के साथ संचार
काम पर जाने के लिए कर्मचारियों को काम पर रखने का मतलब है कि वे सिर्फ एक काम करने के लिए हैं। हालांकि यह कुछ हद तक सटीक है, यह हमेशा सबसे अच्छा तरीका नहीं हो सकता है। एक पोषण, लचीला कार्य वातावरण प्रदान करके (उदाहरण के लिए एक खुले दरवाजे की नीति के साथ) जिसमें संचार की संस्कृति की खेती करते हुए एक सहायक कार्यस्थल बनाने पर ध्यान केंद्रित किया गया है, आप देख सकते हैं कि यह फीडबैक लूप को कैसे प्रोत्साहित करता है।

जमीन पर मौजूद कर्मचारियों को सुनने से आपको वास्तव में क्या हो रहा है, इसके बारे में जानकारी मिलेगी। प्रगति या परियोजना की स्थिति के संबंध में एक ऑनलाइन मीटिंग में, कर्मचारियों को इस बारे में बोलने के लिए आमंत्रित करें कि वे किस पर काम कर रहे हैं। विकास के क्या अवसर हैं? वे वर्तमान में किन चुनौतियों का सामना कर रहे हैं? वे किन बाधाओं को सामने आते हुए देख सकते हैं? आगे की परीक्षा के लिए पूरी ऑनलाइन बैठक पर कब्जा किया जा सकता है। आप एक भी टिप्पणी, विचार या कार्य से नहीं चूकेंगे। साथ ही, यदि कोई कर्मचारी छूट गया और उपस्थित नहीं हो सका, तो वे बाद में रिकॉर्डिंग देख सकते हैं।

2. तत्काल: उच्च-स्तरीय निष्पादन के साथ संचार करना
आवर्ती बैठकों के साथ कार्यकारी टीम को चुस्त-दुरुस्त रखा जा सकता है। आखिरकार, यह उनका कर्तव्य है कि कंपनी के संदेशों, मूल्यों और विजन को अन्य कर्मचारियों तक पहुंचाकर और नए व्यवसाय विकास के माध्यम से कंपनी की अखंडता को बनाए रखें।

जब आपका मिशन, चाहे वह कितना भी बड़ा या छोटा क्यों न हो, आपकी निर्देशकों की टीम के लिए सावधानीपूर्वक व्यक्त किया जाता है, तो आप महसूस कर सकते हैं कि आपने अपना सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन किया है। एक दिनचर्या निर्धारित करके पूरी तरह से संचार प्राप्त करें जिसमें अनुसूचित सम्मेलन कॉल शामिल हैं जहां प्रतिभागी शामिल हैं और आपके नेतृत्व को सुन रहे हैं। इसे एक "गोलमेज सम्मेलन" की तरह देखें जहां इरादा समूह के निर्णय तक पहुंचने का है। कभी-कभी, निश्चित रूप से कुछ लोग सिर झुकाएंगे, लेकिन निष्पक्ष और विचारोत्तेजक संवाद के परिणामस्वरूप रचनात्मक असहमति फायदेमंद साबित हो सकती है, या कम से कम पहियों को मोड़ना शुरू कर सकती है।

वीडियो कॉन्फ़्रेंस करके अपनी टीम को बेहतर तरीके से जानने के लिए शुरुआती कदम उठाएं। फेसटाइम आपको यह पहचानने में मदद करता है कि कौन है और कौन क्या करता है यह जानने में आपकी मदद करेगा। यह वास्तविक समय में बातचीत करने और टीम के प्रत्येक सदस्य को अपने मन की बात कहने, एक विचार साझा करने और कार्यकारी निर्णय लेने से पहले अपना समय देने का अवसर है।

नेतृत्व करें और समूह के सदस्यों को बताने के बजाय दिखाकर अपनी बात साबित करें। कॉन्फ़्रेंस कॉल में, स्क्रीन शेयरिंग का उपयोग करके आप जो प्रदर्शित कर रहे हैं उसे ठीक-ठीक इंगित करें या प्रस्तुति में अपने निष्कर्ष प्रस्तुत करके दृश्य प्रभाव जोड़ें।

3. बाहरी: ग्राहकों के साथ संचार
ग्राहकों को सहज महसूस कराना आपकी संचार शैली और दृष्टिकोण से शुरू होता है। कर्मचारियों के साथ संवाद करने में कुशल प्रबंधक स्वाभाविक रूप से ग्राहकों के साथ ऐसा करने में प्रभावी होंगे। आदतें और कौशल जैसे सक्रिय सुनना, गैर-मौखिक संचार, मित्रता, आत्मविश्वास, और खुले दिमाग रखने की क्षमता वर्तमान और संभावित ग्राहक ऐसा महसूस करें कि आप पहुंच योग्य हैं।

ऑनलाइन मीटिंग में शामिल होने पर यह व्यवहार विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। स्वर, प्रक्षेपण, शब्द चयन - ये अनिवार्य हैं यदि आप यह बताना चाहते हैं कि आपके पास वह है जो ग्राहक चाहता है। एक क्लाइंट के साथ एक मजबूत, पारदर्शी कामकाजी संबंध बनाकर, आप उन्हें हर कदम पर सहज महसूस करा सकते हैं। आधार को नियमित रूप से छूने के लिए ऑनलाइन मीटिंग का उपयोग करें, उन्हें नए विकास से अवगत रखें, उनके साथ अच्छी और बुरी दोनों खबरें साझा करें, आदि।

ग्राहकों को शामिल करके, वे साझेदारी की भावना को अपनाएंगे, जो कि दिन के अंत में, वास्तव में व्यवसाय क्या है। अग्रानुक्रम में काम करना (एक निश्चित डिग्री तक) ग्राहकों को समर्थन के साथ एहसान वापस करने का एक तरीका प्रदान करेगा और शायद सड़क के नीचे और अधिक परियोजनाओं पर काम करने का मौका देगा।

भविष्य डिजिटल है

प्रत्येक व्यावसायिक प्रयास के मूल में संचार के लिए एक दृष्टिकोण होता है। चाहे वह आंतरिक हो या बाहरी, संदेश भेजने और प्राप्त करने का एक साधन जो उत्पादक, प्रत्यक्ष, आकर्षक और परिणाम-उन्मुख हो, कोई भी उद्यम कैसे बचा रह सकता है।

कॉन्फ़्रेंस कॉल और वीडियो कॉन्फ़्रेंस के रूप में आकार लेने वाली ऑनलाइन मीटिंग्स के पक्ष में "वास्तविक जीवन" मीटिंग्स को स्वैप करना अलग दिख सकता है और महसूस कर सकता है। घबराओ मत। इसके बजाय, ऑनलाइन संचार के लिए अधिक डिजिटल दृष्टिकोण अपनाने से होने वाले लाभों पर ध्यान दें:

1. छत के माध्यम से उत्पादकता
जब ऑनलाइन मीटिंग आपका हिस्सा बन जाएं व्यापार रणनीति, उत्पादकता का स्तर बढ़ेगा। कामकाजी रिश्ते की शुरुआत में वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग "से शुरू होती है"आपको जानना" चरण स्वाभाविक रूप से "चीजों को पूरा करने" चरण में परिवर्तित होने से पहले। यह आमने-सामने बिताए समय के कारण है जो विश्वास पैदा करता है और संबंध बनाने में सहायता करता है।

बस आगे-पीछे के बारे में सोचें जो एक ईमेल थ्रेड में होता है जब आप इसे वीडियो चैट या कॉन्फ़्रेंस कॉल के साथ कली में दबा सकते हैं। सहयोग बढ़ता है, जुड़ाव बढ़ता है, और भागीदारी बढ़ती है।

2. शीर्ष पायदान गुणवत्ता और मूल्य
आधुनिक प्रगति ने खराब कनेक्शन गुणवत्ता की झुर्रियों को दूर कर दिया है। अत्याधुनिक, ब्राउज़र-आधारित तकनीक के साथ उपयोग में आसान, उच्च कार्यशील ऑडियो और वीडियो सेट-अप आता है जो आपकी मीटिंग को स्पष्ट, श्रव्य और दृष्टि से बरकरार रखता है।

3. दृश्य जो एक पंच पैक करते हैं
परिष्कृत कॉन्फ़्रेंस कॉलिंग तकनीक अतिरिक्त सुविधाओं से भरी हुई है जो आपको न केवल बताने, बल्कि दिखाने में भी सक्षम बनाती है। अपने डेस्कटॉप को साझा करना, दूरस्थ रूप से प्रस्तुत करना, मीटिंग रिकॉर्ड करना और फ़ाइलों और दस्तावेज़ों को निर्बाध रूप से भेजना लाभप्रद है। इसके अलावा, स्लाइड शो व्हाइटबोर्ड के उपयोग के साथ, आप गतिशील दृश्य तत्वों को जोड़कर अपनी बैठक की शुरुआत को और भी अधिक बढ़ा सकते हैं जो वास्तव में आपके सिंक को सक्रिय करते हैं।

4. पेपर ट्रेल = त्रुटि के लिए कम जगह
वीडियो सत्रों के साथ गलत संचार को समाप्त करें जो कहा और किया गया सब कुछ कैप्चर करता है, या ऑडियो कॉल जो विस्तृत सारांश पोस्ट-मीटिंग के साथ आते हैं। जब आपके पास अपनी उंगलियों पर ऑन-डिमांड उपलब्ध सभी डेटा होते हैं, तो गलतफहमी, खोए हुए विचारों और कार्यों के लिए उतनी जगह नहीं होती है, जो कभी दिन का प्रकाश नहीं देखते हैं।

5. 10 . की शक्ति के लिए संचार
ऑनलाइन मीटिंग जो वीडियो कैप्चर विज़ुअल संकेतों को सक्षम करती हैं। नेत्र संपर्क, शरीर की भाषा, स्वर - ये सभी देखे और पहचाने जा सकते हैं। भावना और भावना प्रकट होती है ताकि आप बातचीत में आगे पढ़ सकें और तदनुसार समायोजित कर सकें।

आप जिस भी तरीके से संवाद करना चुनते हैं, आपकी ऑनलाइन मीटिंग में सम्मोहक काम करने, ग्राहकों को जीतने और कर्मचारियों को सुनने का एहसास कराने की क्षमता है। इसमें कोई संदेह नहीं है कि यह भविष्य का तरीका है, इस पर विचार करते हुए कि दूरस्थ टीमों, बढ़ते बाजारों और अंतरराष्ट्रीय आउटसोर्सिंग के साथ विशाल व्यवसाय कैसे बन रहे हैं।

कॉलब्रिज को दो-तरफा संचार मंच बनने दें जो अच्छी आदतें बनाता है। अपने व्यवसाय का पता लगाने और उसे विकसित करने के लिए केवल-ऑडियो या ऑडियो-वीडियो क्षमताओं का उपयोग करें। सहयोगी सुविधाओं का उपयोग करके अपनी टीम को ऑनलाइन मीटिंग के साथ एकजुट करें। प्रगति साझा करने और नए अवसरों की तलाश करने के लिए अधिकारियों के साथ आवर्ती बैठकें शेड्यूल करें। ग्राहकों को उनकी ज़रूरतों को पूरा करने वाले कॉन्फ़्रेंस कॉलों से मूल्यवान महसूस कराएँ।

संचार के साथ अपना सर्वश्रेष्ठ पैर आगे बढ़ाने के लिए आपको जो कुछ भी चाहिए वह किया जा सकता है कॉलब्रिज का बेहतर वेब कॉन्फ्रेंसिंग सॉफ्टवेयर.