Kada planirate internetski sastanak, morate više nego što se nadate da će sudionici obratiti pažnju! Zapravo ih želite potaknuti da budu angažirani i prisutni. Da bi se to dogodilo, vaš mrežni sastanak mora biti strukturiran. Treba ga osmisliti i za vašu publiku.
Napokon, koja je svrha inače? Zašto provoditi vrijeme okupljajući trupe kako bi pregledali izvještaje o napretku ili otvorili komunikacijske linije kako bi razmotrili teren ako je jedini zvuk koji se čuje cvrčak?
Interaktivnijim pristupom internetskim sastancima možete očekivati veliku angažiranost, bolju apsorpciju informacija i temeljitije razumijevanje vašeg sadržaja. Možda čak i malo zabave!
Krenimo na posao - to jest na poslovne sastanke!
Prema članku Harvard Business Review, viši rukovoditelji, izvršitelji na razini C i drugi donositelji odluka provode gotovo tri četvrtine svog vremena na sastancima s drugima kako bi razgovarali o napretku u radu. To je puno vremena provedenog na sastancima.
Ne zaboravimo i na radnike na daljinu. Zahvaljujući sofisticiranoj tehnologiji mogući su internetski sastanci s timovima i kolegama na različitim lokacijama, ali još uvijek postoje izazovi s vremenskim zonama, povezanošću i koordinacijom projekata. Ovdje se potrošeno vrijeme može izgubiti ili zloupotrijebiti.
Činite li sve što možete kako biste osigurali produktivnost internetskih sastanaka i dobru upotrebu vremena?
Ako tražite:
- Pronađite jednostavnije načine za koordinaciju s kolegama i udaljenim radnicima
- Ostanite povezani bez obzira na vrijeme ili udaljenost
- Oživjeti interakcije
- Zalažite se za veće sudjelovanje i učinkovitost
Potom slijedi nekoliko ideja za oživljavanje sastanaka kako bi bili interaktivniji i učinkovitiji:
Prvo se zapitajte: Je li ovaj sastanak imperativ? Doista trebate održati ovaj sastanak?
Da bi sudionici mogli komunicirati i surađivati, moraju se čuti glasovi, mišljenja, nalazi i razmjena informacija. U slučaju internetskog sastanka, dijalog je bolji od monologa.
Ako postoji najava ili informacija koja ne zahtijeva od sudionika da se dodaju ili rade i samo slušaju, razmislite o tome kako vaša poruka možda više odgovara e-pošti. Za interaktivne i zanimljive sastanke, traženje od sudionika da slušaju samo može dovesti do gubitka ili pretvaranja interesa.
Jednom kada se sadržaj i svrha internetskog sastanka utvrde kao „neophodni“, evo što treba učiniti sljedeće:
12. Upravljajte očekivanjima
Kultivirajte pravi način razmišljanja među kolegama dajući im unaprijed do znanja da je potrebno njihovo sudjelovanje. U dnevnom redu koji je poslan prije internetskog sastanka predstavite jednostavan izgled onoga što svi mogu očekivati.
Predstavite problem i obavijestite sudionike da se traže njihove ideje i doprinosi. To im osigurava vrijeme za razmišljanje i rješavanje problema, istovremeno postavljajući osnovna pravila.
Osim toga, javite im neke osnovne očekivane bontone, poput:
- Pritisnite "utišaj" kad ne govorite
- Suzdržite se od jesti ili piti
- Odmorite telefone i ostale smetnje na pauzi
11. Prijava s kolegama
U svjetlu nedavne pandemije s milijunima ljudi koji rade od kuće kao rezultat, rad na daljinu može se osjećati izolirano. Jednostavnim planiranjem sastanka u ponedjeljak i započinjanjem jednostavnog pitanja: "Što ste radili ovaj vikend?" možete izmamiti sudjelovanje i potaknuti kolege da se otvore.
Još bolje, ovisno o veličini sastanka, iskoristite ovo uvodno vrijeme kako biste natjerali sve da se jave i zahvalite kolegi na nečemu što su učinili. Velika ili mala, pokazujući zahvalnost jednostavnim dozivanjem imena i uzvikivanjem zadatka, zahvalnost djeluje na sve osjećati se povezano. Ovo je mali, ali moćan način da se potakne društveno povezivanje na virtualnoj platformi.
Sadrži li vaš tim mnogo udaljenih radnika? Ulijte više osjećaja društvene povezanosti ubrizgavanjem malo zabave koja će vam pomoći da probijete led i učinite da se ljudi osjećaju manje usamljeno s društvenim udaljavanjem ili radom od kuće:
- Učinci za začin:
Internetska soba za sastanke puna stranaca? Pozovite sudionike da se predstave i neobičnim informacijama:
-
- Njihova omiljena karaoke pjesma
- Njihovo potpisano domaće jelo
- Najbolji koncert na koji su ikad išli
Internetska soba za sastanke s istim kolegama? Pozovite poznata lica na:
-
- Ukratko razgovarajte o dobrom filmu koji su nedavno pogledali
- Podijelite s njihovim ljubimcem
- Otvorite hobi ili osobni projekt kojim su se bavili
- Koristi svoj mozak:
Vježbe za team building ne bi smjele pasti u vodu samo zato što su članovi tima više raspršeni. Ispred navedite kriterije kako bi se sudionici mogli pojaviti spremni. Isprobajte kratku internetsku izvedbu Charades ili Balderdash za zanimljiviji način otvaranja sastanka. - Igrajte igru pogađanja:
Drugi način da se ljudi više angažiraju jest tražiti od svakog sudionika da igra jednostavnu verziju ISpyja opisujući stavku u njihovom udaljenom radnom području.
10. Stvorite dnevni red sastanka unaprijed
Ako je dnevni red vašeg sastanka jasan i artikuliran, možete očekivati isti povrat ulaganja i kod internetskog sastanka! Bez plana ili promišljanja, nejasna, pogrešno informirana sinkronizacija dovest će do zabune i gubljenja vremena.
Pripremite strukturirani dnevni red koji iznosi glavna pitanja i spomenite što se traži i očekuje od sudionika. Pošaljite barem jedan dan unaprijed i ne zaboravite upotrijebiti postavke pozivnica i podsjetnika za brzu distribuciju informacija.
9. Pripremite svoju tehnologiju
Koliko god je tehnologija prekrasna, još uvijek postoje prilike da to može postati pomalo nesigurno. Osjetite se uvjereno da sve funkcionira bez problema testiranjem vaše tehnologije i provjerom jesu li svi uređaji napunjeni. Upoznajte gdje su vam električne utičnice i punjače u blizini. Testirajte svoju kameru, mikrofon, internetsku vezu i razmislite o bilo čemu što bi vam moglo zatrebati:
- Je li vam osvjetljenje presvijetlo ili preslabo?
- Jeste li okruženi velikom neredom?
- Jeste li u prometnom području gdje ljudi dolaze i odlaze?
- Kada ste zadnji put isključili / resetirali uređaj?
Razmislite o uključivanju ovih točaka u e-poštu dnevnog reda prije sastanka kako bi svi bili upoznati.
8. Udahnite život svojoj isporuci
Sigurno možete učinkovito prolaziti kroz mrežni sastanak ređajući ključne stavke, ali možete dodati i malo pizzazza kako biste ljude zaintrigirali:
- Pozovi pokret
Svi znamo kako je lako uložiti se u posao. Dizanje s radnog stola sjajna je ideja, ali se može zaboraviti kad vas muči gašenje požara ili pisanje duge e-pošte. U nekom trenutku svog internetskog sastanka, malo ga prodrmajte tako što ćete natjerati sudionike da pomaknu krv. Jednostavni pokreti poput istezanja ruku iznad glave ili nekoliko puta uspravljanja i sjedanja ili nekoliko protezanja za stolom mogu povećati kisik u mozgu i raditi na probijanju osjećaja umora i letargije. - Dodajte vizualne elemente
Potaknite interakciju i prenesite svoj sadržaj publici do
koristeći svijetle boje, videozapise, fotografije i brze pozive. Učinite svoj sadržaj probavljivim i nezaboravnim s jednostavnom za razumijevanje prezentacijom koja je privlačna upotrebom vizuala i možda dobro postavljenim, prikladnim memom! - Dobijte povratne informacije u stvarnom vremenu
Provjerite na licu mjesta kako ljudi upijaju vaš sadržaj. Ne samo da su zabavne, one zapravo prekidaju program i pružaju vam korisne informacije u stvarnom vremenu. Služi trenutnom alatu za donošenje odluka, održava visok angažman i pomaže u strukturiranju sljedećih koraka.
7. Delegirati zadatke
Kada su ljudi odgovorni za nešto što doprinose internetskom sastanku, poput moderiranja, vođenja aktivnosti razbijanja leda ili bilježenja, svaka će osoba biti angažiranija. Osim toga, ovo pomaže da sastanci budu mali. Neka uloge budu očite uključivanjem samo onih koji trebaju biti tamo, poput donositelja odluka, savjetnika, pripravnika itd.
- Odabir moderatora
Moderator osigurava da sastanak ne iskoči iz kolosijeka. Njegov je posao paziti na tehnologiju, voditi autoritet, davati dozvolu za govor onima kojima je potrebna, biti odgovoran za snimanje i paziti da se brine o kvaliteti zvuka i slike.
6. Držite se vremenskog okvira
Kad ste svjesni ograničenog vremena koje imate, produktivnost se obično pali. Rad s vremenskim ograničenjem „uokviruje“ sastanak i daje mu fokus. Dodijelite određeno vrijeme za svaku ključnu točku s međuspremnikom od 10 minuta. Na taj način svi mogu završiti na vrijeme ili samo prije vremena!
5. Uklonite smetnje
Jednostavno je (i vrlo je često) htjeti provjeriti svoju e-poštu ili baciti pogled na svoj telefon dok ste na internetskom sastanku. Pridržavajte se vremena i izbjegavajte iskušenja uklanjanjem smetnji od početka: isključite kartice na prijenosnom računalu, stavite telefon na tihi (ili način rada u zrakoplovu!), Zatvorite prozor da biste isključili pozadinsku buku (ili upotrijebite slušalice) i spremite grickanje za poslije!
(alt-tag: Žena koja sjedi za stolom i radi na otvorenom prijenosnom računalu i sjedi blizu prozora rano ujutro)
4. Promicati suradnju
Koristite internetski sastanak za generiranje ideja od sudionika. Odvojite neko vrijeme da biste preuzeli karakteristike think tanka ili sesije mozga. Dopustite ljudima da iznose svoje vlastite ideje ili se osvrću na ideje drugih; Isprobajte značajku poput mrežne ploče da biste krenuli kreativni sokovi.
3. Uključite igre
Kroz gamification, možete očekivati da će razine interaktivnosti na vašem internetskom sastanku pucati kroz krov! Na početku dodajte mali upit i nagovorite sudionike da ga slijede. To se također može stimulirati - produženi ručak, zamjena tvrtke, prijevremeni odlazak itd. Na primjer:
- Odaberite sliku ili znak koji ćete ugraditi u dijapozitive i natjerajte sudionike da odgovore koliko je puta viđen tijekom prezentacije.
- Na kraju bacite jednostavni kviz kako biste testirali razumijevanje sadržaja sudionika.
- Prikupite citate od kolega i natjerajte ih da pogađaju tko je što rekao.
2. Završite s dobro artikuliranim akcijskim predmetima
Smisao internetskog sastanka je okupiti sudionike i okupiti se kako bi napredovao prema sljedećem koraku. To se može učiniti samo s jasnim akcijskim stavkama. Kad su svi svjesni što moraju učiniti, tada se stvari mogu učiniti. Prije nego što je sastanak završen, provjerite jesu li sudionici načisto s njihovom ulogom. Provedite nekoliko trenutaka preispitujući ono o čemu se raspravljalo i raspoređujući osobu za posao.
1. Podijelite sažetak
Mnogo toga može se dogoditi na internetskom sastanku. Mnoštvo ideja, prijedloga i mišljenja baca se okolo, zbog čega su dobro sažete bilješke učinkovite u održavanju integriteta sinkronizacije.
Odaberite softver za video konferencije koji dolazi sa značajkom snimanja i / ili AI mogućnostima da biste snimili sve što je propalo. Ručno vođenje bilježaka uvijek je dobra ideja, ali kad imate tehnologiju koja radi u pozadini, možete nastupiti tijekom sastanka znajući da je ostalo riješeno.
Evo još nekoliko trikova kako biste zablistali sljedeći mrežni sastanak:
- Postavite svoju marku na sve dodirne točke sastanka
Preusmjeravanje na perspektivu? Snimite vlastitu poruku koja predstavlja ime vaše tvrtke, slogan i važne najave dok se sudionici pojavljuju na prilagodljiva internetska soba za sastanke. Ostavite sjajan prvi dojam koji je poliran i profesionalan s vašim logotipom i bojama marke na korisničkom sučelju. - Upotrijebite AI za rad na nogama
Na internetskom sastanku radite posao usmjeren prema naprijed. Odaberite a video konferencija rješenje koje radi u pozadini pružajući transkripcije, oznake zvučnika i datumske žigove za kasnije lako pretraživanje. - Pritisnite "Share Screen Share" da biste "Show" umjesto "Tell"
Uz dijeljenje zaslona opcija, navigacija teško objašnjivim demonstracijama i značajkama proizvoda tijekom internetskog sastanka upravo je postala lakša. Svatko može shvatiti ono što govorite kad to vidi pred očima. Dovedite sudionike na istu stranicu kada se svaki tok akcije može prikazati u stvarnom vremenu.
Dopustite Callbridgeu da okrijepi vaše mrežne sastanke. Uz sofisticiranu tehnologiju, prilagodljive značajke i intuitivno dizajnirano korisničko sučelje, vaši su sastanci postali zanimljiviji i produktivniji.
