मीटिंग्स को और अधिक रचनात्मक कैसे बनाएं

आप कितनी कार्य बैठकों में बैठे हैं? इस महीने कम से कम मुट्ठी भर। निश्चित रूप से आपने खुद को एक सुबह की ऑनलाइन बैठक में एक परियोजना की स्थिति या विकास पर चर्चा करते हुए पाया है। यदि नहीं, तो हो सकता है कि आपने किसी वेबिनार, प्रस्तुतिकरण, कार्यशाला या ऑनलाइन कक्षा में भाग लिया हो। हो सकता है कि आप एक विचार मंथन सत्र में रहे हों या आप नेतृत्व कर रहे हों आभासी बिक्री प्रस्तुति. आपने जिस तरह से भी दिखाया है, एक ऑनलाइन मीटिंग में आम तौर पर एक ही चलने वाले हिस्से शामिल होते हैं: दिखाओ, और होस्ट करें, प्रस्तुत किया जाए, और इसमें शामिल हों।

यह वही सूत्र है, लेकिन यह वही अनुभव नहीं होना चाहिए। यदि आप पाते हैं कि लोग उतने व्यस्त नहीं हैं जितना आप चाहते हैं या यदि उपस्थिति कम हो रही है, तो ड्राइंग बोर्ड पर वापस जाने का समय आ गया है और देखें कि आप बैठक के प्रवाह को कहां सुधार सकते हैं।

हालांकि चिंता न करें, यह उतना बड़ा काम नहीं है जितना आप सोच सकते हैं! यहां कुछ तरीके दिए गए हैं जिनसे आप मीटिंग को अधिक उपयोगी और रचनात्मक बनाने के लिए तैयार कर सकते हैं।

पहली चीजें पहली - एक बेकार बैठक का क्या कारण है? एक अनुपयोगी बैठक जो मदद से अधिक बाधा उत्पन्न कर सकती है वह तब होती है जब कोई इसका नेतृत्व नहीं करता है, एजेंडा छिटपुट लगता है, चर्चा पटरी से उतर जाती है या बहुत अधिक समय लेती है और हिट करने के लिए कोई लक्ष्य नहीं होता है (निर्णय लेने का विषय, चर्चा करने के लिए विषय, समस्या हल करने के लिए, खोजने के लिए एक समाधान, किराए पर लेने वाला व्यक्ति, सहमत होने की तारीख, आदि)।

एक रचनात्मक बैठक? असाधारण उपकरण और असाधारण सुविधाओं और प्रथाओं को गति में लाया गया। ये 5 गुण हैं जो आपकी ऑनलाइन मीटिंग की मजबूती और अखंडता को बढ़ाते हैं:

1. एक निर्धारित उद्देश्य और लक्ष्य रखना

ऑनलाइन मीटिंग सेट करने से पहले, अपने आप से पूछें, "क्या मुझे मीटिंग के साथ वर्कफ़्लो को तोड़ना चाहिए?" आपको वास्तव में क्या चाहिए, यह जानने से आपके अनुरोध की प्रकृति और अंततः बैठक का निर्धारण होगा।

वहां से, आप यह जान सकते हैं कि क्या आपको केवल एक दस्तावेज़ तैयार करने की आवश्यकता है जिसे प्रतिभागी पढ़ सकते हैं और आपको अपने समय पर प्रतिक्रिया प्रदान कर सकते हैं, या यदि आपको पूरी टीम के बजाय केवल एक या दो लोगों को दिखाने की आवश्यकता है।

2. स्पष्ट रूप से प्रत्यायोजित भूमिकाएँ

एक प्रभावी बैठक के लिए जो वास्तव में आपको कहीं ले जाती है, निम्नलिखित भूमिकाओं को सूचीबद्ध करें और उनके संबंधित व्यक्ति:
ड्राइवर: मीटिंग लीडर जिसने सभी को पहले स्थान पर एक साथ लाया है।
अनुमोदनकर्ता: स्वामी या हितधारक जो अंतिम निर्णय ले सकता है।
योगदानकर्ता: जिनके पास जानकारी और डेटा है और वे बैठक के लक्ष्य को प्राप्त कर सकते हैं।
सूचित लोग: वे जो बैठक से पहले और बाद में जानते हैं, लेकिन उन्हें उपस्थित होने की आवश्यकता नहीं है।

प्रो - टिप: वीडियो कॉन्फ़्रेंसिंग सॉफ़्टवेयर जो प्रोजेक्ट प्रबंधन टूल और कैलेंडर के साथ एकीकृत होता है, उन समाधानों पर अधिक पसंद किया जाता है जो संगत नहीं हैं।

3. एक मिलनसार संरचना

जबकि सभी बैठकों को कुछ स्वतंत्रता और स्थान को तत्काल होने की अनुमति देनी चाहिए, एक कंटेनर बनाना जो लोगों के समय और ऊर्जा का सम्मान करता है, बैठकों का आधार है जो विचारों को निचोड़ने के बजाय प्रेरित करता है। एक एजेंडा बनाएं जो चर्चा के विषयों की रूपरेखा तैयार करता है और ट्रैक पर रहने के लिए टाइमर का उपयोग करता है।

यह ज्ञात करें कि व्यक्तियों के पास प्रतिक्रिया देने के लिए एक निर्धारित समय है। एक पार्किंग स्थल के विचार का परिचय दें, जहां संभावित होने पर विचारों को "पार्क" किया जा सकता है, लेकिन वे अभी कहीं नहीं जा रहे हैं।

4. स्पष्ट कार्रवाई बिंदु

इसलिए, सभी ने अपनी बात कह दी है और जिस लक्ष्य पर अब चर्चा करने की आवश्यकता है, उसके कार्य बिंदु और अभिविन्यास हैं। प्रो - टिप: कॉल टू एक्शन के बिना मीटिंग समाप्त न करें - क्या कोई अनुवर्ती मीटिंग होगी? आगे के लिए कौन जवाबदेह है? क्या प्रत्येक व्यक्ति जानता है कि वे किसके लिए जिम्मेदार हैं? समय सीमा क्या है? सुनिश्चित करें कि उचित नोट्स लिए गए हैं, रिकॉर्डिंग की गई है और परियोजना प्रबंधन उपकरण को अपडेट किया गया है।

ठीक है, अब मज़ेदार भाग के लिए

5. मज़ा इंजेक्शन

निश्चित रूप से, कंपनी संस्कृति बनाने या उत्साह की थोड़ी खुराक जोड़ने की बात आने पर प्रत्येक टीम का अपना दृष्टिकोण होता है, लेकिन मस्ती और आश्चर्य के उस तत्व को बनाए रखने के लिए थोड़ा अतिरिक्त प्रयास करना पड़ता है।

ऑनलाइन व्हाइटबोर्ड पर पोस्ट किए गए प्रश्न के साथ बर्फ तोड़ने का प्रयास करें या वर्चुअल शो और टेल जैसी पेशेवर लेकिन हल्की-फुल्की गतिविधि की व्यवस्था करें। के बहुत सारे हैं टीम निर्माण अभ्यास से चुनने के लिए.

एक बार जब आप 5 गुणों पर एक दृढ़ नियंत्रण प्राप्त कर लेते हैं जो एक अच्छी बैठक के लिए ठोस बनाता है, तो आप कैलब्रिज से वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग सुविधाओं का पता लगाने के लिए तैयार हैं जो आपके सिंक की बनावट और प्रवाह को आकार देते हैं। उपस्थिति और जुड़ाव को बढ़ाने वाली सुविधाओं और उपकरणों के साथ बैठकों को रचनात्मक बनाने के लिए इसे प्रौद्योगिकी पर छोड़ दें।

प्रो-टिप: ओह, और यदि आप वास्तव में प्राप्त करना चाहते हैं आपकी बैठकों में से सबसे अधिक (मज़ा शामिल) - हमेशा वीडियो का उपयोग करें और प्रतिभागियों को भी याद दिलाएं।

यहां बताया गया है कि अधिक थकान महसूस करने की ओर थकान महसूस करने से कैसे दूर रहें:

स्वचालित ट्रांसक्रिप्शन

कॉलब्रिज के सिग्नेचर फीचर क्यू™ के साथ, किसी को भी इस बात पर जोर देने की जरूरत नहीं है कि उन्होंने नीचे "दैट" लिखा है या नहीं। जब क्यू™ स्वचालित रूप से रिकॉर्डिंग को ट्रांसक्रिप्ट करता है, तो प्रतिभागियों को चिंता करने या अगले वाक्य को याद करने की आवश्यकता नहीं है।

साथ ही, क्यू™ स्वचालित रूप से स्पीकर टैग, और समय और दिनांक स्टैम्प प्रदान करता है। यदि आप चाहें तो नोट्स लें, लेकिन निश्चिंत रहें, यह सब आपके लिए है!

भावनाओं की गहरी समझ हासिल करें

सेंटीमेंट एनालिसिस के साथ अपनी ऑनलाइन मीटिंग के भावनात्मक तापमान का आकलन करें; एक परिष्कृत विशेषता जो आपको खेल में बारीकियों और अर्थ की अधिक गहन समझ प्रदान करने के लिए सकारात्मक और नकारात्मक भावनाओं को खींचती है।

बोनस: पूरी बैठक में कहां और किस तरह के प्रश्न पूछे गए, इसका बेहतर संकेत पाने के लिए इनसाइट बार देखें

एक आभासी पृष्ठभूमि ऊपर खींचो

कॉलब्रिज की आभासी पृष्ठभूमि की सरणी को आपके आगमन और उपस्थिति के लिए दृश्य सेट करने दें। वास्तविक दुनिया की सेटिंग, अमूर्त रंग और आकार चुनें, या अपना स्वयं का कस्टम और ब्रांडेड डिज़ाइन अपलोड करें।

कड़े कनेक्शन को प्रोत्साहित करें

छोटे समूहों को पूरा करें जो ब्रेकआउट रूम के साथ मुख्य बैठक से अलग स्थान में जुड़ना चाहते हैं। स्पिन-ऑफ़ चर्चाओं को सुविधाजनक बनाने, अलग-अलग कार्यों पर काम करने, या 1:1 समर्थन के लिए इन स्थानों का उपयोग करें।

रचनात्मक रूप से सहयोग करें

प्रतिभागियों को ऑनलाइन व्हाइटबोर्ड की सहायता से रंग, आकार, ध्वनि, वीडियो और छवियों का उपयोग करके व्यक्त करने दें कि उन्हें क्या साझा करना है। हर कोई रीयल-टाइम में जोड़ और साझा कर सकता है। आप इस पर अभी काम कर सकते हैं, या इसे सहेज सकते हैं और बाद में इसे फिर से देख सकते हैं।

कॉलब्रिज के साथ काम करें और आप अपनी ऑनलाइन मीटिंग्स को चलाने और भाग लेने के तरीके में तेजी से कर्षण प्राप्त करेंगे, विशेष रूप से तृतीय-पक्ष एकीकरण के साथ सुस्त और गूगल कैलेंडर. अत्याधुनिक सुविधाओं का उपयोग करना जैसे भावनाओं का विश्लेषण, प्रतिलिपि, स्क्रीन साझेदारी, और भी बहुत कुछ, आप बाज़ार में मौजूद अन्य वीडियो कॉन्फ़्रेंसिंग सॉफ़्टवेयर की तुलना में पहले से ही लाभ में हैं।