कैसे एक सम्मेलन को बुलाओ बैठक की मेजबानी करने के लिए तो हालात हो गए

कॉन्फ़्रेंस कॉल मीटिंग की मेजबानी कैसे करें

यदि आप अधिकांश छोटे व्यवसाय के मालिकों की तरह हैं, तो आपको होस्ट करना होगा एक सम्मेलन कॉल बैठक या दो क्रम में अपनी टीम के साथ योजना या मंथन करें। आपने शायद अब तक यह भी जान लिया होगा कि सभी बैठकें उतनी उत्पादक नहीं होतीं जितनी हो सकती हैं।

कई बार कर्मचारी देर से आते हैं। कभी-कभी वे बहुत अधिक नींद या विचलित होते हैं। दूसरी बार, वे बिल्कुल दिखाई नहीं देते हैं। कई बार आश्चर्य करना आसान होता है कि क्या कॉन्फ़्रेंस कॉल मीटिंग की मेजबानी करना संभव है जहां कुछ भी गलत नहीं होता है।

सौभाग्य से आपके लिए एक सार्थक और उपयोगी कॉन्फ्रेंस कॉल मीटिंग संभव है। पर कॉलब्रिज, हमने यह जानने के लिए पर्याप्त बैठकें देखी हैं और सुविधा प्रदान की है कि आपको सर्वोत्तम संभव बैठक की मेजबानी करने के लिए क्या करना चाहिए। आपको बस इतना करना है कि इन त्वरित और आसान चरणों का पालन करें:

चरण 1: कुछ और करने से पहले एक स्पष्ट बैठक उद्देश्य को ध्यान में रखें।
चरण 2: एक कॉन्फ़्रेंस कॉल मीटिंग एजेंडा बनाएं जो जितना संभव हो उतना विस्तृत हो।
चरण 3: विस्तृत मीटिंग आमंत्रण भेजें और अपने मेहमानों के साथ अनुवर्ती कार्रवाई करें।
चरण 4: असंबंधित विषयों को बाद के लिए सहेजें ताकि आपकी मीटिंग पटरी से न उतरे।
चरण 5: बैठक समाप्त करने से पहले सभी के लिए अगले चरणों पर सहमत हों।

बैठक का स्पष्ट उद्देश्य रखें

मंडलियों में घूमना तब आसान होता है जब आप एक बैठक की मेजबानी "प्रोजेक्ट एक्स पर जाएं" या "वाई से संबंधित विषयों का अन्वेषण करें", क्योंकि आपने मीटिंग के लिए स्पष्ट लक्ष्य निर्धारित नहीं किए हैं। इसके बजाय, "पतन अभियान के लिए एक दिशा पर समझौता" या "हमारे सोशल मीडिया विज्ञापनों के लिए एक माप ढांचे पर स्थापित और सहमत" जैसे लक्ष्य निर्धारित करने के बारे में कैसे।

अपने लक्ष्यों के साथ यथासंभव विशिष्ट होने का प्रयास करें, और आप न केवल यह बता पाएंगे कि आपकी बैठक सफल है या नहीं, बल्कि यह भी कि आप अपनी चर्चाओं में ट्रैक से हट रहे हैं या नहीं।

कॉन्फ़्रेंस कॉल मीटिंग एजेंडा बनाएँ

कोई भी अपना 90% समय प्रस्तावना पर खर्च करके किताब नहीं लिखता है। एक एजेंडा होने और उस पर टिके रहने से आप अपनी कॉन्फ्रेंस कॉल मीटिंग के लिए वास्तव में उस लक्ष्य को प्राप्त करने के बहुत करीब आ जाएंगे, जिसे आपने पहले निर्धारित किया था क्योंकि आपकी मीटिंग में सभी महत्वपूर्ण विषयों पर चर्चा करने के लिए आवंटित समय होगा।

यह याद रखना भी महत्वपूर्ण है कि हम सभी केवल इंसान हैं, और कभी-कभी हम में से सबसे अच्छे लोग गलतियाँ करते हैं, स्पर्शरेखाओं पर चले जाते हैं, या सिर्फ मनोरंजन के लिए नासमझ होते हैं। आपको अपनी कॉन्फ्रेंस कॉल मीटिंग शेड्यूल पर रखनी चाहिए, लेकिन कृपया इसके बारे में उग्रवादी न बनें। हर मुलाकात में कुछ मस्ती की गुंजाइश होती है।

विस्तृत बैठक आमंत्रण भेजें और उन पर अनुवर्ती कार्रवाई करें

मीटिंग आमंत्रण भेजना, नियम "जितना पहले, उतना बेहतर" है। इस तरह, आपके पास लोगों को धीरे से याद दिलाने का समय है कि क्या वे आपकी मीटिंग का प्रतिसाद करना भूल गए हैं। अपने प्रतिभागियों को समय देने से वे आपकी बैठक की तैयारी कर सकते हैं, और बैठक से पहले उन्हें जानने की आवश्यकता के बारे में खुद को तेज कर सकते हैं।

आपके एजेंडे को विस्तृत करने की आवश्यकता क्यों है? सिर्फ इसलिए कि जब प्रतिभागियों को पता चलता है कि उनसे एक निश्चित विषय या नौकरी के बारे में पूछा जाएगा, तो वे पहले से उत्तर तैयार कर लेंगे। मूल रूप से, वे अपनी बैठक के लिए अधिक तैयार होंगे, भले ही यह किसी ऐसे व्यक्ति के रूप में अकेले होने से बचने के लिए हो जो तैयार नहीं था।

"पार्क" कॉन्फ़्रेंस कॉल मीटिंग विषय जो प्रासंगिक नहीं हैं

जब आपकी बैठक एक असंबंधित स्पर्शरेखा में बदलने लगती है तो आप क्या करते हैं? आप उन्हें बस रुकने के लिए कह सकते हैं, लेकिन यह सबसे चतुर और अच्छी तरह से प्राप्त समाधान नहीं हो सकता है। इसके बजाय, मीटिंग के अंत में या बाद में इन स्पर्शरेखाओं को "पार्किंग" करने का प्रयास करें। कुछ लोग इसे "पार्किंग लॉट" कहते हैं।

पार्किंग स्थल भी बहुत अच्छा है अगर कोई वैध बिंदु उठाता है तो उसे संबोधित करने की आवश्यकता होती है, लेकिन यह अभी भी बैठक के लिए स्पष्ट रूप से प्रासंगिक नहीं है। इस तरह, महत्वपूर्ण विषयों पर तब भी ध्यान दिया जा सकता है, जब आपकी बैठक जारी रहती है, बिना विषय-वस्तु पर चर्चा के।

सुनिश्चित करें कि अगले चरणों पर सहमति है

यह कदम जरूरी है। बैठक के अंत में, अगले सभी चरणों को दोहराएं, साथ ही साथ स्वामित्व कौन लेगा। एक बार जब सभी पक्ष अपने कार्यों के लिए सहमत हो जाते हैं, तो कोई भी भ्रमित होने का बहाना नहीं बना सकता है, या यह कह सकता है कि कुछ "उनके दिमाग से फिसल गया"।

की बदौलत संकेत, आप सभी प्रतिभागियों को एआई-जनरेटेड मीटिंग ट्रांसक्रिप्शन भी भेज सकते हैं ताकि इस बारे में कोई भ्रम न हो कि क्या करने की आवश्यकता है।

अगली बैठक कब होगी, इस पर सहमत होने के बाद, आप अपने पार्किंग स्थल पर वापस चक्कर लगा सकते हैं और किसी भी अतिरिक्त विवरण को संबोधित कर सकते हैं, या बस चैट कर सकते हैं। हालांकि, जब आप कॉन्फ़्रेंस कॉल मीटिंग की मेजबानी करते हैं, तो वर्तमान घटनाओं और फिल्मों जैसी चीज़ों के बारे में बात करना कभी-कभी व्यर्थ लग सकता है, यह सकारात्मक कार्यस्थल पारिस्थितिकी तंत्र और खुश कर्मचारियों के लिए आवश्यक है।